Cómo comprar un servicio de videoconferencia

La videoconferencia en sí misma brinda a los usuarios muchas características y opciones diferentes. Sin embargo, en esencia, la videoconferencia es simplemente una forma de que un usuario se comunique con otro usuario a través de una transmisión de video en vivo. Las soluciones más avanzadas permiten cosas como transmisiones de video de uno a muchos, compartir pantalla e incluso funciones de transmisión web que pueden sondear a los miembros de la audiencia y recopilar datos de los espectadores (pero nos estamos adelantando).

Las comunicaciones unificadas (UC) toman la videoconferencia y la agregan a un conjunto más grande de herramientas de comunicación. Podrás enviar chats y mensajes de texto a tus compañeros de trabajo. Podrá crear flujos de trabajo de gestión de proyectos. Podrá crear documentos y ejecutar ediciones simultáneas en ellos como lo haría con una plataforma como Google Drive.

Quizás el aspecto más importante de una plataforma UC es su capacidad para integrarse con soluciones de terceros para ayudarlo a extraer y exportar datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, entonces la integración entre su Salesforce cuenta y su herramienta UC lo hace increíblemente fácil. Desde su tablero de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.

“Tener una plataforma unificada es claramente algo que sería de interés”, dijo Gilman. “Una plataforma singular para la movilidad, la colaboración y la voz es algo que la mayoría de las empresas buscan hoy”.

Gilman advierte que construir una plataforma de comunicaciones a través de proveedores individuales tendría un costo prohibitivo. Además, es posible que los datos no se transfieran de un sistema a otro tan fácilmente como lo harían dentro de una plataforma de un solo proveedor. Además, si algo se rompe, deberá determinar el motivo hablando con varios representantes de soporte de varias compañías, lo que suena como una pesadilla.

Todas las formas de software comercial vienen con un espectro de usabilidad. Algunas herramientas de marketing por correo electrónico están tan bien diseñadas que hacen que parezca que cualquiera puede despertarse y convertirse en un vendedor de correo electrónico sin tener ningún entrenamiento formal. Otras herramientas son tan complicadas y técnicas que incluso los especialistas en marketing más avanzados se encuentran buscando el botón de soporte.

La videoconferencia no es diferente. Algunas herramientas ofrecen interfaces de usuario (IU) limpias e intuitivas que le permiten hacer clic en el nombre de una persona e iniciar una llamada directamente. Algunos le permiten programar reuniones con anticipación haciendo clic en el calendario de un colega y escribiendo su nombre. Existen herramientas que le permiten crear una sala de conferencias virtual, enviar un enlace e invitar a cientos o miles de personas a esa sala sin ningún requisito previo para ninguno de sus invitados. Estos son los tipos de soluciones que querrá considerar al realizar su compra.

“Muchas veces, las videoconferencias tienen muchos matices porque hoy en día se utilizan muchos protocolos diferentes”, dijo Gilman. “Te enfrentas a desafíos al incorporar plataformas heredadas, incorporar a terceros que están fuera del sitio... ese ha sido el desafío durante años. La capacidad de enviar un enlace a una plataforma de terceros y acceder a esa llamada tan fácilmente como una llamada telefónica es fundamental para el éxito”.

Básicamente, si abre su software de videoconferencia y siente que debería haber obtenido un título de ingeniería, probablemente esté trabajando con la herramienta incorrecta.

Incluso si opta por no comprar una plataforma UC, es posible que desee una herramienta de videoconferencia que pueda compartir documentos y pantallas básicos. Estas funciones permiten a los usuarios enviar archivos a cualquier persona en la sala de conferencias o mostrar un documento de un sitio web en su pantalla para una demostración.

“La necesidad de colaboración e intercambio de contenido es importante”, dijo Gilman. “Para que se lleve a cabo una reunión efectiva, compartir contenido es casi tan importante como verse cara a cara. Puede ser tan simple como compartir documentos para que los usuarios puedan compartir en qué están trabajando en tiempo real. Ese es un componente crítico para cualquier entorno colaborativo”.

Tener estas funciones también le permite usar su herramienta de videoconferencia de formas que no había imaginado anteriormente. Todo el mundo piensa en las videoconferencias para reuniones de equipo, pero ¿qué pasa con las reuniones con clientes, las llamadas de posibles compradores o las llamadas de socios? “Cuando comienzas a considerar cómo el video puede transformar la forma en que las empresas pueden hacer negocios, es cuando la adopción se vuelve mucho más generalizada”, dijo Gilman.

Si está convencido de que solo usará herramientas de videoconferencia para comunicaciones uno a uno, es posible que también se haya engañado pensando que una aplicación enfocada en el consumidor será suficiente para hacer el trabajo. En algunos casos, puede que tengas razón. Sin embargo, tenga en cuenta que no todas las llamadas se realizarán desde los límites de una oficina que suministre Ethernet de alta velocidad. De hecho, la mayoría de sus llamadas probablemente se realizarán en computadoras portátiles y tabletas a través de conexiones Wi-Fi (algunas de las cuales se encuentran en vehículos en movimiento).

Aquí es donde su aplicación estándar para el consumidor no ofrece el valor de una herramienta de videoconferencia de nivel empresarial. “Esas aplicaciones para el consumidor son geniales, pero te encuentras con problemas de calidad”, dijo Gilman. “No son lo suficientemente estables para manejar la confiabilidad y la resiliencia si estás hablando con un cliente. Observa ciertas plataformas de consumidores si está en un cliente móvil en su automóvil; su solución de videoconferencia debe estar preparada para manejar un mínimo común denominador que probablemente será un dispositivo móvil. La capacidad de manejar la pérdida de paquetes sin degradación de video y voz es importante”.

“La tecnología que ejecuta plataformas [de nivel empresarial] ha mejorado mucho. Y cuando combina eso con la calidad de la red que podemos ofrecer, tenemos la red resuelta”, dijo Gilman. “Hace tres o cuatro años, la capacidad de compartir una tomografía computarizada a través de un video habría sido ridícula. Ahora puede ver la tomografía computarizada más detallada”.

Ya que es usted quien elige el sistema, ¿por qué no elegir uno que le dé el control de todo? Las herramientas de video empresarial le brindan acceso a funciones como la grabación de llamadas con un solo clic, estadísticas que le indican quién realiza la mayor cantidad de llamadas, cuánto tiempo permanecen las personas en las llamadas, cuándo las personas abandonaron las llamadas y mucho más. También puede controlar quién tiene permisos administrativos para grabar su propia llamada, quién puede ingresar o transferir llamadas a otros usuarios y quién puede examinar la calidad de la llamada para garantizar que el sistema proporcione imágenes claras.

“Los administradores sofisticados querrán saber cómo fue la pérdida de paquetes [que contribuyó a la mala calidad de las llamadas]”, dijo Gilman. “¿Estaba en el otro extremo [o en la red de la empresa]? Si era local, entonces hay que mirar la red [para determinar dónde estaba el problema]”.