Etiqueta del correo electrónico: 12 reglas y consejos útiles

La etiqueta del correo electrónico no es algo que nacemos sabiendo. Sin embargo, parece que todos menos nosotros conocemos las reglas no escritas de los correos electrónicos profesionales.

Afortunadamente, estas reglas no son difíciles una vez que tienes la imagen principal. Estamos aquí para brindarte consejos que te harán destacar. ¡En el buen sentido, lo prometemos!

Entonces, ya sea que sea nuevo en la comunicación profesional por correo electrónico o simplemente desee una actualización rápida, esta guía es para usted. Después de todo, enviar un correo electrónico nunca debería resultar abrumador.

Veamos las mejores prácticas de envío de correo electrónico para que pueda mejorar su comunicación profesional en tan solo unos pocos pasos.

¿Qué es la etiqueta profesional en el correo electrónico y por qué es importante?

En pocas palabras, la etiqueta del correo electrónico es la forma en que escribe sus correos electrónicos para una comunicación profesional. Los diferentes aspectos de los correos electrónicos tienen diferentes propósitos, que es lo que cubrimos en esta guía.

La etiqueta del correo electrónico es importante por muchas razones. En primer lugar, marca el tono de la comunicación y refleja su profesionalismo. Un correo electrónico mal redactado puede provocar malentendidos e incluso dañar las relaciones.

Además, la etiqueta adecuada puede mejorar la eficiencia y eficacia de la comunicación, lo que conduce a mejores relaciones y resultados.

El correo electrónico es sin duda el principal canal de comunicación para la comunicación en el lugar de trabajo, por lo que comprender la etiqueta es importante si quieres tener éxito.

Las reglas tácitas de etiqueta del correo electrónico que importan

Repasemos las reglas más importantes que debes seguir para una comunicación adecuada.

Dirección de correo electrónico profesional

Éste es fácil. Cuando cree su cuenta, utilice una dirección de correo electrónico con su nombre. Sé que todos tenemos una dirección vergonzosa de nuestra juventud, que nunca queremos resurgir. Si todavía lo estás usando, ¡creemos uno nuevo!

Línea de asunto adecuada e informativa.

Su línea de asunto es la introducción a su correo electrónico. O lo que su destinatario leerá primero. Mantenga este breve, conciso e informativo.

Por ejemplo, una buena línea de asunto para un correo electrónico de solicitud de empleo sería: "Solicitud de puesto de asistente de ventas". Observe que la línea de asunto incluye el título del trabajo "Asistente de ventas" y el propósito "Solicitud". El destinatario sabrá exactamente a qué se dirige: ¡ese es el objetivo!

Saludo profesional y cierre

El saludo adecuado es siempre un saludo como "Hola, buenos días, querido, etc.", seguido de su nombre. Agregue el prefijo "Señora, Señora, Señor, Dr, etc." siempre que pueda.

Si no sabes su nombre, no te preocupes, solo saluda. Y no olvides agregar una coma después del saludo.

Su cierre y firma también serán estándar. Termine sus correos electrónicos con un comentario final como "Saludos cordiales", "Atentamente" o "Gracias", según el contexto.

Luego, cierre su correo electrónico con su nombre o un bloque de firma de correo electrónico personalizado.

Gramática y ortografía adecuadas

Éste es obvio, pero puede ser el más difícil de seguir. Nuestro mejor consejo es volver a verificar tus palabras y seguir las reglas gramaticales estándar. Outlook y Gmail tienen correctores ortográficos, pero herramientas más avanzadas como Grammarly realmente pueden llevar tu escritura al siguiente nivel.

Mantenga un tono profesional y no abuse de los signos de exclamación. Sabemos que puede ser difícil parecer amigable sin ellos, pero úsalos con moderación. Rápidamente se vuelven abrumadores.

Mantenlo conciso

Nadie quiere perder el tiempo leyendo un correo electrónico largo y torpe. Es probable que el destinatario de su correo electrónico solo dedique una pequeña cantidad de tiempo a su mensaje. Por eso es importante ir al grano rápidamente.

En su línea de apertura, indique el propósito de su correo electrónico. Continúe con información adicional y ciérrelo con un período de tiempo. Esto hace que la comunicación sea extremadamente fácil y eficiente para todos.

No permita que los archivos adjuntos obstruyan las bandejas de entrada

Los archivos grandes son la peor pesadilla de la bandeja de entrada de un correo electrónico. Pueden alterar la velocidad y la eficiencia de la bandeja de entrada de su destinatario.

