Cómo crear ayudas de trabajo que mejoren el desempeño de su equipo

¿Está buscando ayudar a los empleados a completar las tareas mejor y de manera más eficiente? Las ayudas de trabajo son excelentes herramientas para el trabajo que brindan la información correcta en el momento adecuado a los empleados. Cuando están bien escritos, ahorran tiempo, aumentan la precisión y mejoran el desempeño laboral.

Siga leyendo para aprender a crear y mejorar ayudas de trabajo efectivas, incluso si nunca antes ha hecho una.

¿Qué son las ayudas de trabajo, exactamente?

Las ayudas de trabajo son instrucciones simples y claras sobre cómo hacer algo en el trabajo. Pueden incluir hojas de trucos, corredores de memoria, one-pagers, herramientas de soporte de rendimiento, listas de instrucciones y mucho más. Esencialmente, cualquier cosa diseñada para reducir los errores evitables en el trabajo puede considerarse una ayuda en el trabajo.

Las ayudas de trabajo tienen muchos nombres y se utilizan en todo tipo de industrias como potenciadores del rendimiento. Son lo suficientemente útiles como para que, si las empresas no los proporcionan automáticamente, los empleados tiendan a crear ayudas laborales por su cuenta.

¿Alguna vez vio tarjetas de instrucciones de 3 x 5 escritas a mano pegadas en la pared al lado de una impresora? ¿Qué hay de las notas adhesivas que salpican el perímetro de la pantalla de una computadora? Ambos son tipos de ayudas laborales informales que los propios empleados han hecho.

Independientemente de si se les paga por hora o proyecto, o si son asalariados, las personas quieren saber la mejor manera de hacer las cosas de manera rápida y eficiente. Nadie quiere perder el tiempo buscando instrucciones.

Por lo general, las ayudas de trabajo son documentos impresos de una página o menos. Los encontrará cerca de todo tipo de áreas de trabajo, desde líneas de montaje hasta instituciones financieras. Se pueden colgar en una pared o cubículo. Pueden ser una tarjeta laminada cerca de la recepción o un póster cerca del almacén. Ocasionalmente, las ayudas de trabajo son digitales: una imagen o un archivo PDF en una computadora, una aplicación de teléfono inteligente o un video corto.

“Pero ya tenemos archivos de ayuda en línea. ¿Por qué necesito una ayuda de trabajo por separado?”, puede preguntar. Los empleados no quieren desplazarse por varias páginas de texto para encontrar lo que necesitan. Esto es especialmente cierto cuando las instrucciones aparentemente están "enterradas" dentro del programa que ya están usando.

A menudo, puede ser mejor tener instrucciones claras separadas del programa en sí. A medida que las tareas del lugar de trabajo se vuelven más digitales, incluso las ayudas de trabajo impresas siguen siendo formas sólidas y efectivas de compartir información precisa.

Las mejores formas en que las ayudas laborales mejoran el rendimiento

Hay tres formas principales en que las ayudas de trabajo ayudan a los empleados a hacer las cosas más rápido (y mejor). Cuando necesitan:

• Recuerda cómo hacer algo
• Resolver un problema
• Aprenda qué hacer cuando algo cambia

El entrenamiento solo llega hasta cierto punto, y solo permanece en la memoria de una persona por un corto tiempo. Cuando la sesión de coaching cara a cara de hace unas semanas ya se está volviendo obsoleta y escuchas: "¿Cómo hago esa tarea de nuevo?", es cuando brillan las ayudas de trabajo. Están disponibles bajo demanda con exactamente la información que necesitan los empleados, siempre que la necesiten.

Tanto los empleadores como los empleados tienen mejores días cuando las respuestas están disponibles de inmediato. En lugar de tener que perseguir a alguien en busca de ayuda, los empleados tienen una ayuda de trabajo que les muestra los pasos necesarios para completar un proceso. No es necesario hojear capas de documentación para encontrar las instrucciones exactas: una ayuda de trabajo está justo al lado de su estación de trabajo para que los empleados puedan completar la tarea correctamente la primera vez.

