Organícese: cómo ponerse al día con sus informes de gastos antes de fin de año

Se acerca el final del año. Está trabajando tranquilamente en su escritorio cuando llega un nuevo correo electrónico del departamento de contabilidad. Jadeas en voz alta en la línea de asunto y todos tus compañeros de trabajo se vuelven para ver qué está mal. Sus mejillas se sonrojan al admitir que hasta este mismo momento, se había olvidado por completo de presentar un informe de gastos. El correo electrónico dice que la fecha límite es hoy. El calor de tus mejillas se transforma en una sensación de temor que recorre tu pecho y llega hasta la boca del estómago. Su empresa le debe unos pocos cientos de dólares y, en esta época del año, realmente le vendría bien. ¡No entres en pánico! Estos sencillos pasos pueden ayudarte a controlar tus gastos.

Algunas organizaciones facilitan mucho la presentación de informes de gastos, incluso si llegan tarde. Tener tarjetas de crédito de la empresa vinculadas a un sistema de informes de gastos ayuda enormemente, por ejemplo, pero no todo el mundo tiene ese lujo. Así que respire hondo y siga estos pasos para enviar sus informes de gastos vencidos lo antes posible.

Tenga en cuenta que gran parte de este artículo también se aplica a los trabajadores por cuenta propia que tienen que buscar recibos al final del año para reclamar las deducciones fiscales por gastos comerciales.

1. Pregunte cuándo es la fecha límite real y si puede presentar una declaración tardía

Dependiendo de cuándo establezca su organización su año financiero y cómo maneje las acumulaciones, es posible que ya haya pasado la fecha límite para presentar los informes de gastos. Pero eso no significa necesariamente que sea demasiado tarde para enviar sus recibos. Las personas inteligentes rellenan los plazos. Si alguien le dice que la fecha límite es el viernes, es muy probable que la fecha límite real sea el lunes por la mañana o más tarde.

Pídale a alguien en contabilidad oa su jefe detalles claros sobre la fecha límite real para los informes de gastos y si hay algo que pueda hacer si no la ha cumplido. A menudo lo hay. Si puede presentar su declaración tarde, sea amable y cortés con las personas que lo ayudan a hacerlo, y haga todo lo posible para entregar exactamente lo que le piden. Sea detallado. Recuerda que te están haciendo un favor. Haz tu mejor esfuerzo para devolverlo haciendo su trabajo más fácil.

2. Revisa las Reglas para Recibos

Si ha presentado informes de gastos anteriormente, probablemente conozca las reglas básicas para presentar recibos. Pero, ¿conoces los detalles finos? Al presentar un informe de gastos mucho después de que se incurrieron los gastos, es posible que haya perdido algunos recibos. Averigüe si existe una política, como exigir recibos solo por gastos superiores a $10. También pregunte si puede mostrar un comprobante de pago proporcionando un estado de cuenta de la tarjeta de crédito con el elemento de línea resaltado. Estos detalles pueden marcar una gran diferencia en el tiempo que le lleva preparar un informe de gastos.

3. Haz un esquema de artículos y fechas

Una vez que sea el momento de comenzar a crear un informe de gastos atrasados, haga una lista aproximada de los principales gastos que necesita reclamar, como artículos que compró, viajes y hospitalidad del cliente. Si solo está solicitando un artículo o un viaje, omita este paso.

Si un elemento de su lista es un evento, como la visita de un cliente o una conferencia, anote las fechas. Luego, debajo del evento, crea una entrada para cada día, así:

Conferencia X: 1-3 de junio
1 ° de Junio
2 de junio
3 de junio

4. Visualiza tus gastos

Al juntar los gastos relacionados con viajes o eventos, me resulta útil enumerar primero los gastos más grandes (por ejemplo, vuelo, hotel y tarifas de asistencia) y luego tratar de recordar o reimaginar cada día para cubrir los gastos más pequeños. Haga esto debajo de cada entrada de día.

