Cómo mantener el contenido de video actualizado

Hoy en día, las empresas confían más que nunca en imágenes y videos para proporcionar instrucciones y brindar información, y para comunicarse con clientes y empleados. Este desarrollo está impulsado por las ventajas de la comunicación visual, así como por las expectativas cambiantes del propio mercado.

Un estudio reciente de TechSmith mostró que el 67% de los participantes de la prueba entendieron y realizaron mejor las tareas cuando las instrucciones incluían texto con imágenes (capturas de pantalla) o video en comparación con texto sin formato; y otro estudio de Hubspot mostró que el video es el formato más demandado por los usuarios.

A medida que los creadores de contenido desarrollan más elementos visuales para usar en su contenido de documentación, capacitación y marketing, crece un desafío en la industria: mantener esas imágenes y videos actualizados .

La velocidad y la cantidad de ciclos de lanzamiento aumentan rápidamente y las actualizaciones de productos requieren actualizaciones más frecuentes de todas las imágenes. Muchos departamentos luchan por mantenerse al día con esta tarea que consume mucho tiempo y es hora de explorar algunas técnicas establecidas para actualizar el contenido de video .

(Las técnicas para actualizar imágenes y capturas de pantalla se analizan aquí en otro artículo).

Diseñe contenido de video que sea reutilizable

La simplificación del proceso de actualización de contenido de video comienza con la planificación del video en sí.

El contenido se puede estructurar de manera que facilite cualquier actualización futura, mientras que debe diseñarse para reducir la necesidad real. necesidad de actualizaciones.

Aproveche el contenido breve o los bloques de contenido

Cuando se introducen cambios en una interfaz de software o flujo de trabajo, por ejemplo, un nuevo cuadro de diálogo, a menudo solo una sección del contenido preexistente se ve afectada por este cambio. Al vincularse con el principio de contenido inteligente y microaprendizaje, el contenido de video se puede diseñar en bloques o escenas más cortos que luego se vinculan entre sí. A menudo, estos bloques pueden valerse por sí mismos y no dependen del microcontenido anterior o posterior.

Imagine un tutorial de software básico que consta de un clip de título, dos características destacadas y un final.

Si es necesario explicar una característica adicional, se puede insertar un clip recién creado entre las escenas existentes usando su editor de video.

Actualizar bloques individuales y clips más cortos es mucho menos trabajo que tener que actualizar un video completo, lo que ahorra a los creadores de contenido un tiempo valioso.

Crear contenido perenne

En primer lugar, uno debería preguntarse: ¿Se debe actualizar el contenido existente para que siga siendo efectivo? Según la audiencia y el objetivo, el contenido diseñado para una versión anterior podría seguir siendo relevante. La mayoría de las veces, los elementos que son insignificantes para la información real que uno está tratando de comunicar son los factores que se vuelven obsoletos.

Los saludos, los números de versión del software, los pequeños cambios en la interfaz, las referencias y los elementos de la marca corporativa vienen como ejemplos regulares a la mente.

Al generalizar algunos de estos elementos, a menudo se puede prolongar la reutilización y la vida útil del contenido. Imagina el siguiente comienzo de un video tutorial:

Para iniciar una grabación de pantalla en Camtasia 9, haga clic en el botón Grabar.

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Para iniciar una grabación de pantalla en Camtasia, haga clic en el botón Grabar.

Al omitir deliberadamente el número de versión en el segundo ejemplo, es probable que el contenido del video se pueda reutilizar para la próxima versión del software Camtasia sin causar confusión al usuario.

Amy Rottmann y Salena Rabidoux ofrecen consejos adicionales en su artículo para aumentar la reutilización del contenido, como hacer referencia a años en lugar de tiempo transcurrido (2016 frente a hace 2 años) y elegir un título más generalizado para sus videos.

Y de acuerdo con la plataforma de video marketing Vidcredible, crear contenido perenne y mantenerlo actualizado también es un excelente enfoque para aumentar el SEO y el tráfico proveniente del contenido establecido.

Uso de la interfaz de usuario simplificada (SUI)

En TechSmith, hemos estado utilizando una técnica de diseño conocida como Interfaz de usuario simplificada (SUI) para parte de nuestro contenido de video. SUI tiene muchas ventajas, y al representar las interfaces de software a través de una representación visual simplificada que se enfoca solo en los elementos clave, los creadores de contenido pueden crear videos que requieren menos o ningún esfuerzo para actualizar.

El mismo contenido de SUI a menudo se puede usar en varias versiones e idiomas, lo que reduce la necesidad general de actualizar el contenido.

Edite de una manera que le permita volver a visitar fácilmente el contenido.

Hay varias técnicas que pueden ayudar a facilitar la actualización de un video existente.