Las ayudas de trabajo no solo son excelentes para ayudar a los empleados a recordar lo que aprendieron de una capacitación (como los procesos que solo necesitan hacer ocasionalmente y no necesitan memorizar), sino que también son útiles cuando algo cambia, para solucionar problemas, por ejemplo, o para recorrer los pasos de un flujo de trabajo ligeramente diferente de nuevas versiones de software.

Estas eficiencias se suman. Según Peregrine Performance Group, las empresas con las que trabajan han reemplazado un curso de capacitación de una semana con un día de capacitación más una ayuda laboral. No solo se necesita menos capacitación, sino que la competencia aumenta en un 50%. Cuando se toma el tiempo para escribir una ayuda de trabajo efectiva, puede esperar estos tipos de beneficios:

• Ahorre tiempo al realizar las tareas de trabajo más rápidamente
• Evita cometer errores, gracias a tener indicaciones claras
• Menos estrés de los empleados
• Reduzca las solicitudes de ayuda innecesarias de ida y vuelta
• Mejor control de procesos/estándares al compartir el mismo conocimiento con todos a la vez
• Menos entrenamiento y reentrenamiento
• Mejor experiencia de empleados y clientes

Además, son rápidos: los asistentes de trabajo se pueden implementar un 75 % más rápido que la capacitación tradicional y a un costo mucho más bajo, para un retorno de la inversión mucho mejor.

Cómo crear una ayuda de trabajo (guía paso a paso)

Con los pasos correctos, puede crear de manera fácil y económica una ayuda de trabajo que aumente el rendimiento de su equipo.

1. Reúna información sobre la tarea

Hable con los empleados que ya hacen este proceso. ¿Cómo hacen para completarlo? ¿Qué pasos toman y en qué orden? Asegúrese de hablar con una variedad de empleados: los experimentados que han hecho este trabajo una y otra vez, así como los novatos. ¿Cómo difieren sus perspectivas? Intente hacer el trabajo usted mismo y tome nota de la información que necesita.

2. Elige una estructura

Las ayudas de trabajo caen naturalmente en una de tres categorías:

Lista de Verificación

Esto funciona cuando hay muchas cosas por hacer, pero sin un orden en particular. Por ejemplo, mantener la coherencia para las inspecciones de equipos y el papeleo de nuevas contrataciones.

Paso a paso

Use esto cuando las cosas deben hacerse en un cierto orden. Un diagrama de flujo (como este diagnóstico para proveedores de atención médica) o un árbol de decisiones si-entonces puede tener sentido para diseñar el proceso de una manera lógica. Si necesita que los empleados registren información sobre la marcha (por ejemplo, si están anotando temperaturas en una sala de servidores o contando productos en un almacén), puede completar la ayuda de trabajo o usar una aplicación interactiva.

Referencia

Esto es mejor cuando no hay pasos concretos y no se necesita toda la información a la vez. Los empleados pueden mirar esto cuando necesitan encontrar un número de SKU popular, compartir un número de teléfono con otro departamento o ubicar una instalación de almacenamiento en un mapa regional.

A veces, una ayuda de trabajo tendrá muchas secciones, cada una con una estructura diferente. No se deje atascar por las diversas opciones. El mejor formato se volverá obvio una vez que empieces a escribir. Al final, a nadie le importa realmente cuál elija, siempre que la ayuda de trabajo ayude a realizar la tarea más rápido y mejor.

3. Elige un formato

¿Vivirá esto como un papel laminado impreso de 8,5 × 11 colgado en una pared o como un JPG digital en la red? ¿Será una aplicación interactiva? Elija el formato temprano para asegurarse de que la información se ajuste. La mayoría de los asistentes de trabajo son de una página o menos, o son visibles en una pantalla sin desplazarse.

Según una investigación de TechSmith y Cebr, dos tercios (67 %) de las personas entienden mejor la información cuando se comunica con imágenes. En lugar de una pared de texto, reemplace las palabras escritas con imágenes tanto como sea posible: use imágenes, gráficos y cualquier otra imagen que se ajuste a su formato.

