Cómo crear un manual de capacitación: pasos y herramientas que lo hacen fácil

Tarde o temprano, toda empresa u organización necesita crear un manual de capacitación. A menudo, necesitan crear múltiples manuales para cubrir las necesidades de capacitación tanto internas como externas.

Internamente, los manuales de capacitación ayudan a todos los empleados a seguir siendo eficientes y productivos mientras realizan su trabajo.

Externamente, los manuales de capacitación son piezas de contenido críticas para la educación, capacitación y, lo que es más importante, la satisfacción del cliente.

Pero, si eres como yo, el término "manual de capacitación" evoca una imagen mental monótona. Un folleto grueso de aspecto corporativo encuadernado en una cubierta suave. Tal vez tenga algunas imágenes de stock, o tal vez solo sea el título en una portada sólida.

Entonces, primero, borre esa imagen de nuestras mentes. El antiguo formato de folleto todavía tiene su lugar en el mundo (por ejemplo, la guantera de su automóvil), pero ahora hay muchas más opciones. Los manuales de capacitación de hoy en día no se ven ni funcionan como los manuales de capacitación de antes. También es posible que cualquiera pueda crear uno.

En esta publicación, repasaremos cómo puede escribir un excelente manual de capacitación y algunas de las opciones que tiene al crearlo.

¿Cuál es el propósito de un manual de capacitación?

Si bien el empaque del manual de capacitación tradicional ha cambiado, su noble propósito sigue siendo constante.

Un manual de capacitación es un conjunto de instrucciones que mejoran la calidad con la que se realiza un trabajo, proceso o tarea. Las empresas utilizan manuales de capacitación con capacitación presencial, remota, bajo demanda y justo a tiempo. Algunas aplicaciones comunes incluyen:

• Incorporación de nuevos empleados
• Lanzamiento de nuevos sistemas y software
• Documentación de nuevos protocolos o procesos
• Compartir procedimientos operativos estándar
• Capacitación y educación del cliente
• Instrucciones e información del producto

Las empresas crean manuales de capacitación para empleados para aumentar la productividad organizacional y garantizar que todos tengan las herramientas y la información necesarias para sobresalir en sus trabajos.

Por otro lado, las empresas y organizaciones crean manuales de capacitación que también ayudan a sus clientes. Enseñan cómo usar sus productos, cuándo ciertas características son útiles y demuestran flujos de trabajo clave.

Los manuales de capacitación para la educación del cliente ayudan a los usuarios a aprovechar al máximo su compra. Son un recurso crítico, y cada empresa exitosa los proporciona.

Los mejores manuales de capacitación son guías informativas fáciles de seguir. Presentan conceptos en un lenguaje claro, utilizando ejemplos e imágenes relevantes. Si se hace bien, un buen manual de capacitación se convierte en un recurso confiable para empleados y gerentes o clientes y clientes.

Cómo escribir un manual de entrenamiento

Crear un excelente manual de capacitación puede ser intimidante, pero no tiene por qué serlo. Con el enfoque correcto, puede pasar rápidamente del esquema a la producción y proporcionar a sus compañeros de trabajo o clientes, cualquiera que sea su audiencia, un recurso útil y fácil de usar.

Así es cómo.

Paso 1: Define tu audiencia

Lo primero cuando comienzas a trabajar en tu manual de capacitación es saber para quién estás escribiendo. Para hacer esto, desarrolle una imagen de cuándo, dónde y cómo las personas accederán a su contenido de capacitación.

Para comprender a su audiencia, puede hacer y responder preguntas como:

• ¿Qué les traerá a su manual de formación?
• ¿Cuál es su nivel de experiencia?
• ¿En qué industria trabajan?
• ¿Cuánto tiempo tienen?
• ¿Tienen preferencia por el contenido escrito o visual?
• ¿Hay referencias lingüísticas o culturales que deba tener en cuenta?

