Cómo crear contenido de capacitación en video exitoso (un estudio de caso)

• Organización: SoftwareONE
• Industria: Gestión de servicios de TI
• Desafíos: costo, recursos, actualización de materiales de capacitación, escalabilidad, creación, tiempo de comercialización, capacitación en varios idiomas
• Solución: Cree y comparta contenido de capacitación en video con TechSmith Camtasia y Snagit

La capacitación corporativa deficiente, o la falta de capacitación, afecta en última instancia la capacidad de todos en una organización para hacer bien su trabajo.

Este puede ser un proceso muy doloroso de corregir y una pérdida de tiempo valioso.

Y sin un equipo de capacitación en cada ubicación, mantener a todos actualizados puede ser un problema importante.

Es por eso que muchas empresas, incluida SoftwareONE, una organización global de más de 3000 consultores de administración de carteras de software, han comenzado a usar videos de capacitación corporativa en todas sus empresas.

“Tener capacitaciones disponibles en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo mantiene a los empleados comprometidos y motivados, ha ofrecido una biblioteca de aprendizaje más sostenible y ha reducido enormemente los costos de viaje”. – John Mayes, Global HR Leader en SoftwareONE, nos lo explicó.

Ahora, SoftwareONE genera más de 40 000 visitas al año con sus videos instructivos.

Pero, ¿cómo fue que SoftwareONE tuvo tanto éxito en la creación de videos de capacitación corporativa?

Sumerjámonos.

La situación

SoftwareOne ayuda a los clientes a administrar todos los aspectos de su cartera de software. Trabajan para reducir la complejidad, los costos y los riesgos al mismo tiempo que aumentan la flexibilidad de su entorno de TI.

El desafío es doble.

Los consultores deben ser expertos en el software que venden y deben mantenerse actualizados sobre las tendencias en la industria de TI. También deben ser lo suficientemente expertos en tecnología para comprender los cambios en la tecnología, la infraestructura y las necesidades comerciales.

Con consultores en 145 países, incluidos diferentes idiomas y culturas, lucharon para brindar continuamente la capacitación necesaria.

Necesitaban una forma de capacitar a los empleados en diversas soluciones de software y procesos internos. Cada consultor debe resaltar los beneficios de cada software que ofrece y responder a las preguntas que puedan tener los clientes.

Como empresa global, SoftwareONE tenía que encontrar una forma más rentable, eficiente y escalable de capacitar a los nuevos empleados y representantes de ventas.

Encontrar el proceso adecuado no fue una tarea fácil. El programa de capacitación debía incluir:

• Creación de contenido
• Entrega
• Múltiples idiomas
• Múltiples asignaturas del curso
• Calidad y consistencia del contenido.

Costo

Es costoso e impracticable capacitar cara a cara a empleados y consultores a distancia.

Para ser eficaz, la capacitación debía cumplir con los altos estándares de instrucción en persona para asesorar con precisión a los clientes.

Recursos

Con los métodos de capacitación tradicionales, podrían pasar meses antes de que pudieran traer un nuevo empleado interno para una capacitación en vivo. Eso termina siendo demasiado costoso y aleja al nuevo empleado de las actividades dirigidas al cliente durante un promedio de tres días completos.

Esto da como resultado una pérdida de ingresos potenciales debido a un marco de tiempo de incorporación más largo y al nuevo empleado que está atado a la capacitación.

Por estas razones, la formación presencial no era una opción eficaz ni sostenible.

Escalabilidad

Con empleados en varios continentes, puede ser difícil capacitar a todos con el mismo nivel de experiencia. Un desafío clave fue capacitarlos en el contenido detallado y escalarlo en un catálogo de productos en muchos idiomas.

Stephan Cadisch, Director de Aprendizaje y Desarrollo Global, se encargó de abordar estos desafíos mientras comenzaba desde cero sin sistemas, procesos o creadores de contenido existentes.

“Es desalentador tener que crear una forma coherente y escalable de capacitar a personas de todo el mundo en productos de software que se actualizan y modifican constantemente”, explicó Stephan.

Dado que no había un programa de capacitación disponible para lograr todos los objetivos cruciales de SoftwareONE, se dispuso a crear uno.