Me gusta hacer un bosquejo aproximado de los posibles gastos y luego completarlo tal como lo recuerdo (los pasos 5 a 7 incluyen algunos trucos para completar los espacios en blanco cuando la memoria le falla). El esquema debe incluir tantos de estos puntos como sean relevantes para sus fechas:

• Lugar de inicio. ¿Dónde dormiste? ¿Tuviste algún gasto en este lugar, como cargos por Wi-Fi?
• Viajes locales . ¿Fuiste a alguna parte y, de ser así, cómo llegaste allí (automóvil, taxi, servicio de automóvil, transporte público)? ¿Cómo regresaste? Si reclama una tarifa por milla por conducir, ¿cuál fue la distancia?
• Comidas. ¿Dónde desayunaste, almorzaste y cenaste? ¿Compraste alguna bebida, incluyendo agua embotellada y café, o bocadillos?
• Suministros. ¿Necesitaste comprar algo esperado o inesperado durante tu día?
• Ubicación final. ¿Dónde terminaste tu día? ¿Qué pagaste allí?

A menudo, el simple hecho de hacerse estas preguntas le ayuda a recordar los gastos que de otro modo podría haber olvidado.

5. Hojee sus recibos

Si tiene una pila de recibos, revíselos ahora y combínelos con el esquema que creó. Hay una razón por la que no hago este paso primero. A veces, los recibos remodelan nuestra memoria de una manera que deja fuera partes del día. Por ejemplo, supongamos que mira sus recibos y ve que tomó un desayuno rápido en una cafetería y luego almorzó en un lugar de conferencias. Ahora tiene un recuerdo vívido de esos dos eventos y está listo para pasar al siguiente recibo. Pero su memoria puede haber omitido el viaje en Uber de $ 15 entre las dos ubicaciones simplemente porque no tenía un recibo físico para activar la memoria. Es fácil olvidar detalles cuando no tenemos disparadores.

6. Escanea tu calendario

Un calendario puede contener más recordatorios que lo ayuden a crear un informe de gastos preciso. A medida que completa su día, abra su calendario y escanéelo para verificar las fechas de viaje y los eventos importantes. Ciertas entradas pueden activar su memoria sobre los gastos, así como la falta de gastos. Por ejemplo, si un socio comercial le envió una invitación de calendario para cenar en un día que estaba de viaje y ella pagó, entonces no tiene que preocuparse por buscar un recibo para su comida esa noche.

7. Examine la menta

Otro gran lugar para buscar gastos faltantes es Mint. Mint es una aplicación de finanzas personales que consolida todas sus transacciones financieras en un sitio web y una aplicación de búsqueda. Con Mint, puede filtrar todos los gastos de su tarjeta de crédito y débito por fecha, lo que podría ayudarlo a descubrir los gastos que olvidó. En ese ejemplo que di anteriormente sobre un recibo de Uber, puede encontrar la información buscando la fecha en Mint, lo que hará que sea más fácil encontrar el recibo verdadero en su correo electrónico.

También puede agregar etiquetas en Mint a las transacciones de elementos de línea, y si lo ha hecho durante todo el año para los gastos comerciales, puede encontrar fácilmente todos los gastos que necesita reclamar.

Mencioné anteriormente que si no puede encontrar un recibo, puede preguntar si puede enviar una copia de un estado de cuenta de la tarjeta de crédito que resalte la partida de un gasto. Nuevamente, Mint lo ayudará aquí, porque le dirá qué tarjeta de crédito usó.

8. No olvides las propinas y el estacionamiento

Dos categorías de gastos que son fáciles de pasar por alto son las propinas y el estacionamiento. Las pequeñas propinas que se pagan en efectivo, como para el personal de limpieza del hotel y los botones, nunca vienen con recibos. Los pagos de estacionamiento también pueden ser en efectivo sin recibo. Pero se suman y vale la pena reclamarlos si los hiciste.