Cómo usar los equipos de Microsoft de manera más productiva
Publicado: 2022-01-29Microsoft Teams puede ser una herramienta fundamental para trabajar desde casa. Sin embargo, lo bien que funcione para usted depende de la cantidad de funciones clave que conozca y use, así como de la cantidad de trucos que conozca para navegar por esta enorme herramienta y mantenerla organizada.
¿Qué son los equipos de Microsoft?
Microsoft Teams es una de las aplicaciones de videoconferencia y mensajería en equipo más utilizadas, que permite que grupos de personas hablen entre sí mediante chat de texto grupal, chat de texto uno a uno, videollamadas y uso compartido de archivos. En Teams, puede crear en colaboración un wiki para un proyecto o departamento, así como conectarse a otras aplicaciones de Microsoft. Cualquiera puede usar Microsoft Teams de forma gratuita. Aprender a usar las funciones principales de la aplicación, como unirse a un canal y publicar un comentario, es bastante fácil, especialmente porque obtiene breves tutoriales la primera vez que usa Team.
Miremos en cambio lo que es menos obvio. Lo que sigue es una colección de diez trucos y consejos simples y poderosos que lo ayudan a mantenerse organizado, mantener las herramientas clave al alcance de su mano, desactivar algunas notificaciones para reducir las distracciones y, en general, tener una experiencia más productiva con esta aplicación. Para obtener más información sobre Microsoft Teams, lea en qué se diferencia de Slack, así como algunas de las alternativas a estas dos populares aplicaciones de mensajería.
1. Personaliza las notificaciones a nivel de la aplicación
Las notificaciones de las aplicaciones de chat en equipo lo ayudan a mantenerse al tanto de las conversaciones importantes, pero las que no son importantes pueden ser distracciones terribles. Por eso es importante personalizar las notificaciones. En Teams, puede hacerlo a nivel de aplicación, nivel de canal y nivel de conversación.
En el nivel de la aplicación, puede personalizar las notificaciones de menciones, mensajes y otros cambios en la cuenta, como cuando alguien se une o se va. El único que no puede deshabilitar por completo es @ menciones.
Para llegar allí, haga clic en el ícono de su perfil en la esquina superior derecha, elija Configuración y luego seleccione Notificaciones.
2. Personaliza las notificaciones a nivel de canal
En el nivel del canal, puede personalizar las notificaciones para todas las publicaciones nuevas, todas las respuestas y las menciones del canal, es decir, cuando alguien etiqueta el canal para hablar sobre él. Puede ser útil deshabilitar (desactivar) cualquier canal al que se haya unido para divertirse y socializar, o cualquier canal que mire o escuche de forma pasiva. Incluso después de desactivar las notificaciones del canal, el nombre del canal seguirá en negrita cuando haya nueva actividad, lo que le permitirá saber que puede ingresar y ponerse al día, pero solo cuando sea el momento adecuado para usted.
Para llegar allí, desplace el cursor sobre el nombre del canal hasta que aparezcan tres puntos. Haz clic en los puntos y selecciona Notificaciones de canal.
3. Personaliza las notificaciones a nivel de conversación
En el nivel de conversación (también conocido como hilo), puede desactivar las notificaciones por completo, lo que es útil cuando un hilo se descarrila.
Para llegar allí, pasa el cursor sobre la esquina superior derecha de la publicación original hasta que veas una cadena de reacji y tres puntos. Haz clic en los tres puntos y elige Desactivar notificaciones. Incluso con las notificaciones desactivadas, seguirás recibiendo una alerta si alguien @ te menciona.
4. Envía un chat privado sin salir de un canal
Microsoft Teams mantiene los canales y los chats separados unos de otros. Eso no es útil cuando necesita enviar un mensaje rápido a alguien en privado mientras está en medio de una conversación de canal. Sin embargo, hay una forma de hacerlo.
Haga clic en el perfil de la persona a la que desea enviar un mensaje. Aparece un cuadro con algunas opciones para comunicarse con ellos, incluido un campo de mensaje que no es más que una forma rápida de enviar un chat.
