Organícese: cómo usar el software de colaboración para mapear flujos de trabajo

El primer día de mi primer trabajo real, el editor de más alto rango de la editorial de revistas que me contrató me llevó a un enorme diagrama de flujo clavado en una pared. "Así es como un artículo pasa de ser escrito a ser publicado", dijo. Me guió a través de todo el proceso, enfatizando las partes en las que mi equipo y yo estábamos involucrados. Esto fue en 2001, antes de que el software de colaboración estuviera disponible gratuitamente, pero las lecciones que aprendí ese día se aplican incluso en esta era de Asana y Slack.

Cada artículo de revista iba en un sobre de polietileno de gran tamaño con una hoja de papel pegada al frente. El documento estaba codificado por colores para la revista en la que aparecería el artículo. Llamamos a esto una chaqueta de trabajo. Cada vez que el artículo iba a un departamento diferente, ya fuera a los correctores de estilo para hacer pruebas o al departamento de mecanografía para hacer cambios, la historia de su viaje se registraba en la sobrecubierta del trabajo. Cuando un empleado terminaba con él, lo asignaba a un nuevo departamento escribiendo una línea en la hoja de seguimiento. Cualquiera que viera una chaqueta de trabajo sabía exactamente todas las etapas por las que había pasado el artículo y hacia dónde se suponía que debía ir a continuación.

Pensándolo bien, estas chaquetas de trabajo fueron un precursor y una manifestación física del software de flujo de trabajo actual, como Asana. El diagrama de flujo de trabajo que estaba colgado en la pared fue una excelente orientación para mí, como nuevo empleado y para cualquier otra persona que se incorporara. Me dio una imagen clara de lo que hizo la organización y cómo.

En el mundo actual, donde presionamos por entornos sin papel y nos hemos mudado en gran medida a archivos y carpetas electrónicos, es más fácil renunciar a crear este tipo de documentos de flujo de trabajo y mantenerlos actualizados. Pero para todas las empresas e incluso los proyectos de trabajo en equipo a nivel de aficionado, es muy importante documentar su flujo de trabajo.

Ejemplo de flujo de trabajo

¿Por qué Document Workflow?

¿Por qué debería documentar su flujo de trabajo? Hay algunas razones absolutamente críticas, incluidas las siguientes:

• Ayuda a los propietarios y gerentes de negocios a pensar y comprender completamente lo que sucede en cada etapa del proceso comercial y por qué;
• Permite identificar y eliminar pasos innecesarios de los procesos;
• Recuerda a los empleados o miembros del equipo que pueden estar distantes de ciertas etapas del negocio por qué existen y qué valor brindan;
• Es esencial para incorporar a los miembros del equipo;
• Es una de las mejores formas de explicar a posibles colegas, clientes e inversores cómo funciona un negocio; y
• Permite que un equipo comience a usar herramientas de colaboración de manera más efectiva.

En cuanto a ese último punto, ya he mencionado a Asana. Asana es una herramienta de gestión del flujo de trabajo, algo así como una lista de tareas pendientes con esteroides. Es muy similar al sistema de chaquetas de trabajo que usé en mi primer trabajo de publicación. Asana te permite realizar un seguimiento de las tareas que deben realizarse y llevarlas a través de un proceso. Cada tarea tiene un historial de todos los pasos o subtareas por las que ha pasado. Cuando una persona termina con la subtarea en cuestión, la asigna al siguiente paso y la dirige a una persona o departamento que la recogerá a continuación.

He hecho la analogía antes de que Asana es como una baraja de cartas, mientras que el software de gestión de proyectos es como un juego de mesa. Cuando abre un juego de mesa, es posible que tenga algo como un tablero, una variedad de piezas de juego y un libro de reglas claro sobre cómo jugar el juego. Todos los que juegan están de acuerdo con esas reglas predeterminadas. Podrías desviarte de las reglas, pero el juego ha sido diseñado para disfrutar al máximo cuando te apegas a esas reglas, así que lo haces.

