¿Cómo organizar adecuadamente tu tiempo de trabajo?

El tiempo es el secreto mejor guardado del éxito. Quizás se pregunte por qué siempre falla en hacer todo, pero alguien que conoce parece sobresalir en las mismas tareas sin problemas. La respuesta está en la gestión del tiempo. Si aprende a organizar su tiempo de trabajo correctamente, trabajará menos y logrará más.

No sé tú, pero la mayoría de las personas pasan largas horas trabajando, solo para descubrir que no hay resultados tangibles. Todos tenemos 24 horas al día para realizar varias tareas, pero sin disciplina ni priorización, serás como la mayoría de las personas: te preguntarás a dónde fueron todas esas horas.

Es por eso que te traemos esta publicación elaborada que analiza varias formas de administrar el tiempo y realizar tareas.

¿Cómo puede un trabajador remoto organizar su jornada laboral?

Gestión del tiempo

El tiempo es un gran activo tanto para los empresarios como para los empleados, ya sea que trabajen desde casa, en equipo, solos o en una oficina compartida. El problema viene cuando hay falta de organización. El error común que comete la mayoría de las personas es despertarse y comenzar a trabajar sin crear un plan claro. Necesita modelar su día para que realice tareas sistemáticamente.

Encuentra el momento en que eres más productivo. Algunos funcionan mejor por las tardes o noches, mientras que otros se recargan por las mañanas. Como trabajador remoto, tiene la libertad de diseñar su propio horario. Dicho esto, crear una rutina diaria de trabajo y apegarse a ella son dos cosas diferentes. Se necesita práctica, compromiso y disciplina para diseñar un horario que se adapte a ti y te permita ser productivo.

Aquí hay algunas habilidades de administración del tiempo que puede comenzar a implementar ahora mismo:

• Divide tu trabajo en partes: tu cerebro puede ser una supercomputadora, pero también eres humano y trabajar demasiado es contraproducente. La eficacia de su cerebro está en su punto máximo durante los primeros 45 minutos y, después de eso, comienza a disminuir drásticamente. Por lo tanto, para ser más productivo, toma descansos de 10 a 20 minutos cada 45 minutos para permitir que tu mente se recupere.
• No trabaje sin límites de tiempo: antes de comenzar a trabajar en su computadora portátil, debe establecer un horario de trabajo. Esto implica establecer un límite de tiempo para cada tarea que pretenda manejar ese día. Saber cuándo comenzar y terminar su jornada laboral crea un ritmo de trabajo que hace que su tiempo sea más fácil de administrar: cambiar su horario de trabajo todos los días altera este ritmo de trabajo. Establecer límites de trabajo puede parecer desalentador al principio. Sin embargo, si se convierte en un hábito, se sorprenderá de lo efectivo que se vuelve.
• Registra el tiempo que dedicas a todo lo que haces, desde contestar llamadas y trabajar en proyectos hasta realizar tareas y cualquier otra actividad relacionada con el trabajo o no. De esta manera, tendrás una idea clara de cuánto tiempo dedicas a cada tarea, lo que te ayudará a planificar mejor tus días. Además, verá cuánto tiempo dedica a actividades improductivas y encontrará formas de reducir ese tiempo para que pueda concentrarse en las partes más productivas de su día.
• No olvide reservar tiempo para las interrupciones. Esto le permite hacer todas las cosas que no son de trabajo sin sentir que está perdiendo un tiempo precioso que podría haber dedicado a trabajar en sus proyectos.

Organizarse

La gestión eficaz del tiempo no se puede lograr sin una organización adecuada. En este contexto, el término organización describe dos cosas: organizar tu día y organizar tu entorno de trabajo.

Primero, debe tener las metas que desea lograr en un día, semana o mes. Si prefiere trabajar con objetivos diarios, tómese los primeros 30 minutos al levantarse para planificar su día. En segundo lugar, debe organizar esos objetivos para separar los objetivos a largo plazo de los objetivos a corto plazo. ¿Recuerdas cuando dijimos dividir los proyectos en hitos? Organizar tus objetivos puede ayudarte a lograrlo. Con los objetivos establecidos frente a usted, minimizará las posibilidades de posponer las cosas y, por lo tanto, aumentará su productividad.

Por otro lado, su entorno de trabajo es donde pasará la mayor parte de su tiempo, por lo que debe ser lo más cómodo posible. Las necesidades de cada persona son únicas y todo depende de las preferencias. Mientras que algunos pueden funcionar bien con música de fondo, otros prefieren el silencio total. Sin embargo, una cosa que permanece constante es el hecho de que organizar su espacio de trabajo puede tener un efecto directo en la gestión del tiempo.

