Cómo la transformación digital impulsada por la estrategia construye el éxito

La siguiente sesión fue presentada en Educause 2019 por Vince Kellen, Director de Información (CIO), Universidad de California en San Diego; Orlando León, CIO, Universidad Estatal de California, Fresno; Helen Norris, Vicepresidenta y CIO, Universidad Chapman; y Phil Ventimiglia, Director de Innovación de la Universidad Estatal de Georgia.

Para servir a una población estudiantil diversa y en crecimiento, la Universidad Estatal de Georgia asume más de lo que le corresponde en cuanto a innovaciones digitales en la educación superior. Para Phil Ventimiglia, Director de Innovación, lograr una mayor eficiencia es imprescindible para brindar la mejor experiencia en todo el campus.

“Tenemos que aprovechar la tecnología”, dijo Phil. “Simplemente no hay suficientes personas y personal para brindarles a los estudiantes todo lo que necesitan”.

¿Innovación con otro nombre?

Ahora nombrada una de las universidades más innovadoras de los Estados Unidos, no sorprende que muchos de los cambios del estado de Georgia califiquen como transformación digital (DX). Phil, sin embargo, sabe que ningún término por sí solo puede transmitir las capas multifacéticas de trabajo necesarias para un cambio duradero.

“El término 'transformación digital' en sí no tiene más sentido que el de comercializar un concepto continuo en un nuevo paquete. La innovación es un proceso continuo”, dijo.

La vicepresidenta y directora de información de Chapman University, Helen Norris, tiene una opinión similar. Principalmente, Helen quiere asegurarse de que el término vaya más allá del rumor actual para comunicar la magnitud total de su impacto y prefiere un término más universal.

“Me centraría más en la innovación que en la transformación digital”, señaló. “Con la transformación digital, parece que la tecnología está liderando. En cambio, la estrategia debe ser líder. Específicamente, debe estar enraizado en el plan estratégico de la universidad”.

Proteja las nuevas ideas, juntos

Como la tercera universidad de investigación de más rápido crecimiento en el país, Phil ve que todos en Georgia State contribuyen a una mentalidad innovadora.

“No se puede decir que algunas personas son innovadoras y otras no”, explicó. “Todos en la organización tienen que estar enfocados en la innovación”.

Con ese fin, el estado de Georgia alienta a todo el personal docente y administrativo a trabajar juntos en nuevas ideas. “Tenemos un ADN dentro de nuestra universidad para experimentar, para probar cosas nuevas”, dijo. Esto a menudo incluye trabajar entre departamentos en proyectos desafiantes. “Tenemos que salir de nuestros silos. Trabajamos muy de cerca en todas las áreas”.

El aspecto del trabajo en equipo es especialmente importante. “La innovación no puede ser propiedad de nadie”, dijo Phil. “Según mi experiencia, cuando intentas que una persona impulse la innovación, es como si alguien chocara contra una pared de ladrillos. La colaboración es lo que es verdad y lo que funciona”.

Vince Kellen, director de información (CIO) de la Universidad de California en San Diego, considera que la actividad es más selectiva.

“La innovación es algo complicado”, confesó. “No a todo el mundo le gusta innovar. A algunos les gusta hacerlo, y no deberían”.

A veces, lo contrario también es cierto, explicó. “Algunos innovan y no saben que lo están haciendo”.

Por ejemplo, aunque no era su objetivo, los profesores que lanzaron un nuevo Centro de optimización de la nube descubrieron que el programa piloto, sin darse cuenta, arrojó información y procesos nuevos e innovadores.

Para evitar la tendencia de la naturaleza humana hacia el statu quo, las nuevas ideas a menudo necesitan apoyo adicional.

“Poner la innovación en la agenda es importante”, enfatizó Vince. “A veces, las mejores innovaciones necesitan defensa y protección extremas. A veces, otras partes de la organización intentarán acabar con esa innovación”.

Vince también señaló que, si no se apoya desde arriba hacia abajo, a veces los propios agentes de cambio también caen en el objetivo. Para que el cambio sobreviva, es importante defenderlo mientras es joven.

“La gente que hace la innovación necesita protección”, aconsejó. “Los protegemos de los instintos de la organización de ejecutar [la innovación] demasiado pronto o matarla”.

Las relaciones como recursos

De alguna manera, las universidades más pequeñas tienen una ventaja cuando se trata de transiciones. Helen señaló que los entornos más pequeños pueden ser más ágiles.

"No tienes la misma cantidad de burocracia para lograr las mismas cosas", explicó.

Parte de esta destreza proviene de conexiones humanas mejor establecidas. “Debido a que eres más pequeño, conoces personalmente a la mitad de la facultad”, dijo Helen. “Puedes aprovechar esas relaciones mientras haces cosas innovadoras y creas cambios”.

