Un simple secreto para aumentar la productividad de su equipo remoto

Un simple secreto para aumentar la productividad de su equipo remoto

El trabajo remoto existe desde hace algunos años, pero no todos recibieron esta nueva tendencia con los brazos abiertos. Los empleadores expresaron su preocupación por la desconfianza y se preguntaron si los equipos remotos realmente dedican tiempo a trabajar.

Pero una vez que comenzaron a medir el tiempo, pudieron ver la prueba de trabajo. El software de seguimiento del tiempo no solo registró las horas trabajadas de los empleados, sino que también proporcionó datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas.

El mercado de software de seguimiento de tiempo sigue creciendo y se espera que alcance una CAGR del 20,40 por ciento en el período de pronóstico de 2021 a 2028.

Entonces, ¿cómo puede el seguimiento del tiempo impulsar la productividad del equipo remoto y aumentar el rendimiento de la empresa? Todo depende de cómo lo implementes. Eso es lo que cubriremos en este artículo. También compartiremos los beneficios del seguimiento del tiempo para equipos remotos.

5 formas prácticas de implementar el seguimiento del tiempo para equipos remotos

Es fundamental que los empleados no perciban el seguimiento del tiempo como una forma de restricción. Una de las ventajas de trabajar desde casa es la flexibilidad que ofrece, y cuando se quita eso, la moral del equipo baja. Desea el apoyo del equipo de su lado si desea ver un aumento en la productividad.

Las siguientes son algunas formas efectivas de controlar el tiempo de su equipo remoto, sin sacrificar la confianza de los empleados.

Explique sus intenciones

El seguimiento del tiempo presenta una gran oportunidad para que la empresa se mantenga al tanto de todo. Pero es un área que debe abordar con cuidado. No se trata solo de introducir un software de seguimiento del tiempo y dejarlo funcionar.

Debe ser más inteligente con respecto al proceso de implementación y obtener la aceptación del equipo desde el principio. Explique por qué está implementando el seguimiento del tiempo, su importancia para la empresa y cómo funciona.

No se olvide de mencionar lo que hay para ellos. Los empleados adoptarán mejor la nueva tecnología sabiendo que tendrá un impacto positivo en su vida personal y profesional.

Explique lo que no significa el tiempo de seguimiento

Algunos empleados sentirán que el seguimiento del tiempo podría comprometer su privacidad y dignidad profesional. Debe aclarar cómo se utilizará la información recopilada sobre ellos.

Explique a sus empleados que el seguimiento del tiempo está ahí para proporcionar un punto de referencia útil y no se usará como una fuente única para evaluar su trabajo. Debe enfatizar que no actuará como una forma digital de microgestión.

Asegúreles a sus empleados que no los está espiando. En su lugar, desea descubrir posibles atajos en el proceso de trabajo y crear un mejor entorno de trabajo.

Recuerde delinear claramente las expectativas, las reglas y los requisitos del seguimiento del tiempo.

Configure el proceso de seguimiento de tiempo para que sea fácil

Todos los miembros del equipo deben saber cómo usar el software, para que puedan registrar sus horas con mayor precisión. De lo contrario, el seguimiento del tiempo se convertirá en otra carga.

Para hacer el proceso sin esfuerzo:

• Elija una aplicación de reloj de entrada y salida que no exija una curva de aprendizaje larga y complicada. La configuración inicial debe ser sencilla y su uso aún más simple. Todo lo que necesitan hacer es encender el temporizador y la aplicación registra automáticamente todos los datos.
• Describa claramente el procedimiento para registrar las horas de trabajo y haga obligatorio el seguimiento de todas las actividades relacionadas con el trabajo. Un estudio de AffinityLive citado en Harvard Business Review reveló que la economía estadounidense está perdiendo 59 millones de horas todos los días en productividad. Eso se debe en gran parte a que los trabajadores no realizan un seguimiento de todas sus actividades.
• Llévalo a dar una vuelta de prueba. Deje que los equipos prueben el software de seguimiento del tiempo durante al menos un mes para tener una idea de cómo funciona. Establezca una fecha de inicio y finalización, y programe una retrospectiva con su equipo para recibir comentarios posteriores.

Una vez que los empleados aprenden a usar el sistema de seguimiento del tiempo, pueden hacerlo con más confianza. A su vez, los informes, la facturación y la nómina se vuelven muy sencillos.

Solicite comentarios y realice ajustes

Durante la fase previa a la adopción, pueden surgir algunos problemas, inquietudes y errores. Después de ejecutar el programa piloto, recopile los comentarios de su equipo remoto para determinar posibles fallas en su técnica de implementación.

Esto les permite trabajar juntos para mejorar el proceso. La inclusión del equipo contribuirá en gran medida a aumentar la motivación y el compromiso.

Predicar con el ejemplo

Los empleados estarán motivados para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo si predicas con el ejemplo. Entonces, comience a registrar su propio tiempo y comparta sus resultados con ellos. Una aplicación de seguimiento de tiempo confiable debe ofrecer informes detallados que pueda compartir fácilmente con sus empleados.

