Cómo utilizar las plantillas de Microsoft Excel para la planificación de eventos

Microsoft Excel es a menudo sinónimo de finanzas de empresas, presupuestos domésticos y otros datos numéricos. Pero Excel también puede ser una excelente herramienta para planificar eventos como bodas, despedidas de soltera, fiestas y más. Siga leyendo para conocer las plantillas que puede usar para planificar su próximo evento.

Desde el presupuesto y la lista de invitados hasta la música, puede pasar más tiempo preparándose y menos tiempo haciendo un seguimiento de todo. Si es un usuario de Excel que abre la aplicación todos los días, considere usarla para su próximo evento.

Plantillas de planificación de eventos

Los eventos más exitosos suelen comenzar con un plan. Con las plantillas de planificación de eventos, puede realizar un seguimiento de todo lo que debe hacerse. Y si tiene a otras personas ayudándole con su evento, puede dividir las tareas usando su planificador.

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Planificador de eventos y cronograma

Esta plantilla de planificador de eventos y cronograma funciona para casi cualquier tipo de evento. Es lo suficientemente flexible como para ser utilizado para un seminario de negocios o una reunión familiar.

Nota: Esta es una plantilla Premium disponible de forma gratuita con Microsoft 365. Si no tiene Microsoft 365, consulte esta plantilla de seguimiento de planificación de eventos.

Tiene una hoja para el Planificador de eventos donde ingresa la agenda, la lista de verificación, las categorías de eventos y los contactos clave.

Use las hojas de Gastos e Ingresos para las partes financieras del evento. Luego, revise el presupuesto de un vistazo en la hoja Resumen.

Planificador de la fiesta de bienvenida al bebé

Si bien este planificador de baby shower es perfecto para planificar un evento para la futura mamá, también se puede usar para una despedida de soltera.

Viene completo con una lista de invitados que incluye el RSVP y el número de invitados en cada fiesta. Puede usar las secciones Comida/Bebida, Decoraciones y Otros suministros para enumerar todo lo que necesita comprar con los costos.

Para hasta el día de la ducha incluido, use la lista de tareas para lo que debe hacerse y cuándo, con espacios para notas.

Ya sea para un bebé o una novia, ten en cuenta esta plantilla para planificar una fiesta.

Organizador de fiestas

Antes de que lleguen los invitados y comience el baile, asegúrese de que su fiesta esté planeada con esta plantilla para planificador de fiestas.

Nota: Esta es una plantilla Premium disponible de forma gratuita con Microsoft 365. Si no tiene Microsoft 365, consulte esta plantilla de Planificador de eventos grupales.

La plantilla incluye hojas para una lista de tareas pendientes para las tareas previas a la fiesta. También puede usar las hojas para realizar un seguimiento de sus alimentos y bebidas con costos, los invitados que invita y sus confirmaciones de asistencia, y las actividades que está planeando.

También tiene una buena descripción general en una sola hoja que le muestra el progreso, el presupuesto y el número de invitados.

Plantillas de presupuesto de eventos

Si bien los planificadores de eventos pueden incluir presupuestos, es posible que solo sea el presupuesto que necesita. Con estas plantillas, puede planificar compras hasta el último detalle, mantenerse al día y compartir su presupuesto con otras personas involucradas.

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Rastreador de presupuesto de bodas

Si hay un evento que necesita un presupuesto y una buena manera de realizar un seguimiento, es una boda. Microsoft ofrece casi 10 presupuestos de boda para elegir.

Esta plantilla de rastreador de presupuesto de bodas es una excelente opción. Te da una hoja para agregar los costos estimados y reales para ese día especial. Desde el atuendo hasta la recepción, puedes rastrearlo todo fácilmente.

Luego, consulte la hoja Resumen del presupuesto para ver qué tan bien se está manteniendo dentro del presupuesto. También puede agregar contribuciones de familiares o amigos junto con fondos adicionales disponibles.

