Cómo tener reuniones individuales efectivas

Las reuniones individuales son vitales para construir relaciones laborales sólidas, brindar retroalimentación y discutir el desarrollo profesional, especialmente si se trata de una conexión con su gerente directo o su subordinado. Si no siente que está saliendo uno a uno, especialmente con su jefe directo, con mucho valor, entonces es hora de revisar su enfoque.

La adopción de estos consejos respaldará un enfoque más estructurado, que dejará algo de espacio para la fluidez de la conversación y al mismo tiempo garantizará que cubra todas las bases prácticas que necesita para continuar exitosamente en su función antes de su próxima conexión.

Para optimizar su tiempo y experiencia uno a uno, considere la estructura de su uno a uno, establezca una agenda y sea deliberado sobre el tiempo asignado y el entorno de su uno a uno.

Esto tampoco significa que tenga que deshacerse por completo de la naturaleza personal de su interacción uno a uno: este puede ser un excelente lugar para que conozca aún mejor a su gerente, empleado o colega, de modo que pueda fomentar una relación pareja. una relación de trabajo más saludable y apoyarnos mutuamente en el crecimiento profesional.

Estos consejos le ayudarán a convertir sus reuniones individuales en una oportunidad para conectarse, colaborar y tal vez incluso divertirse un poco.

Crear y mantener una agenda en ejecución.

Las plantillas de agenda eficaces ayudan a garantizar que estas reuniones sean productivas y centradas. Las plantillas de agenda para reuniones individuales más efectivas comparten ciertas cualidades: son estructuradas, flexibles, promueven la comunicación abierta y ayudan a ambas partes a prepararse.

Estas son algunas de las mejores plantillas de agendas para reuniones individuales y por qué se destacan:

1. Las 3 P: avances, prioridades, problemas

Por qué es efectivo

• Estructurada pero flexible: esta plantilla se centra en áreas clave que son importantes en cualquier función, lo que la hace adaptable a diversas industrias.
• Equilibrado: fomenta la discusión tanto sobre los logros como sobre los desafíos, brindando una descripción general completa del desempeño y el trabajo próximo.
• Accionable: Cada sección puede conducir a próximos pasos claros, garantizando la rendición de cuentas.

Ejemplo de plantilla

• Progreso: ¿Qué ha logrado desde nuestra última reunión?
• Prioridades: ¿Cuáles son sus principales objetivos para la próxima semana/mes?
• Problemas: ¿Hay algún desafío que esté enfrentando?

2. Agenda centrada en la retroalimentación

Por qué es efectivo

• Centrado en el crecimiento: esta plantilla prioriza la retroalimentación, fomentando la mejora y el desarrollo continuo.
• Diálogo abierto: anima tanto al empleado como al directivo a compartir comentarios, creando un canal de comunicación bidireccional.
• Empoderamiento de los empleados: permite al empleado mencionar temas sobre los que desea recibir comentarios, promoviendo el compromiso.

Ejemplo de plantilla

• Victorias y lo que salió bien: ¿Qué logros recientes debemos celebrar?
• Desafíos: ¿Qué obstáculos has enfrentado y cómo puedo apoyarte?
• Comentarios: ¿Qué comentarios tienes para mí? Aquí hay algunos comentarios que he preparado para usted.
• Crecimiento: ¿Qué habilidades o áreas le gustaría desarrollar más?

3. Agenda de check-in y bienestar

Por qué es efectivo

• Enfoque holístico: aborda no solo el progreso laboral sino también el bienestar, la salud mental y la satisfacción laboral del empleado.
• Compromiso y retención: mostrar preocupación por el bienestar de los empleados aumenta el compromiso y reduce la rotación.
• Genera confianza: los controles periódicos del bienestar crean una cultura de confianza y apoyo.

Ejemplo de plantilla

• Bienestar: ¿Cómo se siente en general, tanto en el trabajo como fuera del mismo?
• Carga de trabajo: ¿Qué tan manejable es su carga de trabajo actual?
• Apoyo: ¿Hay algo que necesite de mi parte o del equipo para ayudarlo a equilibrar su carga de trabajo o sus niveles de estrés?
• Desarrollo personal/profesional: ¿Hay algún objetivo de desarrollo personal en el que le gustaría centrarse?

