Maneras fáciles de mejorar la comunicación del equipo con Austin Norton y David Patton

¿Alguna vez has pensado en las mejores formas de comunicarte con tu equipo?

Muchas empresas pondrán su corazón y alma en la elaboración de las mejores formas de transmitir su mensaje a los clientes. Pero cuando se trata de comunicaciones internas, a menudo se pasa por alto.

En este episodio de The Visual Lounge, Austin Norton (gerente de proyectos) y David Patton (especialista en marketing de asociaciones) de TechSmith se unen al presentador Matt Pierce para hablar sobre la importancia de una excelente comunicación en su equipo.

Austin y David hablan sobre cómo el uso de capturas de pantalla o videos simples puede transmitir mensajes mucho más rápidos y claros. Nos llevan a través de sus diferentes enfoques para crear videos internos y explican cómo la era del trabajo remoto ha afectado nuestra disposición a estar frente a la cámara.

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Capturas de pantalla vs comunicación escrita

La mayoría de las empresas en la era remota dependen de cosas como el correo electrónico o Slack, con la ocasional llamada de Zoom incluida. Pero Austin prefiere un enfoque más visual. Él dice que al usar capturas de pantalla, puede transmitir su mensaje mucho más claramente que escribiendo una oración simple.

“Si empiezo a describir algo que es una oración o más, trato de usar una captura de pantalla o una imagen para hacerle justicia y explicarlo. Es mucho más fácil para alguien poder mirar lo que estoy viendo”.

David está de acuerdo y lo compara con tomar fotografías. Un buen fotógrafo y un fotógrafo difieren porque un gran fotógrafo simplemente sabe cuándo sacar su cámara. Él dice que una vez que te acostumbras a hacer capturas de pantalla y capturas de pantalla, se convierte en una segunda naturaleza.

“Lo que me desencadena es cuando empiezo a escribir instrucciones, y creo que podría simplemente tomar una foto y poner flechas, y tal vez incluso incluir números. Ahora es como una segunda naturaleza”.

Usando el poder del video en la comunicación interna

Yendo un paso más allá de la humilde captura de pantalla, a los muchachos de TechSmith también les encanta usar videos para comunicarse internamente. Un video es un poco más flexible que una captura de pantalla y le permite explicar las instrucciones en detalle.

Con la era del trabajo remoto, el uso del video se ha convertido en una solución natural para muchas organizaciones. A estas alturas, todos estamos tan acostumbrados a vernos en la pantalla, pero no tenemos que confiar solo en Zoom. También podemos crear recursos de video que las personas pueden ver a su propio ritmo.

David sugiere una configuración simple para video. No tiene que ser elegante. Con una cámara y un micrófono instalados, David centra su atención en el contenido en sí. ¿Qué dirá en cámara?

“Pienso en lo que quiero decir. Abro un documento y hago algunas viñetas de los temas de lo que quiero decir”.

Su enfoque para crear un video es simplemente sentarse frente a la cámara y conversar con ella. Habla durante unos 30 o 40 minutos y hace pausas muy largas entre pensamientos en los que piensa qué decir a continuación.

“Realmente tengo que entrar en esta zona donde puedo dejar caer mis dudas y mis defensas. Y en ese punto, sigo rodando, sigo adelante. Y cuando siento que acabo de dar todo lo que puedo, lo apago. Entro en Camtasia. Y luego simplemente corté, corté, corté”.

Esa es la forma de hacerlo de David, pero ¿qué pasa con Austin?

Austin adopta un enfoque completamente diferente. Prefiere crear videos cortos y dulces sin demasiado trabajo de preparación y edición.

“Usualmente uso una grabadora de video Snagit porque es a lo que estoy acostumbrado. Comienzo una grabación de video y trato de mantenerlos dos minutos o menos porque si me alargo, simplemente sigo divagando”.

