Cree una guía práctica eficaz que atraiga a su audiencia

¿Con qué frecuencia tus compañeros de trabajo te interrumpen para pedir ayuda?

¿Sabías que el 46% de los trabajadores son interrumpidos más de seis veces al día? En nuestro estudio sobre la flexibilidad en el lugar de trabajo, estos empleados informaron una menor productividad o un mayor estrés.

Mejore la calidad de vida de todos con un poco de documentación. Aquí encontrará todo lo que necesita para crear instrucciones paso a paso de forma cómoda y segura.

Las oportunidades para compartir procedimientos, explicaciones y métodos están en todas partes.

• ¿Capacita a los miembros del equipo en un nuevo proceso?
• ¿Incorporar clientes a su producto o servicio comercial?
• ¿Facilitar la inscripción abierta en el nuevo software de recursos humanos?
• ¿Instruir cómo vaciar los posos del café?
• ¿Contribuir a la base de conocimientos del cliente?

Aprendamos a hacer una guía práctica.

Deja de repetir preguntas

Crea vídeos y guías claros con Snagit para que solo tengas que explicar las tareas una vez.

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Las instrucciones paso a paso son parte de una base de conocimientos interna.

Un tutorial rápido es una guía paso a paso para completar una tarea específica.

• Claro: los lectores deberían poder seguir los pasos. A menudo, esto significa combinar texto con imágenes o vídeos.
• Atractivo: organice la guía para captar la atención de los lectores y ayudarles a ahorrar tiempo.
• Información relevante: proporcione contexto y casos de uso que ayuden al lector a comprender por qué es valioso para él.

Otras partes importantes de una base de conocimientos difieren

• Manual de capacitación: no intente reemplazar una capacitación en profundidad o un curso de certificación.
• Guía de referencia: céntrese en un objetivo específico que su audiencia pueda lograr.
• Manual de usuario: incluya algunos consejos, advertencias o información útil, no todos los casos extremos.
• Publicaciones de blog: simplifique el contenido para estrategias y campañas de marketing orientadas al cliente. O reemplácelo con estudios de casos o listas con viñetas para ayudar con las decisiones de compra.

Paso 1: comprenda los puntos débiles de su público objetivo

"Mida dos veces, corte una vez". El tiempo extra por adelantado vale la pena para garantizar la experiencia del cliente.

Identificar sus puntos débiles

Antes de comenzar, identifique su público objetivo, sus objetivos y sus puntos débiles o lagunas de conocimiento que deberá abordar con su guía. Puede resultar útil:

• Realizar encuestas
• Examinar foros en línea
• Solicitar comentarios de los clientes

Adapte su guía al nivel de habilidad y al punto de vista de su audiencia.

También querrás saber si tus lectores se sienten cómodos con el tema. Diferentes audiencias tienen diferentes niveles de habilidad. Una excelente guía práctica se adapta a las habilidades técnicas del público objetivo, ya sean principiantes o expertos.

Revise los términos de búsqueda y los comentarios sobre materiales educativos o de capacitación existentes. Hable con su equipo de atención al cliente para obtener información sobre la experiencia del cliente. Comprenda las palabras clave que utiliza su audiencia, por ejemplo, en búsquedas en Internet. ¿Qué lenguaje utilizan para describir el tema, sus problemas o puntos de confusión?

Paso 2: estructura tu guía

“Tan fácil como 1-2-3”: cree listas numeradas y viñetas paso a paso

Como era de esperar, las listas numeradas son más accesibles de seguir que un denso muro de texto. Divida su guía en pasos discretos o partes manejables.

Recuerde que su audiencia puede alternar entre su guía y la tarea mientras leen. Numerar o escribir los pasos ayuda al público a seguirlos.

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Más información

Sigue una plantilla de guía

Si su organización crea varias guías o una serie, considere utilizar una plantilla de guía. Las guías coherentes creadas a partir de la misma plantilla ayudan a sus lectores a saber qué esperar. ¡También hace que escribir instrucciones y crear guías sea mucho más rápido y fácil para otros miembros de su organización!