Responder estas preguntas te ayuda a dimensionar correctamente tu contenido. Con una comprensión de cosas como el nivel de habilidad de la audiencia, su contexto y sus preferencias de contenido, puede crear su contenido para que se ajuste a sus expectativas y necesidades.

Es fácil saltarse este paso y decirse a sí mismo que tiene una comprensión implícita de su audiencia. Y, aunque probablemente lo haga, dedicar algo de tiempo a desarrollarlo y enfocar la imagen claramente lo ayudará a crear contenido de capacitación que realmente resuelva los problemas de su audiencia.

Paso 2: Planifica tu contenido

Un excelente manual de capacitación es fácil de navegar. Alguien que lo encuentra por primera vez se siente cómodo descubriendo la información que necesita y un usuario recurrente puede encontrar rápidamente contenido y temas específicos.

Puede asegurarse de que este sea el caso de su manual de capacitación planificando estratégicamente su contenido. En pocas palabras, esto significa diseñar todo su material de capacitación y organizarlo de manera lógica.

Hay diferentes temas que puede usar para organizar y categorizar los temas en su manual de capacitación. Podrías organizarlos por:

• Principiante a temas avanzados
• Trabajos por hacer
• Características del producto
• Frecuencia de uso
• Popularidad entre la audiencia

Este puede ser un proceso rápido para contenido de capacitación breve y único, o puede llevar más tiempo si está creando una guía completa.

Si tiene muchos temas, considere colocarlos en grupos y usar encabezados y subsecciones para crear un flujo lógico y una organización dentro de su manual. Use esta estructura para crear una tabla de contenido en el manual final.

Paso 3: determinar el formato de presentación del contenido

Conoces a tu audiencia y sabes lo que quieres cubrir, así que ahora es el momento de determinar cómo presentarás tu contenido.

En muchos casos, habrá formas ideales de entregar su contenido. Averiguar cuál es requiere pensar tanto en su audiencia como en su contenido. Tienes varias opciones de envío. Los medios de entrega comunes para los manuales de capacitación incluyen:

• Artículos de la base de conocimientos
• Tutoriales en vídeo
• Cursos online
• guías en pdf
• Guía impresa o folletos

Cuando se trata de tu audiencia, considera su contexto.

• ¿Dónde están mientras consumen este manual de capacitación?
• ¿Qué herramientas y recursos tienen a su disposición?
• ¿A qué no tendrán acceso?
• ¿Cuánto tiempo tienen?

Preguntas como estas le dirán si cosas como videos, interactividad y estrategias de evaluación particulares son técnicas viables para incluir en su material de capacitación.

Al mismo tiempo, algunos temas son más adecuados para video, mientras que otros son mejores para texto e imágenes. Si está mostrando procesos complejos que deben verse en acción, puede considerar usar un video. Si está trabajando con varias secuencias discretas y simples, lo ideal sería utilizar un formato escrito compatible con imágenes.

Una cosa buena es que los manuales de capacitación de hoy en día a menudo se entregan en línea. Puede combinar diferentes formatos en uno y proporcionar contenido multimedia enriquecido.

Paso 4: Desarrolla tu contenido

En este punto, está listo para comenzar a desarrollar su contenido.

Para manuales de formación basados ​​en vídeo

Si está creando videos para su manual de capacitación, aquí es cuando puede comenzar a crear guiones gráficos, secuencias de comandos, grabar y editar videos.

Si nunca antes ha creado videos, no se desanime de adoptar este enfoque. TechSmith Camtasia es una gran herramienta utilizada por los creadores de videos profesionales, pero es fácil de usar para los principiantes. También hay toneladas de excelentes tutoriales que lo ayudarán a crear en poco tiempo.

Además, ofrecemos TechSmith Academy, un recurso gratuito donde todos, desde aspirantes a creadores avanzados, pueden encontrar todos los recursos que necesitan para comenzar y mejorar sus habilidades. Encuentre contenido sobre toneladas de temas relacionados con capacitación, creación de videos y más.

