Cómo crear un video de capacitación para empleados: una guía para principiantes

La mayoría de nosotros tenemos que capacitar a un compañero de trabajo, colega o uno de nuestros empleados sobre cómo hacer algo en un momento u otro.

Es probable que los capacitadores profesionales lo sepan todo sobre cómo hacer videos de capacitación para empleados, pero ¿qué sucede si no es un profesional de la capacitación?

Si bien es posible que no se considere un capacitador, saber cómo crear videos instructivos puede ayudarlo a enseñar, capacitar y explicar lo que necesite compartir de manera fácil y eficiente.

Lo mejor de todo es que puede crear videos de capacitación para empleados increíblemente efectivos y atractivos, incluso si nunca antes ha hecho un video.

Te mostraré cómo.

Esto es lo que aprenderá:

• Por qué los videos de capacitación para empleados pueden ser mejores para su empresa que la capacitación tradicional.
• La diferencia entre videos de entrenamiento formales e informales.
• El software y el equipo esenciales que necesita para crear videos.
• Cómo crear videos de capacitación para empleados: paso a paso.
• Cuatro formas de hacer que los videos de capacitación de sus empleados sean aún mejores.

Por qué debería crear videos de capacitación para empleados

Si nunca antes ha hecho un video, puede parecer casi imposible imaginar comenzar ahora.

He estado allí. Lo entiendo.

A veces, la idea de aprender una forma completamente nueva de hacer algo parece mucho más desalentadora que continuar haciéndolo de la manera anterior, incluso si la nueva forma es significativamente mejor.

O tal vez pensamos que simplemente no tenemos tiempo en este momento.

Podríamos decir que aprenderemos la nueva forma cuando tengamos algún tiempo de inactividad. Pero, sinceramente, ¿cuándo fue la última vez que tuvo un tiempo de inactividad significativo en el trabajo?

Ya sea que esté creando un video corto para ayudar con la incorporación de los empleados o si necesita videos interactivos para la capacitación corporativa, aprender a crear videos para la capacitación de los empleados le ahorrará tiempo.

Y sus empleados aprenderán mejor en el proceso.

Pero no confíes en mi palabra. Veamos algunos datos.

Los videos de capacitación para empleados funcionan mejor

En nuestro estudio "Hábitos, tendencias y estadísticas de los espectadores de videos que necesita saber", descubrimos que las personas buscan cada vez más videos instructivos y educativos en su propio tiempo.

De hecho, el 55 % de los encuestados en 2018 (nuestros datos más recientes) dijeron que ven videos instructivos o informativos dos o más veces por semana.

Eso es un aumento del 28% en 2016.

¿El veredicto? La gente quiere aprender con videos, y cada vez buscan más aprendizaje en video en su propio tiempo.

Pero va más allá de simples preferencias. Las personas aprenden y se desempeñan mejor cuando el aprendizaje es visual.

Nuestro estudio "El valor de las imágenes" encontró que el video y el contenido visual ayudan al desempeño de los empleados. De hecho, el 67 % de los empleados completó mejor las tareas y absorbió la información un 7 % más rápido con contenido de capacitación visual y en video que con texto sin formato.

Pero no se trata sólo del desempeño de los empleados.

Crear videos de capacitación para empleados le ahorrará tiempo y dinero

Piénselo de esta manera: hay muchas cosas que probablemente necesite capacitar a los empleados para que hagan. Ya sea que esté enseñando a los nuevos empleados cómo navegar por su software de recursos humanos o brindando educación continua a los empleados existentes, es probable que haya muchas cosas estándar que todos en su empresa u organización deben saber.

Ese es el entrenamiento que necesitas dar una y otra vez a diferentes personas en diferentes momentos.

Puedes entrenarte tú mismo cada vez, o hacer que alguien más lo haga por ti.

Pero eso requiere que usted o alguien más se tome un tiempo de su día o semana para hacer el entrenamiento cada vez que sea necesario. Y, a menudo requiere que todos estén en el mismo lugar al mismo tiempo.

¿Qué pasa con las limitaciones de espacio? Imagine que necesita capacitar a 1000 personas en su empresa o, para empresas más pequeñas, 100. ¿Tiene espacio en su edificio para albergar cómodamente a tantos?

