Organícese: cómo mantener separados sus archivos personales y de trabajo

Los trabajadores de la información como yo a menudo revisamos nuestro correo electrónico de trabajo los fines de semana. O podemos avanzar en una presentación importante a altas horas de la noche desde casa, si es cuando son nuestras horas más productivas (o si nos estamos atrasando en un proyecto). Somos igualmente propensos a responder mensajes personales mientras estamos en el trabajo o tal vez escanear un documento de seguro de hogar en la fotocopiadora de la oficina. A los trabajadores del conocimiento generalmente les gusta este tipo de flexibilidad, pero si no tiene cuidado con la forma en que separa su trabajo y sus archivos personales, podría tener problemas para usted y sus datos.

Los comportamientos de riesgo en el área gris entre el trabajo y la vida podrían poner en riesgo los datos confidenciales. Por ejemplo, mientras que muchas personas pueden escanear un documento personal en la oficina aquí y allá, no querrá escanear nada confidencial porque, a menos que sea el jefe de TI, no tiene idea de dónde guarda la impresora multifunción. copias de los archivos que analiza. Probablemente estén en el disco duro del propio escáner y también podrían guardarse en servidores compartidos no seguros.

Además, para mantener una apariencia de equilibrio entre el trabajo y la vida, es útil tener señales que le recuerden cuándo está haciendo un tipo de trabajo cuando está en el otro reloj. Digamos que se está poniendo al día con algunos correos electrónicos tres días después de unas vacaciones familiares. Es posible que aprecie tener la flexibilidad y la oportunidad de atender cualquier asunto urgente, pero también es posible que desee volver a disfrutar de Splash Mountain con sus hijos. Con algunas estrategias sencillas para separar sus archivos personales y de trabajo, nunca se dejará atrapar por trabajar durante demasiado tiempo cuando disfruta de su tiempo personal y viceversa.

Compartimente sus archivos

El principal truco para separar el trabajo y los archivos personales es compartimentarlos. Mantener cosas específicas en lugares dedicados crea no solo orden, sino también certeza. Funciona tanto en el mundo físico como en el mundo digital. Si siempre pones las llaves en el bolsillo derecho y el teléfono en el izquierdo, nunca terminarás buscando en tu chaqueta ninguno de esos artículos.

Con los archivos digitales, los principios son los mismos, pero la realidad es un poco diferente. Puede guardar todos sus archivos de trabajo en una carpeta y los archivos personales en otra, pero ¿viven en el mismo servidor, computadora, aplicación o dispositivo móvil? ¿Quieres que lo hagan?

A veces, separamos los archivos de trabajo de los archivos personales para mantener los límites, para no quedar atrapados en el trabajo cuando deberíamos estar pasando tiempo con la familia y los amigos, o para no tener la tentación de terminar de declarar nuestros impuestos mientras estamos en el reloj.

A lo largo de los años, he desarrollado algunas estrategias que me ayudan a compartimentar mi trabajo y mis archivos personales para que cumplan con estas condiciones:

• siempre estan separados
• Son accesibles sin importar dónde esté, pero
• Es un poco incómodo para mí acceder a los archivos de trabajo cuando estoy en el modo de inicio y a los archivos de inicio cuando estoy en el modo de trabajo.

Use diferentes interfaces para diferentes cosas

Primero, hablemos de documentos digitales, como documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDF e imágenes.

La forma más fácil que he encontrado para mantener los documentos separados y aún accesibles es almacenarlos en un servicio de sincronización en línea y usar diferentes servicios para diferentes tipos de información. Uso Dropbox ($9.99 por mes en Dropbox) para almacenar, respaldar y sincronizar mis archivos personales, y confío en Google Drive ($9.99 por mes en Dropbox) para trabajar. Hay muchas opciones más allá de esos dos servicios, sobre las cuales puede leer en la lista de PCMag de los mejores servicios de almacenamiento en línea. Pero el punto es comenzar separando sus archivos en dos servicios diferentes.

¿Por qué no elegiría mi servicio de almacenamiento favorito y crearía dos cuentas diferentes en lugar de usar dos servicios diferentes? Tener una interfaz diferente me ayuda a mantener los límites que necesito entre el trabajo y los archivos personales.

