Cómo crear documentación de procesos con solo unos pocos clics

¿Alguna vez le han pedido que capacite a un colega o incluso que simplemente le enseñe algo nuevo?

Ya sea que haya un nuevo empleado en su organización o un compañero de trabajo que no esté familiarizado con una tarea en particular, es probable que haya necesitado compartir su conocimiento en algún momento.

Si es propietario de un proceso, la creación y el mantenimiento de la documentación del proceso es útil por varias razones.

La documentación de un proceso no solo puede ahorrar tiempo, sino que también ayuda a garantizar que las tareas se realicen correctamente al delinear un conjunto coherente de instrucciones. También puede ayudar a evitar cuellos de botella en las operaciones diarias al difundir el conocimiento en todo el equipo en lugar de canalizar todas las tareas a través de una sola persona.

En esta publicación, cubriremos los conceptos básicos de la documentación de procesos, brindaremos algunas mejores prácticas y compartiremos una guía paso a paso que lo ayudará a documentar un proceso con solo unos pocos clics.

Esto es lo que aprenderá:

• ¿Qué es la documentación del proceso?
• ¿Por qué documentamos procesos?
• Las mejores prácticas para una documentación eficaz de los procesos.
• Cómo documentar un proceso fácilmente con capturas de pantalla.
• Complemente la documentación de su proceso con un video screencast.

¿Qué es la documentación del proceso?

La documentación del proceso es contenido escrito con capturas de pantalla, ilustraciones, diagramas u otras imágenes (el video también funciona) que transmite cada paso a lo largo de un proceso para completar con éxito una tarea.

Puede considerarlo como una guía práctica o un conjunto de instrucciones.

Beneficios de la documentación del proceso

La documentación del proceso no se usa exclusivamente para dar instrucciones o ayudar a los compañeros de trabajo. También se puede utilizar para:

Capacitar a los nuevos empleados

La documentación del proceso ayuda a capacitar a los nuevos empleados. Ofrecer instrucciones claras a sus nuevos compañeros de equipo les permite ayudarse a sí mismos en su proceso de incorporación en lugar de depender completamente de su entrenador.

Además, las vacantes del equipo a menudo significan que otros miembros pueden tener que tomar el relevo y es posible que no tengan tiempo para capacitar a alguien nuevo. Tener procesos documentados disponibles puede ayudar a aliviar ese problema.

Es un ganar-ganar. Su nuevo empleado puede comenzar su trabajo con confianza y usted no tiene que perder un tiempo valioso sin otras tareas.

Prepárate para lo inesperado

A menudo, cuando un nuevo empleado se une al equipo, está cubriendo una vacante. Como se señaló anteriormente, tener una vacante puede significar que otros miembros del equipo tengan que recoger el trabajo.

Si los procesos para completar ese trabajo no se han documentado, eso puede generar confusión, incumplimiento de plazos y disminución de la productividad, sin mencionar la baja moral del equipo.

Imagine un escenario en el que su persona de nómina esté fuera durante una semana, un mes o incluso más. Es posible que a sus empleados no les gusten los cheques de pago perdidos simplemente porque nadie más sabe cómo usar el software de nómina.

Documentar los procesos antes de que sea absolutamente necesario significa menos estrés y presión cuando los miembros del personal ya pueden estar al límite. Por supuesto, también puede crear documentación de procesos cuando tenga una necesidad inmediata de capacitar a un colega.

Proporcionar transparencia al proceso

Además, la documentación de los procesos ayuda a mantener la transparencia dentro de una organización. Permite a los empleados que no están cerca de un área particular del negocio tener una idea de las tareas fuera de su equipo o departamento inmediato.

A su vez, esto puede conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como la eliminación de pasos o tareas duplicados. También puede resaltar los puntos débiles, lo que puede resultar en elementos de acción. La conciencia de los puntos conflictivos en un proceso puede ser todo lo que se necesita para asignar recursos para realizar mejoras incrementales.

Mejores prácticas para una documentación de procesos eficaz

Antes de sumergirnos en la creación, cubramos algunas de las mejores prácticas para la documentación de procesos. A continuación se presentan algunas cosas que debe tener en cuenta al planificar, crear y mantener la documentación del proceso.

Hazlo visual

Las investigaciones muestran que el 67% de las personas entienden mejor la información cuando se comunica visualmente.

Incluir capturas de pantalla en su documentación es una de las formas más rápidas y efectivas de mostrar a sus colegas cómo hacer algo. Nuestra herramienta favorita para la documentación de procesos es Snagit.

Snagit le permite capturar fácilmente capturas de pantalla y agregar llamadas de texto, pasos numerados y otras anotaciones personalizables para llamar la atención sobre un área en particular para transmitir información.

Mantenlo simple

Tenga en cuenta la carga cognitiva de su audiencia: elimine las distracciones innecesarias de su contenido para que su audiencia pueda concentrarse en lo que es importante. Hay varias formas de hacer esto, pero en general, su principio rector debe ser reducir la comunicación a lo esencial.

Con las capturas de pantalla que captura para usar en su documentación, una forma de resaltar una acción en particular es usar la herramienta Simply en Snagit para crear gráficos de interfaz de usuario simplificada (SUI). Esto le permite cubrir secciones innecesarias para eliminar la distracción.

Apunta a la hoja perenne

A medida que planifica y trabaja en la documentación de un proceso, trate de evitar ejemplos y texto que rápidamente quedarán obsoletos. Por ejemplo, trate de no usar números de versión en el software, fechas o referencias que rápidamente podrían volverse irrelevantes. Ser consciente de su enfoque puede ayudarlo a mantener su contenido actualizado por más tiempo.

