Regreso a la oficina: una guía para empleados

Muchas empresas se están preparando para la transición de los empleados de regreso a las oficinas, ya sea para aliviar el estrés del aislamiento o simplemente para mantenerse financieramente a flote. Cualquiera que sea la razón, mantener a los empleados seguros significa que los empleadores deben superar una variedad de obstáculos, incluido el cumplimiento de las nuevas normas de salud y seguridad que probablemente incluirán consideraciones completamente nuevas como el rastreo de contactos y mantener a los empleados adecuadamente distanciados utilizando herramientas de gestión del espacio.

Incluso los procesos comerciales establecidos, especialmente los vectores centrados en las personas, como los recursos humanos (HR), deberán adaptar nuevas soluciones, como la creación de un modelo de dotación de personal híbrido utilizando herramientas de gestión de la fuerza laboral remota. Ese es un desafío considerable para la mayoría de los empleadores, pero no es el único desafío. Los empleados también deben ajustar sus perspectivas con cuidado al considerar regresar a la oficina. Eso significa observar de cerca cada parte de la jornada laboral, desde reanudar un viaje diario hasta dónde y exactamente cómo pretende realizar el trabajo en un nuevo tipo de población de oficinas.

Antes de siquiera pensar en la oficina, considere que el mejor lugar para comenzar es si desea volver a trabajar. Si le conviene trabajar en casa, entonces la mejor manera de presentar este cambio a su empleador es no solo preguntar, sino preguntar con un plan. Trabaje con Recursos Humanos sobre cómo funcionaría exactamente un cambio a trabajar completamente desde casa y explore las herramientas y tecnologías disponibles para encontrar nuevas formas de ayudar. La mayoría de los empleadores son más receptivos a este concepto que nunca, especialmente a un escenario de trabajo "híbrido" donde los empleados trabajan en parte en casa y en parte en la oficina.

Si un regreso al trabajo, aunque solo sea un regreso parcial, está en su futuro inmediato, entonces lo mejor para usted es involucrarse lo más posible en el proceso de planificación de su empleador. Averigüe quién es el indicado para organizar la reapertura de la oficina y asegúrese de discutir los siguientes temas con ellos.

entrar en la puerta

Un estudio de PricewaterhouseCoopers citado por Statista (ver el gráfico anterior), muestra que cuando se trata de reabrir espacios de oficina durante la pandemia, el 81 % de las empresas planea cambiar las medidas y los requisitos de seguridad en el lugar de trabajo, mientras que el 78 % apunta a reconfigurar los lugares de trabajo para promover el espacio físico. distanciamiento Además, el 54 por ciento de las empresas planea hacer del trabajo remoto una opción permanente para los roles que lo permitan, y el 53 por ciento de las empresas está considerando cambiar de turno o equipos alternativos para reducir la exposición.

Eso significa que las estrategias de regreso al trabajo (RTW, por sus siglas en inglés) no solo tendrán un efecto drástico en su entorno laboral actual una vez que regrese, sino que los efectos exactos también variarán ampliamente para las diferentes organizaciones, ya que las medidas dependerán de diferentes consideraciones, incluido el tipo de trabajo que se realiza, las características del espacio, el tamaño de la población de empleados y las nuevas regulaciones de salud de COVID-19 que se aplican a su estado y municipio.

Espere restricciones estrictas sobre qué ubicaciones de oficinas serán accesibles, la cantidad de empleados permitidos en el sitio en un momento dado, así como nuevos procedimientos y personal para permitir nuevas medidas, como el rastreo de contactos y la desinfección del trabajo entre turnos. Las oficinas también deberán proporcionar a los empleados equipo de protección personal (PPE), como máscaras, protectores faciales, guantes y un suministro constante de desinfectante y desinfectante para manos. Los empleados deben asegurarse de que entienden qué medidas se están aplicando, cuáles son los procedimientos para implementarlas y dónde y cómo deben recolectar cualquier equipo nuevo necesario para la seguridad.

El control de acceso será un problema especialmente molesto para los empleados que no estén preparados. Esto se debe a que este proceso será la forma en que los empleados serán evaluados y se les permitirá ingresar al lugar de trabajo, probablemente ahora un proceso de varios pasos que a menudo involucrará un sistema de reserva en línea e incluso algún tipo de token inteligente. Esto suena complejo, pero el control de acceso es fundamental para evaluar a los empleados contagiosos, así como para determinar quién está en el sitio en un momento dado. Es por eso que no solo los empresarios sino también las autoridades locales del COVID-19 y los reglamentos municipales están poniendo un énfasis tan especial en este proceso.