Si miro la interfaz web de Google Drive, siento que estoy trabajando. Sin embargo, si miro Google Drive mientras estoy de vacaciones, suenan campanas en mi cabeza que me recuerdan que estoy trabajando cuando debería estar descansando junto a la piscina. Pero si estoy dando vueltas por Dropbox el fin de semana, organizando mis fotos personales, mi cerebro no me da la misma señal de "estás trabajando". Con el tiempo, he desarrollado una fuerte asociación entre cada interfaz y lo que hago en esa interfaz. Para mí, es aún más importante tener límites claros entre el trabajo y la vida porque trabajo desde mi oficina en casa. Cuando trabajé a tiempo completo en un edificio de oficinas, usé estrategias similares con el mismo efecto.

Cree señales visuales en su sistema operativo y temas

Algunos servicios de almacenamiento, como los que se integran estrechamente con su sistema operativo, no se parecen en nada (a menos que use la aplicación web). No necesariamente tienen una interfaz distinta. Otra forma en que podría estar compartimentado sin siquiera darse cuenta es utilizando un sistema operativo diferente en el trabajo y en el hogar. Si tiene una máquina con Windows en la oficina y una Mac en casa, es posible que ya experimente la misma sensación de estar hiperconsciente cuando realiza el trabajo de oficina en casa con la Mac.

Otro problema podría ser que utilices algunas de las mismas herramientas en tu vida laboral y personal porque te gustan. No desea elegir dos herramientas o interfaces diferentes. Quieres usar el que más te guste para ambos. Algunos de mis amigos, por ejemplo, usan Slack ($ 9.99 por mes en Dropbox) para la comunicación personal y también usan Slack en el trabajo. En esa situación, recomendaría cambiar el tema (es decir, la combinación de colores) de sus dos cuentas de Slack para que se vean físicamente diferentes. Asociará rápidamente un esquema de color con el trabajo y otro con la charla personal privada.

Compartimentar por navegador

Otra opción para compartimentar su trabajo y crear señales visuales que le recuerden qué tipo de trabajo está haciendo es apegarse a un tipo de navegador en el trabajo y otro en casa. Las señales visuales pueden ser más sutiles, pero aún adquirirá el hábito de iniciar, por ejemplo, Chrome para el trabajo y Firefox para cosas personales.

También es beneficioso usar dos navegadores separados para mantener su historial web separado. Por ejemplo, es posible que esté más atento a la hora de borrar la memoria caché del navegador para archivos de trabajo porque contienen información confidencial de la empresa, pero es posible que desee mantener su historial web personal para poder buscar rápidamente los sitios que visitó hace unos días (o viceversa). viceversa).

Utilice las aplicaciones de cliente de correo electrónico a su favor

En los teléfonos móviles, existe una manera muy fácil de separar el correo electrónico del trabajo del correo electrónico personal, sin importar si usa el mismo servicio de correo electrónico, como Gmail, tanto para el trabajo como para el hogar. La solución: utilizar diferentes clientes de correo electrónico.

Gmail tiene una aplicación independiente, pero no necesariamente tiene que elegirla como la aplicación que usa para acceder a Gmail. En el iPhone, puede usar la aplicación de correo de valores. O en cualquier tipo de teléfono, puede instalar una aplicación de cliente de correo electrónico de terceros que funcione con Gmail, como Boxer ($9.99 por mes en Dropbox) o Inboxcube ($9.99 por mes en Dropbox).

Me gusta usar aplicaciones separadas para el trabajo y el correo electrónico personal. Obtengo el mismo beneficio de tener dos interfaces distintas. Además, cuando trato de no dejarme atrapar por el trabajo, puedo salir y cerrar el correo electrónico del trabajo mientras mantengo mi correo electrónico personal más fácilmente accesible, o viceversa.

Puede darse el caso de que realmente le guste una aplicación de cliente de correo electrónico y desee usarla tanto para su trabajo como para su correo electrónico personal. Con muchas aplicaciones, puede tener múltiples cuentas autenticadas y cambiar entre ellas a voluntad. Sin embargo, proporciona una facilidad de uso que quizás no desee. Pierde el beneficio de tener dos interfaces distintas y pierde la capacidad de salir de la aplicación con cualquier cuenta que desee que sea menos tentadora en este momento. Tal vez desee que su tecnología sea un poco menos fácil de usar por el bien de su propia psicología.

Compartimentado para un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida

Si necesita límites más claros entre su trabajo y su vida personal, compartimentar sus datos en diferentes aplicaciones, servicios, sistemas operativos y navegadores es de gran ayuda.

Tener dos espacios virtuales distintos donde accede a sus archivos crea señales, asociaciones y barreras de entrada que pueden ayudarlo a minimizar el trabajo en su tiempo libre o realizar tareas personales mientras está en el trabajo, al mismo tiempo que le permite hacerlo cuando es necesario. necesario.