La sobrecarga de información es real: aquí se explica cómo gestionarla

¿Se siente tan abrumado por los correos electrónicos, mensajes y reuniones en el trabajo que no sabe por dónde empezar? Es posible que esté sufriendo una sobrecarga de información.

¡No eres el único! La mitad de los trabajadores siente que la cantidad de comunicación que manejan en el trabajo perjudica su productividad, según una encuesta reciente de TechSmith sobre comunicación en el lugar de trabajo.

El flujo constante de comunicación en el trabajo puede causar problemas como fatiga por tomar decisiones, agotamiento y sentirse abrumado.

En este blog, discutiremos por qué ocurre la sobrecarga de información, sus efectos y, lo más importante, cómo evitarla.

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¿Qué es la sobrecarga de información?

Primero, definamos la sobrecarga de información. El término "sobrecarga de información" se refiere a la sensación de sentirse abrumado por una cantidad excesiva de información que se presenta de una vez. En este estado, tomar decisiones o priorizar tareas suele ser más difícil porque simplemente hay demasiado que procesar a la vez.

Bertram Gross, profesor de ciencias políticas, acuñó originalmente el término. Aún así, el concepto de sobrecarga de información fue popularizado por Alvin Toffler, escritor y futurista, en su libro “Future Shock”, en 1970.

Desafortunadamente, hoy en día la sobrecarga de información es común en el lugar de trabajo moderno, donde la tecnología digital ha facilitado el envío y la recepción de mensajes a un ritmo récord.

A medida que las empresas adopten acuerdos más flexibles, como el trabajo remoto e híbrido, la dependencia de los canales de comunicación digitales no hará más que aumentar, lo que hará que sea más importante que nunca encontrar mejores formas de gestionar la información.

Causas de la sobrecarga de información.

Sin duda, la tecnología ha desempeñado un papel importante, pero la sobrecarga de información se produce con frecuencia en el lugar de trabajo moderno por diversas razones.

Incremento de herramientas de comunicación digital.

Si bien herramientas como el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea, la gestión de proyectos y las videoconferencias pueden facilitar la colaboración en el trabajo, su uso excesivo puede generar mensajes y notificaciones abrumadores.

Cuanta más información recibimos a través de reuniones, correos electrónicos y conversaciones en el trabajo, es más probable que nos sintamos abrumados. Clasificar un mar interminable de mensajes para determinar qué información es realmente esencial para su trabajo puede llevar mucho tiempo y ser agotador mentalmente.

Cada herramienta, con su flujo de información, exige nuestra atención y contribuye a la sobrecarga de información.

Comunicación poco clara

Cuando un mensaje es ambiguo o vago, a menudo es necesario repetir información o agregar aclaraciones. Esto hace que tengas que enviar el mismo mensaje básico en diferentes formatos.

Supongamos que está trabajando en el rediseño de un sitio web y desea que el diseñador cambie el color de un botón de amarillo a naranja y envíe un correo electrónico solicitando el cambio. Sin embargo, hay más de un botón en la página, por lo que su diseñador responde pidiendo una aclaración. Luego surgen dudas sobre el tono de naranja a utilizar, etc.

Una simple solicitud puede convertirse fácilmente en un interminable ir y venir cuando el mensaje original carece de claridad. Una encuesta de TechSmith encontró que el 74% de los trabajadores tienen que repetir o aclarar información en el trabajo, y el 67% experimenta malentendidos debido a una comunicación poco clara.

Datos e información sin filtrar

En la era digital, las organizaciones pueden acceder a cantidades masivas de datos, como cifras de ventas, comentarios de los clientes y métricas de desempeño.

Examinar esta gran cantidad de datos para encontrar información relevante y procesable puede resultar abrumador, especialmente si se carece de las habilidades o herramientas adecuadas para organizar la información de manera significativa.

Esto puede dificultar la comprensión de la relevancia de los datos o cómo utilizarlos de forma eficaz, lo que hace que los empleados se sientan abrumados o sufran parálisis de la información.

Consecuencias de la sobrecarga de información

Manejar flujos constantes de información puede tener importantes desventajas. Puede hacer que las personas se sientan abrumadas pero también perjudicar la productividad en el lugar de trabajo. Las consecuencias de la sobrecarga de información incluyen las siguientes.

Disminución del enfoque y la concentración.

El cerebro humano tiene un límite de ancho de banda; cuando se sobrecarga, es más difícil concentrarse. Es posible que te encuentres cambiando constantemente entre tareas sin involucrarte completamente en ninguna, un fenómeno conocido como cambio de contexto.

El constante ping de notificaciones y correos electrónicos para examinar dificulta la concentración en tareas que requieren un pensamiento profundo, lo que reduce la calidad y la eficiencia de nuestro trabajo.

Fallas en la comunicación

Se podría pensar que una mayor comunicación haría que los empleados estuvieran más informados, ¿verdad? Cuando TechSmith encuestó a los trabajadores sobre sus hábitos de comunicación, descubrió que cuanto más personas decían sentirse abrumadas por el volumen de comunicación con el que lidiaban, más probabilidades tenían de experimentar malentendidos y tener que repetir la información.

Cuando la cantidad de información es demasiada para mantenernos al día, podemos hojearla en lugar de leerla y pasar por alto detalles importantes. Esto puede provocar malentendidos y pérdida de tiempo aclarando o solucionando problemas que surgen de una mala comunicación.

Fatiga de decisiones

Cuando se nos presentan demasiadas opciones o información contradictoria, se produce una parálisis de la información. Básicamente, nos sentimos tan abrumados por las opciones que el miedo a tomar la decisión equivocada detiene el proceso por completo.

