¿Cómo descargar todos los correos electrónicos del servidor en Outlook?

Outlook es la principal interfaz de correo electrónico para los usuarios de Microsoft Exchange Server. Se sincroniza con el servidor para buscar y enviar correos electrónicos de forma rápida y sencilla. No importa si su cliente de correo electrónico es Outlook.com, Hotmail o incluso un tercero como Gmail, puede configurar fácilmente su cuenta y comenzar a enviar todos esos correos electrónicos de trabajo.

Dado que son sus correos electrónicos, por supuesto, querrá tener la posibilidad de abrirlos en cualquier momento. Puede confiar en que Outlook mostrará cualquier correo electrónico que necesite sin importar cuántos meses hayan pasado desde que lo escribió. ¿O puedes? Resulta que las cosas no son tan simples. Outlook no muestra todo de manera predeterminada: la mayoría de sus correos electrónicos permanecen en Microsoft Exchange Server, mientras que solo una parte está disponible para usted en Outlook.

Si usa Outlook 2019, 2016, 2013 o Outlook para Office 365, no puede obtener acceso instantáneo a sus correos electrónicos más antiguos sin cambiar la configuración de la bandeja de entrada. Aunque su correo electrónico se mantiene en el servidor para siempre si así lo desea, puede esperar la conveniencia de tener también una copia local. Sin embargo, la forma en que Outlook está configurado, descarga hasta 12 meses de sus correos electrónicos en su disco local. Si necesita leer correos electrónicos anteriores a esta fecha, deberá tomar las medidas adecuadas para obligar a Outlook a descargarlos del servidor.

¿Por qué Outlook tiene un límite de descarga de correo electrónico?

Te preguntarás por qué la situación es así. Es porque Microsoft Office hace algunas configuraciones inteligentes cuando está instalado en su sistema. Comprueba todo su hardware y realiza los ajustes necesarios para permitir que el programa se ejecute de manera óptima en el sistema. Con respecto a los correos electrónicos empresariales y de Outlook, las comprobaciones que realiza en su hardware se utilizan para establecer los parámetros de descarga.

Claramente, está tratando de ayudar, pero el programa puede volverse entrometido. Después de revisar su disco duro para verificar cuánto espacio queda, ajusta automáticamente el límite de tiempo que determina cuántos de sus correos electrónicos se retienen localmente. Cuanto más espacio en disco hay disponible, más meses de correos electrónicos se descargan. El cálculo se realiza de acuerdo con la siguiente fórmula:

• Si el espacio libre en disco es de hasta 64 gigabytes, hasta 12 meses de correos electrónicos se descargan automáticamente en su computadora.
• Si el espacio libre en el disco se encuentra entre 32 gigabytes y 64 gigabytes (sin incluir ninguna de las dos), se descargarán automáticamente tres meses de correos electrónicos en su computadora.
• Si la cantidad de espacio libre en el disco es inferior a 32 gigabytes, solo se conservan los correos electrónicos de un mes en el almacenamiento local de su computadora.

Quizás se pregunte a qué se debe tanto alboroto y por qué la configuración no se puede configurar simplemente para "descargar todos los correos electrónicos" o algo similar. En realidad, contrariamente a la creencia popular, los correos electrónicos pueden ocupar mucho espacio de almacenamiento. Aquellos que llevan vidas ocupadas cargadas de correo electrónico a menudo encuentran que una gran cantidad de espacio ha sido ocupada por correos electrónicos enviados y recibidos. Si no supervisa el uso de su disco, es posible que se despierte y descubra que todo su espacio ha sido absorbido por su correspondencia comercial.

Microsoft también lo sabe. Es por eso que Office está diseñado para ajustar automáticamente los parámetros de almacenamiento, como el límite de almacenamiento de correo electrónico local predeterminado para Outlook. Por lo general, esto está bien; lo más probable es que no tenga mucha necesidad de correos electrónicos de años pasados. Además, independientemente de la configuración, aún obtiene acceso local a sus tareas, citas del calendario y contactos.

Tenga en cuenta que la eficacia de esta configuración depende del tipo de cliente de correo electrónico que utilice. Si utiliza uno de los proveedores de servicios de correo electrónico de Microsoft, como Hotmail, Outlook o 0365, la configuración influye en la cantidad de correos electrónicos disponibles localmente. El mismo principio se aplica a la mayoría de los servicios de correo electrónico comerciales más populares. Sin embargo, si usa un proveedor público como Gmail, Yandex o Yahoo, no tendrá esta preocupación ya que la configuración no tendrá ningún efecto. Todos sus correos electrónicos en Microsoft Exchange Server tendrán una copia local almacenada en el almacenamiento interno de su computadora.

Cómo hacer que Outlook descargue todos los correos electrónicos del servidor

El servidor aquí se refiere naturalmente a Microsoft Exchange Server. Mientras que algunas empresas compran una licencia para alojar un servidor de Exchange en las instalaciones, otras recurren a un proveedor de servidor de Exchange como servicio externo. La popularidad de Exchange Online, una versión en la nube del servicio alojado por Microsoft, también va en aumento.

