Cómo capturar datos importantes con aplicaciones de escaneo y OCR

Una aplicación de escaneo con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es indispensable para organizarse. Las mejores aplicaciones de escaneo lo ayudan a capturar todo tipo de información, como diapositivas de presentación de una reunión, notas de pizarra, tarjetas de presentación, sin mencionar documentos importantes. También son útiles para otros usos, desde la digitalización de recetas en papel hasta el ahorro de garantías.

Hace algunos años, tuve que sacar un nuevo pasaporte y el mismo día entregarlo para obtener una visa. Inmediatamente después de recoger el pasaporte, pensé: "Probablemente debería tener una copia de esto antes de entregarlo". Saqué mi teléfono y lo escaneé. Efectivamente, la visa tomó más de dos semanas y, mientras tanto, necesitaba los detalles de mi pasaporte para un montón de papeleo. ¡Menos mal que tenía una copia legible!

¿Cómo funcionan las aplicaciones de escaneo?

Cuando usa una aplicación de escaneo móvil, no es muy diferente a tomar una foto. En una configuración ideal, reproduzca su documento plano sobre un fondo contrastante y apunte la cámara de su teléfono hacia él.

Luego, la aplicación de escaneo lo guía a través del proceso. Por lo general, le indica que alinee los bordes del documento con marcas de recorte en la pantalla del teléfono. Mantente firme como puedas, pero no te preocupes. La aplicación se ajusta a los movimientos leves. El escaneo toma uno o dos segundos. Cuando haya terminado, generalmente verá una vista previa de su documento. La aplicación generalmente pregunta si desea agregar más páginas o comenzar un nuevo escaneo.

Tal vez esté pensando que podría omitir una aplicación de escaneo por completo y, en su lugar, tomar una foto de cualquier documento que desee guardar digitalmente. Podrías, pero hay dos desventajas. En primer lugar, es poco probable que una imagen sea tan clara como un escaneo, por lo que corre el riesgo de no tener un texto legible. En segundo lugar, no puede buscar en el texto, lo que podría dificultar enormemente encontrar lo que necesita más adelante.

¿Qué debe escanear con una aplicación de escaneo?

Veamos ejemplos de cómo puede usar una aplicación de escaneo para mantenerse organizado. Después de eso, explicaré qué funciones debe buscar en las mejores aplicaciones de escaneo y nombraré algunas aplicaciones que las tienen.

Cartas de negocios

La próxima vez que alguien le entregue una tarjeta de presentación, use una aplicación de escaneo para capturar la información de contacto de esa persona y luego devuelva la tarjeta. Mostrará lo fácil que es no usar papel mientras recopila sus detalles en un formato digital para que no tenga que escribir nada más tarde. Algunas aplicaciones de escaneo pueden detectar tarjetas de presentación y crear una nueva entrada en su aplicación de contacto. Otros buscan en LinkedIn para sugerir conectarse allí.

Pizarras y materiales de presentación

En las reuniones, la mayoría de nosotros queremos prestar toda nuestra atención a cada orador. Eso es difícil de hacer si estamos entrecerrando los ojos en una presentación o pizarra, con la esperanza de no perdernos un detalle importante. Una excelente solución es escanear rápidamente las diapositivas u otros materiales a medida que aparecen sabiendo que puede revisarlos con más detalle más adelante.

Documentos para enviar por correo electrónico o respaldar

Si bien muchas personas y organizaciones están felices de enviarle documentos digitales, todavía hay muchos casos en los que nos encontramos con papel. Supongamos que su banco le entrega un importante documento en papel para que lo firme, pero desea que su abogado lo verifique primero. Ese es un buen momento para usar su aplicación de escaneo. Escanee algunas páginas para que pueda enviarlas por correo electrónico inmediatamente. Algunas aplicaciones de escaneo incluyen una herramienta que también te permite firmarlas digitalmente.

Otros documentos importantes que quizás desee escanear y respaldar incluyen registros de vacunación, documentos fiscales y certificados legales (nacimiento, matrimonio, inmigración, etc.).

Qué buscar en una aplicación de escaneo

Las mejores aplicaciones de escaneo capturan sus documentos con claridad, hacen que el texto se pueda buscar y lo ayudan a guardar los archivos terminados en los lugares correctos. Esto es lo que debe buscar:

Detección automática de bordes

Una excelente aplicación de escaneo y OCR encuentra automáticamente los bordes de sus documentos automáticamente. Cuando apunta la cámara al papel, las marcas de recorte que ve en la pantalla deben buscar el borde del documento por sí mismas y ajustarse a diferentes dimensiones. Entonces, ya sea que esté escaneando una hoja de papel A4 o una tarjeta de presentación, la aplicación lo calcula automáticamente.

Opciones de guardar y exportar

Las mejores aplicaciones de escaneo le brindan opciones sobre dónde puede guardar o exportar sus textos recién escaneados, como Google Drive, Dropbox u otro servicio de almacenamiento. No quieres una aplicación que te obligue a guardar los documentos en un lugar nuevo.

