¿Cómo administrar el progreso de la tarea en Microsoft Planner en Windows 10?

Microsoft Planner pertenece a la suite de aplicaciones Office365. Es una aplicación de planificación que los equipos y las personas pueden utilizar para crear planes, asignar tareas, comunicarse y colaborar, y compartir documentos, entre otros usos. Las tareas se pueden crear y configurar de manera específica adaptada a las necesidades del equipo. El proceso es bastante sencillo, pero muchas personas tienen problemas con él.

En realidad, actualizar el progreso de las tareas en Planner puede ser tan fácil como monitorear el progreso de las tareas asignadas a cada individuo en intervalos específicos. Sin embargo, el diablo está en los detalles, y algunas personas parecen no entenderlo. Si estás en este barco, esta guía es para ti. Al final de esta guía, habrá aprendido a administrar el progreso de las tareas en Microsoft Planner.

Cómo configurar Microsoft Planner

Microsoft Planner es la herramienta de gestión de tareas virtuales del paquete Office 365. Proporciona una manera fácil para que los equipos colaboren y planifiquen y supervisen tareas. Los usuarios también pueden actualizar el estado de las tareas y compartir información de tareas para una coordinación de proyectos más fluida.

En Planner, puede dividir un gran proyecto en tareas más pequeñas, con una línea de tiempo para cada tarea, que en conjunto conforman la duración de un plan específico. A medida que se trabaja en las tareas, puede cambiar su estado de "No iniciado" a "En progreso" y finalmente a "Completado". Incluso puede crear tareas adicionales si es necesario.

Planner incluye muchas plantillas que le permiten pasar rápidamente a tareas y proyectos, ahorrando así mucho tiempo. Solo necesita asegurarse de que las plantillas estén en sintonía con las tareas de su equipo y refinarlas si es necesario, y puede comenzar a trabajar.

Para comenzar, debe iniciar sesión en su cuenta de Office 365. Vaya a la página del Planificador en Office 365 e ingrese sus datos de usuario. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Planificador en la pestaña Inicio para cargar la interfaz de Microsoft Planner.

Aquí, tiene tres formas de proceder. Si ya tiene planes creados, seleccione los que usa con más frecuencia haciendo clic en "Planes favoritos". Si desea ver todos sus planes, haga clic en "Todos los planes". Sin embargo, si desea crear un nuevo plan desde cero, haga clic en la opción Nuevos planes.

En la ventana Crear nuevo plan, escriba un nombre de plan en el campo indicado. Es mejor usar un nombre que represente de manera concisa el propósito del plan. En la sección "¿Quién puede ver este plan?" grupo, elija "Mi organización" para que esté disponible para todos en su equipo y "Solo las personas que agrego" para restringir la visualización a aquellos con acceso permitido. No olvide agregar una descripción del plan y elegir si los nuevos miembros deben agregarse automáticamente a los correos electrónicos de notificación.

Cuando haya terminado con toda la configuración, finalmente puede hacer clic en el botón Crear plan. Después de crear el plan, puede continuar y agregar tareas.

Para comenzar, abra Microsoft Planner, seleccione su plan y haga clic en el botón + o Agregar tarea. Aquí, debes darle un nombre a tu tarea. En el campo "Ingrese un nombre de tarea", escriba el nombre de la tarea. A continuación, elija una fecha de vencimiento. Finalmente, asigne la tarea a un equipo o colaborador individual.

Una vez hecho esto, haga clic en el botón Agregar tarea para crear la tarea. Puede crear múltiples tareas de esta manera y asignarlas a diferentes personas.

Cómo actualizar el progreso de la tarea en Microsoft Planner

El progreso de la tarea en Microsoft Planner se divide en tres componentes, cada uno de los cuales representa el avance de la tarea.

No empezado.

Asignado a una tarea que no ha comenzado o que no ha sido asignada a nadie. También se le podría dar la etiqueta si la fecha de inicio de la tarea todavía está en el futuro.

En curso.

Esta etiqueta se asigna a las tareas que están en curso. No importa qué porcentaje de la tarea se realiza. Microsoft Planner solo tiene esta etiqueta para marcar todas las tareas en curso, independientemente del nivel de finalización individual.

Terminado. Esta etiqueta se asigna a las tareas que se han terminado.

Por lo tanto, actualizar el progreso de la tarea se trata de cambiar entre estas etiquetas para cada tarea creada, según corresponda.

Cómo actualizar manualmente el progreso de la tarea en Microsoft Planner

Hay varias formas de actualizar el progreso de las tareas en Microsoft Planner.

Tenga en cuenta que cada etapa de progreso está representada por un icono.

No empezado.

Un círculo en blanco.

En curso.

Un círculo de medio color.

Terminado.

Un círculo completamente coloreado con una marca en el medio.

Grupos > Progreso

• Navegue a Grupos y seleccione una tarea.
• Haga clic en la flecha desplegable Progreso.
• Selecciona la opción que necesites.

Por ejemplo, si la tarea está completa, seleccione Completado en la lista desplegable Progreso.

Selección de símbolos

Cada tarea tiene un símbolo que representa su progreso. Las tareas completadas tienen el símbolo de un círculo completo con una marca en el medio, mientras que las tareas que están en curso tienen el símbolo de un círculo medio lleno.

Seleccione el símbolo junto a la tarea para abrir un panel de selección de progreso y seleccione otro estado de progreso.

Selección de tareas

Esta es otra forma de cambiar el estado de progreso de una tarea. Simplemente seleccione la tarea para revelar el panel de selección de progreso. Actualice el progreso de la tarea desde allí.

Cómo usar Planner con Microsoft Teams para administrar tareas

Debido a que la creación de un nuevo plan crea automáticamente un nuevo grupo de Office 365, puede colaborar usando las tareas de Planner en otras aplicaciones conectadas en la familia de Office 365, como OneDrive y Outlook.

También puede usar Planner con Microsoft Teams para administrar las tareas creadas. Puede colaborar en tareas a través de Planner o agregando una o más pestañas de Planner a un canal de Teams.

Aquí se explica cómo crear un canal de Planner en Microsoft Teams:

• Abra Teams y seleccione un canal. En el canal, haga clic en el botón +.
• Busque y seleccione Planificador.
• Cree un plan con los detalles correctos y guárdelo. También puede elegir planes ya existentes.

El proceso de agregar una tarea, asignarla y actualizarla es el mismo que se explicó anteriormente.

Microsoft Planner se utiliza para crear pequeñas tareas que, en conjunto, encajan en un plan más grande para que un equipo colabore. Saber cómo actualizar el progreso desde el inicio hasta la finalización y también colaborar en una plataforma como Microsoft Teams puede aumentar tanto la productividad individual como el trabajo en equipo en la organización.

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