Por ejemplo, considere incluir en su plantilla una introducción para identificar:

• El público objetivo de la guía.
• El objetivo de la guía, o lo que el lector puede esperar lograr.
• Software, herramientas o recursos necesarios para completar el proceso.
• Información de contacto o recursos de ayuda en caso de que el lector tenga problemas.

Considere una conclusión en su plantilla:

• Para resumir el propósito u objetivo de la guía, ¿qué debería poder hacer el lector ahora?
• Próximos pasos o guías de seguimiento de la serie
• Información de contacto o recursos de ayuda

Asegúrese de consultar las plantillas listas para usar y diseñadas profesionalmente de Snagit. Incluso tenemos una categoría de plantillas de "Pasos" diseñadas para acomodar de 2 a 6 pasos en una sola página. ¡Estas plantillas también se pueden modificar para agregar pasos adicionales en más páginas según sea necesario!

Paso 3: escriba instrucciones paso a paso

Crea pasos claros y concisos

¡Ahora es el momento de escribir!

En lugar de confiar en mi memoria (ciertamente pobre), primero realizo la tarea yo mismo, tomando nota de cada paso a medida que avanzo. Especialmente para las tareas familiares que realizo con regularidad, es importante observar los posibles obstáculos para los nuevos usuarios.

Asegúrese de que el lenguaje y los términos utilizados en su guía sean consistentes con lo que el usuario ve en su pantalla.

¡Cuidado! Pregúntese si hay puntos en los que lo que ve puede diferir de lo que ve su audiencia, o en los que los pasos pueden variar. Por ejemplo, ¿es posible que su lector esté utilizando una versión de software, sistema operativo o navegador diferente?

Agregar imágenes

Tomo capturas de pantalla o fotografías en tiempo real mientras realizo la tarea.

Las imágenes ayudan a ilustrar un paso o proporcionar contexto. Ayudan a garantizar que su guía sea fácil de entender y que su audiencia pueda seguirla independientemente de su nivel de habilidad.

Anota las imágenes con flechas, comentarios o etiquetas. Este tipo de imágenes garantizan que el lector conecte el texto y la imagen.

Asegúrese de eliminar detalles superfluos de las imágenes que puedan confundir o distraer al lector del punto focal.

¿Recuerda la audiencia que identificó en el Paso 1 y su nivel de familiaridad? ¿Necesitas explicar dónde puedes encontrar cada elemento en la pantalla?

Por ejemplo, puede resultar útil decirle a alguien que haga clic en el botón "Configuración" para explicarle que parece un engranaje. Es posible que también necesites enfatizar las ubicaciones de íconos que fácilmente se pasan por alto o elementos duplicados en la pantalla.

Paso 4: agregue información y recursos adicionales

Incluir enlaces y recursos relevantes

Si la tarea documentada en su guía requiere o puede complementarse con recursos adicionales, asegúrese de incluirlos. Estos pueden ser archivos fuente del proyecto o enlaces a tutoriales relacionados o más detallados.

Esto puede incluir enlaces de descarga para otros productos. Su guía práctica no debería ser una página de ventas o marketing disfrazada. Si otro software se adapta mejor a las necesidades de su audiencia, ofrezca orientación, especialmente si existen opciones gratuitas.

Proporcionar contexto y antecedentes.

Ayude a sus lectores a comprender por qué su guía les resulta útil. Incluya ejemplos relevantes o lo que deberían poder hacer una vez que hayan seguido la guía.

En un proceso complejo, proporcionar información básica en la guía puede justificar la necesidad de pasos específicos. Este contexto adicional puede ayudar a los usuarios a comprender el motivo del proceso, especialmente si no lo conocen.

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Paso 5: prueba tu guía práctica

Garantizar precisión y usabilidad

Una vez que se haya reunido la lista escrita de pasos con elementos visuales de apoyo, revise la precisión de su guía:

• ¿Te perdiste algún paso?
• ¿El lenguaje es consistente con lo que verán los lectores?
• Para las guías de software, asegúrese de que las instrucciones sean precisas para todas las versiones que sus lectores puedan estar usando. Alternativamente, especifique la versión particular cubierta y proporcione información sobre dónde obtener ayuda para otras versiones.