Una buena elección es compartir archivos adjuntos grandes con un enlace.

Screencast es una aplicación de terceros que crea un enlace único para todas sus imágenes y videos. Luego puede enviar ese enlace en lugar del archivo adjunto grande.

Además, puedes iniciar una conversación sobre la imagen o el vídeo que adjuntaste. Agregue comentarios, reacciones y continúe colaborando, todo en un solo espacio.

Confía en nosotros, tu destinatario te agradecerá que no ralentices su bandeja de entrada.

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Responder a todos

Responder a todos es una gran herramienta, pero también puede ser una herramienta aterradora. Nuestro consejo es usarlo… con moderación. Recuerda que cuando respondes a todos, respondes TODOS.

Todos los participantes en el hilo recibirán su correo electrónico, que es una gran herramienta para la comunicación masiva de información. Sin embargo, se convierte en una herramienta no tan buena para preguntas específicas e individualizadas.

Mejores prácticas que quizás no conozcas

La etiqueta del correo electrónico empresarial debería parecer un poco más factible en este momento. O eso esperamos. En esta sección, repasaremos algunos consejos de etiqueta en el correo electrónico que mejorarán su comunicación más allá de sus expectativas.

Responder con prontitud

Intente responder a sus correos electrónicos dentro de las 24 horas posteriores a su recepción. Pero a veces sabemos que eso no es realista. En su lugar, priorice la importancia de sus correos electrónicos utilizando el Método Eisenhower.

Evite el uso del correo electrónico para obtener información confidencial

Utilice una plataforma de mensajería segura o una conversación cara a cara para cualquier información confidencial. Aunque los correos electrónicos suelen ser privados, no son infalibles. Como dice el refrán: más vale prevenir que lamentar.

Utilice la comunicación visual para evitar largas paredes de texto.

Este es un verdadero cambio de juego. En lugar de correos electrónicos largos y aburridos, intente compartir información a través de imágenes. Será más eficaz y menos aburrido para sus destinatarios.

De hecho, un estudio reciente de TechSmith encontró que el 98% de los encuestados que usan videos en el trabajo dicen que impactan la efectividad de su mensaje de varias maneras, entre ellas reduciendo los malentendidos, aumentando la participación y ahorrando tiempo.

Imágenes

Al enviar imágenes, puede mostrar fácilmente un proceso, proporcionar comentarios y compartir datos. La comunicación se vuelve mucho más fácil cuando es clara y prospera con la ayuda de elementos visuales.

Además, las capturas de pantalla son muy fáciles de realizar. Con una herramienta de captura de pantalla como Snagit, puedes capturar tu pantalla y agregar anotaciones útiles cuando lo necesites. Ya sea que necesite mencionar un detalle importante, usar la herramienta Paso para resaltar un proceso o usar más funciones, Snagit lo tiene cubierto.

Una vez que su captura esté perfectamente editada, comparta su captura de pantalla con un enlace único. Luego, pégalo en tu plataforma de mensajería favorita. ¡Suponemos que es por correo electrónico!

Vídeos

Los vídeos son herramientas fantásticas cuando necesitas una demostración rápida o un tutorial para ti o tu equipo. Con la grabación de imagen en imagen y las capacidades de dibujo de pantalla de Snagit, puedes mejorar cualquier correo electrónico. Simplemente presione grabar y todo lo demás será fácil para usted.

Al igual que una captura de pantalla, puedes enviar tus videos por correo electrónico compartiendo un enlace único.

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Utilice filtros y carpetas de correo electrónico para mantenerse organizado

Por último, ¡mantente organizado! Los correos electrónicos se pierden en el mar de comunicaciones que recibimos todos los días. Y no puedes marcarlos todos como marcados, ¡eso también resultará confuso!

En su lugar, cree carpetas para mantenerse organizado. Una vez que haya terminado de leer un correo electrónico, simplemente guárdelo en la carpeta correspondiente. De esa manera, nunca perderá un correo electrónico y podrá consultarlo rápidamente cuando necesite información sobre él.

Cambia tu comunicación y cambia tu forma de trabajar. No más pérdida de tiempo.

En conclusión…

Por lo tanto, enviar un correo electrónico profesional no es tan difícil. Algunas de las convenciones definitivamente pueden ser difíciles de tener en cuenta, pero de eso se trata esta guía. No dudes en consultarlo cuando lo necesites, ¡nadie lo sabrá!