La mayoría de los procesos de acceso serán más o menos así: antes de salir de sus hogares, los empleados deberán verificar que no sienten ningún síntoma a través de un control de bienestar, posiblemente a través de una aplicación móvil o una herramienta de regreso al trabajo, como Zoho BackToWork. Luego, se espera que se dirijan a un área de control al llegar, donde se les tomará la temperatura antes de permitirles el acceso a su área de trabajo. Ese acceso solo se otorgará si el empleado tiene una reserva válida esperando en el sistema. Si eso no es un problema, se le dará acceso al empleado a la oficina mediante una tarjeta inteligente o un token similar que se usa para confirmar la hora de entrada y salida, así como el lugar donde ese empleado pasará la mayor parte del día laboral.

Especialmente al principio, si no cumple con alguno de estos requisitos, es probable que lo envíen a casa, por lo que es importante trabajar con el equipo de RTW de su empleador para asegurarse de que comprende completamente el proceso y tiene todas las aplicaciones y tokens necesarios.

Preocupaciones de viaje

Irónicamente, una de las preocupaciones de RTW más problemáticas para los empleados no es la oficina, sino llegar a la oficina. Viajar al trabajo en su propio automóvil es una cosa, pero usar el transporte público, una situación inevitable en muchos lugares, tiene a muchos empleados muy preocupados. Después de casi un año de aislamiento general, será necesario convencer a muchos empleados para que regresen a sus viajes diarios en tren, autobús o metro.

"Los empleadores han hecho un buen trabajo asegurándose de que las oficinas estén seguras y desinfectadas con protocolos para mantenerlas así. Pero dado que el transporte público sigue siendo el modo principal de llevar a los empleados a la oficina, la seguridad es un desafío completamente nuevo", dijo Dave Bryant, vicepresidente presidente de One Workplace, una empresa líder en decoración de interiores comerciales en el Área de la Bahía. "Dar a los empleados alternativas y formas más seguras de llegar al trabajo, como autobuses corporativos y servicios de viajes compartidos, que tengan protocolos de limpieza, son opciones que los empleadores deberían considerar para que los trabajadores vayan y regresen del trabajo de manera segura".

"Space-as-a-Service (SPaaS) es una tendencia creciente que permite a muchas empresas personalizar espacios de oficina más pequeños ubicados más cerca de donde viven sus empleados", dice Bryant. Ubicar nuevos espacios más cerca de estos centros de empleados no solo reducirá los tiempos de viaje, según Bryant, sino que también cambiará los requisitos de viaje y proporcionará un lugar seguro lejos de la oficina más grande cuando el trabajo no requiera que los empleados estén allí.

Una vez más, si está pensando en volver al trabajo, aborde este problema con su empleador y vea si alguna de estas soluciones podría funcionar para su empresa.

Espere nueva tecnología

Anteriormente mencionamos la nueva tecnología de control de acceso, pero para muchos empleados, esa no será la única tecnología nueva con la que se encontrarán cuando regresen a la oficina durante la pandemia. Por ejemplo, Cisco dice que ha considerado cuidadosamente lo que significa el regreso al trabajo para los empleados en sus oficinas.

"Hemos aumentado la cantidad de sensores que tenemos en el hardware de nuestra sala de conferencias", dijo Jeetu Patel, vicepresidente sénior y división de aplicaciones y seguridad de GM en Cisco. Dijo que la compañía está agregando varios sensores a su hardware de solución de conferencias, "que pueden detectar la cantidad de participantes en una habitación, medir los niveles de temperatura y humedad e incluso medir la calidad del aire". Cisco y los empleadores como él recopilarán este tipo de datos de las instalaciones de nuevas maneras y específicamente con el fin de garantizar que los empleados permanezcan seguros mientras están en el sitio.

Los Webex Room Navigators de Cisco, que son paneles táctiles de oficina que brindan conexiones instantáneas a videoconferencias, controles de sala, uso compartido de contenido y reserva de salas, ahora se activan por voz. "Puede entrar en una habitación y decir 'Hola, Webex, voy a unirme a la reunión'. El sistema tiene controles de proximidad que podrán identificar a los participantes [a través de sus] teléfonos inteligentes mediante ultrasonido", dijo Patel.

Agrega que pasar a los asistentes de voz en la oficina ahora tiene el beneficio adicional de ser una solución más higiénica, ya que es necesario tocar menos superficies físicamente. Y, por supuesto, hay muchos beneficios adicionales que seguirán ayudando a los trabajadores incluso después de la pandemia, como la reserva inteligente de salas, el ajuste de iluminación y persianas, así como el acceso automático a pantallas inteligentes y otras tecnologías de conferencias.

Repensar los beneficios para empleados

Las ventajas y beneficios de los empleados son factores importantes para los empleados que consideran un trabajo o lugar de trabajo en lugar de otro. En tiempos anteriores a la COVID, los beneficios como comidas y refrigerios gratis, salones de concepto abierto, membresías en gimnasios, así como salidas y horas felices de la empresa, ayudaron a atraer empleados e incluso los mantuvieron en las oficinas por más tiempo. Es posible que esas ventajas y beneficios ya no sean tan atractivos o tengan sentido para los trabajadores remotos o los empleados que regresan a las oficinas.

