Cómo organizar tu vida con tableros Kanban

Imagine tener un método para administrar su vida que sea fácil de usar, mantenga las ideas y los proyectos organizados, evite que tome demasiado a la vez y lo ayude a alcanzar sus metas. Eso es kanban personal.

Kanban es una metodología para organizar y rastrear el trabajo. Comenzó en Japón en las instalaciones de fabricación de automóviles y luego se hizo popular entre los desarrolladores de software. Se diferencia de otros métodos de organización del trabajo en dos aspectos importantes. Primero, se ve diferente. Para usar kanban, necesitamos un tablero kanban o una aplicación kanban, que permita a las personas visualizar el trabajo de una manera nueva. Explicaré cómo funciona con más detalle en un momento junto con algunas imágenes. En segundo lugar, es muy bueno para limitar la cantidad de trabajo que se le asigna a una persona en un momento dado. De esta manera, Kanban es excelente para las personas que tienden a asumir demasiado a la vez y, por lo tanto, sabotean su productividad.

Puede usar kanban en su vida personal para una variedad de usos, como:

• compartir una lista de tareas pendientes con otros miembros del hogar

• organizar una boda u otro gran evento

• ejecutar proyectos grupales (como trabajo escolar colaborativo, esfuerzos de activismo o trabajo voluntario)

• clasificación y seguimiento de ideas de cualquier tipo (cualquier cosa, desde qué preparar para la cena hasta su lista de compras navideñas)

Entonces, ¿qué es kanban y cómo funciona?

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método para organizar y realizar un seguimiento del trabajo, normalmente con un grupo de personas, aunque puede ser utilizado de forma privada por una sola persona. Comenzamos con un tablero que contiene columnas. Cada columna tiene un significado. El ejemplo más simple que podemos usar para entender kanban es nombrar las columnas Para hacer, En proceso y Listo. Esto es simplemente un ejemplo. Puedes nombrar las columnas como quieras y usarlas como quieras.

A continuación, tenemos tarjetas. Cada tarjeta contiene una tarea. Pones estas cartas en el tablero en una de las columnas. Entonces, si tuviéramos que escribir una lista de todas las cosas que debemos hacer hoy, tendríamos un conjunto de tarjetas en la columna Tareas pendientes y ninguna tarjeta en las otras dos columnas.

A medida que trabajamos en tareas, movemos la tarjeta asociada a la columna que mejor presenta su estado de trabajo. Las tareas que están en progreso van a la columna Haciendo. Cuando finaliza una tarea, pasa a la columna Listo. Puede borrar tarjetas de la columna Listo con la frecuencia que desee.

Cada tarjeta puede tener más detalles que solo el nombre de la tarea. Imaginemos que estamos usando el tablero kanban aquí para administrar una lista de tareas familiares. A cada miembro del hogar se le asignan algunas tareas. Cada persona escribe su nombre en la tarjeta, y tal vez la tarjeta también tenga una fecha de vencimiento. Ahora, cuando miramos el tablero, vemos quién está asignado a cada tarea y el estado de todas las tareas. De esta manera, obtenemos una idea general del estado de todo el trabajo.

Aquí está la clave: los tableros Kanban crean una representación visual de algo que de otro modo no sería visual en absoluto. También es interactivo porque tienes que mover las cartas a medida que vas terminando las diferentes etapas del trabajo.

¿Qué más puede hacer Kanban?

Ya sabemos que los tableros kanban pueden ayudarnos a administrar el trabajo y ver el estado del trabajo en un equipo. Imaginemos algunos ejemplos más del uso de kanban en casa para ver qué más puede hacer.

Procesar ideas a través del movimiento

Otro beneficio de kanban tiene que ver con mover físicamente las tarjetas de una columna a otra. Las personas que no piensan linealmente a veces descubren que mover las ideas les ayuda a procesar la información.

Por ejemplo, supongamos que está planeando una boda. Es posible que tenga una columna llamada Pendiente donde coloca las tareas que están pendientes de confirmación o depende de que otras tareas se realicen primero. Por ejemplo, es posible que tenga la tarea de crear un diagrama de distribución de asientos, pero no puede terminarlo hasta que haya creado una lista de invitados confirmada. A medida que mueve estas tareas de una columna a otra, podría ayudarlo a procesar el estado de cada tarea y tener una idea mental de lo que debe venir a continuación.

Incorpora más imágenes

Sigamos con la idea de la planificación de bodas por un momento para mostrar la próxima ventaja de usar kanban. La mayoría de las aplicaciones kanban le permiten agregar imágenes a sus tarjetas de tareas. La tarjeta de tareas para hacer un diagrama de distribución de asientos también puede contener el diagrama de trabajo real para que tenga un recordatorio visual de la tarea y su estado. Del mismo modo, puede agregar imágenes de muestra de pasteles de boda o arreglos florales para ayudarlo a ver literalmente esas tareas también.

Evite que asuma demasiado trabajo

Una de las ventajas de utilizar kanban para organizar el trabajo es que puede crear un límite de trabajo en curso (WIP). Un límite WIP es un límite en la cantidad de tareas que una persona puede tener asignada en un momento dado. En otras palabras, si el límite WIP es tres y tiene tres tareas asignadas, debe completar una de las tareas antes de poder aceptar una nueva tarea.

