Cómo usar un filtro avanzado en Microsoft Excel

Si bien Microsoft Excel ofrece una función integrada para filtrar datos, es posible que tenga una gran cantidad de elementos en su hoja o que necesite un filtro más complejo. Aquí, explicaremos cómo crear un filtro avanzado en Excel.

Cómo configurar el rango de criterios

Antes de que pueda usar el filtro avanzado en Excel, deberá crear un rango de celdas para las condiciones que usará.

Agregue al menos algunas filas sobre sus datos para comenzar; siempre puede insertar más filas si es necesario. Tenga en cuenta que necesitará una fila para las etiquetas y una fila vacía entre los criterios y los datos.

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En la fila superior, ingrese las etiquetas de sus columnas. Estos deben coincidir con los de sus datos, ya que se utilizarán para los criterios de filtro.

Usaremos un ejemplo a lo largo de este tutorial, por lo que a continuación se muestran los datos que estamos usando.

Luego insertamos cinco filas sobre nuestros datos. Tenemos una fila para etiquetas, tres para criterios y una fila en blanco. Luego copiamos nuestros encabezados de columna en la primera fila. Entonces, ahora nuestra hoja se ve así:

Una vez que haya configurado el rango para las condiciones de su filtro, estará listo para crear el filtro avanzado.

Sugerencia: puede nombrar su rango de criterios para que aparezca automáticamente en el filtro si lo desea.

Introducción de criterios para un filtro avanzado en Excel

Para ingresar criterios para su filtro avanzado de Excel en una celda, usará el formato ="=variable" .

El primer signo igual comienza la cadena y las comillas contienen los criterios. Puede utilizar los operadores de comparación normales para sus condiciones. Aquí están algunos ejemplos.

• Igual a Smith: ="=Smith"
• No es igual a Smith: ="<>Smith"
• Menos de 100: ="<100"
• Mayor o igual a 100: =">=100"

Cuando escribe los criterios de esta manera en la celda, Excel los convierte al formato que necesita para el filtro.

Cómo usar un filtro de Excel de columna única y criterio único

La mejor manera de comenzar es con un ejemplo simple usando una condición y una columna. Aquí, filtraremos nuestros datos según el ID de ubicación 2B.

Vaya a la columna ID de ubicación e ingrese lo siguiente para igual a 2B en la primera fila debajo de la etiqueta:

 ="=2B" 

A continuación, seleccione una celda en su conjunto de datos, diríjase a la pestaña Datos y elija "Avanzado" en la sección Ordenar y filtrar de la cinta.

En el cuadro emergente, comience eligiendo dónde desea que aparezcan los datos filtrados. Puede filtrarlo en su lugar o en otra ubicación. Si elige este último, ingrese la ubicación en el cuadro Copiar a.

Ahora confirme las celdas en el cuadro Rango de lista. Excel debería haberlos agregado automáticamente, así que simplemente asegúrese de que sean correctos.

Luego, ingrese el rango de celdas en el cuadro Rango de criterios. Puede hacer esto fácilmente haciendo clic dentro del cuadro y luego usando su cursor para arrastrar a través del rango en su hoja. Asegúrese de incluir las celdas de la etiqueta de la columna y solo filas adicionales con celdas que contengan criterios. Si incluye filas vacías, es muy probable que los resultados de su filtro sean incorrectos.

Opcionalmente, marque la casilla si desea solo registros únicos. Haga clic en "Aceptar" cuando termine.

A continuación, debería ver sus datos filtrados. Si elige filtrar sus datos en su lugar, las otras filas deben estar ocultas. Aquí, elegimos una ubicación en nuestra hoja para los datos filtrados.

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Cómo utilizar un filtro de Excel de columna única y criterios múltiples

Tal vez quiera filtrar datos usando múltiples condiciones que aparecen en una sola columna. Puede hacerlo con un filtro avanzado de Excel. Como ejemplo, filtraremos nuestros datos por ID de ubicación 1B y 2B.

Vaya a la columna ID de ubicación e ingrese los criterios en dos filas separadas, 2 y 3, comenzando directamente debajo de la etiqueta.