El camino al éxito de SoftwareONE

En 2010, Stephan comenzó a elaborar un plan para abordar estos objetivos. Reunió un equipo que se especializó en convertirse en expertos en el software que vendían.

Así nació el Equipo Global de Aprendizaje y Desarrollo.

Al principio, el equipo de liderazgo sénior de SoftwareONE se mostró escéptico de que un equipo pudiera resolver el problema. Solo otorgaron un pequeño presupuesto para el esfuerzo de capacitación inicial.

Con los fondos, Stephan compró Camtasia, Snagit y Quickshare para comenzar.

El equipo comenzó a crear videos para compartir su nueva experiencia en el catálogo de software que ofrecen. También construyeron un Portal de usuario para compartir contenido de capacitación en toda la organización. Después de tres meses, su primer video de entrenamiento ya tenía más de 3000 visitas. Esto impresionó al equipo de liderazgo sénior y ayudó a resaltar el valor del aprendizaje en línea en muy poco tiempo.

“La grabación de diapositivas de PowerPoint con Camtasia permite a los no profesionales hacer videos en un tiempo razonable”, explicó Stephan. “También trabajamos con otras herramientas, pero el 95 % del contenido de capacitación se realiza con Camtasia debido a su facilidad de uso”.

Ahora, el equipo global de capacitación y desarrollo ha crecido a más de 50 miembros. Han creado más de 1400 videos de capacitación con Camtasia y cuentan con más de 40 000 visitas por año.

Creación

SoftwareONE tiene su flujo de trabajo de creación de contenido de capacitación reducido a una ciencia.

La creación de videos y capturas de pantalla es una parte esencial del desarrollo de su contenido de capacitación. El equipo de diseño educativo diseña el plan de estudios necesario y los expertos en la materia (SME) crean capturas de pantalla con Snagit para capturar su conocimiento.

“[Las pymes] usan Snagit para registrar un volcado de datos de toda la información que necesitamos de ellos”, explicó Alexander Muenzberg, especialista en diseño educativo en la oficina alemana de SoftwareONE. “Una vez que tienen una grabación de pantalla de la información del tema, la envían [de regreso] al equipo de Diseño Instruccional donde usamos Camtasia para convertir sus capturas de pantalla en videos de capacitación más formales y detallados”.

Trabajar con expertos en la materia es fundamental para crear el contenido adecuado para el programa de formación de SoftwareONE. Pero pasar tiempo con ellos es un desafío común. Las PYMES tienen agendas agitadas y puede ser difícil asegurarse de obtener la información correcta.

“Informamos a nuestras pymes sobre qué información necesitamos de ellas con anticipación para evitar el problema de no obtener suficiente información o no obtener información relevante”, dijo Alexander.

La división de estas tareas entre diferentes grupos permite aprovechar al máximo el tiempo de las PYME y, al mismo tiempo, producir una pieza de formación de calidad. Dado que los videos son editables, todo el proceso es escalable, lo cual es esencial para mantener la capacitación fresca y actualizada.

“También me encanta la estabilidad y las funciones que ofrecen Snagit y Camtasia. Son muy útiles y proporcionan buenos flujos de trabajo, que son muy importantes. Si queremos incluir preguntas y exámenes ramificados, podemos extraer fácilmente el archivo de Camtasia en otro software de creación de cursos de aprendizaje electrónico para lograrlo”.

Una vez que terminan un curso con contenido de capacitación en video, lo comparten en su portal de aprendizaje interno, ONE|University.

Temas y programas de formación.

Los cursos del equipo de Aprendizaje y Desarrollo Global van desde el software que venden hasta capacitaciones internas. Crean videos para mostrar sus procesos de ventas, gestión de proyectos, optimizaciones y más.

SoftwareONE se toma en serio que los consultores se conviertan en expertos en sus ofertas. Tanto es así, que sus currículos de capacitación formal tienen nueve niveles para que los empleados completen hasta alcanzar el nivel de experto.

Construyen currículos durante todo el año y los revisan continuamente. Su programa de capacitación informal, ONE|Tube, contiene temas elegidos por y para el personal. Esto completa su programa de capacitación formal corporativa.

