Mejora de procesos: estrategias y ejemplos para el éxito

¿Escuchar el proceso de palabras en un entorno profesional te hace pensar: "Uf, aquí viene una aburrida pérdida de tiempo"? Si el proceso tiene una connotación negativa para usted, es muy probable que su equipo o su organización se hayan alejado de los procesos de negocios que se centran en los resultados y, en cambio, usted esté flotando en el estancamiento del proceso por el proceso mismo. No se sienta mal: es fácil llegar allí, pero con un empujón dedicado, un poco de introspección organizacional y un poco de herramientas, regresará a un trabajo significativo.

Vale la pena dedicar tiempo a la mejora de procesos porque aumenta la eficiencia y la productividad no sólo en la cantidad de trabajo que se realiza, sino también en la calidad de la vida laboral de los empleados.

Los empleados que sientan que su valioso tiempo se utiliza sabiamente y están comprometidos con la mejora realizarán un mejor trabajo y tendrán más probabilidades de quedarse. Y, con la aplicación de la mejora continua, los miembros del equipo pueden ver que los pequeños cambios suman una gran diferencia. Esto es importante porque sentirse impactante es el núcleo de lo que la gente quiere en el lugar de trabajo.

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos es un enfoque sistemático para identificar áreas de mejora. Eso podría consistir en identificar ineficiencias, desperdicios o errores en un flujo de trabajo y luego realizar cambios incrementales para mejorar los resultados. La mejora continua se aplica a la idea de que el entorno en el que trabajamos seguirá cambiando y nosotros tendremos que seguir cambiando junto con él.

Lo que hoy es una gran solución no seguirá siéndolo porque el problema mismo cambiará. Los equipos deben seguir perfeccionando los problemas que enfrentan y los resultados que buscan. Al adoptar mejoras continuas e iterativas, incluso pequeños cambios incrementales, los equipos y las organizaciones pueden mantenerse al día con el ritmo del cambio.

Snagit es una herramienta útil para la mejora de procesos porque facilita la documentación de procesos, flujos de trabajo y cuellos de botella existentes con solo unos pocos clics. Tener una ilustración visual de los problemas le da al equipo algo a lo que responder cuando encuentra una solución. Por ejemplo, podría usar Snagit para anotar capturas de pantalla de todos los pasos de un proceso y luego usar la herramienta de llamadas de Snagit para resaltar los problemas para una mayor discusión.

¿Qué es el proceso de mejora continua?

El proceso de mejora continua anima a los empleados de todos los niveles de una organización a sugerir e implementar pequeños cambios para una mejora constante. Las organizaciones que implementan y fomentan con éxito la mejora continua crean equipos que están capacitados para resolver los problemas que ven.

No existe una única forma correcta de implementar la mejora continua, pero existen varias metodologías que pueden ayudarle a seguir su camino. Algunas de estas metodologías se superponen y algunas nacen de otras, pero todas se basan en la mejora con el tiempo.

• Kaizen: Toyota popularizó el concepto de mejora continua ( kaizen ) en la fabricación de automóviles. La empresa minimizó el desperdicio y aumentó la eficiencia mediante muchas pequeñas mejoras.
• Ágil: Las metodologías ágiles tienen sus raíces en la industria del software. Las prácticas ágiles dan prioridad al cliente y son incrementales. En lugar de proporcionar una lista estricta de reglas, el Manifiesto Ágil favorece un conjunto de cosas sobre otro conjunto de cosas. Los individuos en un sistema ágil tienen espacio para hacer lo que tiene sentido.
• Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA): PDCA es un proceso cíclico de cuatro partes que resalta la importancia de los datos en la mejora continua. Un equipo debe medir su trabajo para saber en qué está mejorando. La parte "Verificar" del ciclo es fundamental para el éxito.
• Kanban: Kanban se centra en el flujo de trabajo, a menudo a través de una visualización llamada tablero kanban. Con kanban, los equipos intentan mover cualquier pieza de trabajo de principio a fin lo más rápido posible. El equipo tiene un límite de WIP (trabajo en progreso), lo que requiere que los problemas se resuelvan antes de que se puedan retomar nuevos trabajos. Esto también fomenta que el trabajo se divida en las partes más pequeñas, razonablemente ejecutables y valiosas.
• Lean: La metodología Lean destaca el valor de poner la menor cantidad de trabajo posible en un producto antes de presentarlo a los usuarios. En el desarrollo de productos Lean, la siguiente iteración de un producto siempre se realiza en función de lo aprendido en la última ronda de pruebas de usuario.

