Cómo habilitar complementos y conectores en Outlook

Hay muchos complementos y conectores de terceros disponibles para Outlook. ¿Cuál es la diferencia entre complementos y conectores, cómo se usan y si son seguros de usar? Tenemos las respuestas para usted.

¿Qué son los complementos y los conectores?

Los complementos y conectores son formas de conectar Outlook a aplicaciones de terceros. Estas aplicaciones incluyen algunas de las que la mayoría de la gente ha oído hablar (incluso si no las ha usado) como Dropbox, Trello y Slack. Hay complementos y conectores adicionales de los que probablemente nunca oiga hablar fuera de los entornos corporativos. Por lo general, facilitan actividades como gastos, CRM (gestión de relaciones con los clientes) y videoconferencias.

Sin embargo, el objetivo de todos ellos es el mismo: permitirle interactuar de alguna manera con otra aplicación desde Outlook.

La diferencia entre un complemento y un conector radica en la dirección de la integración. Un complemento permite que Outlook envíe algo a otra aplicación. Un conector permite que la otra aplicación envíe algo a Outlook.

Los complementos solo están disponibles para las cuentas de correo electrónico que usan Exchange, ya sea una cuenta gratuita de Outlook.com/live.com/hotmail o una cuenta de pago de Microsoft para su propio dominio. Si está utilizando una cuenta que no es de Exchange, como Gmail o Yahoo! cuenta, la opción "Obtener complementos" se desactivará.

Por ejemplo, hay un complemento de Trello y un conector de Trello. El complemento de Trello le permite crear o modificar una tarea de Trello directamente desde un correo electrónico. El conector de Trello permitirá que Trello envíe notificaciones y recordatorios directamente a Outlook.

Hay dos tipos principales de complementos: los que usan botones y los que resaltan partes del correo electrónico.

Los complementos que usan botones colocan un botón en la cinta en el que puede hacer clic cuando ve un correo electrónico. Al hacer clic en este botón, se activará la funcionalidad del complemento, como enviar el correo electrónico a Trello para crear una tarea o publicar el contenido del correo electrónico en un canal de Slack. En este punto, el contenido relevante del correo electrónico se envía al servicio de terceros.

Cuando se instala un complemento que resalta el contenido, le dice a Outlook qué tipo de información usa, como los datos de ubicación para un complemento de mapa. Cuando abre un correo electrónico, Outlook busca ese tipo de información (una dirección, por ejemplo) y la resalta. Cuando hace clic en el contenido resaltado, la información relevante (la dirección, en este caso) se envía al servicio de terceros para que puedan mostrarla en un mapa para usted.

Los conectores son ligeramente diferentes, ya que todo el trabajo que realizan tiene lugar en el servicio de terceros. No hay ningún botón ni resaltado de contenido con un conector, solo la capacidad del servicio de terceros para enviar cosas a Outlook para que el usuario las vea.

¿Son seguros para instalar?

Sí, si los está instalando desde Microsoft Store. Solo los complementos tienen código (JavaScript) para hacer algo, y Microsoft valida todos los complementos antes de permitir que se carguen en la tienda. Puede ver las declaraciones de privacidad y los términos y condiciones de cualquier complemento en su formulario de consentimiento en la tienda de Microsoft.

Ya sea que el complemento use un botón o use resaltado de contenido, solo tiene acceso a los datos en el mensaje de correo electrónico en el que está trabajando.

Si confía en Microsoft para validar el complemento, entonces debería poder confiar en que el complemento no es malicioso. Si está interesado, Microsoft proporciona información detallada sobre la validación que realizan, lo que los desarrolladores pueden y no pueden hacer, y el proceso de espacio aislado en el que se ejecutan todos los complementos.

Si bien los complementos hacen algo con la información dentro de Outlook, un conector es realmente solo una forma de otorgar permiso a un servicio de terceros para mostrar notificaciones y alertas en Outlook. Microsoft valida los conectores, pero realmente necesita confiar en el servicio de terceros. Sin embargo, si tiene una cuenta con ese servicio, presumiblemente ya se siente cómodo usándolos.

Como siempre, le recomendamos que solo instale complementos y conectores de Microsoft Store.

¿Cómo los agrega a Outlook?

El proceso para agregar un complemento o conector a Outlook es sencillo, ya sea que esté utilizando Outlook Client o la aplicación web de Outlook. Si instala un complemento o conector en el cliente, se instalará automáticamente en la aplicación web de Outlook y viceversa.