Austin prefiere esta forma de trabajar porque sabe que podría pasar el doble de tiempo escribiendo una gran descripción sobre un nuevo proyecto y revisando errores tipográficos. En cambio, hace un video de dos o tres minutos y lo envía al equipo.

“Pueden escuchar directamente de mí cuál es la solicitud y no tener que leer entre líneas lo que he escrito”.

Jugando con tus puntos fuertes

¿Qué pasa si estar frente a la cámara no es para ti? No a todo el mundo le gusta hablar con una cámara, pero ¿significa esto que la comunicación de su equipo tiene que sufrir?

david dice que no Si bien le encanta usar videos para transmitir su mensaje, cree que lo más importante que debe recordar es aprovechar sus fortalezas. Hacer un video es con lo que se siente cómodo, pero no es para todos.

Algunas personas pueden ser grandes oradores de presentaciones de PowerPoint. Otros pueden necesitar un video que puedan grabar y editar errores. Otras personas prefieren simplemente grabar sus pantallas y hablar sobre ellas si no les gusta estar frente a la cámara.

“Haz lo tuyo, y mientras refleje tu personalidad, creo que realmente brillará”.

Conseguir que la gente vea tu contenido

Una vez que haya dedicado tiempo y esfuerzo a su contenido, ¿cómo puede hacer que la gente lo vea?

Austin dice que es un riesgo, y no puedes estar seguro. Pero dice que tratar de encontrar formas de permitir que las personas interactúen y hagan preguntas es un gran comienzo. Lo bueno del video es que puedes dejar que las personas lo vean a su propio ritmo.

Si realmente quiere profundizar en las estadísticas, puede usar algo como Knowmia de TechSmith. Knowmia ayuda a las personas a interactuar con el video y también mide la eficacia y el rendimiento del contenido.

David agrega que una cosa que debes aprender a hacer es disociar las opiniones y los comentarios de la calidad del trabajo que hiciste. Reconoce que a todos nos bombardean con correos electrónicos, enlaces y videos para mirar, por lo que es importante no tomarlo como algo personal si no hay mucha gente que vea su video.

Sin embargo, tiene algunas sugerencias para fomentar las vistas:

• No publiques tu video el viernes. Todos se están preparando para el fin de semana.
• Publíquelo donde la gente pueda verlo. Si nadie realmente usa el correo electrónico, publícalo en Slack donde la gente esté buscando
• Ponga siempre la duración de su video en el título, para que las personas sepan qué esperar

Cómo el video ha cambiado la reunión semanal promedio

Muchas empresas tienen una reunión los lunes por la mañana. En TechSmith, se trataba de pasar un micrófono y grabar la reunión para que la gente pudiera verla más tarde. Por lo general, habrá una presentación de PowerPoint y/o un video.

David dice que ahora las reuniones dependen más del video.

“En última instancia, toda la información se entrega a través de video ahora que nunca hay nadie en una habitación juntos. Entonces, todo el medio realmente cambió y se transformó para convertirse en una experiencia solo en línea, una experiencia de video exclusivamente en este punto”.

Curiosamente, esto ha cambiado la sensación de las reuniones de los lunes porque todos están en casa hablando a su cámara.

“El tenor de la conversación se ha vuelto menos de presentación y más conversacional”.

Austin agrega que la barrera de entrada ahora se siente más baja. No importa si está hablando con tres personas o dando una gran presentación. Se siente igual porque todo lo que estás haciendo es mirar a una cámara.

Al crear videos como este en lugar de presentaciones en vivo, puede ahorrar tiempo, sentirse más cómodo y también darle a su equipo la capacidad de verlos a su propio ritmo.

Si está listo para comenzar a experimentar con video o grabación de pantalla en su equipo, consulte las herramientas de TechSmith: Camtasia, Snagit y Knowmia o diríjase a TechSmith Academy para obtener toneladas de recursos gratuitos.

Para obtener más consejos y sugerencias de expertos, visite TechSmith Academy en YouTube o escuche el Podcast.