4. Agenda de discusión abierta

Por qué es efectivo

• Flexibilidad: proporciona más libertad para que el empleado mencione lo que tenga en mente, fomentando una discusión abierta.
• Adaptable: Puede adaptarse en función de las prioridades del momento, lo que lo hace adecuado para entornos de trabajo dinámicos.
• Impulsado por el compromiso: alienta a los empleados a apropiarse de la conversación.

Ejemplo de plantilla

• Temas del empleado: ¿Qué le gustaría discutir hoy?
• Temas del gerente: elementos que consideran valiosos para cubrir
• Próximos pasos: ¿Qué acciones debemos tomar antes del próximo uno a uno?

Por qué se destacan estas plantillas

• Estructura clara: cada plantilla está diseñada para mantener la reunión enfocada y eficiente, asegurando que los temas importantes se cubran sin desviarse.
• Equilibrio entre trabajo y desarrollo personal: las mejores plantillas cubren asuntos inmediatos relacionados con el trabajo y el crecimiento profesional a largo plazo.
• Personalización: estas agendas se pueden adaptar para satisfacer diferentes necesidades, ya sea centrándose en la retroalimentación, el bienestar o el desempeño.
• Compromiso: los empleados se sienten más involucrados y valorados cuando se buscan y priorizan activamente sus aportes, lo que fomenta una relación más sólida entre gerente y empleado.

Cuando se siente a solas con usted, comience clasificando los elementos de su agenda del más al menos importante. De esta manera, si el tiempo se acaba, podrás priorizar los temas más críticos. Mientras analiza cada elemento, táchelo de la lista y documente cualquier decisión o elemento de acción. Esto mantiene a todos en sintonía y garantiza que pueda consultar las notas de la reunión más adelante.

Utilice su tiempo sabiamente: cambie la reunión

El tiempo sincrónico, ya sea en persona o a distancia mediante una videollamada, es valioso. Este no debería ser un lugar reservado para actualizaciones de estado que no requieran ese tiempo sincrónico uno a uno.

Aquí es donde debería sentirse más cómodo haciendo preguntas abiertas, teniendo discusiones, haciendo lluvias de ideas y debatiendo el mejor camino a seguir en un ambiente seguro. Es un espacio para comprender realmente la perspectiva de su gerente o colega para que pueda avanzar y estar capacitado para hacer su mejor trabajo.

Para asegurarse de llegar al meollo de esto lo más rápido posible, si tiene una actualización de estado que brindar o información general que sentará las bases para una discusión animada con un miembro de su equipo, entonces debe darle la vuelta a la reunión enviando un mensaje personalizado. Actualización de vídeo de antemano.

Enviar un vídeo o una presentación de antemano permite que la persona con la que se reunirá se incline hacia la escucha activa, digiriendo realmente la información proporcionada antes de su conexión. Preparándolos para discutir, no solo digerir, durante su valioso tiempo juntos.

Además, cambia las reglas del juego para diferentes estilos de aprendizaje. A algunas personas les encanta pensar rápidamente, mientras que otras necesitan tiempo para procesar y reunir los puntos de conversación. Cambiar la reunión garantiza que todos tengan la oportunidad de brillar. Mire este vídeo rápido de 2 minutos sobre cómo invertir una reunión.

Mensajes de vídeo > reuniones

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Más información

Mantenga las reuniones individuales breves (30 minutos) para lograr la máxima eficacia

Aunque algunas reuniones están diseñadas para ser más profundas en determinadas épocas del año, como las conversaciones sobre gestión del desempeño o revisión del desempeño, las reuniones recurrentes pueden ser más breves y, al mismo tiempo, seguir siendo un lugar para recibir comentarios de forma continua.

Las reuniones individuales son una parte esencial del desarrollo y la comunicación de los empleados en cualquier organización. Sin embargo, mantener estas reuniones breves (preferiblemente alrededor de 30 minutos) puede hacerlas más efectivas que las sesiones más largas. He aquí por qué una reunión individual de 30 minutos suele tener más impacto que una hora completa.