La interfaz para agregar un complemento o conector es la misma en el cliente y en la aplicación web, solo que el método para llegar allí es ligeramente diferente.

El proceso del cliente de Outlook

Para buscar un complemento o conector en el cliente, haga clic en el botón Inicio > Obtener complementos.

El proceso de la aplicación web de Outlook

Para encontrar un complemento o conector en la aplicación web, haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha mientras ve un correo.

En el menú contextual que aparece, desplácese hasta la parte inferior y haga clic en "Obtener complementos".

A partir de este punto, el proceso de búsqueda e instalación de un complemento o conector es el mismo tanto en el cliente como en la aplicación web. Así que no importa cuál esté usando, se abrirá el panel Complementos y conectores.

El panel se abre en la pestaña Complementos. Si desea agregar un conector en su lugar, haga clic en la pestaña "Conectores".

El proceso es el mismo tanto para los complementos como para los conectores, por lo que nos centraremos en agregar un complemento. Los complementos se muestran en orden alfabético, o puede usar el cuadro de búsqueda en la parte superior derecha para encontrar rápidamente cualquier servicio que esté buscando. A medida que escribe, la búsqueda encontrará servicios coincidentes, en este caso, Trello. Haga clic en el complemento cuando aparezca en la lista.

Haga clic en el botón Agregar y se instalará el complemento.

Cierre el panel Complementos y conectores usando la "x" en la parte superior derecha. Ahora se mostrarán dos botones de Trello en la pestaña Inicio de la cinta cada vez que tenga un correo electrónico seleccionado.

La instalación de un complemento tendrá diferentes efectos según lo que haga el complemento. Por ejemplo, el complemento Giphy agrega un botón Giphy a los nuevos correos electrónicos que le permite insertar fácilmente gifs en un correo electrónico. El complemento Bing Maps resaltará las direcciones en el contenido del correo electrónico y le permitirá hacer clic en ellas para abrir Bing Maps.

Instalamos el complemento de Trello usando el cliente de Outlook. Cuando abrimos la aplicación web de Outlook, el complemento de Trello se ha agregado automáticamente.

Acceder a sus complementos en la aplicación web haciendo clic en los tres puntos y desplazándose hacia abajo es un poco de esfuerzo, por lo que puede anclar complementos para que estén más disponibles. Haga clic en Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook.

Abra Correo electrónico > Personalizar acciones.

En la sección "Superficie de mensajes", active la casilla de verificación del complemento que desea anclar.

Esto agregará un botón de Trello a los íconos que se muestran cuando lee los correos electrónicos entrantes.

Si su complemento se usa cuando redacta un mensaje, desplácese hacia abajo hasta la siguiente sección, llamada "Barra de herramientas", y actívelo en esa sección.

Una vez que haya activado su complemento, haga clic en Guardar en la parte superior derecha y el ícono del complemento estará visible en su correo electrónico.

¿Cómo los elimina de Outlook?

Eliminar un complemento o conector es muy sencillo. Abra el panel Complementos y conectores, ya sea desde el cliente (Inicio > Obtener complementos) o la aplicación web (tres puntos > Obtener complementos) y haga clic en "Mis complementos" (si está en la pestaña Conectores, esta opción está en el mismo lugar, pero se llama “Configurado”).

Busque el complemento que desea desconectar, haga clic en los tres puntos y, en el menú que aparece, elija "Eliminar".

Cierre el panel Complementos y conectores usando la "x" en la parte superior derecha. El complemento se eliminará inmediatamente, tanto en el cliente como en la aplicación web.

¿Valen la pena usarlos?

Si usa un servicio que ofrece un complemento o conector, pueden ser útiles. Poder enviar un archivo adjunto directamente a Dropbox, enviar un correo electrónico a un canal de Slack o convertir un correo directamente en una tarea de Trello o Jira es un gran ahorro de tiempo. Si bien muchos de los complementos son de pago, especialmente los diseñados para uso empresarial, la instalación de muchos es gratuita.

Además de los diseñados para usar con un servicio específico, hay complementos gratuitos para herramientas independientes como Giphy y Boomerang que agregan funcionalidad a Outlook. No hay un solo complemento o conector que deba usar, pero sí muchos que podría usar.

Como se explicó anteriormente, Microsoft valida todos los complementos y conectores. Además, la empresa hace que los detalles de privacidad y los términos y condiciones sean visibles en la tienda para que pueda tener la confianza de que están seguros.

En general, es un sistema fácil e intuitivo que agrega funcionalidad, generalmente sin que le cueste nada.