Perspectivas ejecutivas: ¿esto necesitaba ser una reunión?

En este articulo:

• Cómo las empresas se están adaptando y prosperando con un cambio al trabajo remoto e híbrido
• Cómo crear una cultura de trabajo más saludable
• Por qué empresas como TechSmith están experimentando con flujos de trabajo asincrónicos

Desde las primeras etapas de la pandemia de COVID-19, seis de cada 10 trabajadores de EE. UU. con trabajos que se pueden realizar de forma remota continúan trabajando desde casa hoy, según un estudio de 2022 realizado por el Centro de Investigación Pew. CSC, una firma de consultoría de cumplimiento legal con sede en Wilmington, Delaware, es una de las muchas empresas que optan por no volver a la oficina desde el comienzo de la pandemia.

No pasó mucho tiempo en el pivote del trabajo remoto cuando Mark Tarone, un ingeniero senior de experiencia de usuario para tecnología empresarial en CSC, notó una pantalla llena de miradas en blanco durante una actualización de estado programada regularmente.

“No hubo discusión, ningún debate, ninguna decisión que deba tomarse durante esta reunión”, dijo Tarone. “Nos sentábamos allí durante 30 minutos y podías ver a la gente distraída”.

¿La solución? Invitar al administrador del proyecto a crear videos y capturas de pantalla que los miembros del equipo puedan ver antes de las actualizaciones en vivo, y en su propio tiempo en 10 minutos o menos. Esto eliminó algunas reuniones remotas de todo el equipo y comenzó el cambio a un horario de trabajo más asincrónico.

“La gente está eufórica, ha sido una gran victoria”, dijo Tarone. Un asombroso 83 % de los más de 9000 trabajadores de todo el mundo encuestados para el estudio Future of Work de Accenture, publicado en abril, dijeron que prefieren la posibilidad de trabajar de forma remota al menos parte del tiempo.

Tarone y otros ejecutivos con conocimientos sobre la comunicación en el trabajo remoto se reunieron virtualmente en junio de 2022 para una discusión reflexiva sobre la dinámica en evolución de la comunicación en el lugar de trabajo. La conversación fue organizada por Crain's Content Studio, la división de narración de marketing de Crain's Detroit Business, en asociación con TechSmith, con sede en Michigan, líder mundial en software de captura y grabación de pantalla.

Durante la conversación virtual, los ejecutivos acordaron que los modelos de trabajo híbridos productivos requieren un cambio intencional en la estrategia de comunicación general de una empresa.

"Seguiremos viendo mucho menos enfoque en las 'horas de trabajo principales' y más en esta mentalidad de 'en cualquier momento y en cualquier lugar', que es individualmente flexible y crea un entorno en el que los empleados y los equipos se sienten empoderados para hacer su mejor trabajo", dijo TechSmith. CEO Wendy Hamilton.

Participantes de la mesa redonda

Construyendo una caja de herramientas digital

Matthew Dyer, jefe de educación para desarrolladores de Netflix, ha trabajado de forma remota desde que comenzó en la empresa hace poco más de un año.

Calificó las mejores prácticas de comunicación de su equipo como respaldadas por una combinación de herramientas sincrónicas y asincrónicas.

“La mayor parte del trabajo pesado en Netflix ocurre en la sección de comentarios de un documento de Google”, dijo. “A menudo, lo primero que hago es navegar por los comentarios porque sé que ahí es donde ha ocurrido todo el diálogo real”.

Los flujos de trabajo asincrónicos, como el uso de Google Docs, permiten que los empleados se conecten cuando sea conveniente para ellos. Alternativamente, las plataformas sincrónicas requieren que los miembros del equipo inicien sesión y participen en un momento específico.

"Hay diferentes pilas de tecnología de comunicación que puede tener según el tamaño de su empresa, lo que hace su empresa, cuál es su cultura, incluso dónde se encuentra su gente", dijo Elizabeth Pierce, directora sénior de experiencia de aprendizaje para el proveedor de servicios digitales. Tareanos. “Si tienes una empresa de 200 personas, lo que te funciona a ti no va a funcionar para una empresa de 2 millones de empleados”.

