Cómo usar la función SUBTOTALES en Microsoft Excel

Publicado: 2022-11-11

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Para usar la función SUBTOTAL, cree una fórmula usando la sintaxis: SUBTOTAL(número_función, referencia 1, referencia 2,...). También puede usar la función Subtotal seleccionando sus filas y luego haciendo clic en la pestaña "Datos". En el menú desplegable Esquema, seleccione "Subtotal".

La obtención de subtotales para grupos de artículos relacionados es fácil en Microsoft Excel. De hecho, tienes dos formas de hacerlo. Puede usar la función SUBTOTAL o la función Subtotal, lo que funcione mejor. Te mostraremos cómo.

Tabla de contenido

¿Qué es un subtotal en Excel?
Utilice la función SUBTOTALES de Excel
Notas sobre la función SUBTOTAL
Utilice la función Subtotal

¿Qué es un subtotal en Excel?

Como se mencionó, SUBTOTAL en Excel le permite agrupar elementos iguales o relacionados en una lista y usar una función para calcular los valores. Por ejemplo, puede usarlo para sumar las ventas por mes o las calificaciones promedio por alumno. También puede agregar inventario por producto o contar la cantidad de facturas que vencen la próxima semana.

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Usando la función SUBTOTAL creando una fórmula o usando la función Subtotal, puede obtener los cálculos que necesita en solo unos pocos pasos.

Utilice la función SUBTOTALES de Excel

Puede crear una fórmula utilizando la función SUBTOTALES de Excel con la flexibilidad de incluir o excluir las filas que ha ocultado.

La sintaxis de la fórmula es SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...) donde se requieren los dos primeros argumentos. Puede usar referencias de celda adicionales o rangos con nombre para los argumentos restantes según sea necesario.

El argumento function_number le permite insertar una de las 11 funciones usando su número correspondiente. Los primeros 11 incluyen filas ocultas, mientras que los segundos 11 los excluyen. Entonces, simplemente inserte el número de la función que necesita y cómo desea manejar las filas ocultas.

Función Incluir filas ocultas Excluir filas ocultas
PROMEDIO 1 101
CONTAR 2 102
CONTARA 3 103
MÁX. 4 104
MÍN. 5 105
PRODUCTO 6 106
DESVEST 7 107
DESVEST 8 108
SUMA 9 109
VAR 10 110
VARP 11 111

Como ejemplo de la función SUBTOTAL, sumaremos el total de ventas en el rango de celdas B2 a B4 usando esta fórmula:

 =SUBTOTALES(9,B2:B4) 

Fórmula básica de subtotal en Excel

Para el siguiente ejemplo, ocultamos las filas 4 y 5. Usando esta primera fórmula, podemos obtener nuestra suma usando el número 9 como primer argumento para incluir los datos ocultos.

 =SUBTOTALES(9,B2:B6) 

Función SUBTOTAL incluyendo filas ocultas

Ahora, excluiremos esas filas ocultas de nuestro total, usando el número 109 para nuestro primer argumento.

 =SUBTOTALES(109,B2:B6) 

Función SUBTOTAL excluyendo filas ocultas

Una vez que tenga sus subtotales, puede usar la función SUBTOTAL una vez más para obtener un total general en la parte inferior. Alternativamente, puede usar la función SUMA para agregar los subtotales.

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Para otro ejemplo, usaremos la función promedio para incluir las filas ocultas 3 y 4 con esta fórmula:

 =SUBTOTALES(1,C2:C6) 

Función SUBTOTAL incluyendo filas ocultas

Y luego, excluiremos las filas ocultas con esta fórmula:

 =SUBTOTALES(101,C2:C6) 

Función SUBTOTAL excluyendo filas ocultas

Notas sobre la función SUBTOTAL

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al usar la función SUBTOTAL en Excel:

  • La función funciona para columnas o rangos verticales, no para filas o rangos horizontales.
  • Si tiene subtotales anidados en el área del argumento de referencia, Excel los ignora en el resultado del subtotal.
  • Cuando utiliza un filtro, los datos filtrados se excluyen del resultado del subtotal.

Utilice la función Subtotal

Otra forma de usar la función SUBTOTAL en Excel es usando la función Subtotal. De esta manera, puede agregar cálculos automáticamente y agrupar los elementos al mismo tiempo. Excel usa la función SUBTOTAL para lograr esto por usted. Veamos un par de ejemplos.

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Con la función Subtotal para nuestras ventas por mes, podemos agrupar los datos por mes y sumar cada grupo con un total general en la parte inferior.

Seleccione todas las filas que desea agrupar y calcular el subtotal. Vaya a la pestaña Datos y elija "Subtotal" en el menú desplegable Esquema.

Subtotal en el menú Esquema

Cuando se abra el cuadro Subtotal, elija cómo desea agregar los subtotales.

  • En cada cambio de : Seleccione la columna que desea usar para la agrupación. Aquí, elegimos Mes para que se cree un nuevo grupo cuando el Mes cambie en la hoja.
  • Usar función : seleccione la función que desea usar, como suma, promedio, mínimo, máximo u otra opción. Para nuestro ejemplo, seleccionamos Suma.
  • Agregar subtotal a : marque la casilla donde desea que se calcule el subtotal. Para nuestro ejemplo, elegimos Ventas.

Opcionalmente, marque las casillas en la parte inferior para los elementos adicionales que desee. Haga clic en Aceptar."

Configuración de subtotal para la función Sum

Luego verá que sus datos se actualizan para agrupar y subtotalizar las filas y crear un total general en la parte inferior. Use los botones de más, menos y números para colapsar o expandir los grupos para una visualización más fácil.

Subtotal para la función Sum

Como otro ejemplo, usaremos las calificaciones de los estudiantes. Usaremos las funciones Subtotal y Grupo para mostrar una calificación promedio para cada estudiante. Aquí está el proceso.

Seleccione las filas, vaya a Datos y elija "Subtotal" en el menú desplegable Esquema.

En el cuadro Subtotal, elegiremos Estudiante en la lista desplegable de cambios y Promedio en la lista de funciones. A continuación, marcaremos la casilla de Grado. Haga clic en Aceptar."

Configuración de subtotal para la función Promedio

Ahora tenemos nuestras filas agrupadas por estudiante con una calificación promedio para cada uno y un promedio general en la parte inferior. Nuevamente, puede usar los botones de la izquierda para colapsar y expandir los grupos.

Subtotal para la función Promedio

Si decide desagrupar las filas después de usar la función Subtotal, las filas vuelven a la normalidad. Sin embargo, aquellos que contienen la función SUBTOTAL utilizada por Excel quedan para que los sigas usando o simplemente los elimines si lo prefieres.

Promedio subtotal para filas no agrupadas

La función Subtotal puede volverse compleja si planea usar muchos grupos. Sin embargo, estos ejemplos básicos deberían ayudarlo a comenzar si está interesado en esta función.

Una cosa a tener en cuenta es que no puede agregar un subtotal de tabla de Excel con esta función. Si tiene sus datos en una tabla, puede insertar la fórmula de Excel para SUBTOTALES como se describió anteriormente o convertir su tabla en un rango de celdas para usar la función. Si elige este último, perderá la funcionalidad de la tabla.

Cómo convertir una tabla en un rango y viceversa en Microsoft Excel
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Ahora que sabe cómo insertar subtotales en Excel, vea cómo eliminar filas duplicadas.