"El regreso al lugar de trabajo físico trae algunas consideraciones importantes sobre los tipos de ventajas y beneficios que los empleadores ofrecen a su gente", dice Jordan Peace, cofundador y director ejecutivo de Fringe, una empresa de beneficios de estilo de vida.

"Meses de trabajo remoto han obligado a las empresas a repensar los tipos de beneficios que ofrecen a los empleados. Muchos beneficios en la oficina, como membresías en gimnasios, mesas de ping pong o almuerzos atendidos, básicamente se han vuelto obsoletos de la noche a la mañana", dice Peace. En su lugar, ha surgido una nueva categoría, una de beneficios de estilo de vida. Este tipo de beneficios tienen como objetivo aliviar los problemas que enfrentan muchos empleados como resultado de trabajar desde casa. Por lo general, toman la forma de una especie de mercado digital donde los empleados pueden seleccionar aplicaciones o servicios que satisfagan sus necesidades inmediatas, como tutoría virtual o entrega de alimentos.

Peace dijo que una encuesta de usuarios de Fringe encontró que el 80 por ciento de los empleados sentía que la era del trabajo remoto cambió permanentemente la forma en que ven los beneficios; El 84 por ciento dijo que cree que los beneficios del estilo de vida serán más valiosos en un mundo posterior a COVID que los beneficios y comodidades en la oficina, incluso después del regreso a la oficina.

Si bien Fringe ayuda a las empresas a implementar este tipo de programa como servicio, muchas empresas se enfrentarán al desafío de cómo ofrecer este tipo de beneficios pandémicos a sus empleados. Una excelente manera de involucrarse en los esfuerzos de RTW de su empresa es trabajar con Recursos Humanos y otros empleados para identificar qué soluciones de beneficios efectivos podrían ser en su área y luego elaborar un plan sobre cómo entregarlos.

La comunicación es clave

La mayoría de las herramientas y plataformas de software de RTW ponen un gran énfasis en la comunicación con los empleados. Después de todo, las empresas que regresan al trabajo enfrentan cambios significativos en casi todos los aspectos de su forma de hacer negocios. Eso no se puede lograr simplemente enviando notas. Los empleadores deben fomentar discusiones activas entre gerentes y empleados para que esta transición sea exitosa y segura. Sin embargo, eso también significa nuevos niveles de participación de los empleados.

Incluso con múltiples nuevos canales de comunicación abiertos, incluidas nuevas reuniones en línea, así como aplicaciones de mensajería de equipo y medidas similares, muchos empleados aún se sientan y simplemente "recopilan" nueva información sin participar en las discusiones circundantes. Si está en la lista corta para regresar a su oficina, vale la pena participar en estas charlas. Eso significa no solo hablar, sino hablar a menudo sobre temas que podría haber evitado anteriormente. Un ejemplo clave es la salud mental.

"Los líderes empresariales deben aceptar que de esta crisis surgirán nuevas normas culturales. Muchos de los ajustes realizados hasta ahora han demostrado la capacidad de recuperación de los trabajadores y las organizaciones para adaptarse al cambio. Pero una pregunta difícil que aún debemos responder es cómo se producen estos cambios en nuestros entornos de trabajo afectan la salud mental de nuestros empleados? ¿Cómo les va como personas? Y eso requerirá un seguimiento y una conexión reales", dice Mike Bokina, vicepresidente y director de recursos humanos de Siemens USA. "Necesitamos continuar abordando el aspecto humano de esta crisis, no solo el aspecto financiero. ¿Qué necesitan los empleados? Las normas culturales están cambiando y las voces de los empleados deben ser parte de eso".

Los tiempos inciertos hacen que la comunicación con los empleados sea más crítica que nunca, pero esa discusión debe ir en ambas direcciones. Más allá de las reuniones manuales regulares y los ayuntamientos virtuales, mantener conexiones uno a uno con una fuerza laboral distribuida puede ayudar a mantener el compromiso de los empleados, que ha disminuido durante este tiempo de trabajo remoto.

"Para nosotros en Siemens USA, que tiene 50.000 empleados, eso ha significado transparencia en temas que van desde la salud de los empleados, la salud de la organización y el negocio, hasta la salud de las comunidades en las que opera Siemens", dijo Bokina.

Fomentar este tipo de conversaciones, aunque sea solo con otros empleados, es un nuevo elemento importante para volver al trabajo de manera segura. Si tiene dificultades para encontrar el foro adecuado en su organización para tener estas charlas, considere trabajar con Recursos Humanos para crear uno. Tanto su empleador como sus compañeros de trabajo se beneficiarán.