1. Mayor concentración y eficiencia

Cuando las reuniones tienen un límite de 30 minutos, se anima tanto al gerente como al empleado a ser más intencionales con su tiempo. Una reunión más corta requiere que los participantes prioricen cuestiones clave, en lugar de desviarse hacia temas menos importantes.

¿Por qué esto funciona?

• Agenda enfocada: Tener una agenda apretada te obliga a ceñirte a temas centrales como actualizaciones de progreso, desafíos y próximos pasos. Desalienta las tangentes innecesarias y mantiene la conversación orientada a los resultados.
• La preparación es clave: es probable que ambas partes se preparen mejor, asegurando que el tiempo limitado se utilice de manera efectiva, lo que conducirá a una reunión más productiva.
• Decisiones con plazos determinados: la necesidad de tomar decisiones o resolver problemas en un tiempo limitado promueve la claridad y la acción rápida, lo que ayuda a que los proyectos sigan avanzando.

2. Previene la fatiga en las reuniones

Las reuniones más largas a menudo sufren de rendimientos decrecientes, ya que los participantes se fatigan mentalmente. Después de unos 30 minutos, los niveles de atención tienden a disminuir, lo que reduce el compromiso y la eficacia. Las reuniones más cortas ayudan a mantener mucha energía y concentración durante toda la conversación.

¿Por qué esto funciona?

• Mayores niveles de energía: una reunión de 30 minutos mantiene a los participantes frescos y comprometidos, lo que genera una conversación más dinámica.
• Evita "derivarse" hacia conversaciones menos productivas: con menos tiempo, hay menos oportunidades de que la discusión derive hacia temas no relacionados o de menor prioridad, lo que suele ocurrir en reuniones de una hora.

3. Admite registros más frecuentes

Si las reuniones individuales son breves, es más fácil programarlas con mayor frecuencia, ya sea semanal o quincenal. Esto permite una comunicación continua y correcciones rápidas de rumbo, en lugar de esperar a que se acumulen problemas más importantes con el tiempo.

¿Por qué esto funciona?

• Comentarios oportunos: las reuniones más frecuentes y breves brindan la oportunidad de recibir comentarios en tiempo real, abordando los problemas antes de que se agraven.
• Alineación continua: los puntos de contacto frecuentes mantienen al gerente y al empleado alineados con los objetivos, el progreso y las prioridades sin la necesidad de reuniones prolongadas e infrecuentes.

4. Aumenta la productividad en todo el equipo.

Al mantener las reuniones individuales durante 30 minutos, los gerentes tienen más tiempo para concentrarse en otras tareas de alta prioridad. Del mismo modo, los empleados aprecian que se respete su tiempo, lo que les permite volver a su trabajo sin perder impulso.

¿Por qué esto funciona?

• Mejor gestión del tiempo: las reuniones cortas se adaptan más fácilmente a agendas ocupadas, lo que facilita a ambas partes equilibrar las reuniones con sus responsabilidades diarias.
• Más reuniones con más personas: para los gerentes con equipos más grandes, las reuniones más cortas les permiten reunirse con más frecuencia con miembros individuales del equipo sin sacrificar tiempo para otras tareas.

5. Fomenta la comunicación concisa

Las reuniones individuales más breves promueven una comunicación más clara y concisa. Es más probable que ambas partes vayan al grano y eviten explicaciones excesivas o detalles innecesarios.

¿Por qué esto funciona?

• Elementos de acción más claros: es más probable que los participantes abandonen la reunión con conclusiones claras y prácticas porque la conversación se centra en asuntos críticos.
• Mejor rendición de cuentas: Una reunión concisa significa que es más probable que se recuerden y se apliquen los seguimientos y los próximos pasos, lo que crea una cultura de rendición de cuentas más sólida.

6. Adapta la flexibilidad a horarios ocupados

En el acelerado entorno laboral actual, tanto los gerentes como los empleados deben hacer malabarismos con numerosas responsabilidades. Una reunión individual de 30 minutos es más fácil de incluir en un día ajetreado y es menos probable que se cancele o reprograme debido a conflictos de tiempo.

¿Por qué esto funciona?