Jesse Lahey, cofundador y socio estratégico de Workforce Communication, es un usuario frecuente de la aplicación de mensajería de voz Voxer, que permite llamadas telefónicas asincrónicas.

“Para muchos de nosotros, parece que el teléfono pesa 100 libras”, dijo Lahey. “Si contesto o llamo a alguien, podría quedar atrapado en una conversación de 30 minutos. Pero poder presionar un botón, dejar un mensaje de voz y luego obtener una respuesta cuando sea un buen momento para ellos acelera muchas conversaciones”.

Francine Dubicki, directora de operaciones de nuevos negocios y servicios financieros de Mutual Trust Life Insurance Company, dijo que su equipo usa Box, una herramienta de administración de contenido y uso compartido de archivos basada en la nube, para mantener a la fuerza laboral global de Mutual Trust conectada y "en la misma página" a pesar de estar en diferentes zonas horarias. Dubicki dice que también depende regularmente de Snagit para crear documentos de usuario con capturas de pantalla detalladas y para crear correos electrónicos inspiradores que presentan burbujas de llamada y gráficos divertidos.

“Somos grandes fanáticos de utilizar esas herramientas asincrónicas según sea necesario y continuamos buscando esas oportunidades de colaboración, ya sea un nuevo software o aprender más sobre el software que ya tenemos”, dijo Dubicki.

Consejos de la caja de herramientas tecnológicas

• Google Docs: documento colaborativo basado en palabras
• Box: gestión de contenido y uso compartido de archivos basados ​​en la nube
• Snagit : herramienta de captura y grabación de pantalla; crea comunicación visual a través de imágenes, GIFS y videos
• Voxer: mensajería de voz, comunicación pulsar para hablar
• Camtasia: edición de video y grabación de pantalla todo en uno para crear, editar y compartir videos

Repensar las reuniones

Un estudio de 2021 realizado por Reclaim.ai encontró que el profesional promedio pasa más de la mitad de su semana laboral (21,5 horas) en reuniones. Pre-Covid, los profesionales pasaban unas 14,2 horas semanales de reunión. Solo los registros uno a uno aumentaron un 500 % desde que comenzó la pandemia.

Un factor que subyace al aumento de las reuniones virtuales es “la necesidad de monitorear y ver a las personas para sentir que el trabajo avanza”, según el informe de perspectivas “Lugares de trabajo híbridos” de Harvard Business Review. En última instancia, los autores atribuyen esta "necesidad" al choque entre el pensamiento anticuado de 9 a 5 en la oficina, donde el trabajo se realiza sincrónicamente, y una fuerza laboral cada vez más remota, donde el trabajo se realiza según el horario de cada empleado.

¿Cuántas de esas reuniones podrían haber sido un correo electrónico, un mensaje de video o un documento compartido en colaboración?

“Estamos tratando de que la gente se pregunte, '¿es necesario que esto sea una reunión?' antes de enviar la invitación a la reunión”, dijo Catherine Kosin, directora general y vicepresidenta sénior de la firma de seguros Oswald Companies, con sede en Cleveland. “Una forma en que esperamos reforzar esa idea es un valor predeterminado automático en Outlook que requiere que los usuarios incluyan una agenda con los resultados esperados de la reunión al enviar una solicitud de calendario”.

Kosin y su equipo también implementaron una política de "no reuniones los viernes" en toda la empresa, principalmente para reuniones internas.

TechSmith tomó medidas para reducir la cantidad de reuniones al pedir a los miembros del equipo que priorizaran el trabajo asíncrono para el mes de julio. Hamilton dijo que la compañía probó días o semanas "sin reuniones" en el pasado, pero muchos empleados adelantaron sus citas al día siguiente.

“Estamos tratando de ver si ese enfoque 'async-first' nos ayuda a nosotros ya los miembros de nuestro equipo a evaluar mejor cuándo necesitamos una reunión”, dijo.