5. Convierta un chat en una llamada de audio o video
Microsoft Teams tiene llamadas de audio y video integradas. Esto significa que puede convertir cualquier chat con un colega en una llamada telefónica o una videollamada utilizando los parlantes, el micrófono y la cámara de su computadora. Hay algunas formas de llamar a sus colegas, incluido hacer clic en la imagen de perfil de alguien y seleccionar el ícono de llamada (vea la imagen en el consejo anterior). Otra forma es cambiar de un chat privado a una llamada. Esta opción es conveniente cuando el chat de texto no es tan eficiente como le gustaría.
Desde el chat, simplemente haga clic en el ícono de la cámara de video o en el ícono del teléfono en la esquina superior derecha. La aplicación marcará a la persona o personas en el chat automáticamente.
6. Comparte tu pantalla
Cuando comparte físicamente el espacio de la oficina con otras personas, es fácil pedirle a un colega que mire por encima del hombro a alguien en la pantalla. Es casi tan fácil mostrar su pantalla a sus colegas cuando se encuentra en un entorno de trabajo remoto. Con Microsoft Teams, puede hacerlo iniciando una llamada con alguien y luego activando el uso compartido de pantalla.
Una vez que inicie la llamada, haga clic en la opción de compartir pantalla cerca de la parte inferior de la ventana. Tenga en cuenta que el administrador de la cuenta debe permitir compartir la pantalla para que funcione.
7. Agregue un fondo virtual a las videollamadas
Tal vez haya visto todas las divertidas imágenes de fondo que las personas agregaron a las reuniones de Zoomvirtual. Microsoft Teams también le permite elegir una imagen de fondo para las videollamadas, pero no le brinda una forma simple de crear su propia imagen. Sin embargo, eso no significa que no sea posible, y Lance Whitney te muestra cómo hacerlo en su tutorial.
La versión corta de sus instrucciones es soltar la imagen que desea usar en la carpeta que Microsoft Teams usa para sus opciones de imagen de fondo.
8. Ordena tu barra de canales
Cuantos más equipos y canales haya en su cuenta, más desordenado y desorganizado se verá el carril izquierdo de su aplicación. Veamos algunas formas clave de ordenar la barra de canales.
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Primero, fije los canales que más usa en la parte superior de esa área. Pasa el cursor sobre el nombre del canal hasta que veas tres puntos. Haz clic en los puntos y elige Anclar.
En segundo lugar, puede expandir y contraer equipos según sea necesario. Cuantos más equipos colapses, más organizada parecerá tu barra de canales.
En tercer lugar, puede reordenar los equipos arrastrándolos y soltándolos, lo que le permite colocar los equipos más importantes más arriba.
Por último, dentro de cualquier equipo, puede ocultar canales que no sean muy relevantes para usted, excepto el canal General para cada equipo. No puedes deshacerte de ese. Para ocultar un canal, pase el cursor sobre su nombre hasta que vea tres puntos. Haga clic en los puntos y seleccione Ocultar. Después de ocultar los canales, aún puede acceder a ellos fácilmente navegando hasta el final de la lista de canales para ese equipo, donde la aplicación le indica cuántos canales ha ocultado para el equipo elegido.
9. Prueba / Comandos
La barra de búsqueda en la parte superior de la ventana de Microsoft Teams funciona como un lugar para escribir comandos. Los comandos le permiten navegar por la aplicación de manera más rápida y eficiente. Si no eres muy experto en tecnología, los comandos pueden parecer abrumadores, pero aquí no lo son.
Intente escribir una sola barra diagonal ( / ) en la barra de búsqueda. Aparece una lista de posibles comandos, lo que significa que no tiene que memorizarlos. Además, la aplicación te ayuda a completar el comando. Por ejemplo, si escribe /chat, la aplicación automáticamente le brinda campos para escribir el nombre de la persona a la que desea enviar un mensaje y un campo de texto para escribirlo.
Otros dos comandos útiles son /dnd, que pone su cuenta en modo "no molestar"; y /keys, que abre una lista de métodos abreviados de teclado para obtener más formas de navegar por la aplicación de manera eficiente.
10. Agregue pestañas especiales a su canal
Cada canal tiene una fila de pestañas en la parte superior. De manera predeterminada, verá Publicaciones, Archivos y Wiki. Puede agregar pestañas especiales que son únicas para cada canal. Las pestañas pueden ser sitios web, archivos específicos que necesita para hacer referencia a la oferta e incluso información de otras aplicaciones, como Trello o Zendesk.
Para agregar una pestaña, haga clic en el + en el área de pestañas y una lista de opciones le mostrará qué tipo de contenido puede agregar.