Cómo implementar un proceso de mejora continua

1. Ponte un poco meta
   El proceso de implementación de un proceso es su propio proceso. Tenga en cuenta los principios de mejora continua e incremental. No intentes cambiar un proceso de repente, por ti mismo o con una gran explosión.
2. Empezar poco a poco
   Identifique un pequeño equipo con el que trabajar en la mejora de sus procesos. Incluso si cree que toda su organización podría beneficiarse del cambio, trabajar en el proceso y perfeccionarlo con un pequeño grupo de personas lo dejará mejor preparado para expandirlo a otros.
3. Obtener aceptación
   Otros miembros de su grupo deberán comprender por qué sugiere un cambio de proceso. Resalte los objetivos y los mejores resultados que espera ver. Escuche los comentarios y haga ajustes a sus ideas de implementación iniciales para incluir a otros en el proceso.
4. Pruébalo
   ¡Pon en práctica cualquier metodología que hayas elegido y los planes que hayas hecho!
5. recuerda retro
   Después de haber probado la mejora del proceso, reúna a su pequeño grupo para discutir qué funciona, qué no funciona y cualquier ajuste que desee realizar para la siguiente iteración.
6. Celebrar los éxitos
   Tómate un minuto para reconocer lo que has aprendido hasta ahora. Celebre cualquier mejora y aumento de eficiencia que haya observado. Comparta sus hallazgos con otros equipos con los que trabaja e incluya datos y detalles sobre las mejoras.
7. Repetir
   Repite, repite, repite. Sea intencional al aprender de cada iteración y compartir sus resultados. Crear contexto con los demás es el primer paso para lograr que su lugar de trabajo desarrolle una cultura de mejora continua. A medida que la organización vea que su proceso mejorado funciona para el grupo pequeño, otros querrán probarlo también con sus equipos, y usted podrá comenzar a considerar cómo podría ser la mejora del proceso a nivel de departamento u organización.

Ejemplos de mejora continua

Mejorar la comunicación del equipo

Michelle y Amy, de los equipos de Recursos Humanos y Participación Comunitaria de TechSmith, utilizan con frecuencia Snagit para reemplazar reuniones y trabajar de forma asincrónica. Puede ser un verdadero desafío reorganizar los calendarios de compañeros de trabajo ocupados, especialmente entre equipos. Michelle y Amy usan Snagit con Screencast o Slack para realizar el trabajo más rápidamente de lo que podrían reunirse en la misma sala (virtual).

Mejorar el proceso de atención al cliente

"El tiempo que no se dedica a atender a los clientes es caro", afirma Mike, del equipo de operaciones de ventas de TechSmith. Vio un desafío en mantener a todos sus compañeros de equipo y socios actualizados y conocedores de nuevos procesos y software. Al crear pequeños videos de demostración y tutoriales, pudo reciclar sus respuestas a preguntas comunes e impartir capacitación de manera uniforme. Emplea una estrategia similar con clientes individuales. Si un cliente tiene una pregunta sobre una característica, sería fácil enviarle un enlace a un tutorial en línea, pero al crear un video que muestra la parte exacta del tutorial que ayudaría al cliente e incluye el video de la cámara web de Mike, él es capaz de crear una interacción más personalizada y más humana.