El video, por otro lado, siempre está listo cuando se necesita. Simplemente proporcione un enlace y su empleado (o empleados) pueden verlo cuando lo necesiten. También pueden volver atrás y revisarlo cuando necesiten un repaso.

Y, en cuanto al espacio, no necesitas ninguno. Los empleados obtienen su capacitación a través de la computadora en sus escritorios o un dispositivo inteligente.

Además, con la capacitación en video pregrabada, la geografía no importa. Sus empleados en Sídney, Australia, no tienen que quedarse despiertos hasta pasada la medianoche para recibir la capacitación que sus empleados de Boston, MA reciben a las 8 a. m.

Vídeos de formación formal e informal

Cuando muchas personas piensan en videos de capacitación para empleados, piensan en videos muy profesionales. Y, si bien ese tipo de videos tienen su lugar en su arsenal de entrenamiento, no todos sus videos de entrenamiento necesitan ser tan pulidos.

Algunos videos de capacitación para empleados pueden ser tan simples como una grabación de pantalla de 30 segundos sobre cómo configurar su respuesta de correo electrónico fuera de la oficina o instrucciones para solicitar tiempo libre.

Eso no quiere decir que los videos de capacitación más formales no sean útiles o necesarios. Pero la capacitación informal puede ser una excelente manera de mojarse los pies creando y compartiendo videos de capacitación para empleados.

Los videos de capacitación formal pueden requerir un poco más de preparación y planificación, pero también son increíblemente útiles.

Tipos comunes de videos de capacitación informal

• Cómo registrar el tiempo libre pagado.
• Tutoriales rápidos de software.
• Vídeos de soporte técnico.
• Nuevos tutoriales de información de inicio de sesión.
• Introducciones a la cultura o eventos de la empresa.

Tipos comunes de videos de capacitación formal

• Entrenamiento de ventas.
• Formación integral en software.
• Formación en cultura organizacional.
• Capacitación en cumplimiento legal o regulatorio.
• Formación en diversidad.
• Capacitación en seguridad laboral.

¿Qué necesitas para crear videos de capacitación para empleados?

Lo mencioné anteriormente, pero vale la pena repetirlo: no necesita equipos sofisticados o habilidades de video profesionales para crear videos de capacitación atractivos y efectivos.

De hecho, es posible que ya tenga la mayoría, si no todo, de lo que necesita para comenzar a crear videos hoy. Lo único que podría tener que agregar es un software de captura de pantalla o de edición de video, según el tipo de contenido de video que esté creando.

Esto es lo que necesitas:

• Un micrófono decente. Echa un vistazo a esta publicación para ver qué micrófonos recomendamos.
• Software de grabación de pantalla. No sorprende aquí, pero recomendamos TechSmith Camtasia.
• Una computadora capaz de editar video.
• Una cámara web o cámara de teléfono inteligente.
• Un anillo de luz u otra fuente de luz simple.
• Un fondo limpio y/o un lugar tranquilo y limpio para grabar videos con la cámara.

Honestamente, eso es todo. Puede hacer muchos tipos diferentes de videos de capacitación para empleados usando nada más que lo que se menciona arriba. De hecho, puede omitir las últimas tres viñetas por completo para comenzar.

Con un micrófono decente y una grabadora de pantalla, puede capacitar a los empleados en cualquier cosa que necesiten hacer con una computadora.

Además, puede importar diapositivas de PowerPoint directamente a Camtasia, lo que lo hace perfecto para crear videos a partir de cualquier capacitación basada en presentaciones.

A medida que considere crear videos de capacitación más profesionales, especialmente aquellos que requieren un video de cámara extenso, es posible que deba considerar un sistema de iluminación más profesional y una DSLR u otra cámara de gama alta.

Cómo crear un video de capacitación para empleados

Crear un video de capacitación para empleados no tiene que ser una gran producción (juego de palabras), pero hay algunos pasos básicos que puede seguir para ayudar a asegurar el éxito.

1. Comienza con un plan

Incluso la pantalla de 30 segundos más informal grabada debe tener un plan y un propósito. ¿Qué necesitas para enseñar? ¿Cuáles son las necesidades de tu audiencia? ¿Cuál es el proceso que necesitas mostrar?

Por lo menos, haga uno o dos repasos rápidos de lo que pretende grabar para asegurarse de que su capacitación sea lo más clara y concisa posible.

Aquí hay algunas otras cosas a considerar antes de presionar el botón Grabar.