Independientemente del modo de Exchange utilizado, su función principal sigue siendo la misma: un agente de transferencia de mensajes que envía correos electrónicos entre computadoras. Los mensajes se leen en ambos extremos mediante un cliente de correo electrónico, en este caso, Outlook.

En esencia, al usar Exchange, todos los correos electrónicos que haya enviado y recibido se almacenan en el servidor de Exchange a perpetuidad. Por supuesto, la retención eterna de sus correos electrónicos está sujeta a cosas como los límites de almacenamiento en la nube para cuentas individuales y el uso continuo de la cuenta. El punto sigue siendo que, en circunstancias normales, aún puede ver sus correos electrónicos, incluidos los realmente antiguos, incluso si no están almacenados en su computadora.

Entonces, ¿qué puedes hacer para descargar todos los correos electrónicos del servidor a Outlook? Si desea ver todos sus correos electrónicos en Outlook, hay dos formas.

Método 1: use el enlace "Más" en Outlook

Outlook para Office ofrece una manera fácil de ampliar la cantidad de correos electrónicos que se muestran en una carpeta. Suponiendo que ha mantenido la cuenta durante mucho tiempo o tiene un historial de correo electrónico extenso, la aplicación generalmente mostrará solo los correos electrónicos más recientes. Pero puede obligar a Outlook a descargar todos los correos electrónicos IMAP, o mostrarlos, al menos.

Cuando está en una carpeta como Bandeja de entrada o Enviados en Outlook y se desplaza hacia abajo, pronto llega al final de los correos electrónicos que se muestran. Allí mismo, verá un mensaje que le informa que puede hacer clic en el enlace para ver más mensajes:

Hay más elementos en esta carpeta en el servidor

Haga clic aquí para ver más correos electrónicos en Microsoft Exchange

Una vez que haga clic en el enlace "Haga clic aquí para ver más correos electrónicos en Microsoft Exchange", Outlook descargará el resto de los correos electrónicos de esa carpeta en su computadora. Esto solo funciona si tienes una conexión a Internet. Además, solo se descargan los correos electrónicos de una carpeta en particular. Por lo tanto, si está en la carpeta Enviados, solo recibirá todos los correos electrónicos que haya enviado alguna vez.

Este principio es válido si realiza una búsqueda en el buzón. Cuando escribe su consulta de búsqueda y se muestran los resultados, si hay muchos correos electrónicos que coinciden con el término de búsqueda, es posible que vea lo siguiente en la parte inferior de la página de resultados:

Mostrando resultados recientes …

Más

Al hacer clic en el enlace Más, se descargan el resto de los correos electrónicos que coinciden con su consulta de búsqueda.

Si desea ver todos sus correos electrónicos en una carpeta determinada de un vistazo, puede iniciar sesión en su cuenta a través de la aplicación web para Outlook. Eso lo lleva a la interfaz de Microsoft Exchange Server para su cuenta, y puede ver todo lo almacenado allí.

Método 2: cambie la configuración "Correo para mantener sin conexión" en Outlook

Esta es la configuración que determina cuántos meses de correos electrónicos guarda Outlook en su computadora. Recuerde que esto solo funciona cuando se utiliza un cliente de correo electrónico de Microsoft o un proveedor de servicios de correo electrónico comercial reconocido. Puedes ampliar el número de correos guardados o incluso reducirlo. También puede decirle a Outlook que guarde todos y cada uno de sus correos electrónicos localmente.

Según Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook para Office 365 brindan las opciones de 1, 3, 6, 12 o 24 meses, o Todo. Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook para Office 365 brindan las opciones adicionales de 3 días, 1 semana y 2 semanas.

Sin más preámbulos, esto es lo que debe hacer:

• Inicie la aplicación Outlook.
• Dirígete a la pestaña Archivo.
• Seleccione la opción desplegable Configuración de la cuenta.
• Cuando la opción esté expandida, seleccione Configuración de la cuenta.
• En la ventana Configuración de la cuenta, seleccione la pestaña Correo electrónico.
• Si tiene varias cuentas en Outlook, se mostrarán aquí. Seleccione aquel cuya configuración desea ajustar y luego haga clic en el botón Cambiar.
• Se muestra el cuadro de diálogo Cambiar cuenta. Asegúrese de que la casilla de verificación Usar modo de intercambio en caché esté marcada.
• Mueva el control deslizante "Correo para mantener fuera de línea" a la cantidad deseada de años, meses, días o semanas. (Si el control deslizante está atenuado, es posible que su administrador le haya impedido cambiar la configuración).
• Haga clic en el botón Siguiente.
• Aparece una ventana emergente que le pide que confirme el cambio de configuración. Haga clic en Aceptar.
• Haga clic en Finalizar y reinicie Outlook.

Pronto debería ver un mensaje que le informa que "Sus carpetas están actualizadas" en la parte inferior de Outlook. Esto solo aparece después de que Outlook haya terminado de descargar todos sus mensajes de Microsoft Exchange Server.

Solo elija la opción Todo si hay suficiente almacenamiento. Su configuración debe coincidir con la cantidad de espacio en su disco. Si elige la opción de descargar todos los correos electrónicos a un disco con espacio limitado, los problemas son inevitables. Le recomendamos que primero elimine todos los elementos no deseados de su almacenamiento para liberar más espacio.

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