Optimización de los flujos de trabajo de gestión de proyectos

Steve en la Oficina de Gestión de Proyectos de TechSmith ayuda a respaldar un flujo de trabajo kanban con los equipos de software que desarrollan Snagit. Crea videos previos a la visualización para establecer expectativas y contexto sobre los puntos de la agenda de las reuniones. También utiliza capturas de pantalla de los tableros kanban del equipo para ilustrar el estado de los equipos en un momento dado, lo que resulta útil para señalar obstáculos y cuellos de botella. Estas imágenes también proporcionan un buen resumen visual de las reuniones de refinamiento del trabajo pendiente para los miembros del equipo que no pudieron asistir.

Beneficios de la mejora continua

Mayor eficiencia

Este es el beneficio más directo de la mejora continua. Todos esos pequeños cambios a lo largo del tiempo se suman a una mayor eficiencia, una reducción del desperdicio y mejores resultados para su organización.

Mayor compromiso de los empleados

Gallup, un líder intelectual basado en datos en la cultura laboral, describe el compromiso de los empleados de esta manera:
“La gente quiere un propósito y significado en su trabajo. Quieren ser conocidos por lo que hacen bien”.

Un proceso de mejora continua brinda a los empleados oportunidades sistemáticas para aportar información sobre el entorno en el que trabajan, mejorando tanto los sentimientos de empoderamiento como de autonomía. Esto, combinado con el enfoque en la mejora en sí, da en el blanco de los tres elementos de la verdadera motivación de Daniel Pink: autonomía, dominio y propósito. En resumen, un proceso de mejora continua da voz a los empleados.

Mejor satisfacción del cliente

Cuanto más eficientes seamos, más valor podremos ofrecer a los clientes en un plazo determinado. Y cuanto más rápido podamos iterar, más rápido podremos identificar los puntos débiles de los clientes y actuar en consecuencia para ofrecerles mejoras. Al realizar pequeños cambios y obtener comentarios de los clientes entre cada uno, es más probable que les brindemos a los clientes un producto que los deleite y resuelva bien sus problemas que si lanzamos grandes cambios todos a la vez.

¿Por qué utilizar Snagit para la mejora continua de procesos?

Documentación visual de flujos de trabajo.

Snagit facilita la documentación del trabajo en su pantalla con solo unos pocos clics. Puede capturar su pantalla en una imagen (o una captura con desplazamiento para contenido extenso) y luego usar herramientas de anotación para documentar los pasos o hacer notas. O puede capturar su pantalla en un video mientras explica sus pasos con una voz en off y usa la herramienta de dibujo de pantalla de Snagit para llamar la atención sobre partes particulares de la pantalla.

Fácil colaboración y uso compartido

Las capacidades de intercambio de Snagit permiten a los equipos capturar y distribuir rápidamente actualizaciones visuales, asegurando que todos estén alineados durante el proceso de mejora del proceso. Se conecta a herramientas que ya estás usando en el trabajo, como OneDrive, Google Drive, Slack, Teams y más. O puede utilizar la función “Compartir enlace” de Snagit para cargar rápidamente su contenido y obtener un enlace en Screencast. El uso de Screencast permite que otros vean y comenten sus medios, proporcionando un lugar conveniente para la comunicación.

Implementación simplificada

La funcionalidad de plantilla de Snagit puede ayudar a crear artefactos que sean repetibles y fáciles de consumir. ¿Sabe que comparará los mismos dos conjuntos de datos cada semana? Utilice una plantilla de Snagit para estandarizar las presentaciones y proporcionar un registro de un momento dado para recordar.

¿Listo para mejorar sus procesos con Snagit?

Descargue la prueba gratuita de Snagit para documentar visualmente y compartir la mejora de su proceso. Haga que otros se unan a su idea de mejora continua guiándolos a través de los obstáculos percibidos y los resultados potenciales en una pantalla compartida de Snagit con video de cámara web.

Preguntas frecuentes sobre procesos y mejora continua