Sin embargo, cuando juegas a las cartas, todos los que juegan deben ponerse de acuerdo sobre qué juego se jugará y qué conjunto de reglas seguirás. Podrías jugar corazones o podrías jugar a escupir. Algunos juegos de cartas son muy conocidos con reglas establecidas, como el Texas Hold'em. Luego, hay otros juegos que tienen variaciones, como el rummy (gin rummy, simple rummy, 500 rummy, etc.) y debe analizar las reglas con todos en la mesa para asegurarse de que todos estén de acuerdo. cómo jugar. También existe la opción de inventar tu propio juego de cartas, con reglas únicas que debes enseñar a todos los que quieran jugar.

Asana (y muchas otras herramientas de colaboración; daré más ejemplos en un momento), como dije, es como una baraja de cartas. Entonces, para que Asana funcione, todos deben saber cómo se juega el juego, cuáles son las reglas, cuál es el objetivo y cómo termina el juego.

¿Qué pasa con Kanban?

Los tableros Kanban son otro ejemplo de herramientas de colaboración que se parecen más a una baraja de cartas. Trello es un ejemplo de una herramienta kanban en línea. Los equipos de desarrollo y programación de software a menudo usan kanban de una manera predeterminada y altamente específica (como jugar Texas Hold'em), mientras que aquellos que usan kanban para uso personal pueden inventar las reglas que deseen.

Trello

Si tienes un flujo de trabajo documentado, puedes asignar fácilmente ese flujo de trabajo a Asana. Es mucho más fácil comenzar a usar Asana cuando ya tienes un flujo de trabajo documentado porque significa que ya has pensado en todo el proceso comercial o del equipo de arriba a abajo. Adoptar Asana requiere algo de prueba y error, sin importar qué, pero será mucho más complicado y frustrante si lo haces sin haber documentado tus flujos de trabajo antes.

Mapeo de flujos de trabajo

Con el software de flujo de trabajo, generalmente hay algo que se completa, incluso si todo el proceso está en curso. Cualquier cosa que se pueda completar suele ser sus tareas o subtareas.

La idea de finalización es muy diferente en el software de gestión de proyectos. Un proyecto por definición es algo que se completa y entrega en una fecha. Pero no todos los tipos de trabajo son proyectos. En la editorial de revistas donde trabajaba, un artículo estaría completo cuando se imprimiera. De manera similar, cada número de una revista tenía una fecha de finalización cuando se entregaba. Pero la edición de copias nunca estuvo completa. Era un trabajo continuo. Todavía necesitaba ser rastreado. Tenía asignaciones de tareas concretas (edición de copia de este artículo), pero la edición de copia en sí misma no tenía una fecha de finalización ni una fecha de entrega.

El proceso de mapeo de un flujo de trabajo también implica identificar exactamente qué procesos o procedimientos deben asignarse y rastrearse explícitamente. Esta precisión y nivel de detalle es muy importante.

Piense en una receta para cocinar. Las recetas no enumeran todos los pasos porque muchos de ellos están implícitos o se entienden. Las recetas no le dicen que rompa los huevos, vacíe su contenido y tire las cáscaras porque "agregar huevos" ya significa eso, y se vuelve innecesariamente engorroso enumerar todos esos pasos. De manera similar, en un entorno de trabajo, podría entenderse que "editar artículo" significa "verificar el título, verificar la firma, editar la pieza y dejar cualquier pregunta para el autor".

En algunas situaciones, sin embargo, es posible que deba ser más explícito. Una vez trabajé en la publicación de periódicos donde revisar los titulares, los pies de foto, la fecha en la parte inferior de la página y el número de página deberían haber sido pasos separados de la corrección de estilo porque a menudo se pasaban por alto.

En otras palabras, debe averiguar qué nivel de detalle es necesario. Demasiados pasos, y las personas que usan el software van a ignorar el procedimiento. Muy pocos, y pueden ocurrir errores críticos. Es probable que se necesite un poco de prueba y error para hacerlo bien, pero debe tomar algunas decisiones antes de comenzar.