Siempre es una buena idea que otra persona revise su guía, especialmente alguien que no esté familiarizado con el proceso. Esta persona puede probarlo por usted como lo haría un nuevo usuario real. Si hay áreas que no está seguro de que estén claras, resáltelas para que el revisor le preste especial atención.

Esta persona puede ayudarle a garantizar que su documentación no sólo sea precisa sino también fácil de seguir:

• ¿El lenguaje es claro y fácil de seguir?
• ¿Hay pasos demasiado complejos que deberían desglosarse más?
• ¿Se incluyen las imágenes adecuadas para proporcionar claridad y contexto?

Saber que alguien podría encontrar errores o sugerir mejoras en su documentación puede resultar incómodo. Sin embargo, es más probable que sus lectores tengan éxito si aprovecha al máximo su equipo para detectar problemas potenciales.

Si nadie más puede revisar la guía, léala usted mismo para comprobar su precisión y usabilidad. Espere uno o dos días desde que termine de escribir una guía práctica antes de revisarla, suponiendo que no tenga una fecha límite. Esto le ayudará a abordar la guía con una perspectiva nueva, como si fuera un usuario nuevo.

Hacer revisiones basadas en comentarios

Y, por supuesto, revise la guía según sea necesario según las revisiones. Esté preparado para recibir comentarios de su audiencia y esté abierto a repetir su guía según sea necesario.

Paso 6: Publica y distribuye tu guía

Elige la plataforma adecuada

Cuando llegue el momento de publicar su guía, considere la mejor ubicación y método de distribución. Algunas cosas a considerar:

• Si esta documentación es interna, hacerla fácilmente localizable puede mejorar significativamente la productividad.
• Si es pública, ¿es necesario distribuir su guía? Por ejemplo, ¿enviado por correo electrónico los equipos de ventas o los gerentes de éxito del cliente a nuevos clientes?
• O, si se coloca en su sitio web, ¿cómo lo encontrará su público objetivo?
• Si planea compartir ampliamente su guía, es mejor enviar enlaces en línea en lugar de usar archivos PDF o publicarlos en varios lugares. Gestiona las guías en una única ubicación para facilitar las actualizaciones y evitar que circulen versiones obsoletas.
• ¿Algunos de sus lectores tendrán preguntas, comentarios o consejos que sean útiles para otros? Considere publicar su guía en una plataforma con conversaciones integradas, como Screencast.

Optimizar para SEO

Si se publica públicamente, ¿cómo encontrará su guía el público objetivo?

Asegúrese de que sus instrucciones coincidan con el contenido en pantalla. Las secciones descriptivas de su guía deben reflejar el lenguaje de sus lectores siempre que sea posible.

Investigar a su audiencia en el Paso 1 le dará una idea de su idioma. Incorpore esto en su guía para ayudar a las personas a encontrarlo.

Considere utilizar herramientas de optimización SEO como SEMrush o el complemento Yoast para WordPress. Mejorar el SEO mejora la capacidad de encontrar su contenido cuando sea necesario.

Resumen: mejores prácticas para escribir una guía práctica

Utilice un lenguaje sencillo y directo.

La parte más crucial de evaluar una guía práctica es determinar si es fácil de seguir. Utilice un lenguaje sencillo y directo que sus usuarios puedan seguir, sin importar su nivel de habilidad.

Incluye imágenes para aclarar cada paso.

Ayude a evitar confusiones a sus lectores. Muestre lo que quiere decir con una captura de pantalla o una foto comentada de cada paso.

Actualiza tu guía periódicamente

Asegúrese de que su guía siga siendo precisa revisándola y actualizándola periódicamente. Si están disponibles en línea, las actualizaciones también ayudan a mejorar el SEO y la clasificación.

La parte importante: hazlo fácil para ti

¡No permita que la creación de una guía práctica lleve más tiempo que la capacitación en sí!

Utilice Snagit, el líder del mercado en software de captura de pantalla. Le encantará utilizar una solución todo en uno para captura de pantalla, creación de gif, anotaciones, plantillas y opciones de exportación flexibles.

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