SoftwareONE también realiza capacitaciones en el aula (cara a cara). A menudo cuentan con socios invitados que presentan el software más reciente. Para capturar el conocimiento del orador, SoftwareONE graba la demostración en vivo y la convierte en un video. También encuentran esto útil para el contenido de estilo 'capacitar al capacitador'.

Actualización de los materiales de formación.

SoftwareONE también ha agregado Gerentes de Producto al proceso. Los gerentes de productos trabajan en estrecha colaboración con los proveedores de software en su catálogo de productos para conocer lo que viene a continuación, revisar y comprender las hojas de ruta de los productos y explicar los próximos cambios. Luego, trabajan con el equipo de capacitación para incluir actualizaciones en el contenido de capacitación en video. De esa manera, sus consultores siempre conocen las últimas actualizaciones.

El equipo de capacitación y desarrollo global también trabaja en estrecha colaboración con su mesa de ayuda interna para conocer las preguntas e inquietudes comunes de los clientes.

Esto ayuda a los creadores de contenido a saber qué temas de capacitación necesitan para crear contenido de capacitación en video y qué contenido existente necesitan actualizar. Los consultores pueden ajustar rápidamente su enfoque de conocimiento y soporte. También reduce las llamadas a la mesa de ayuda y al equipo de soporte.

Resultados y retorno de la inversión

Es difícil establecer una correlación directa entre la capacitación y los ingresos, pero SoftwareONE ve el valor de las imágenes.

“Usar Camtasia y Snagit nos ayudó a reducir los costos, ya que todos los empleados pueden contribuir con contenido de ejemplos exitosos”, explicó John. “Estos ejemplos luego se convierten en capacitaciones basadas en videos por parte del Equipo de Aprendizaje y Desarrollo”.

Las estimaciones aproximadas sobre el ahorro de costos al cambiar la capacitación de cara a cara a en línea y bajo demanda pueden sumar cifras enormes.

Todos los empleados ahora reciben capacitación mucho más rápido que antes. Aceleran su nivel de experiencia a través de niveles de capacitación escalonados. Un empleado debe observar y aprender los nueve niveles para convertirse en un experto o 'cinturón negro'.

Tener un equipo de expertos educados y bien preparados a menudo ayuda a cerrar tratos más grandes a un ritmo más rápido.

“El comentario más común que escuché de nuestro personal que aprende de nuestro contenido es que están agradecidos por aprender por video en lugar de tener que leer largos archivos PDF y diapositivas de PowerPoint. Y con el video, podemos agregar fácilmente subtítulos además de la narración, para los empleados que encuentran que los acentos fuera de sus geografías son más difíciles de escuchar”, explicó Alexander.

Como resultado, el equipo de aprendizaje y desarrollo global creó 130 nuevos videos de capacitación solo en un trimestre.

Esta cadencia continúa a lo largo de su línea de tiempo anual, junto con la actualización de videos existentes. Este programa de capacitación formal ha tenido tanto éxito que SoftwareONE ahora ha adoptado una cultura informal y opcional de capacitación y aprendizaje.

Crean contenido de capacitación en video con TechSmith Snagit y lo comparten en su portal interno, ONE|Tube.

Ahora, cualquier miembro del personal puede crear un video sobre temas de su elección y compartirlos para ayudar a otros a aprender.

“El aprendizaje social es automotivado. El personal quiere compartir sus videos en lugar de mensajes de texto, y la gente está entusiasmada con eso”, dijo Stephan. “Se están cargando y compartiendo videos de todo el mundo. Hay muchos millennials en la empresa y el video es totalmente aceptado, por lo que se popularizó en toda la empresa”.

Viendo hacia adelante

Si bien SoftwareONE ya ha visto enormes beneficios de crear e implementar un enfoque de capacitación y desarrollo global con programas de capacitación tanto formales como informales, no se han detenido allí.

Ahora están trabajando en su versión 2.0 que permitirá que sus cursos de capacitación estén disponibles para dispositivos móviles y navegadores, lo que aumentará la audiencia al ofrecer videos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Finalmente, ¡espero que este estudio de caso le haya resultado útil! ¿Listo para comenzar a crear su propio contenido de capacitación en video? Comenzar con TechSmith Snagit y Camtasia es fácil. Obtenga más información sobre nuestro software y pruébelos gratis.