Solución de gestión de activos digitales: por qué su empresa necesita una

Dinero

Si su empresa está en el punto en que envía sus activos digitales al mundo, ya sea a través de su sitio web, canales de redes sociales o boletines por correo electrónico, su negocio generará grandes cantidades de activos de marketing. Como cualquier activo, debe administrarse adecuadamente para que se realice el valor total. Para hacer esto de manera efectiva, necesita una solución de gestión de activos digitales. A diferencia de las plataformas simples para compartir archivos como DropBox y Box (o incluso otras herramientas más sofisticadas), una solución de administración de activos digitales está diseñada para realizar un seguimiento de la creciente cantidad de cosas que se crean y cargan para usted: montones de fotos y videos, exactamente réplicas de los archivos HTML y publicaciones de blog de su sitio web en formato .pdf, contenido proporcionado por el cliente en documentos de Word, para que pueda compartirlos fácilmente con personas de todo el mundo.

¿Qué es un sistema de gestión de activos digitales (DAM)?

La gestión de activos digitales (DAM) es el proceso de organización y gestión de archivos digitales. Es un término general que abarca los sistemas de gestión de contenido, los sistemas de gestión de bases de datos y los sistemas de publicación web.

Una solución de gestión de activos digitales almacena activos digitales en una base de datos o repositorio. Los creadores y editores de contenido pueden acceder a estos datos para crear y administrar activos digitales para diversos fines, como páginas web, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos u otros tipos de contenido.

Los creadores de contenido pueden acceder al sistema a través de un navegador web o una aplicación de escritorio que les permite cargar nuevos activos y editar los existentes. También pueden agregar etiquetas de metadatos al activo que ayudarán a organizarlo dentro del catálogo DAM.

¿Cuáles son los diferentes tipos de activos digitales?

Hay muchos tipos diferentes de activos digitales. Algunos de los más populares son imágenes, videos y gráficos. Sin embargo, los activos también incluyen todos los archivos de origen y los archivos listos para imprimir para cualquier literatura o recursos impresos de la empresa.

Puede pensar que su departamento de marketing ya tiene la gestión de activos bajo control. Si cree que esto es cierto, considere lo siguiente:

Los problemas con el almacenamiento de datos

Piense en el logotipo de su empresa. ¿En cuántos lugares se usa? Aparecerá en cada pieza impresa de material de marketing, su sitio web, sus canales de redes sociales y en cualquier otra pantalla electrónica que alguien pueda encontrar mientras navega por Internet.

Cada vez que se muestre el logotipo, querrá un archivo de imagen en varias resoluciones. Debe decidir si elegir un tamaño optimizado para la web o el archivo más grande disponible. Si usa la imagen más grande, usará más espacio en su servidor y posiblemente incluso un servidor completamente nuevo para albergar todos sus archivos de imagen: ¿qué es lo que hace que tantas empresas piensen que pueden usar un solo servidor para sus activos digitales? ? Los tamaños de archivo son cada vez más grandes a medida que aumenta la capacidad de almacenamiento, pero lo que debe entenderse es que los recursos de un servidor no son ilimitados.

Ahora multiplique el problema cuando considere fotografías de productos, imágenes de stock, fotografías personalizadas y sesiones de video. Cada versión de una obra literaria. El alcance de la duplicación de activos y los requisitos de almacenamiento relacionados está aumentando rápidamente.

Tiempo necesario para las solicitudes de imágenes

También tendrá en cuenta cuánto tiempo lleva procesar las solicitudes de imágenes. Si tiene un servidor más grande y muchas imágenes, esto puede llevar tiempo, especialmente si tiene un equipo de marketing muy ocupado trabajando en diferentes contenidos.

Su equipo de marketing puede estar subcontratando algún trabajo para cubrir otras áreas. Por ejemplo, se le puede pedir al fotógrafo que entregue el producto terminado en una fecha posterior y necesita acceso a los activos digitales o archivos utilizados en la sesión original para fines de edición. ¿Cuántas personas diferentes van a necesitar acceso? ¿Cuánta capacidad de almacenamiento necesita cada persona? ¿Qué pasa con el progreso del desarrollo! Si alguien está haciendo un cambio de diseño que requiere acceso a las imágenes, es probable que esté utilizando sus propios medios para almacenar archivos.

Estas demandas de tiempo de su equipo de marketing le cuestan productividad y dinero a su empresa. También podría dañar la reputación de su marca cuando sus partes interesadas ven diseños inconsistentes o deficientes provenientes de su negocio.

Falta de consistencia de la marca.

Si tiene un diseño que se usa en muchas áreas diferentes de su negocio, como su sitio web, canales de redes sociales y correo directo, debe asegurarse de que todos estos diseños y activos sean consistentes.

También querrá asegurarse de que si uno de estos archivos se edita o actualiza, también se actualizará en todos los demás. Piense en los gráficos de correo electrónico: ¿quiere usar una versión diferente para cada correo electrónico? Puede estar pensando "Por supuesto que no", pero ¿cuántas versiones diferentes ve el lector en su dispositivo móvil? Si alguien tiene una pieza de garantía de marketing en su teléfono o tableta, ¿qué sucederá si se actualiza este activo? Además de ser frustrante para el destinatario, también puede resultar muy costoso.

Beneficios de un DAM

Los beneficios de implementar un sistema DAM incluyen:

Un único lugar de almacenamiento

La gestión de activos se reduce significativamente. Puede almacenar todos sus activos digitales en un solo lugar, por lo que desaparece la necesidad de almacenamiento manual de archivos. La gestión de activos digitales le permite encontrar lo que busca cuando lo busca. Podrá editar, eliminar y ordenar activos para administrarlos adecuadamente. Esto incluso le permite realizar un seguimiento de los cambios en términos de quién publicó el activo, cuándo se modificó/actualizó y quién participó en el proceso de cambio. Esto significa que las versiones siempre se conservan y que se puede volver a acceder a ellas si es necesario.

Armonización de datos

Los activos digitales pueden almacenarse en un solo lugar y organizarse de la misma manera. Se reduce el riesgo de versiones conflictivas y convenciones de nomenclatura inconsistentes. Además, puede usarlo para realizar un seguimiento de los cambios en documentos o archivos, así como quién estuvo involucrado y cuándo.

Su sistema DAM le permitirá analizar los problemas de gestión de activos en su negocio, lo que ayudará a reducir el tiempo que su equipo de marketing dedica a las solicitudes de imágenes y la organización. Si es una pequeña empresa o tiene recursos muy limitados disponibles, puede ser beneficioso para usted elegir un proveedor de servicios que se especialice en la gestión de activos digitales.