Mapeo de mentalidades

Al mapear flujos de trabajo, también dedicará tiempo a descubrir cómo piensa su organización, colectivamente. ¿Cuál es la mentalidad de su organización sobre proyectos, personas o temas de interés? Es relevante en Asana, así como en otras herramientas de colaboración.

Slack es un buen ejemplo. Slack es una plataforma de mensajería que enfatiza las notificaciones pull en lugar de las push, por lo que se trata de optar por los mensajes que desea recibir. Para crear buenos filtros para esas notificaciones, debe confiar en parte en los canales. Los canales son como grupos, y para hacerlos efectivos, debes saber cómo piensa tu equipo sobre, bueno, todo. ¿Piensas en términos de departamentos o proyectos? ¿Piensas en términos de temas o clientes? Si dirige una empresa de bienes raíces, tal vez piense en términos de vecindarios, umbrales de valor de propiedad o agentes. Debe conocer la mentalidad de su equipo antes de crear canales para que sean realmente efectivos a la hora de facilitar el trabajo en equipo.

Código de colores

Las herramientas de colaboración a menudo incluyen más formas de organizar la información, como el uso de códigos de colores, etiquetas y, a veces, incluso etiquetas codificadas por colores. ¿Recuerdas esas chaquetas de trabajo codificadas por colores que describí anteriormente? Mismo trato. Cuando se usa correctamente, la codificación por colores es un indicador visual que transmite información de forma inmediata y clara. Por esa razón, la codificación por colores aumenta la productividad. Recomiendo enfáticamente usar la codificación por colores en una herramienta de colaboración, siempre y cuando primero se asegure de comprender la mentalidad del equipo acerca de por qué algo debe codificarse por colores en primer lugar. ¿Qué información debe transmitirse inmediatamente y sin palabras? Tienes que entender la mentalidad de tu equipo para poder responder esa pregunta.

Incluyendo Cultura

Es importante documentar los flujos de trabajo antes de asignarlos a una herramienta de colaboración, y es igual de importante comprender y mapear la mentalidad. La pieza final es la cultura.

Las herramientas de colaboración reflejan la cultura de la empresa y viceversa. Es realmente importante establecer reglas generales de compromiso con respecto a la profesionalidad, el nivel de formalidad y dónde es y no es apropiado salirse del tema.

Desde el punto de vista de un empleado o miembro del equipo, las herramientas de colaboración se utilizan muy a menudo como un lugar para desahogarse. En mi experiencia, las personas expresarán sus quejas sin importar si las herramientas de colaboración les brindan un espacio dedicado para ello. Algunas organizaciones valoran el debate abierto e incluso las discusiones acaloradas sobre el trabajo, mientras que otras lo ven como una distracción y potencialmente peligroso.

Las herramientas de colaboración por sí solas no pueden dictar si las personas se desahogarán y disentirán en los lugares apropiados. Tiene que venir de la cultura de la empresa. Las personas en posiciones de liderazgo deben dejar en claro si quieren que los miembros del equipo hablen con quejas y argumentos dentro del contexto del trabajo o fuera de él. ¿Quién necesita saber cuando hay un problema? ¿Quieren los miembros del equipo el anonimato antes de expresar una inquietud o queja? ¿Las quejas se realizan como catarsis o para resaltar posibles problemas con el trabajo y los flujos de trabajo? Si de todos modos va a suceder (y sucede), es mejor tenerlo en cuenta y tomar decisiones al respecto en lugar de fingir que no sucede.

Recursos adicionales

Otro recurso que facilita los flujos de trabajo de mapeo es el software de mapas mentales; vea estos consejos sobre cómo un mapa mental puede despejar la gestión de su proyecto. Si está en los primeros días de usar software de administración de proyectos, estos cuatro consejos para comenzar deberían ayudarlo. Y para una mirada más profunda a Asana, es útil leer algunos consejos para usar Asana.