Kimika Garrett, directora de personal y cultura de Walker-Miller Energy Services, dijo que a menudo cancela reuniones que no son necesarias.

“Cuando me uní a Walker-Miller en febrero, bloqueaba todos los viernes”, dijo Garrett. Sin embargo, algunas reuniones de los viernes se incluyen en su agenda caso por caso, agregó.

Netflix intentó dar a todos los empleados un descanso de finales de verano iniciando un "agosto lento", lo que significaba cancelar las reuniones recurrentes en 2021. Según Dyer, el impacto fue desigual.

“Debido a que otras personas, como los desarrolladores, estaban cabizbajos, nuestra gente de ingeniería corporativa que estaba haciendo el soporte de herramientas tenía más trabajo por hacer”, explicó Dyer. “Es posible que esto no sea algo que necesariamente pueda exigir a nivel de empresa”.

Comunicar, comunicar, comunicar

Si bien la comunicación clara es la base para construir una cultura laboral satisfactoria, estos expertos creen que el uso de herramientas sincrónicas y asincrónicas es fundamental para adaptarse a las diferentes preferencias de comunicación.

“Tenemos seis generaciones en la fuerza laboral hoy, y cada una de ellas recibe datos de una manera diferente”, dijo Kosin. “No podemos hacer que todo sea un video y no podemos hacer que todo sea un correo electrónico”.

Si los líderes de Oswald Companies planean un webcast del ayuntamiento para comunicarse con los empleados, por ejemplo, podrían seguirlo con un boletín informativo, explicó Kosin, "para que la persona que no disfruta escuchando o estando frente a la cámara pueda hacer referencia a esa información más adelante". .”

Pierce dijo que cree en entregar información tres veces y de una manera diferente cada vez. Una reunión de todo el equipo podría ser seguida por un correo electrónico de resumen y luego un video corto, por ejemplo.

“Tenemos diferentes generaciones en la fuerza laboral y también tenemos diferentes estilos de aprendizaje”, dijo Lahey. “Algunas personas son lectores; algunas personas necesitan cosas visualmente y otras son aprendices auditivos”.

Garrett también destacó el poder de las herramientas asincrónicas para ayudar a mejorar la comunicación de todo su equipo, especialmente para aquellos que trabajan fuera del sitio.

“Tengo personal de campo que no puede asistir a almuerzos y aprendizaje o que no pueden estar frente a una computadora, por lo que debo asegurarme de adaptar, diseñar y entregar la comunicación de una manera que sea efectiva”, Garrett. dicho.

Experimentar con diferentes técnicas y herramientas de comunicación, agregó Pierce, es una parte crucial de la construcción de una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo. Las altas tasas de deserción o los eventos de la empresa con poca asistencia, virtuales o de otro tipo, a menudo son signos de una falla en la comunicación, dijo.

Trabajo en progreso

La gente ahora está acostumbrada a trabajar desde casa y no luchar contra el viaje de cinco días. Una mayor flexibilidad es una ventaja competitiva en la guerra de talentos actual, con oportunidades de trabajo remotas e híbridas que se expanden a nivel mundial.

En Walker-Miller, Garrett está ampliando la búsqueda de su equipo para ciertos puestos fuera de las ubicaciones del sitio principal de Walker-Miller. Dijo que también está enfocada en una búsqueda más amplia de grupos de talentos que va más allá de la diversidad de género y raza e incluye a veteranos y jubilados.

Desde una perspectiva de recursos humanos, Garrett se enfoca en cambiar las ideas existentes sobre las prácticas de contratación y ser creativo en la búsqueda de talento.

“Ya estamos viendo el gran impacto que tiene la capacidad de comunicarse y colaborar sin estar cara a cara, o sin siquiera estar disponible al mismo tiempo, en el reclutamiento y retención de talentos y, francamente, en la productividad”, explicó Dubicki. “Las prácticas de trabajo están evolucionando, y si queremos continuar construyendo nuestros equipos, también debe hacerlo nuestro pensamiento”.