Cómo crear una combinación de correspondencia con Gmail y Google Sheets

Combinar correspondencia para Gmail le permite enviar mensajes de correo electrónico personalizados a varios contactos de una sola vez. Los mensajes individuales tienen casi el mismo contenido, pero algunas partes del mensaje se pueden personalizar. Por ejemplo, puede saludar a cada destinatario por su nombre, puede incluir su dirección postal en el cuerpo del mensaje, personalizar la línea de asunto, adjuntar diferentes archivos mientras las otras partes del cuerpo del correo electrónico permanecen iguales.

Combinar correspondencia en Gmail es para todos. Si está organizando una fiesta en su casa, puede enviar invitaciones personalizadas por correo electrónico a todos sus amigos con la ayuda de la combinación de correspondencia. El propietario de una empresa puede utilizar la combinación de correspondencia para informar a los clientes sobre las próximas ofertas y promociones. Los equipos de ventas y marketing usan Mail Merge para campañas de goteo. Los maestros pueden enviar tareas e informes individuales a los estudiantes a través de la combinación de correspondencia.

Combinar correspondencia en Gmail

Así es como puede combinar correspondencia con Gmail:

1. Instale el complemento Combinar correspondencia para Gmail. Mire el tutorial de combinación de correspondencia para obtener instrucciones.
2. Esto creará una nueva hoja de cálculo de Google. Vaya al menú Complementos en la hoja, seleccione Combinar correspondencia con archivos adjuntos y luego seleccione el menú Crear plantilla de combinación .
3. Abra Contactos de Google y cree un nuevo Grupo con todos los contactos a los que le gustaría enviar un correo electrónico personalizado. Alternativamente, puede ingresar los nombres y las direcciones de correo electrónico de los destinatarios directamente en la hoja de Google de combinación de correspondencia.
4. En el menú Combinar correspondencia, elija Importar contactos de Google y seleccione el grupo de contactos de Google que creó en el Paso 3. Ahora importará automáticamente todos los contactos de Gmail asociados a la hoja de cálculo.
5. Vaya a Gmail y cree un nuevo borrador de mensajes de correo electrónico que se convertirá en la plantilla para la combinación de correspondencia. Como alternativa, puede redactar una plantilla de correo electrónico en texto enriquecido con la herramienta de correo HTML y luego copiar y pegar el código HTML generado en el campo del cuerpo del mensaje de la hoja de cálculo de Google.
6. Si desea agregar archivos adjuntos a sus mensajes de correo electrónico, por ejemplo, un archivo PDF o un documento de Word, simplemente cargue el archivo en Google Drive y luego seleccione Insertar archivos adjuntos para insertar ese enlace del archivo en la hoja de combinación de correo. Mail Merge insertará automáticamente el archivo real en el correo electrónico.
7. Vaya al menú Combinar correspondencia nuevamente y elija "Configurar combinación de correspondencia"; la columna de estado cambiará a "CORREO ENVIADO" para todos los mensajes de correo electrónico que se entregaron correctamente.

Siempre es una buena idea probar su campaña de correo electrónico antes de enviar una explosión a varias personas. En la pantalla Configurar combinación de correspondencia, haga clic en el botón "Enviar un correo electrónico de prueba" y se enviará un correo electrónico de muestra al desarrollador con los {{Campos variables}} sustituidos por valores ficticios. Si todos los campos se han reemplazado en el correo electrónico de prueba, su combinación de correspondencia está lista para funcionar.

Preguntas frecuentes sobre la combinación de correspondencia de Gmail

Aquí hay algunas respuestas a las preguntas frecuentes sobre la combinación de correspondencia para Gmail y Google Apps:

1. ¿Cuántos mensajes de correo electrónico puedo enviar por día? La edición gratuita de Combinación de correo le permite enviar 25 correos electrónicos por día, pero el límite de envío para la combinación Premium es diferente. Los usuarios de Gmail pueden enviar correos electrónicos a 400 destinatarios por día, mientras que el límite diario para las cuentas de GSuite (Google Workspace) es de 1500 destinatarios por día.

2. Soy un usuario de Google Apps, pero mi límite diario para la edición premium es de solo 400 por día. Google aumentará su límite a 1500 si su cuenta comercial de GSuite tiene más de unos meses o si su dominio de Google Apps tiene más de 5 usuarios después del primer ciclo de facturación.

3. ¿Cómo actualizo a Premium? ¿Cuál es el costo de una licencia? Haga clic aquí para comprar la licencia premium para Mail Merge. Una licencia para un solo usuario cuesta \$3.25 por mes por usuario, facturado anualmente.

4. Envié solo 10 correos electrónicos, pero mi cuota diaria de correos electrónicos se redujo en 20. ¿Por qué? Es probable que haya agregado una dirección de correo electrónico en el campo CC o BCC. Recuerde que el límite diario de correos electrónicos es en términos de cantidad de destinatarios, por lo que si envía un correo electrónico que también está copiado a alguien, su cuota se reducirá en 2.

5. ¿Cuál es su política de privacidad? ¿Por qué Mail Merge requiere acceso a mi Gmail, contactos de Google, etc. Mail Merge necesita acceso a Gmail porque envía correos electrónicos desde su cuenta de Gmail? Necesita acceso a Google Drive para obtener archivos adjuntos, mientras que requiere acceso a Contactos de Google para importarlos a la Hoja de cálculo de Google. Lea el requisito de permisos en detalle.

6. ¿Cómo realizo un seguimiento de las aperturas de correo electrónico con Combinar correspondencia? El seguimiento de correo electrónico es una función premium. Durante la configuración de Combinar correspondencia, seleccione "Sí" para la opción "Rastrear aperturas de correo electrónico" y los correos electrónicos salientes incluirán un GIF de seguimiento 1x1. Para ver los informes de lectura de correo electrónico, vaya al menú Combinar correspondencia y elija Mostrar informes de apertura de correo electrónico. Puede ver la fecha y la hora en que se abrió un correo electrónico, la dirección IP y el Agente de usuario del cliente. En la mayoría de los casos, será igual a una dirección IP de Google porque Google ahora almacena imágenes en caché en sus propios servidores.

7. ¿Cómo incluyo diferentes direcciones CC o BCC para cada destinatario? Agregue dos columnas adicionales en la plantilla de combinación de correspondencia y configure los nombres de las columnas como CC y BCC respectivamente. Ahora coloque las direcciones de correo electrónico en estas columnas por fila y el mensaje combinado se copiará y copiará en copia oculta a las direcciones respectivas. Puede poner varios correos electrónicos separados por comas.

8. Envié una combinación pero la variable {{First Name}} no se reemplazó correctamente en el correo electrónico saliente. ¿Por qué? Es probable que haya aplicado varios estilos de formato a la variable dentro del borrador de Gmail. Una solución fácil sería que abras tu borrador de Gmail, elimines la variable y la escribas de nuevo (ver ayuda). Esto eliminaría cualquier formato inconsistente. Ahora cambie a la plantilla de combinación de correspondencia y configúrela usando la plantilla de borrador de Gmail modificada recientemente.

9. ¿Por qué está deshabilitada la opción para crear borradores de Gmail en mi combinación de correspondencia? La opción Borradores solo está disponible cuando realiza la combinación de correspondencia en texto sin formato o HTML. No está disponible si está utilizando un borrador de Gmail listo para usar como plantilla de combinación.

10. ¿Cómo inserto imágenes únicas en todos mis mensajes de correo electrónico salientes? Puede crear una nueva columna en la hoja de combinación de correspondencia llamada Imágenes. Ahora cargue la imagen en un sitio de alojamiento de imágenes, obtenga la URL de la imagen y agréguela a la hoja como se muestra a continuación:

 <img src="image_url"/>

En el borrador de Gmail, agregue {{Images}} en cualquier lugar y se reemplazará con la imagen real.