• Reduce la fatiga de las reuniones en todo el equipo: cuando las reuniones son más cortas, ayuda a garantizar que tanto los gerentes como los empleados tengan el tiempo adecuado para otras reuniones, trabajo profundo y tareas personales.
• Más flexibilidad en la programación: las reuniones cortas son más fáciles de programar, lo que hace que sea más probable que se realicen de manera consistente, lo que mejora la comunicación y la conexión en general.

Conclusión

Las reuniones individuales más breves, de 30 minutos, no son solo una estrategia para ahorrar tiempo: mejoran la concentración, previenen la fatiga y crean un entorno para controles más frecuentes y eficaces. Al fomentar la comunicación concisa y reducir las tendencias a perder el tiempo, ayudan a garantizar que las reuniones sean productivas y viables, lo que beneficia tanto a los empleados como a los gerentes.

Para aquellos que buscan optimizar sus reuniones individuales, lo más breve suele ser mejor, ya que mantiene la conversación nítida, enfocada y productiva.

Organice alguna que otra reunión en persona

En el mundo actual, en el que lo remoto es lo primero, las videollamadas y las plataformas de mensajería se han convertido en los modos de comunicación predeterminados. Si bien estas reuniones virtuales son eficientes, existen varias razones por las que celebrar reuniones individuales en persona puede seguir siendo crucial, especialmente en entornos de trabajo remotos o híbridos.

1. Construir relaciones más sólidas

Las reuniones en persona brindan una oportunidad única para construir conexiones más profundas y auténticas. Las interacciones humanas son más ricas cuando tienen lugar cara a cara, lo que permite una comunicación y una relación más naturales.

Por qué esto importa

• Señales no verbales: las conversaciones en persona permiten una comprensión más matizada del lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz, que a menudo se pierden en las videollamadas.
• Conexión emocional: reunirse en persona fomenta un sentido de confianza y empatía que es difícil de replicar virtualmente. Esto es especialmente importante para los empleados remotos que pueden sentirse desconectados de sus gerentes o equipos.

2. Fomentar el diálogo abierto

Los entornos presenciales crean un entorno en el que los empleados suelen sentirse más cómodos expresando inquietudes, dando retroalimentación o discutiendo asuntos personales. La proximidad física y el espacio compartido fomentan un diálogo más abierto y honesto.

Por qué esto importa

• Menos formalidad: las videollamadas pueden parecer rígidas, con una agenda estructurada, mientras que una reunión en persona, especialmente tomando un café o en un ambiente relajado, puede facilitar conversaciones más orgánicas e informales.
• Fomento de la confianza: las interacciones en persona reducen la distancia percibida entre los empleados y los gerentes, lo que hace que los empleados se sientan más seguros al compartir sus pensamientos y sentimientos.

3. Mayor enfoque y compromiso

Las reuniones remotas pueden sufrir distracciones, ya sean notificaciones por correo electrónico, problemas técnicos o interrupciones en el hogar. Las reuniones individuales en persona eliminan estas barreras virtuales, permitiendo que ambas partes estén completamente presentes en el momento.

Por qué esto importa

• Atención más profunda: estar en la misma habitación fomenta un compromiso más centrado, lo que lleva a una conversación de mayor calidad. Sin pantallas en el camino, pueden mantener el contacto visual y escucharse verdaderamente.
• Mejor resolución de problemas: cuando ambas partes están plenamente comprometidas, la resolución de problemas se vuelve más colaborativa y eficaz, lo que conduce a resoluciones más rápidas.

4. Fomento de la cultura empresarial

Las reuniones presenciales refuerzan la conexión cultural entre los empleados y la empresa. Los trabajadores remotos, especialmente aquellos que rara vez visitan la oficina, pueden sentirse alejados de la cultura organizacional más amplia. Reunirse cara a cara ayuda a restablecer ese vínculo.

Por qué esto importa

• Alineación cultural: una reunión en persona puede ayudar a los empleados a sentirse más conectados con los valores, la misión y la dinámica del equipo de la empresa, lo cual es más difícil de lograr a través de interacciones virtuales.
• Sentido de pertenencia: los empleados remotos a menudo se pierden interacciones informales en la oficina. Las reuniones en persona pueden ayudar a recrear algo de esa camaradería y pertenencia.

5. Manejar conversaciones delicadas

Los temas delicados, como evaluaciones de desempeño, desafíos personales o comentarios difíciles, se tratan mejor cara a cara. Las reuniones en persona permiten a los gerentes transmitir empatía y comprensión de manera más efectiva durante las discusiones desafiantes.

Por qué esto importa

• Empatía y matices: entregar noticias o comentarios difíciles en persona permite una mayor sensibilidad emocional, ya que ambas partes pueden leer y responder al lenguaje corporal y las emociones del otro con mayor precisión.
• Apoyo y tranquilidad: cuando un empleado recibe comentarios o analiza un tema personal, la presencia de su gerente en persona puede ofrecer una sensación de comodidad y apoyo que una reunión virtual no puede ofrecer.

6. Crear un espacio para la lluvia de ideas y la creatividad

Las reuniones individuales en persona brindan un espacio único para la lluvia de ideas y la resolución de problemas, que puede resultar más fluido en persona que en línea. A veces, la energía de estar en la misma habitación despierta una creatividad que una reunión virtual simplemente no puede replicar.

Por qué esto importa

• Entorno colaborativo: las discusiones en persona a menudo conducen a intercambios más espontáneos y creativos, lo que puede ser más difícil de lograr en reuniones virtuales estructuradas.
• Pizarra e ideación en tiempo real: estar físicamente juntos permite realizar actividades como la pizarra o esbozar ideas en tiempo real, lo que puede acelerar la resolución creativa de problemas.

7. Restablecer la conexión humana en un mundo remoto

En un entorno de trabajo remoto, los empleados pueden pasar largos períodos sin interactuar con sus colegas en persona. Las reuniones ocasionales cara a cara ofrecen una oportunidad esencial para reconectarse a nivel humano.

Por qué esto importa

• Reducir el aislamiento: el trabajo remoto puede generar sentimientos de aislamiento. Una reunión en persona recuerda a los empleados que son parte de un equipo y que su gerente es accesible y accesible.
• Aumentar la moral: reunirse en persona puede revitalizar a los empleados, renovando su sentido de propósito y conexión con su trabajo.

Conclusión

Si bien el trabajo remoto tiene sus ventajas, no se puede subestimar el valor de las reuniones individuales en persona. Ya sea construyendo relaciones más sólidas, fomentando el diálogo abierto o manejando conversaciones delicadas, hay ciertos aspectos de la conexión humana que sólo pueden realizarse plenamente cuando se encuentran cara a cara.

Las reuniones individuales en persona crean una experiencia más profunda y significativa que fortalece la confianza, mejora la comunicación y, en última instancia, conduce a un mejor compromiso y satisfacción de los empleados. Incorporarlos a un entorno de trabajo principalmente remoto es una forma poderosa de mantener la conexión humana y fomentar una mayor confianza.

Las personas trabajan mejor con personas que conocen, les agradan, confían y respetan. Tómese el tiempo para crear una conexión personal con su gerente o sus subordinados directos. Ya sea en persona o de forma remota, tómate unos minutos de cada uno para discutir temas no relacionados con el trabajo. Aquí hay algunos temas de conversación para el lugar de trabajo de BetterUp que ayudarán a romper el hielo:

• ¿Cuál es tu parte favorita de tu trabajo?
• ¿Cuál fue tu primer trabajo?
• ¿Tienes algún trabajo o proyecto paralelo?
• Cuando trabajas de forma remota, ¿trabajas en una cafetería o desde casa?
• ¿Qué es lo que te apasiona en tu carrera?
• Si pudiera describir su equilibrio ideal entre vida personal y laboral, ¿cómo sería?
• ¿Qué es lo que te motiva en el trabajo?
• ¿Qué es algo valioso que has aprendido durante tu carrera?
• ¿Hay algún proyecto próximo que le entusiasme?
• ¿Alguna vez pensaste en probar una carrera diferente antes de ésta?
• ¿Qué te hizo querer trabajar para [empresa]?
• ¿Fuiste a la escuela para convertirte en [función laboral]?
• ¿Tienes algún consejo para gestionar el tiempo?

Si sigue estos consejos, podrá hacer que sus reuniones individuales sean más efectivas y agradables para todos los involucrados. Recuerde, el objetivo es construir relaciones sólidas y lograr sus objetivos juntos.

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