 ="=1B"

 ="=2B"

Debe tener un aspecto como este:

Seleccione una celda en su conjunto de datos, vaya a la pestaña Datos y elija "Avanzado" para abrir la herramienta de filtro.

Complete los mismos detalles que antes, pero esta vez, expanda el rango de criterios para incluir la condición adicional. Haga clic en "Aceptar" para aplicar el filtro.

Luego debería ver ambos resultados del filtro en la ubicación que eligió.

Cómo usar un filtro de Excel de varias columnas y criterios múltiples

A continuación, veremos el uso de varias condiciones en un filtro de Excel avanzado. Esto puede ser un criterio AND u OR. Por ejemplo, puede filtrar por ID de ubicación igual a 1A y Cliente potencial igual a Jones donde todas las condiciones son verdaderas. O puede filtrar por Id. de ubicación igual a 1B o Cliente potencial igual a Jones donde cualquier condición es verdadera.

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Todas las condiciones son verdaderas

Para filtrar con una condición AND, colocará ambos criterios en la misma fila debajo de sus etiquetas correspondientes.

Entonces, ingresamos lo siguiente debajo de la etiqueta ID de ubicación en la fila 2:

 ="=1A"

Luego, ingresamos lo siguiente debajo de la etiqueta Lead, también en la fila 2:

 ="=Jones"

Se parece a esto:

Y al igual que antes, seleccione una celda en el conjunto de datos, vaya a la pestaña Datos y elija "Avanzado" para abrir la herramienta.

Para este filtro, cambiamos nuestro rango de criterios ya que solo incluye las filas 1 y 2. Ajuste las otras opciones según sea necesario y haga clic en "Aceptar".

Nota: Observe en la captura de pantalla que Excel ha nombrado nuestro rango de criterios por nosotros. Es posible que vea lo mismo al reutilizar el mismo rango de celdas.

Entonces tenemos nuestro único resultado. Recuerde que colocar los criterios en la misma fila indica el operador AND. Entonces, aunque tenemos a Jones como líder para dos ubicaciones, filtramos solo la ubicación 1A con Jones.

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Cualquier condición verdadera

A continuación, volveremos a filtrar por múltiples condiciones, pero usando criterios OR. Para ello, coloque las condiciones en filas separadas debajo de las etiquetas correspondientes.

Entonces, ingresamos lo siguiente debajo de la etiqueta ID de ubicación en la fila 2:

 ="=1B"

Luego, ingresamos lo siguiente debajo de la etiqueta Lead, pero en la fila 3:

 ="=Jones"

Se parece a esto:

Abra la herramienta de filtro Avanzado como antes, ajuste el rango de criterios para acomodar la fila adicional y haga clic en "Aceptar".

Como puede ver, tenemos tres resultados, uno para 1B y dos para Jones. Debido a que usamos los criterios OR, se cumplieron todas las condiciones que incluimos.

La clave para configurar un filtro de criterios múltiples en Excel es que para los criterios AND, coloque las condiciones en la misma fila y para los criterios OR, coloque las condiciones en filas separadas.

Todas y cada una de las condiciones son verdaderas

Para un último ejemplo, aplicaremos un filtro más complejo utilizando los criterios AND y OR junto con un operador de comparación diferente. Filtraremos por ID de ubicación igual a 1A y Cliente potencial igual a Jones o Ventas mayores a 50,000.

En la fila 2, ingresamos los siguientes criterios debajo de Location ID y Lead respectivamente:

 ="=1A"

 ="=Jones"

En la fila 3, ingresamos la siguiente condición debajo de la etiqueta Ventas:

 =">50000"

Esta configuración se ve así:

Abra la herramienta de filtro avanzado, verifique dos veces o ajuste los campos según sea necesario y haga clic en "Aceptar".

Entonces verás los resultados. Aquí tenemos la fila 2 que contiene nuestro criterio AND, 1A y Jones. Luego, las filas adicionales 3 a 5 que contienen nuestros criterios OR para Ventas superiores a 50,000.

Si tiene una gran cantidad de datos en su hoja de cálculo y necesita una opción de filtro más robusta, tenga en cuenta el filtro avanzado en Excel.

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