Sin embargo, hay desventajas de estar en una organización más pequeña. “Tienes un personal más pequeño”, señaló Helen. “Simplemente no tienes los recursos para hacer algunas de las cosas divertidas. Así que se asocia con proveedores y otros en la comunidad”.

Vince advirtió que las instituciones más grandes tienen una mezcla similar de ventajas y desventajas en lo que respecta a la transformación digital.

“Tenemos la ilusión de más recursos en una universidad más grande”, dijo. “Pero la innovación es algo de 'banda de garaje'”.

Con más de $1.4 mil millones en fondos de investigación por año, hay muchas otras distracciones y puede ser difícil captar la atención de los profesores. Tienes que encontrar puntos de colaboración y conocer a tu facultad para promover cambios duraderos. Idealmente, puede traducirse en una oportunidad para que la facultad o el personal mejoren su experiencia o la de sus estudiantes. “Tener relaciones con esos profesores es clave”, dijo.

Orlando León, Director de Información de la Universidad Estatal de California, Fresno, está de acuerdo, pero enfatiza la importancia de que el liderazgo del campus esté dispuesto a asumir algún riesgo.

“La transformación digital debe ser de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba”, instó Orlando. ”Tiene que empezar en alguna parte. Tienes que ser capaz de liderar este nivel de cambio”.

Incluso en medio de la resistencia, es importante reunir apoyo, incluso si eso significa comenzar poco a poco. “Asociarse con colegas”, aconsejó Orlando. “No tienes que empezar saltando sobre la luna”.

Complejidades con el cambio

Un desafío inicial clave es no perseguir todas las nuevas soluciones digitales disponibles. Aunque es tentador, a menudo resulta en usar una herramienta brillante para algo incorrecto.

“Creo que todos se enamoran de la tecnología y no entienden que las complejidades son enormes”, explicó Vince. “Toda la tecnología educativa subestima constantemente el último 10 por ciento del soporte necesario para la transformación digital”.

Para los proyectos que logran el corte, ayuda tener un equipo de TI sólido. Phil señaló que Georgia State normalmente realiza entre 40 y 50 nuevas integraciones por año y que su sólido equipo de TI les permite integrar rápidamente nuevas tecnologías.

Del mismo modo, un equipo de TI fuerte puede hacer que todo lo demás funcione sin problemas al mismo tiempo que se instalan nuevos sistemas. “Los sistemas centrales todavía necesitan funcionar”, dijo Orlando. “Animo a nuestros equipos a hacer bien todas nuestras funciones principales”.

El meta desafío de TI: reelaborar su propia base

La educación superior debe escalar una "joroba" tecnológica innegable para estar realmente en un gran lugar para la transformación digital de hoy. Vince señaló que deshacerse de los sistemas mainframe puede ser un gran paso adelante.

“La mayor transformación digital está dentro del propio trabajo de TI”, dijo. "Eso será pasar de un entorno de ingeniería de software 'casero' a DevOps, es decir, administraremos datos y análisis y ya no desarrollaremos software".

Los servicios en la nube también permiten un mejor enfoque en otros objetivos del programa. “El crecimiento de pregrado es una prioridad”, dijo Vince. “Hay estrategias interesantes que estamos armando en línea”.

Phil señaló que Georgia State se enfoca en la perspectiva del estudiante, con el objetivo de facilitar todo el viaje del estudiante. “Estamos dedicados a crear un lugar donde los estudiantes puedan tener éxito”, dijo.

El elemento humano del cambio.

En todos los tipos de transformaciones de procesos, el tiempo cara a cara con la facultad es una necesidad.

“A pesar de que es digital, el toque humano es muy importante”, explicó Helen. “Es necesario trabajar en proyectos digitales de la mano con el profesorado que se verá afectado”.

Apoyar a los profesores que ya están ocupados garantiza que tengan el incentivo intelectual y emocional para pasar por un cambio difícil en primer lugar.

Phil estuvo de acuerdo y señaló que, dado que la mayoría de los cambios innovadores no los realizan los profesores de investigación sino los profesores de tiempo completo, sus objetivos incluyen dar la bienvenida a esos esfuerzos de una manera que sea importante para los instructores. Quiere asegurarse de que los instructores tengan ayuda para resolver los problemas. “Queremos darles más apoyo. Cuando hay obstáculos, necesitan tiempo para resolverlos”, dijo. “Necesitamos asegurarnos de que no estamos penalizando el riesgo”.

El aspecto humano es fundamental. “¿Cómo nos aseguramos de que estamos destacando y que reciben crédito por el gran trabajo que están haciendo?”, preguntó Phil. “En última instancia, queremos que tengan recompensas y progresen en su carrera”.

Vince estuvo de acuerdo en que fomentar la motivación para el cambio es un componente fundamental para alentar a los docentes a adoptar nuevas formas de hacer las cosas.