Lo que ve tu empleador durante las videollamadas diarias o semanales dice mucho sobre cuán organizado y comprometido eres. Preferiblemente, configure una oficina en casa con una silla y un escritorio cómodos desde donde trabajará y haga del resto de su hogar un lugar donde pueda vivir de la manera que desee. Más importante aún, mantenga su lugar de trabajo organizado y despejado para que pueda concentrarse en cosas productivas.

Usar software de seguimiento de tiempo

La mayoría de ustedes probablemente haya utilizado una tarjeta de acceso al entrar o salir de la oficina. Muestra la hora en que se presentó al trabajo o salió del edificio de oficinas. También cuenta cuántas veces salió del edificio de oficinas durante el día. Esta información se puede usar para controlar sus movimientos y, si sus actividades no estaban relacionadas con el trabajo, tendrá que dar algunas explicaciones.

Esa es la misma forma en que funcionan los rastreadores de tiempo como Traqq. Lo ayudan a mantenerse enfocado en las tareas que tiene entre manos y lo motivan a lograr sus objetivos dentro del tiempo estipulado. Una de las funciones clave del software de monitoreo de empleados es rastrear las métricas de productividad. Los gerentes pueden usar los informes de hojas de tiempo para revisar el flujo de trabajo y formular plazos razonables para los trabajadores remotos.

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo también ayudan a los empleados a priorizar tareas y trabajar dentro de sus propios horarios. El uso de software de seguimiento del tiempo conduce a una mejor gestión del tiempo y ambas partes terminan beneficiándose.

Programe un horario para revisar los correos electrónicos y contestar las llamadas telefónicas

Informe a las personas que está ocupado durante un período determinado, digamos de 6 a. m. a alrededor de las 3 p. m., para que no reciba llamadas, correos electrónicos o mensajes de texto constantes. Del mismo modo, no solo esté disponible cuando alguien lo necesite a menos que sea absolutamente urgente y necesario. Algunas llamadas o correos electrónicos pueden esperar hasta que esté libre para responderlos.

Cómo elegir el software de seguimiento de tiempo

Como trabajador remoto, debe saber que cuando se trata de la gestión del tiempo, nada hace que su trabajo sea más fácil que el software de seguimiento del tiempo. Se ha convertido en una herramienta de productividad vital para cualquier persona, empresa u organización que quiera tener éxito.

Pero con tantos rastreadores de tiempo, ¿cómo eliges el mejor? Estas son las cosas más importantes que debe considerar:

• Seguimiento del tiempo: esta es una característica obvia que debe tener una aplicación de seguimiento del tiempo. Elija entre un rastreador de tiempo automático o manual según lo que se adapte a su negocio.
• Gestión de proyectos: esta característica es útil para aquellos cuyos negocios están impulsados ​​por la finalización de proyectos en lugar de servicios o productos.
• Hojas de tiempo de los empleados: necesita un rastreador de tiempo con el que pueda registrar el tiempo que dedica a las tareas en tiempo real. Las entradas de tiempo mostrarán cuándo comenzó a trabajar y cuándo se detuvo. Estos datos se pueden usar al solicitar el pago o para ayudarlo a identificar los puntos débiles que deben abordarse. Esto también puede ser utilizado por los gerentes para monitorear el desempeño de los empleados.
• Alertas y notificaciones: la mayoría de las aplicaciones de seguimiento de tiempo tienen algún tipo de sistema de alerta. Elija uno que coincida con sus necesidades específicas.
• Facturación: ¿necesita un sistema de facturación? Si lo hace, asegúrese de buscar las soluciones de seguimiento de tiempo más ideales.
• El tipo de dispositivo que utiliza: ¿pasará la mayor parte de su tiempo en la oficina o en el campo? Algunas aplicaciones están diseñadas para Android o iOS, mientras que otras están diseñadas para Windows o macOS.

Otros factores que también debe tener en cuenta incluyen:

• Facilidad de uso
• Presupuesto
• Apoyo técnico
• Disponibilidad sin conexión
• Posibilidad de exportar datos a otras aplicaciones

¿Qué es Traqq?

Traqq es una aplicación de seguimiento en tiempo real que combina una serie de funciones útiles que le permiten monitorear y rastrear sus tareas y actividades, registrando la cantidad de horas que ha trabajado. Si está administrando un equipo de trabajadores remotos, Traqq lo ayuda a monitorear la productividad de cada trabajador utilizando la hoja de tiempo del empleado. Al final de todo, puede identificar qué proyectos tardan más tiempo en completarse y el flujo de trabajo general para que pueda realizar los ajustes apropiados.

Con un software de seguimiento de tareas tan confiable y eficiente, no necesita perder tiempo monitoreando tareas. Además, puede generar informes semanales y mensuales para su análisis.