Los gráficos de interfaz de usuario simplificados también son excelentes para esta aplicación. Le permiten evitar actualizaciones frecuentes de su contenido, como los casos en que los botones se mueven en las aplicaciones de software.

Mantenimiento de rutina

Si bien queremos que nuestro contenido sea perenne, incluso el mejor contenido eventualmente requerirá actualizaciones.

Cuando esto suceda, intente editar sus capturas de pantalla existentes en lugar de rehacerlas por completo. La biblioteca de Snagit mantiene un práctico registro de capturas de pantalla anteriores, lo que significa que puede abrirlas y editarlas según sea necesario.

¿No tienes tus archivos originales? ¡No hay problema! ¡Simplemente tome una captura de pantalla de su captura de pantalla! Snagit tiene excelentes opciones para editar capturas de pantalla, como Smart Move y Replace Text, que ahorrarán un tiempo valioso.

Programe controles regulares, incluso si son solo una vez al año. Esto garantizará que su contenido se mantenga actualizado y tenga todos los pasos necesarios, incluso cuando cambien los sistemas y otras variables. Asegúrese de recibir comentarios de personas relevantes en su organización. Otros pueden tener ideas valiosas para compartir.

Cómo documentar un proceso fácilmente con capturas de pantalla

Recorramos el proceso de documentación de la captura de pantalla usando Snagit.

Paso 1: Considere su proceso

Piense en el proceso que documentará y anote cada paso del flujo de trabajo que incluirá en su documentación. Esto asegurará que no se salte nada y puede actuar como un esquema a medida que documenta la tarea.

Si está trabajando con otra persona para documentar su proceso, asegúrese de que esté involucrada en la planificación.

Paso 2: Prepara tu escritorio

Usando su plan como guía, abra todas las aplicaciones de software de las que necesitará capturar capturas de pantalla. Para eliminar las distracciones en su pantalla, es posible que también desee ordenar su escritorio y cerrar cualquier aplicación que no sea necesaria para su proceso.

Paso 3: captura tus capturas de pantalla

Ahora es el momento de capturar capturas de pantalla de cada paso de su proceso.

Tenga en cuenta que es mejor capturar una sección más grande de su pantalla en lugar de una sección más pequeña si aún no ha redactado el texto adjunto, porque siempre puede cambiar el tamaño o recortar su captura de pantalla más adelante. Todas sus capturas de pantalla aparecerán automáticamente en el editor de Snagit.

Paso 4: personaliza tus capturas de pantalla

Ahora que ha capturado todas las capturas de pantalla que necesita, puede personalizarlas. Pruebe la opción Simplificar para eliminar distracciones, o use llamadas para agregar formas, pasos numerados con la herramienta de pasos, anotaciones de texto, lo que tenga sentido para resaltar aspectos importantes de su proceso.

Incluso puede crear un tema personalizado en Snagit con colores y otros estilos para que sus capturas de pantalla tengan un aspecto uniforme en toda su documentación.

¿Quieres mostrar los pasos de un proceso?

Utilice la herramienta de pasos de Snagit. Puede agregar notaciones de pasos numerados o con letras con solo un clic. Snagit agrega automáticamente el número o la letra correctos a medida que avanza. ¡Mira este video para verlo en acción!

Paso 5: empaque y entregue con plantillas

Ahora, lo único que queda por hacer es empaquetar sus capturas de pantalla para que estén listas para entregar en cualquier formato que elija. Con Snagit, puede combinar sus capturas de pantalla en una sola imagen usando plantillas.

Primero, haga clic en el botón Crear y elija Imagen de plantilla o seleccione imágenes de la bandeja Capturas recientes, luego haga clic derecho y elija combinar en plantilla. Puede seleccionar las plantillas que mejor se adapten a las necesidades de su ayuda de trabajo.

Luego, simplemente arrastre y suelte sus imágenes y ajústelas dentro de la plantilla. ¡Es fácil!

Snagit también puede compartir directamente en Word, además de otras aplicaciones de software populares, como PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia y más.

Una vez que todo esté bien, puede entregarlo a su audiencia o cargarlo en otro lugar, como una página de SharePoint de la empresa, para que la documentación de su proceso esté disponible a pedido.

Complemente la documentación de su proceso con un video screencast

Junto con la documentación de su proceso, considere incluir un video screencast complementario.

Un video puede mostrar a los compañeros de trabajo el proceso en acción, y puede agregar una narración a medida que avanza para ayudar a aclarar aún más. Si algo no está claro para sus destinatarios de su documento de proceso, pueden ver el video para obtener más información.

Puede usar Snagit para grabar toda o una parte de su pantalla además de capturar sus capturas de pantalla. Cuando haya terminado de grabar, Snagit le permite recortar cualquier parte del video que desee eliminar.

Sin embargo, su screencast no necesita ser formal. Recuerda que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Simplemente siga el proceso en su computadora mientras graba su pantalla. También puede hablar sobre lo que está sucediendo.

El video puede complementar la documentación de su proceso y brindar un poco más de ayuda a cualquiera que lo desee.

Mire el video a continuación para obtener un excelente tutorial sobre el uso del video para la documentación del proceso:

¡Está listo para hacer una excelente documentación de procesos!

¡Eso es todo al respecto! Está listo para compartir sus conocimientos con sus compañeros de trabajo y asegurarse de que los procesos funcionen sin problemas. ¡Ahorrará tiempo y esfuerzo a todos con sus excelentes documentos de proceso!