"¿Cómo se apoderan los humanos de la tecnología para servir a sus instintos biológicos sociales?", Preguntó. “Porque eso es realmente lo que está pasando aquí. Mantener el elemento humanista y trabajar desde allí”.

Transformando a los estudiantes con nuevas habilidades digitales

Phil señala que la transformación digital exitosa debería fomentar el siguiente nivel de alfabetización digital en los estudiantes. Aunque abiertamente dispuesto a probar nuevas herramientas digitales, el desafío es proporcionar las mejores herramientas y actividades para cada programa de grado.

“¿Cómo preparamos a los estudiantes para competir en esta economía del siglo XXI?”, preguntó. “Como líderes en educación superior, estamos en la cuarta revolución industrial y está cambiando fundamentalmente la educación superior. Ya estamos viendo estos cambios glaciales. La forma en que impartimos la enseñanza y el aprendizaje está cambiando”.

Por ejemplo, después de lanzar un programa piloto de alfabetización digital en la universidad de honor, los estudiantes del estado de Georgia completaron un proyecto de visualización con Tableau/software de mapas para ayudarlos a comprender mejor la importancia de un evento histórico. La universidad está explorando caminos de alfabetización digital que incluyen aprendizaje experimental, aprendizaje basado en proyectos y proyectos del mundo real en asociación con organizaciones dentro de Atlanta. Phil ve la obligación de ayudar a marcar el comienzo de este cambio.

“Es una rueda continua de cómo movemos la aguja”, dijo Phil. “¿Cómo podemos mejorar continuamente las habilidades de los estudiantes para que no solo sean competitivos, sino que estén por delante? Como líderes tecnológicos, nos corresponde a nosotros ser ese líder de opinión y preguntarnos cómo podemos servir mejor a esos estudiantes para tener éxito en esta nueva economía mundial'”, dijo.

En Fresno, los estudiantes de la Universidad Estatal de California están trabajando con un bot de bienestar, realizando aprendizaje interdisciplinario y formando equipo con estudiantes de pre-K12 para estudiar blockchain. Particularmente en su área geográfica, la familiaridad con las herramientas digitales puede marcar una gran diferencia para estos estudiantes.

“Estas habilidades son geniales. Solo el 11 por ciento de los trabajos en el valle requieren un título de cuatro años”, explicó Orlando. “Nuestros estudiantes deben estar preparados para evitar ser reemplazados por la automatización”.

Trabajando en el lado administrativo de TI, Orlando intenta facilitar que los instructores conozcan nuevas herramientas y recursos, y la conciencia está creciendo.

“Descubrimos que los profesores no sabían que tenían este apoyo”, dijo. “Nuestra capacidad para cambiar y hacer cosas está aumentando”.

Mejores datos para mejorar los resultados

La transformación digital ya ha puesto en marcha procesos que recopilan información estratégica y la utilizan en beneficio de los resultados de los estudiantes. Phil comentó que el estado de Georgia ha visto un aumento significativo en las tasas de graduación.

En particular, su equipo usó datos para ayudar a determinar qué horas de clase son más necesarias y luego determinó cómo distribuir las clases de manera óptima para aprovechar mejor el horario de máxima audiencia.

“Seguimos analizando cuál es la siguiente pieza que podemos analizar, para obtener ese próximo medio por ciento de mejora”, dijo.

El cambio ocurre lentamente

Vince dijo que no todos los cambios ocurrirán rápidamente, y eso está bien. Si bien algunas cosas han cambiado significativamente, otras, como las reuniones cara a cara, siguen siendo las mismas.

“En comparación con el motor de combustión para agricultores, que condujo a un aumento de la productividad del 1000 %, la transformación digital en la educación superior tiene muchos más matices”, dijo. “Hay infusión digital, pero muchos pasos modestos hacia adelante”.

Un enfoque gradual para el cambio es otra buena manera de establecer expectativas. “Piense en el modelo SAMR”, dijo Orlando. “Primero se sustituye lo digital por papel. La tecnología está ahí hoy, solo tienes que hacerla”.

Quizás lo más importante, para todas las transformaciones digitales, es asegurarse de que todos entiendan que el verdadero rol de la tecnología es usar datos y sistemas para amplificar las mejores partes de la educación superior.

“Veo esto como similar a lo que está sucediendo en el comercio minorista”, dijo Phil. “Había mucha expectación de que todo el ladrillo y el mortero desaparecerían. En cambio, vemos empresas como Amazon construyendo una presencia física. Lo digital ha aumentado el valor del comercio minorista, por lo que ha ampliado la relación con el consumidor”.

Lo mismo es cierto en la educación superior, ya que amplía las posibilidades de enseñanza y amplía las opciones de los estudiantes.

En cuanto a cómo tener éxito con la transformación digital, se necesita que muchas personas trabajen juntas para lograr un panorama más amplio. “No es *una* cosa que debas hacer para tener éxito en DX”, señaló Phil. “Son cientos de cosas”.