LOC

Mencioné OCR en la parte superior de este artículo. Cuando tiene OCR, cualquier palabra que escanee se convierte en texto. También puede copiar y pegar el texto o editarlo. Digamos que escanea una receta y ve que tiene un error tipográfico. Con una muy buena aplicación de escaneo y OCR, debería poder corregir el error tipográfico. Algunas aplicaciones pueden convertir su texto final a un formato de procesamiento de texto familiar, como .docx. Otros le permiten cambiar el texto directamente en la aplicación sin tener que abrir primero el documento en un procesador de textos.

OCR también le permite buscar el texto de los documentos. Esto significa que si desea encontrar sus registros de vacunación, puede intentar buscar el nombre de su médico para encontrar el archivo. No es necesario que recuerde el nombre que le dio al archivo. Si usa mucho la búsqueda para encontrar archivos, entonces definitivamente necesita OCR.

Funcionalidad de búsqueda

Tal vez no esté súper organizado cuando se trata de exportar y guardar sus archivos en otra ubicación. En ese caso, le gustaría poder buscar en el contenido de la aplicación de escaneo todo lo que alguna vez escaneó y ahora necesita. Una gran aplicación de escaneo tendrá su propia función de búsqueda.

Soporte multipágina

Las aplicaciones de escaneo realmente buenas pueden escanear varias páginas consecutivamente. Luego, deben recopilar todas las páginas en un solo PDF con facilidad. Las aplicaciones de escaneo más avanzadas también corrigen la distorsión de la página, como cuando escaneas páginas de un libro y no logras que quede plano.

Precio

Muchas de las mejores aplicaciones de escaneo y OCR tienen un nivel de servicio gratuito y un nivel de pago premium. OCR a veces se considera una función premium. El precio de las aplicaciones de escaneo y OCR es un poco loco. Por un tiempo, podría esperar pagar entre $ 4 y $ 7 por una aplicación decente. Ahora, las tarifas únicas son diez veces más altas. Si bien las tarifas de suscripción son más razonables, algunas personas solo necesitan una aplicación de escaneo unas pocas veces al año.

Las mejores aplicaciones de escaneo

Ahora que comprende lo que pueden hacer las aplicaciones de escaneo y por qué podría querer una, estas son algunas de las mejores que puede encontrar. Me he centrado en las aplicaciones que ofrecen escaneo y OCR y hacen que su texto sea editable. Hay muchas aplicaciones que solo escanean. Evernote Scannable y la aplicación móvil de Dropbox son dos ejemplos. Pero no te dan un texto final que puedas copiar y pegar o editar. Estas aplicaciones lo hacen.

Independientemente de la aplicación que elija, encontrará que tener una aplicación de escaneo a mano en la que confíe lo ayuda a digitalizar sus documentos y mantenerse organizado.

ABBYY FineScanner (Visite el sitio en ABBYY)

Gratis; Pro por $4.99 al mes, $19.99 al año o $59.99 tarifa única

ABBYY FineScanner es posiblemente la mejor y más capaz aplicación de escáner y OCR para dispositivos móviles. Exporta archivos a una variedad de formatos, le permite guardar archivos en la mayoría de los principales servicios de almacenamiento e incluso ejecuta OCR en más de 40 idiomas. Necesita una cuenta Premium para obtener OCR, que cuesta $ 4.99 por mes, $ 19.99 por año o $ 59.99 por una tarifa única.

Disponible en Android, iOS

Microsoft Office Lens (visite el sitio en ABBYY)

Gratis

Microsoft Office Lens es una de las pocas aplicaciones de escaneo que es completamente gratuita. Es un poco más lento y torpe que otras aplicaciones con detección de bordes y recorte, pero hace el trabajo. La aplicación tiene modos especiales para escanear tarjetas de visita y pizarras. Para editar el texto que escanea, debe exportar el texto a través de Microsoft OneDrive y luego abrirlo en Word.

Disponible en Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (visite el sitio en ABBYY)

Gratis; Pro por $4.49 el primer año y luego $22.49 por año; o $69.99 por única vez en iOS

Scanbot es una excelente aplicación de escaneo y OCR. Dicho esto, la compañía cambió recientemente su modelo de precios de una tarifa única de bajo costo a una suscripción anual o una tarifa única más costosa ($ 69.99). Además, los precios son muy difíciles de rastrear. En cualquier caso, vale la pena considerar la versión Pro de Scanbot si necesita una aplicación de escaneo rápida y precisa para casi cualquier tipo de documento. Tiene buenas herramientas de optimización y corrección de color, además de otras funciones de escaneo, como un lector de códigos QR y un escáner de códigos de barras. También puede usarlo para firmar documentos usando nada más que su dedo y su teléfono o tableta.

Disponible en Android y iOS