¿Cómo superar la resistencia de los usuarios hacia el nuevo software ERP?

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El uso del software ERP en los negocios proporciona un enfoque de colaboración dentro de su planta de producción, lo que finalmente permite que su planta de producción se comunique con múltiples departamentos de manera efectiva. La implementación del software ERP puede ser un poco costosa, pero debe obtenerla. Sin embargo, las ventajas superan el costo y, en última instancia, le permite llevar la instalación de producción a otro nivel en términos de efectividad. Por lo tanto, es necesario que todas las organizaciones conozcan y comprendan los beneficios del software ERP y opten por el mismo.

El corazón del software ERP

El uso principal de un sistema ERP es organizar toda la información que recibe una empresa. Incluye los datos involucrados en las actividades comerciales diarias de las empresas, por ejemplo, gestión de proyectos, compras y contabilidad que se fusionan en una fuente unificada. Los sistemas ERP son esenciales para la gestión de varios miles de empresas de todos los tamaños en las industrias. Para todas estas empresas, el sistema ERP es tan crucial como la electricidad que mantiene la funcionalidad de los sistemas de infraestructura.

Desde los empleados de oficina hasta los directores ejecutivos, todos los miembros de la organización empresarial pueden generar, almacenar y utilizar la información de una fuente utilizando un conjunto de procedimientos estándar. Dichos datos y almacenamiento centralizados aseguran que los datos se puedan extraer de ellos y hacer referencia con absoluta precisión y finalización.

Los controles de integridad de datos son una función automática del software ERP para todo tipo de tareas que se realizan en la empresa. Cuando se trata de tiempos recientes, donde prevalece Internet, los sistemas ERP se desarrollan con la computación en la nube como su atributo central. Además, la integración del sistema ERP con Internet desbloquea nuevas opciones y características para una mejor funcionalidad. También ofrece asequibilidad para las pequeñas empresas, lo que reduce los costos operativos y los costos de capital. Para saber más sobre esto, puede consultar el software ERP en Arabia Saudita .

Una fuente externa mantenida por un desarrollador de software ERP aloja el sistema ERP en la nube. Le quita la carga de infraestructura al usuario final y le permite concentrarse en las tareas de valor agregado fuera del mantenimiento y la administración de la infraestructura.

El escenario de la resistencia del usuario

¡Aquí hay una situación que a menudo se lleva a cabo de lo que debería! Por ejemplo, una organización invierte y ejecuta un nuevo sistema ERP, pero sus usuarios finalmente no lo adoptan. Algunos empleados inician sesión cuando lo necesitan, pero no adoptan las nuevas funciones que el empleador ha ejecutado de manera costosa y laboriosa. Otros desarrollan un sistema en la sombra propio que es ineficaz, que comprende procedimientos alternativos y conduce a amenazas de seguridad.

¡La mayoría de los humanos se resisten a cualquier cambio! Hay momentos en que los humanos se abstienen de cierto cambio, incluso cuando se trata de un proceso o una herramienta que hará que su trabajo sea más simple y rápido. Teniendo eso en cuenta, múltiples razones describen la resistencia hacia el software ERP:

• La gente podría haber usado un sistema similar antes y lo encontró complicado.
• Las personas pueden estar decepcionadas de no ser contadas en el proceso de toma de decisiones.
• La gente podría molestarse por la redistribución de las responsabilidades y los cambios en los turnos de poder.
• La gente podría preguntarse si su trabajo está en riesgo.
• La gente podría haber percibido que el proceso familiar ha cambiado.

Además, hay momentos en que los usuarios no adoptan un nuevo sistema, ya que no satisface sus necesidades. Independientemente del motivo, según la investigación, las empresas pueden resolver la resistencia de los usuarios al nuevo software ERP implementando algunas estrategias. Estas estrategias son:

1. Hacer un caso de negocios para un cambio

La creación de bases para el nuevo software ERP permitirá a los usuarios darse cuenta de las ventajas. Por ejemplo, las organizaciones pueden crear un caso de negocios realizando un análisis empresarial riguroso y un análisis del estado actual. Destaca dónde puede mejorar una empresa y cómo el software ERP puede ayudar al cambio. Después de esto, los líderes de la empresa deben compartir esta visión y conocimiento del futuro con sus empleados.

2. Comunicarse correctamente y con franqueza a toda la empresa.

Una vez que se desarrolla el caso de negocios, las empresas deben hablar con toda la organización con franqueza sobre el proceso. Significa explicar la visión y la dirección y cómo la tecnología desempeñará su papel. Es necesario hablar directamente con los empleados para resolver cualquier duda y consulta que puedan tener. También es esencial recopilar ideas sobre cómo mejorar su trabajo y la organización en su conjunto.

3. Obtenga un patrocinador ejecutivo

La asistencia de la alta dirección puede contribuir en gran medida a resolver la resistencia de los usuarios. La mayoría de las comunicaciones relacionadas con el proyecto deben provenir de arriba. Los ejecutivos de la empresa deben mostrar un frente unificado en cuanto a los beneficios y la necesidad del nuevo software ERP. Cuando hay una alta dirección detrás de todas las iniciativas, se asegura de que el proceso, el rol y los cambios organizacionales ocurran en el momento correcto.

4. Proporcionar formación adecuada

Todos los empleados deben sentirse cómodos con un nuevo sistema en el trabajo. La capacitación comienza con una evaluación rigurosa de los requisitos para delinear los tipos de capacitación que se requieren. También revela quiénes recibirán capacitación en módulos particulares. Los usuarios requerirán tiempo dedicado a la capacitación y acceso para ayudar con las consultas que puedan tener una vez que entren en funcionamiento. También es esencial brindar capacitación continua para reforzar los conocimientos y ayudar a los empleados a aprender nuevos conjuntos de habilidades en el sistema ERP.

5. Asegúrese de que el usuario comprenda los cambios

Cuando hay un nuevo paquete de software ERP, a menudo necesita que las organizaciones reestructuren los departamentos y revisen los roles. Los usuarios pueden cansarse de los cambios. Es esencial asegurarse de que los roles, los procesos rediseñados y la nueva estructura organizativa sean comunicados y entendidos por todos los usuarios. Además, es vital reconocer a los dueños de los procesos que pueden actuar como agentes de cambio.

¡Se espera la resistencia de los usuarios a un sistema ERP en una organización! Así que necesitas trabajar para esto también. Si desea que la implementación se realice sin problemas, debe optar por las estrategias mencionadas anteriormente.