Cómo escribir una ayuda de trabajo

Cuando se trata de armar una ayuda de trabajo, menos contenido es definitivamente más. Nos encanta usar Snagit como ayuda en el trabajo porque hace que tomar capturas de pantalla y agregar anotaciones sea rápido y fácil. Aquí se explica cómo crear una ayuda de trabajo con Snagit:

1. Toma tus capturas de pantalla

Abra Snagit y haga clic en el gran botón rojo Capturar. Desde allí, podrá seleccionar el área de su pantalla que desea capturar. El editor de Snagit se abrirá automáticamente y cargará su imagen. Aquí es donde realmente comienza la diversión:

2. Anotar

Si la ayuda de trabajo describe una tarea física, tome fotografías y márquelas con flechas, etc., para señalar lo que debe hacerse. Para tareas digitales, tome capturas de pantalla. Snagit no solo le permite tomar y editar capturas de pantalla, también puede agregar formas, resaltar y mostrar pasos en un proceso dentro del mismo programa.

La herramienta de pasos automatiza la numeración: haga clic alrededor de la captura de pantalla para agregar pasos secuenciales.

Si las instrucciones abarcan varias pantallas o fotos, combínelas en un solo documento y agregue cualquier texto alrededor o encima de las imágenes.

Para un formato digital, grabe un video corto (nos gusta Camtasia) con una tabla de contenido en la que se pueda hacer clic.

Tener una apariencia consistente

Elija un esquema de color y estilo, y manténgalo en todas sus ayudas de trabajo. Use fuentes, tamaños, colores y la marca de la empresa consistentes cuando sea posible. Los mejores editores de imágenes tienen plantillas y activos que le permiten mantener una apariencia uniforme.

Hazlo multilingüe

Una ayuda de trabajo no funciona cuando la gente no puede leerla. Asegúrese de que su ayuda de trabajo esté localizada en tantos idiomas como sea necesario para sus empleados.

3. Probar y revisar

Ahora que ha creado su ayuda de trabajo, vea cómo funciona en la vida real. Encuentre un compañero de trabajo servicial, tome algo para tomar notas y observe cómo intentan hacer la tarea con la ayuda de trabajo.

No los guíe, solo siéntese y observe lo que hacen naturalmente, y si la ayuda de trabajo ayuda o no. Tome notas, haga preguntas de seguimiento, luego encuentre a otro compañero de trabajo y repita. Vuelva a escribir la ayuda de trabajo con lo que ha aprendido.

4. Comparte y registra los comentarios

Una vez que haya perfeccionado su ayuda de trabajo, colóquela donde debe estar: en una pared, cerca de los escritorios de las personas o donde tenga sentido para el formato elegido. Asegúrese de que los empleados sepan que la ayuda de trabajo está ahí para ellos. Recuérdeles cuando sea necesario y anímelos a usarlo. Si ha hecho un gran trabajo al crearlo, los empleados estarán más que agradecidos de tener algo que les ayude a hacer su trabajo más rápido y mejor.

Esté atento a los resultados a largo plazo, tanto cualitativos como cuantitativos. Asegúrate de hacerte estas preguntas:

• ¿Escucha menos preguntas repetitivas de los empleados?
• ¿Se están completando las tareas con mayor precisión?
• ¿Qué pasa con las puntuaciones de satisfacción del cliente?

Utilice esta información continua para medir el éxito e inspirar actualizaciones para la próxima vez.

Bonificación: plantillas de Snagit

¿Aún no está seguro de cómo comenzar con las ayudas de trabajo? ¡Deje que las plantillas de Snagit hagan el trabajo por usted!

Primero, haga clic en el botón Crear y elija Imagen de plantilla o seleccione imágenes de la bandeja Capturas recientes, luego haga clic derecho y elija combinar en plantilla. Puede seleccionar las plantillas que mejor se adapten a las necesidades de su ayuda de trabajo.

Luego, simplemente arrastre y suelte sus imágenes y ajústelas dentro de la plantilla. ¡Es fácil! Para obtener un tutorial completo sobre cómo hacer una ayuda de trabajo con Snagit, mire este excelente video a continuación: