Cómo convertir la capacitación dirigida por un instructor en un mundo virtual con Shannon Tipton

Mover la capacitación dirigida por un instructor en línea requiere más que solo configurar su cámara web.

La capacitación virtual dirigida por un instructor se está volviendo más vital que nunca. Sin embargo, hay formas de garantizar una entrega en línea efectiva y optimizar el compromiso al convertir su capacitación de un espacio físico a uno digital.

Shannon Tipton enseña, consulta y ayuda a las organizaciones a pensar de manera diferente sobre el aprendizaje en el lugar de trabajo. Es la fundadora de Learning Rebels, tiene más de 15 años de experiencia en liderazgo de aprendizaje corporativo y se especializa en convertir la capacitación dirigida por un instructor de entornos presenciales a virtuales.

Su objetivo es ayudar a los capacitadores a pensar de manera diferente sobre la capacitación para que pueda brindarla de una manera que agregue valor comercial. En esta publicación, Shannon comparte sus métodos y consejos sobre cómo trasladar con éxito su capacitación en línea.

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¿Qué es VILT?

ILT, o capacitación dirigida por un instructor, suele ser una capacitación en vivo que se lleva a cabo en un espacio físico donde el capacitador y todos los participantes se encuentran en la misma sala. VILT, o capacitación virtual dirigida por un instructor, es cuando esta capacitación se traslada a un espacio virtual.

Los ejemplos de VILT incluyen programas de capacitación digital, clases de conferencias virtuales o un seminario web. En la mayoría de los casos, es donde un capacitador dirige una sesión de aprendizaje unificado con participantes que se unen en línea, desde una variedad de ubicaciones diferentes.

Si está considerando trasladar su capacitación en línea, debe pensar en lo que espera lograr con esa capacitación. ¿Puede alcanzar sus objetivos y los de sus alumnos de manera factible a través de una sesión de capacitación en línea? Si puede, ¿qué tipo de VILT se adapta mejor a ese objetivo de entrenamiento?

“Un seminario web y un evento de capacitación virtual, por ejemplo, son muy diferentes. […] Ahora, si hay algo que solo se basa en el conocimiento, donde solo les doy información y espero que usen esa información, eso se convierte en un seminario web”.

Shannon cree firmemente que la mayoría de los objetivos de capacitación se pueden lograr en línea, pero depende del capacitador reconfigurar los objetivos de aprendizaje y encontrar el espacio virtual que mejor se adapte a su propósito.

Encontrar las herramientas VILT adecuadas

Para facilitar con éxito el aprendizaje en línea, los formadores deben equiparse a sí mismos y a sus alumnos con las herramientas adecuadas.

Shannon reflexiona sobre las herramientas de aprendizaje virtual disponibles, algunas de las cuales incluso replican lo que usan los capacitadores en el aula física. Estos incluyen salas de reuniones, software de pizarra, uso compartido de pantalla, espacio de colaboración y más, que los capacitadores pueden integrar en su VILT.

Encontrar formas de incorporar estas herramientas es cómo VILT se vuelve más efectivo. Sin formas motivadoras y atractivas de desarrollar y compartir conocimientos, los alumnos se desconectan mucho más rápido en un entorno virtual. Shannon sugiere que si no puede invertir en las herramientas correctas, cambiar su capacitación en línea podría no ser una solución adecuada para sus alumnos.

“Si no tiene acceso a esas herramientas y solo está mirando la reunión de WebEx, entonces no intente convertir su capacitación. Porque entonces lo que sucede es que solo estás, solo estás hablando, y tal vez estás usando la función de chat, y eso no va a lograr nada. Por lo tanto, debe asegurarse de contar con las herramientas adecuadas para alcanzar los objetivos que desea alcanzar”.

Cómo liderar VILT con éxito

Como cualquier capacitación, es importante enganchar a los participantes del aprendizaje con un tema interesante o un capacitador entusiasta. Después de todo, si el formador no está interesado, ¿por qué lo estarían los alumnos?

El consejo de Shannon es fomentar la conversación y la interacción desde el momento en que comienza la capacitación, como en un salón de clases físico. A medida que los alumnos ingresen al espacio virtual, se unirán a un grupo ya enérgico. Esto debería ayudar a establecer un mayor nivel de interés, que si entraran a un muro de silencio.

Una vez que haya enganchado a los alumnos, la clave es mantenerlos comprometidos. Esto se puede interpretar de dos maneras. El primero es participar como presentador de la capacitación.

Si está realizando una capacitación a través de un software de conferencia virtual, los participantes pueden verlo y leer su lenguaje corporal. Entonces, tal como lo harías en un espacio físico, es importante que mantengas un buen nivel de energía. Shannon señala que los entrenadores deben prestar atención a sus comportamientos físicos y adaptarlos a la pantalla chica.

“No se trata de ser gracioso, o exagerar con tu energía, nadie te está pidiendo que hagas eso. Pero ten en cuenta que tus modales, tu tono de voz y tus expresiones faciales deben encajar en un pequeño espacio”.

La segunda forma de mantener la participación del alumno es a través de la interactividad.

El método de Shannon para lograr esto es mantener el entrenamiento a un ritmo rápido. Ella afirma que algo nuevo debe suceder cada minuto, ya sea una transición de diapositiva en PowerPoint, una anotación en la pantalla o un cambio de tono de voz al cambiar de tema.

Luego, cada cuatro minutos, debe pedirles a sus alumnos que hagan algo. Esto podría ser dejar un comentario en el chat, usar la función de pizarra o responder una encuesta, por ejemplo.

Finalmente, debe haber una actividad más grande cada cinco a diez minutos. Esto puede ser cualquier cosa, desde el uso de salas de reuniones hasta un mini examen sorpresa.

Seguir una estructura como esta ayuda a los capacitadores a diseñar un curso preparado para la interacción, ya que la velocidad mantiene a los alumnos alerta. Pero también crea un ritmo que debería impulsar a los alumnos a través de la capacitación sin que pierdan interés.

¿Cuánto debe durar la formación virtual?

Este diseño también optimiza los cursos de formación. Con un plan de lecciones de ritmo rápido, hay poco espacio para perder el tiempo. Los estudiantes en línea tienen poca paciencia para esperar y, a diferencia de la capacitación en un espacio físico, es más fácil eliminar los momentos menos valiosos.

Esta es a menudo la razón por la cual las capacitaciones virtuales son mucho más cortas que las presenciales. Pero Shannon destaca que esto es algo bueno. Los capacitadores no deberían intentar convertir sus días de capacitación presencial de ocho horas en una sesión en línea de ocho horas.

“Si tiene que hacer un programa VILT más largo, debe asegurarse de que sus descansos sean más frecuentes y más largos. Porque la gente está mirando la pantalla de la computadora: tienes fatiga visual, tienes fatiga mental, tienes sobrecarga cognitiva, [y] hay muchas cosas que están sucediendo en el entorno que tenemos que tomar en consideración. Entonces, si está haciendo un entrenamiento más largo durante el transcurso de un día, entonces sus descansos deben ser más frecuentes y más largos".

El tiempo óptimo para la capacitación virtual es de alrededor de 90 minutos, pero Shannon cree que puede durar hasta dos horas y media, si incluye un descanso prolongado. Su solución para aquellos que necesitan una formación más completa es dividirla en varios días.

Cómo incorporar sus propios activos de aprendizaje en la formación virtual

Los recursos de aprendizaje, como los gráficos, pueden ser vitales para la capacitación, pero Shannon señala que siempre deben tener un propósito. Cada activo de capacitación que utilice debe alinearse con los objetivos principales y la estrategia de aprendizaje para proporcionar valor al alumno.

Shannon utiliza varios canales para interactuar con sus alumnos, no solo el software de conferencias virtuales, y utiliza sus funciones para compartir archivos. La incorporación de piezas más pequeñas de contenido de apoyo, como gráficos o videos que haya creado, pueden ser herramientas de aprendizaje efectivas para los participantes que prefieren aprender de diferentes maneras.

Compartir videos cortos es una de las formas recomendadas por Shannon para reforzar temas e ideas nuevas. Ella sugiere compartir un video de cinco minutos al final de la sesión de capacitación para resumir las ideas principales. Esto le da a la gente la oportunidad de comentar y desarrollar aún más su pensamiento.

Cómo encontrar tu voz de entrenamiento virtual

Shannon cree que una gran parte de lidiar con cualquier cambio en el entrenamiento es tu forma de pensar. Abordar los desafíos con una actitud positiva es un paso necesario para comenzar a resolver problemas y probar lo que podría funcionar.

“Tienes tu mentalidad de crecimiento y tu mentalidad fija, ¿dónde estás? ¿Te encuentras diciendo mucho 'No puedo', 'No debería', 'No lo haré', 'No me dejarán', y te encuentras en este lugar de mentalidad fija y negativa? A veces es sólo un pequeño cambio. En lugar de un 'No puedo', es un '¿Por qué no?' “

Su consejo para los entrenadores virtuales es pedir perdón, no permiso, y perseverar cuando ocurran los contratiempos inevitables. Con los conocimientos y las herramientas adecuados, Shannon cree que todo es posible en el entorno virtual y anima a los formadores a seguir adaptándose.

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