¿Quiere hacer más cosas? Realice un mejor seguimiento de su tiempo con estos métodos probados

Para ser más productivo, necesita administrar su tiempo de manera efectiva. ¿Cómo mejorar en la gestión de su tiempo? No importa dónde se encuentre con sus habilidades de gestión del tiempo, lo primero que debe hacer es realizar un seguimiento de cómo pasa su tiempo actualmente. No puedes cambiar la forma en que pasas tu tiempo si no sabes cómo lo usas ahora.

Hay tres formas principales de realizar un seguimiento de su tiempo, y cada una tiene ventajas y desventajas. La forma que generalmente se piensa que es la más fácil es la menos precisa. El que es más preciso requiere mucho tiempo. Finalmente, hay una forma de controlar su tiempo usando tecnología, que es extremadamente fácil, pero solo precisa para ciertos tipos de tareas. Estos métodos pueden ayudarte tanto si estás en la oficina como si trabajas desde casa.

Esto es lo que necesita saber acerca de esos tres métodos:

1. Estimación de tiempo (también conocido como método de estimación de semana laboral)

¿Qué es una estimación de tiempo? Una estimación de tiempo es una lista de todo lo que hizo durante un período de tiempo junto con la cantidad de horas y minutos que estima que pasó haciéndolo.

Cómo hacer una estimación de tiempo: las estimaciones de tiempo a menudo se realizan al final de una semana. Piensas en tu semana, o en cualquier período retrospectivo que desees, y cuentas cuántas horas crees que trabajaste, dormiste, hiciste mandados, cocinaste, limpiaste o viste películas, por ejemplo. Es útil consultar su calendario para obtener orientación, si tiene uno.

Pros: las estimaciones de tiempo tardan muy poco tiempo en crearse. Como puede guardarlos hasta el final de la semana, su rutina diaria no se ve interrumpida por molestas tareas de registro de tiempo.

Contras: las estimaciones de tiempo son la forma menos precisa de medir cómo pasas tu tiempo. Los investigadores han descubierto que cuando las personas estiman cómo pasan su tiempo usando un enfoque retrospectivo, a menudo terminan con un total de más horas de las que hay en una semana real (168). Las personas tienden a sobrestimar cuánto trabajan y subestiman su tiempo libre.

2. Registro de tiempo (también conocido como enfoque de diario de tiempo total)

¿Qué es un registro de tiempo? Un registro de tiempo es un registro de lo que hizo durante todo el día, dividido en bloques de tiempo que representan todo el día. La idea es dar cuenta de cada bloque de tiempo en un período de 24 horas.

Cómo hacer un registro de tiempo: Para hacer un registro de tiempo, necesita poco más que una hoja de papel o una hoja de cálculo. Cree una columna e ingrese en ella bloques de tiempo consecutivos en incrementos de 15, 30 o 60 minutos. Puede combinar varios bloques de tiempo para las horas en las que suele dormir. Ya sea periódicamente a lo largo del día o al final del día, completa el espacio junto a cada bloque de tiempo con lo que estuvo haciendo durante ese tiempo. Lo específico que sea con su descripción depende de lo que quiera saber sobre usted mismo o qué tipo de transformación de gestión del tiempo quiera hacer.

Pros: los registros de tiempo son más precisos que los diarios de tiempo. Lo son más cuando los completa con más frecuencia y menos cuanto más espera para completarlos. Es muy fácil clasificar su tiempo en categorías, sumar los números y analizar los resultados.

Contras: anotar una respuesta para lo que hizo entre, digamos, las 9 y las 10 a. m. puede no ser un reflejo realista de cómo usó realmente esa hora. Digamos que trabajaste. ¿Dejó su escritorio y tomó un trago de agua durante ese tiempo? ¿Hiciste una llamada telefónica rápida? ¿Leíste noticias en línea durante unos minutos a la mitad de tu trabajo? Los registros de tiempo generalizan sobre bloques de tiempo sin entrar en los detalles reales de lo que estabas haciendo.

3. Aplicaciones de seguimiento del tiempo

¿Qué es una aplicación de seguimiento del tiempo? Una aplicación de seguimiento del tiempo es un software que utiliza para realizar un seguimiento de cuánto tiempo pasa haciendo diferentes cosas, principalmente en su computadora y teléfono. Hay aplicaciones de seguimiento de tiempo pasivas y activas. Los pasivos, como RescueTime, miden cuánto tiempo pasa en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios web. Las aplicaciones activas de seguimiento del tiempo, como Toggl, le brindan un temporizador en la pantalla que se ejecuta mientras trabaja, para que pueda usar varias aplicaciones y sitios web mientras trabaja en una tarea.

Cómo usar una aplicación de seguimiento de tiempo: con un seguimiento de tiempo pasivo, lo instala en su computadora o dispositivo móvil y simplemente lo deja funcionar. Captura automáticamente toda tu actividad para registrarla, categorizarla, contarla y analizarla. Por lo general, puede pausar estas aplicaciones cuando lo desee y puede configurarlas para que se apaguen durante los momentos en que no desea realizar un seguimiento de su actividad. Los temporizadores activos dependen de que usted presione un botón para iniciarlos y detenerlos. Le permiten ingresar información sobre lo que estaba haciendo mientras se ejecutaba, y la aplicación agrega automáticamente esa información a un registro, que puede ver y analizar más en cualquier momento que lo desee. Las versiones de aplicaciones móviles de los rastreadores de tiempo activo pueden ser útiles para permitirle ejecutar un temporizador cuando está en reuniones, viajando por trabajo y haciendo otro trabajo que no sea de computadora que desee medir.

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Existen algunas aplicaciones móviles de seguimiento del tiempo que monitorean su ubicación y supuestamente lo ayudan a clasificar su tiempo de esa manera, pero aún no son muy inteligentes y requieren demasiada entrada manual para ser de mucho valor en este momento. Quizá algún día mejoren.

Pros: las aplicaciones de seguimiento del tiempo son excelentes cuando se trata de brindarle detalles sobre sus actividades digitales. Tienen herramientas para categorizar su tiempo y escupir tablas y gráficos. Los mejores son muy fáciles de usar y la mayoría tiene una opción gratuita.

Contras: las aplicaciones de seguimiento del tiempo le brindan un análisis completo de lo que hace en su computadora, pero no están diseñadas para realizar un seguimiento de todo su tiempo, por lo que extrañarán las horas que pasa doblando la ropa, cocinando, leyendo, jugando con sus hijos o mascotas, o cualquier otra cosa que hagas.

Realice un seguimiento durante dos semanas, luego analice

Si es nuevo en el seguimiento del tiempo, le recomiendo combinar el método de registro de tiempo con una aplicación de seguimiento del tiempo. De esa manera, puede obtener una descripción general de cómo pasa todas las horas del día, además de un análisis detallado del tiempo de su computadora.

Deberá registrar su tiempo durante al menos dos semanas antes de analizarlo. Durante los primeros uno o dos días, puede cambiar un poco su comportamiento porque está pensando en el hecho de que está controlando su tiempo. Su comportamiento volverá a la normalidad rápidamente.

Además, si te encuentras diciendo: "Oh, ese día no debería contar porque fue muy inusual", detente. Cuanto más rastree su tiempo, más se dará cuenta de que tiene más días inusuales de lo que probablemente pensó. La idea es comprender mejor cómo pasa realmente su tiempo, no lo que es un día promedio. Una vez que sepa cómo pasa su tiempo en general, puede comenzar a tomar decisiones informadas sobre lo que quiere hacer más, menos o si quiere comenzar a hacer algo completamente nuevo.