Considere cómo se puede sentir en el supermercado cuando busca algo como cereal pero lo bombardean con demasiadas opciones. Es posible que dedique varios minutos a leer las etiquetas. De repente, todas las opciones se confunden y sales del pasillo con una canasta vacía, renunciando por completo al cereal.

Falta de equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Seré sincero contigo: tengo alrededor de 15 mensajes de Slack sin leer y eso me está estresando. Nos sentimos presionados a leer, responder y gestionar toda la información que nos llega durante la jornada laboral. El miedo a perderse algo importante es real.

Este sentimiento de estar “siempre activo” puede permitir que el trabajo se infiltre en nuestra vida personal, provocando estrés y agotamiento. Si bien el agotamiento puede perjudicar nuestra productividad y compromiso en el trabajo, también puede afectar nuestra salud.

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Estrategias para gestionar la sobrecarga de información

Lo único que podría resultar más abrumador que lidiar con la sobrecarga de información podría ser prevenirla. Esta es la cuestión: hay pequeños pasos que puedes tomar ahora mismo para evitar la sobrecarga de información y mejorar tu vida en el trabajo.

Establecer prioridades

No toda la información requiere atención o respuesta inmediata. Centrarse en lo que es importante puede ayudar a reducir la carga de responder constantemente a todo.

Si bien no existe un enfoque único para todos, la Matriz de Eisenhower es un enfoque popular de gestión del tiempo. Básicamente, divides tus tareas en cuatro cuadros: las tareas que harás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.

Puede adaptar este método para ayudarle a tomar decisiones rápidas y efectivas al manejar la comunicación en el trabajo. Mientras revisa su correo electrónico, aplicación de mensajería u otras bandejas de entrada, organice los mensajes en cuatro categorías:

1. Urgente e importante: estos mensajes requieren atención inmediata y son fundamentales para sus proyectos de trabajo actuales, como decisiones urgentes o problemas urgentes. Responder a estas comunicaciones lo antes posible.
2. Importante pero no urgente: mensajes que son importantes pero que no requieren una respuesta inmediata, como solicitudes de comentarios o actualizaciones no urgentes. Programe un tiempo específico para responder, como un bloque diario o semanal en su calendario.
3. Urgente pero sin importancia: estos mensajes pueden parecer urgentes pero no están directamente relacionados con su trabajo. A menudo, pueden ser solicitudes o preguntas que alguien de su equipo puede abordar mejor. Delega estos mensajes a la persona adecuada siempre que sea posible.
4. Ni urgente ni importante: estos mensajes no son urgentes ni importantes, incluido el spam, los correos electrónicos de ventas no solicitados y los boletines informativos. Eliminar o cancelar la suscripción a estas comunicaciones puede reducir el desorden en su bandeja de entrada.

Aprovechar la tecnología sabiamente

Si bien las herramientas que utilizamos para colaborar y comunicarnos en el trabajo pueden generar una sobrecarga de información, también podemos aprovecharlas para ayudar a prevenirla.

Crear filtros y reglas

Las plataformas de correo electrónico permiten a los usuarios crear filtros/reglas para ordenar los mensajes entrantes en carpetas según el remitente, la línea de asunto o las palabras clave. El uso de esta función puede ayudar a reducir el tiempo que dedica a examinar los mensajes.

Personaliza tu configuración de notificaciones

Reduzca las distracciones personalizando las notificaciones de la aplicación para que solo le avisen de mensajes o menciones importantes. Esto puede minimizar las distracciones de las discusiones en curso que no requieren su atención inmediata. Luego, puede programar bloques dedicados a lo largo de su semana laboral para repasar los mensajes menos urgentes.

Agregue claridad a su comunicación con imágenes

Los elementos visuales pueden transmitir información compleja rápidamente, ahorrando tiempo a la persona que envía y recibe el mensaje. No es necesario ser un diseñador gráfico profesional para aprovechar el poder de la comunicación visual en el trabajo. Las herramientas de captura y grabación de pantalla como Snagit facilitan que cualquiera pueda tomar una captura de pantalla o un video rápido, agregar contexto y compartir con un enlace.

Proporcionar comentarios claros y prácticos

La retroalimentación es más sencilla de entender cuando puede mostrar exactamente lo que ve en su pantalla y los cambios que deben realizarse. Es mucho más rápido tomar una captura de pantalla de esa presentación de diapositivas y señalar con una flecha el error tipográfico que detectó que tratar de explicar solo con texto que está en la diapositiva 13 del párrafo sobre lo que comen las nutrias marinas en el desayuno.

Demostrar un proceso

Al explicar un proceso o flujo de trabajo, un mensaje de vídeo puede mostrar cada paso del proceso en acción sin necesidad de programar una reunión o escribir instrucciones extensas. Trate de no dejarse intimidar por el vídeo. Puede crear mensajes de video simples grabando su pantalla y mostrando los pasos como lo haría durante una reunión de Zoom.

Con Snagit, puedes agregar flechas y números de pasos a tu pantalla mientras grabas para aclarar el proceso. Aún mejor, cuando esa persona necesite un repaso, puede volver a ver el video según sea necesario sin interrumpir su día.

Conclusión

Es más fácil que nunca enviar mensajes en el trabajo, lo que significa que debemos pensar más en cómo compartimos la información. El uso de elementos visuales como imágenes y videos puede ayudarlo a transmitir su mensaje con claridad, reduciendo los intercambios innecesarios.

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