Archivar siempre un proyecto de video terminado

Mantener simplemente un archivo de video MP4 terminado no ofrece la flexibilidad para hacer ajustes a un video en un momento posterior. Es una buena práctica archivar el proyecto de video real de tal manera que usted o un colega puedan volver a abrirlo y editarlo más tarde. Esto incluye guardar el archivo de proyecto real utilizado por el software de edición de video, así como todas las grabaciones, imágenes y clips de audio que se incorporan en el video.

CUIDADO : Simplemente guardar el archivo del proyecto a menudo no es suficiente; ya que la mayoría de los editores de video solo hacen referencia a los clips multimedia reales utilizados en un proyecto. Estos clips multimedia también deben archivarse.

TechSmith Camtasia incluye una práctica opción "Exportar como Zip" que agrupará el archivo del proyecto y todos los medios en un solo archivo ZIP que se puede almacenar y volver a importar fácilmente en cualquier momento para tales fines.

Puede encontrar más información sobre la gestión de grabaciones y archivos de proyectos en Camtasia aquí.

También se recomienda almacenar cualquier elemento de apoyo, como guiones, guiones gráficos y archivos de origen de imágenes que se relacionen con un proyecto para referencia posterior.

Editar audio y video por separado

En muchos casos, es necesario actualizar el audio o la parte visual de un video, pero no ambos. Mantener el contenido de audio y video en pistas separadas permite a los creadores de contenido reemplazar o cambiar solo un elemento sin afectar al otro. Muchos editores de video multipista ofrecen una opción para separar clips de audio y video si se combinan inicialmente en la línea de tiempo.

Arreglar una sección con una captura de pantalla superpuesta

Las capturas de pantalla a menudo se pueden usar para enmascarar un pequeño cambio visual en un screencast. Posicionar y ajustar el tamaño de la captura de pantalla en el área correcta requiere algo de práctica (y un editor multipista como TechSmith Camtasia), pero generalmente es más rápido y efectivo que recrear una grabación completa. Esté atento al cursor del mouse en su video para asegurarse de que su captura de pantalla no lo cubra.

Ejemplo: las propiedades de "relleno de fondo" se agregan a un video existente al superponer una captura de pantalla.

Elija una plataforma de alojamiento de video flexible

La plataforma de alojamiento de videos que elija también puede tener un impacto en la facilidad de actualización del contenido. Muchas empresas alojan y distribuyen su contenido de video terminado a través de plataformas de video en línea como YouTube, Wistia, Screencast.com o Vimeo.

Si bien cada plataforma tiene sus fortalezas y debilidades, la característica más crítica que se debe buscar en este contexto es la capacidad de reemplazar un video después de que se haya subido sin cambiar la URL .

Esta función permite a los creadores de contenido reemplazar un video en el backend sin romper ninguno de los enlaces compartidos y las instancias incrustadas, lo que facilita mucho el control de versiones y garantiza que cualquier persona con el enlace siempre verá la última versión. Vimeo, Screencast.com, Wistia y otros actualmente ofrecen dicha funcionalidad, pero YouTube no .

Consejo adicional: uso de la tecnología de generación de voz

Recientemente hemos visto grandes avances en el campo de la tecnología de generación de voz (síntesis de voz) y su calidad está mejorando día a día. La calidad de voz de servicios como Polly de Amazon, Watson de IBM y Azure de Microsoft es impresionante y asequible.

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Ejemplo: se utilizó la tecnología de voz Watson de IBM para generar la voz en off

Como práctica avanzada, los creadores de contenido pueden aprovechar esta tecnología para generar las voces en off de audio para sus videos en lugar de grabar el audio ellos mismos o contratar a un locutor costoso. Este método es particularmente útil cuando se actualiza contenido de video: cualquier cambio posterior en la voz en off del video se puede generar rápidamente con unos pocos clics. Y, a diferencia de una grabación humana, el tono y la voz del nuevo fragmento coincidirán perfectamente con el contenido existente.

A pesar de su calidad cada vez mayor, la tecnología de generación de voz disponible aún no es perfecta. Todavía suena un poco robótico y carece de la emoción necesaria para el contenido de marketing. Además, los términos únicos, como nombres de marcas, no se admiten de forma predeterminada. Sin embargo, la tecnología ciertamente puede ser aceptable en documentación y contenido de capacitación y ya ofrece muchas ventajas para crear, actualizar y localizar contenido.

En resumen

Actualizar el contenido de video es un desafío inevitable, particularmente a medida que aumenta la cantidad de contenido y la frecuencia de los lanzamientos de productos. Los creadores de videos pueden prepararse para este desafío al incorporar la necesidad de actualizaciones posteriores en todas las etapas de su proceso de video. Usar el diseño, la organización, las técnicas de edición y las tecnologías adecuadas puede reducir en gran medida la carga de actualizar videos. Esto, a su vez, mantiene ágil la estrategia de video y libera tiempo valioso para otros proyectos.