Revise la información e interprete los datos juntos. Esto los alentará a comenzar a monitorear su tiempo de trabajo.

Cómo elegir un software de seguimiento del tiempo

En primer lugar, considere las características que le gustaría tener en un rastreador de tiempo. Esto variará, dependiendo de factores como el tipo de negocio y la cantidad de empleados. El mejor software de monitoreo de empleados debe ofrecer:

• Seguimiento de la productividad . La capacidad de ver los niveles de actividad de los empleados, qué aplicaciones y sitios web usan, y capturas de pantalla opcionales para proporcionar prueba de trabajo.
• Múltiples formas de controlar el tiempo . Además de iniciar y detener el temporizador, debe tener la capacidad de agregar entradas de tiempo manualmente.
• Hojas de tiempo e informes automatizados . Está realizando un seguimiento del tiempo no solo para aumentar la productividad de sus equipos remotos, sino también la de toda su empresa. Las hojas de tiempo y los informes de tiempo proporcionan datos en tiempo real para su análisis y para compartir con clientes o superiores. Los programas avanzados le permiten filtrar informes y generarlos periódicamente.
• facturación Elija un rastreador de tiempo que automatice la facturación. Algunas herramientas le permiten programar informes para que se envíen en fechas y horas específicas cada semana o mes.

Además de las características, aquí hay otras cosas a considerar:

El programa que desea debe ofrecer una demostración gratuita, tutoriales, guías y consejos útiles. Esto hace que el proceso de incorporación sea perfecto. También querrá consultar su atención al cliente, soporte por chat y teléfono, y la página de preguntas frecuentes.

Descubra lo que otras personas dicen sobre el rastreador de tiempo. Los clientes usan plataformas como Capterra y G2 para enviar reseñas sobre un producto. Si tienen aplicaciones móviles, lea las reseñas en Google Play Store y Apple Store.

Otro factor crucial es el costo de la solución de seguimiento de tiempo. ¿Elegirás una aplicación de seguimiento de tiempo paga o gratuita? ¿Ofrece un plan gratuito y una prueba gratuita? ¿Cuánto cuesta actualizar? ¿El proceso de pago es sencillo? ¿Ofrecen precios personalizados si tiene un equipo grande?

A fin de cuentas, es una buena idea elegir una herramienta que se ajuste a su presupuesto.

Beneficios del seguimiento del tiempo para su equipo remoto

Mencionamos anteriormente que debe aclarar cómo los empleados se beneficiarán del seguimiento del tiempo. Estos son algunos de los principales beneficios del cronometraje preciso:

• Automatice la recopilación de datos y aumente la precisión. Cuando los datos se procesan automáticamente, se le garantizan cálculos precisos, lo cual es crucial para el procesamiento de la facturación y la nómina. Se evitarán errores y los contadores pasarán menos tiempo procesando datos.
• Aumento de la confianza entre empleadores y empleados. Los empleadores siempre sabrán en qué proyectos se está trabajando. Esta visibilidad significa que los empleados no tendrán que informar con tanta frecuencia.
• Mida y encuentre formas de mejorar la productividad. El seguimiento del tiempo le brinda una descripción general de cómo se gasta el tiempo, para que pueda aprender de sus hábitos de trabajo. Esto le ayuda a planificar plazos que sean manejables y realistas.
• Mejor planificación y estimación de proyectos. Medir el tiempo dedicado a los proyectos le permite crear mejores estimaciones de proyectos en el futuro. Los datos de seguimiento del tiempo sirven como punto de referencia al distribuir el trabajo y establecer plazos.
• Mejor comprensión del uso del tiempo. Tener un registro preciso de las horas de trabajo registradas ofrece una imagen más clara de cómo se emplea el tiempo de la empresa. ¿Hay demasiadas actividades que hacen perder el tiempo? ¿Los empleados registran su entrada y salida a tiempo? ¿Qué fechas de entrega del proyecto se han perdido?

Además de ayudar a los gerentes a realizar un seguimiento de la productividad y tener una mejor idea de la eficacia de los trabajadores remotos, el seguimiento del tiempo tiene otra función importante. Eso es para garantizar que los empleados disfruten de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

Un estudio reciente de Nature Human Behavior encontró que los empleados remotos pasaban un 10 por ciento más conectados cada semana. Eso equivale a cuatro horas adicionales por semana para alguien que trabaja 40 horas cada semana. Esta tendencia preocupante puede provocar agotamiento, agotamiento y aumento de la rotación.

El seguimiento del tiempo destaca los casos de exceso de trabajo, para que pueda abordarlos y promover el bienestar de los empleados.

Conclusión

El seguimiento del tiempo es esencial para impulsar operaciones comerciales efectivas y respaldar un proceso de trabajo eficiente, especialmente cuando se administra un equipo remoto. Sin embargo, esta técnica solo puede funcionar si hay transparencia y una implementación adecuada.

Si desea ver resultados positivos y un aumento en el rendimiento y la productividad, primero es imperativo ganarse la confianza de los empleados.