11. ¿Cómo inserto hipervínculos únicos en mis mensajes de correo electrónico? Cree una nueva columna en la plantilla de Combinar correspondencia llamada Vínculos (puede dar cualquier nombre). Ahora agregue los enlaces en la Hoja de Google como se muestra a continuación:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

En el borrador de Gmail, agregue {{Enlaces}} y se sustituirán por el hipervínculo real. También puede usar mailto para vincular direcciones de correo electrónico.

12. Estoy programando un correo electrónico pero lo está enviando de inmediato. ¿Por qué? Los correos electrónicos programados se envían +/- 30 minutos de la hora programada. Entonces, si ha programado un correo electrónico para que salga a las 2:15 p. m., puede hacerlo en cualquier momento entre las 2 y las 2:30 p. m. Los correos electrónicos están programados en la zona horaria de la hoja de cálculo de Google.

13. ¿Tengo que mantener mi computadora abierta para que los correos electrónicos programados se envíen a una hora específica? No, el complemento de Google se ejecuta en segundo plano en los servidores de Google y puede cerrar la hoja de cálculo de Google después de la configuración.

14. ¿Me he quedado sin mi cuota diaria de correo electrónico? ¿Cómo envío correos electrónicos automáticamente cuando Google restablece la cuota? Puede agregar una fecha de programación que sea 3-4 a partir de ahora y ejecutar la combinación de correspondencia. Los mensajes se programarán y se entregarán automáticamente cuando se restablezca su cuota.

15. Estoy ejecutando Mail Merge pero simplemente no envía los correos electrónicos. ¿Por qué? Se ha quedado sin cuota de correo electrónico o porque la columna Estado de combinación de correspondencia en la hoja de cálculo está establecida en "CORREO ENVIADO". Esta verificación se implementó para evitar que envíe accidentalmente varios correos electrónicos a la misma dirección si ejecuta la combinación varias veces.

16. Necesito enviar un correo electrónico masivo a 10 000 contactos de correo electrónico. ¿Puede la combinación de correspondencia manejar esto? Se recomienda que utilice un servicio de envío de correo electrónico dedicado como MailChimp para enviar correos electrónicos masivos. Puede usar el Extractor de direcciones de Gmail para extraer todos los correos electrónicos de su buzón de Gmail.

17. Uso Salesforce como mi CRM. ¿Hay alguna manera de registrar todos los correos electrónicos en Salesforce.com ? Salesforce le proporciona una dirección de correo electrónico única. Cuando configure la combinación de correspondencia, coloque esa dirección de correo electrónico en el campo BCC de la pantalla Configurar y ejecute la combinación de correspondencia. Todos los correos electrónicos se marcarán en Salesforce ahora para su seguimiento.

18. ¿Puedo cancelar la ejecución de Combinar correspondencia? ¿Cómo recuerdo mis correos electrónicos? Mail Merge usa Gmail y, por lo tanto, a diferencia de Microsoft Outlook, no hay opción para recuperar los correos electrónicos enviados. Sin embargo, puede cancelar un proceso de combinación de correspondencia presionando el botón DETENER. Si desea eliminar los correos electrónicos programados de la cola, vaya al menú Combinar correspondencia y elija Cancelar correos electrónicos programados. Como alternativa, puede eliminar las filas correspondientes de la hoja de combinación de correspondencia.

Compatibilidad con combinación de correspondencia

19. ¿Cómo informo problemas con la combinación de correspondencia? Abra la Hoja de Google de Combinar correspondencia, vaya a Complementos > Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Instrucciones y soporte > Enviar registros de depuración. Enviará una copia de la hoja y la configuración de combinación de correspondencia al desarrollador de Google Script.

Los scripts de Google son poderosos. Algunos de nuestros otros Google Scripts populares que mejorarán su productividad incluyen Email Scheduler, Email Extractor, Save Gmail to Google Drive y Gmail autoresponder.