Presupuesto del evento de recaudación de fondos

Otro evento que necesita un presupuesto sólido es una recaudación de fondos. Puede asegurarse de mantenerse dentro de los medios de su organización con esta plantilla de presupuesto para eventos de recaudación de fondos.

La plantilla incluye varias hojas para gastos, ingresos, partidas de ingresos, partidas de gastos, nombres y una descripción general. Simplemente agregue los artículos, costos, ingresos y fechas.

Luego dirígete a la hoja Resumen del evento para obtener una vista panorámica de todo. Verá su objetivo de recaudación de fondos, la cantidad recaudada y la cantidad que aún necesita para alcanzar la meta.

Vea lo que se recaudó o gastó, por quién y cuándo. Aproveche los filtros en las columnas para ordenar o filtrar y los controles deslizantes para ver elementos específicos.

Esta plantilla tiene todo lo que necesita para una recaudación de fondos de un solo día o en curso.

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Plantillas de listas de invitados a eventos

Si su contribución al evento es el seguimiento de la lista de invitados o las invitaciones, apreciará este próximo conjunto de plantillas.

Lista de invitados a la boda

Con esta plantilla de lista de invitados a la boda, puede enumerar a los invitados que planea invitar y realizar un seguimiento de todo, de principio a fin.

Una vez que agregue un invitado, puede incluir su relación con la novia o el novio y la cantidad de invitados en su grupo.

También puede realizar un seguimiento de la disposición de los asientos y las opciones de comida de sus invitados en la recepción.

Lista de cenas

Ya sea que esté organizando una cena o necesite una forma de realizar un seguimiento de los invitados para otro tipo de evento, pruebe esta plantilla para lista de cenas.

Aunque simple, le permite realizar un seguimiento de la fecha, los invitados y el menú. Además, puede agregar las notas necesarias. Puede agregar fácilmente hojas para los diferentes menús o alimentos para aquellos con necesidades especiales.

Sugerencia: considere vincular las hojas de menú al campo Menú para cada invitado en la hoja principal.

Cuando organice una fiesta que incluya comida, recuerde que algunos invitados pueden tener restricciones dietéticas. Esta plantilla lo ayuda a realizar un seguimiento no solo de los invitados, sino también del menú que necesitarán.

Plantillas para listas de bodas

Las listas de verificación son una necesidad cuando se trata de la planificación de eventos. Esto es especialmente cierto para las bodas, ya que cada detalle cuenta. Tenga en cuenta que estas plantillas también se pueden usar para otros eventos. Simplemente edite las listas de verificación de la plantilla para que se adapten a su ocasión.

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Lista de reproducción de bodas

Cuando comience la recepción, asegúrese de que sus selecciones de música estén en orden con esta plantilla de lista de reproducción para bodas.

Incluya el número de pista y la canción con los detalles del artista y del álbum, para que no haya dudas sobre qué melodía espera escuchar.

También puede agregar la duración y para qué usar la canción, ya sea que desee que se reproduzca durante el primer baile o el corte del pastel.

Planificador de línea de tiempo de boda

Si bien esta plantilla se llama Wedding Timeline Planner, técnicamente es una lista de verificación de todo lo que debe hacerse antes del día de su boda.

Nota: Esta es una plantilla Premium disponible de forma gratuita con Microsoft 365. Si no tiene Microsoft 365, consulte esta plantilla de lista de verificación de la línea de tiempo de la boda para Microsoft Word.

Comience un año antes del día especial y planifique lo que necesita hacer con nueve a 12 meses de anticipación. Termina con lo que tienes que hacer el día de la boda.

Simplemente siga la línea de tiempo, agregue sus propios elementos según sea necesario y use la columna Listo para marcar las cosas a medida que las completa.

Asegúrese de tener las herramientas que necesita para planificar y ejecutar un evento que todos recordarán. Estas plantillas de planificación de eventos para Excel pueden ayudarlo a hacer precisamente eso.