Para manuales de capacitación basados ​​en texto e imágenes

Los manuales de capacitación que se crearán con texto escrito e imágenes pueden parecer anticuados, pero no lo son. En muchos casos, esto se adaptará mejor a su audiencia y su contenido.

Si su manual cubre un proceso basado en computadora, capture capturas de pantalla de cada paso. Alternativamente, para los procesos del mundo real, las fotografías que demuestran el proceso o las ilustraciones gráficas son ideales.

Anotar imágenes para mayor claridad.

Las capturas de pantalla y las imágenes a menudo necesitan un par de ajustes para que realmente se entiendan. Por lo general, esto significa agregar anotaciones como flechas, formas y otras llamadas. Otro buen toque es eliminar u ocultar información confidencial o innecesaria.

Use las herramientas de dibujo y edición en Snagit para editar sus imágenes de modo que transmitan el mensaje correcto y que se borre o elimine información innecesaria o confidencial.

Edite todas sus imágenes para prepararlas para incluirlas en su manual de capacitación.

Paso 5: Reúna y entregue su manual

Ahora es cuando crear un manual de formación suele volverse tedioso. El proceso de agregar imágenes a una plantilla, documento u otra fuente implica frustraciones de formato, problemas de tamaño de imagen y otros desafíos imprevistos similares.

En este caso, una solución fácil es crear desde plantillas en Snagit. Esto le permite seleccionar las imágenes que desea incluir en su manual, agregar texto, organizar el orden y realizar selecciones sobre la apariencia en un proceso rápido.

Snagit viene con una serie de plantillas profesionales entre las que puede elegir, y puede encontrar más plantillas gratuitas y premium y otros recursos en TechSmith Assets for Snagit.

Este es un gran método para usar porque puede asumir cada proceso o tarea que necesita cubrir y crear una sección separada del manual.

Luego puede guardar cada uno como un PDF o una imagen para compartir, compilar en una guía completa o publicar individualmente en la intranet de una empresa.

Por supuesto, hacer documentos independientes individuales podría no ser el enfoque correcto. En este caso, podría considerar usar herramientas como Zendesk o MadCap Flare para crear un centro de soporte de base de conocimiento o un documento de archivo de ayuda.

Si está creando una base de conocimiento en línea, debería poder usar videos, imágenes y contenido escrito al mismo tiempo. Entonces, sea creativo y cree contenido que cubra todo lo que su audiencia pueda necesitar.

Paso 6: Realiza un seguimiento de los comentarios y mantén tu contenido actualizado

El paso final para crear un manual de capacitación es obtener retroalimentación y mantenerlo actualizado.

Si interactúa con su audiencia, escuche sus comentarios sobre la ayuda que brinda. Con base en lo que digan, vea si hay temas que deben expandirse o que aún no están cubiertos.

Como siempre, los sistemas cambiarán, los productos y las características se actualizarán y su contenido necesitará actualizaciones para seguir siendo relevante y útil. Asegúrese de conservar los archivos de origen de todo su trabajo para que pueda volver a él fácilmente y realizar actualizaciones.

Conclusión

Un manual de capacitación ya no necesita ser el tomo grueso y aburrido que alguna vez fue. Las personas están acostumbradas a aprender en línea y, a menudo, lo prefieren a las fuentes de información analógicas.

Los manuales de capacitación en línea también son más fáciles de acceder y navegar que sus ancestros en papel. Se pueden buscar y permiten a los usuarios marcar páginas particulares para un acceso fácil y rápido al contenido de uso frecuente.

Con las herramientas adecuadas y el proceso compartido aquí, puede crear excelentes manuales de capacitación para colegas o clientes por igual.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en julio de 2019 y se actualizó en septiembre de 2020 para mayor precisión y exhaustividad.