Efectivamente, los límites WIP logran dos cosas. Primero, evita que a los individuos se les asigne más trabajo que a otros en el equipo. En segundo lugar, los límites WIP requieren que termine las tareas que se le asignan en lugar de posponer las tareas difíciles a favor de otras más nuevas y fáciles.

Algunas aplicaciones kanban tienen una herramienta para establecer un límite WIP. Dos ejemplos son KanbanFlow y LeanKit. Una vez que una persona alcanza el límite, la aplicación evita que obtenga nuevas tareas. Algunas aplicaciones simplemente lo hacen una sugerencia al agregar una bandera roja cuando excede su límite. Los límites WIP también pueden ser una regla informal que usted sigue. No tiene que ser una función con una herramienta.

Lluvia de ideas y clasificación de ideas

Ciertamente, puede usar los tableros kanban para más que tareas de seguimiento. En el ejemplo clásico de cómo usar kanban, cada columna del tablero representa una fase o paso en un flujo de trabajo. Sin embargo, ese no tiene por qué ser el caso. Puede usar una aplicación kanban con la misma facilidad para intercambiar ideas, clasificar ideas o incluso guardar imágenes en un tablero virtual (es como tener un tablero privado de Pinterest, pero sin una fuente de contenido de otras personas).

No hace mucho, estaba probando los servicios de entrega de kits de comidas. Cuando reviso otros productos, puedo tomar notas fácilmente sobre cada uno y tal vez hacer una hoja de cálculo para comparar productos. Con las comidas, sin embargo, me resultó mucho más fácil tomar notas y recordar los diferentes platos que comí cuando vi fotos de ellos. Así que comencé un tablero kanban con todas las comidas que hacía. Cada columna coincidía con el nombre de una empresa y cada tarjeta representaba una de las comidas. Agregué fotos, notas y un enlace a la receta.

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De esta forma, puede usar los tableros kanban para guardar ideas sobre futuros destinos de vacaciones (o tomar notas sobre las vacaciones que ha tomado en el pasado). O puede hacer una colección de sus recetas favoritas y elegir algunas para ponerlas en una columna que represente lo que preparará para la cena cada noche de esta semana. El cielo es el límite para usar kanban para la lluvia de ideas y la clasificación de ideas.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones para Kanban personal?

Las aplicaciones Kanban son abundantes y muchas de ellas son gratuitas o al menos tienen un nivel de servicio gratuito. Algunos son mejores que otros, dependiendo de cómo pretenda usarlos.

Trello se encuentra entre las aplicaciones de estilo kanban más populares porque es muy fácil de usar. Por esta razón, probablemente sea mi mejor elección para usar kanban para la organización personal (a diferencia de un entorno empresarial). La versión gratuita no viene con un montón de funciones, pero puede agregar las funciones que desee a través de "potenciadores". Algunos ejemplos de potenciadores son una vista de calendario, seguimiento de tiempo y campos personalizados. Las cuentas gratuitas vienen con un encendido por tablero y obtienes más con una cuenta paga. Si está interesado en usar Trello para mantenerse organizado, consulte mis consejos para aprovecharlo al máximo.

Zenkit es otra gran opción para una aplicación kanban para uso personal. Similar a Trello, Zenkit es muy fácil de usar y altamente personalizable. También me gusta que no esté demasiado centrado en los negocios. La apariencia es liviana, amigable y colorida.

Asana no comenzó como una aplicación kanban (es una aplicación de administración de trabajo colaborativo), pero en los últimos años agregó una función llamada Tableros para que las personas pudieran usar kanban para administrar su trabajo si así lo deseaban. Asana es una excelente herramienta para realizar un seguimiento de las tareas entre un grupo de personas, especialmente si usa mucha información basada en texto, como escribir listas de verificación dentro de sus tareas.

Leankit tiene más funciones que muchas otras aplicaciones de estilo kanban, por lo que es una buena aplicación si le importan mucho los límites WIP, las calles (esa es la capacidad de ordenar automáticamente el contenido de su tablero no solo en columnas verticales, sino también horizontales) , y otros. No hay un nivel de servicio gratuito con Leankit, pero puede obtener una prueba gratuita.

Wrike es otra gran aplicación para kanban. Sin embargo, está bastante enfocado en los negocios, lo que lo convierte en una buena herramienta si planea usarlo tanto para la organización comercial como personal. Hay un nivel de servicio gratuito con funciones limitadas, aunque es bastante rico en funciones si paga la tarifa de suscripción del servicio premium.

Cuando las listas de tareas tradicionales fallan, pruebe Kanban

Si las listas de tareas tradicionales no funcionan para usted, le recomiendo que pruebe un tablero kanban. Lo que más me gusta de kanban es que se adapta a diferentes tipos de personas. Si es un pensador no lineal, trabaja mejor cuando puede ver mucha información de un vistazo o necesita acción táctil para ayudarlo a procesar la información, entonces kanban podría ser para usted.