Reúne cualquier información que necesites

Si no es el experto en el tema en el que necesita capacitarse, querrá consultar con sus expertos en la materia para asegurarse de que su información sea clara y completa.

Tome cualquier otro recurso relevante que pueda necesitar, como imágenes que desee incluir, etc.

escribir un guion

Si su video tendrá voz en off, le recomiendo comenzar con un guión.

Nada arruina un buen video de entrenamiento más rápido que un montón de titubeos o 23 umms seguidos mientras tratas de recordar lo que querías decir a continuación.

Tener un guión también te ayuda a sonar más profesional.

Los mejores guiones incluirán, palabra por palabra, todo lo que pretenda decir. Tomarse el tiempo para escribir esto antes de grabar ayuda a garantizar que cubrirá todo lo que desee sin el peligro de desviarse hacia temas no relacionados.

Delinee los puntos que desea resaltar y luego escriba el guión completo basado en ese esquema.

Un guión también te da la oportunidad de practicar antes de grabar.

Incluso si no necesita o no desea crear un guión completo, al menos cree una lista de lo que desea cubrir.

Considere la posibilidad de crear un guión gráfico

Si el video de capacitación de su empleado incluirá imágenes de cámara, un guión gráfico lo ayuda a visualizar cómo se verán todas sus tomas antes de disparar. Te ahorrará tiempo a largo plazo.

Sin embargo, no se deje intimidar. No es necesario ser un artista increíble para crear un guión gráfico utilizable.

Los bocetos rápidos y las figuras de palitos están perfectamente bien para videos en vivo. Para un screencast o una grabación de pantalla, puede usar una serie de capturas de pantalla simples para mostrar aproximadamente lo que planea mostrar con la narración.

Soy un artista horrible, pero este breve guión gráfico de una mujer sentada en un escritorio funcionará bien para ayudarme a visualizar lo que quiero incluir en cada toma.

Si su video no usará el video de la cámara, o si el video de la cámara ya se grabó y simplemente lo está ensamblando en el producto final, probablemente no necesite un guión gráfico.

Pero tenlo en cuenta para futuros proyectos de video.

2. Graba tu video de entrenamiento

Supongamos que sus primeros videos de capacitación para empleados no incluirán video de cámara. Entonces, veremos los pasos necesarios para hacer un video con una grabación de pantalla.

Comience por limpiar el escritorio de su computadora de cualquier desorden. Sus empleados no necesitan ver los memes de gatos y varios archivos PDF que ha guardado en su escritorio.

Luego, abra cualquier aplicación de software que necesite mostrar.

Abra Camtasia, haga clic en el botón Nueva grabación.

Luego seleccione el monitor y/o la ventana que desea grabar. También puede grabar toda su pantalla si es necesario.

Seleccione su micrófono y si necesita o no que la grabación incluya el audio de su sistema. Luego, puede seleccionar su cámara web si desea incluir su rostro en la grabación.

Una vez que haya hecho sus selecciones, haga clic en Iniciar grabación, espere la cuenta regresiva de tres segundos y estará en camino.

Recuerda, si te equivocas o cometes un error mientras grabas, continúa. Solo haga una pausa por un momento y reinicie desde el lugar justo antes de cometer el error. Puedes arreglarlo todo en el proceso de edición.

Cuando termine de grabar, haga clic en el botón de detener y Camtasia agregará automáticamente su grabación a la línea de tiempo en un nuevo proyecto de Camtasia.

3. Importar cualquier otro activo necesario

Si su video incluirá otras imágenes o activos, como música, impórtelos haciendo clic en Importar medios y navegando a la carpeta donde se encuentran sus activos.

Si su video final incluirá cualquier metraje de cámara que no sea la cámara web que ya grabó, aquí es donde lo importaría.

Luego, arrastre sus activos a la línea de tiempo donde los necesita. Siempre puede moverlos según sea necesario más adelante.

4. Edita tu vídeo

Esto puede parecer intimidante, pero en realidad no lo es. Camtasia hace que sea increíblemente fácil editar videos. Si puede arrastrar y soltar, puede hacer esto.

La edición de video puede significar muchas cosas dependiendo de lo que necesites. Puede ser tan simple como asegurarse de que su audio e imágenes estén sincronizados con una serie más compleja de cortes y otras acciones para unir sus diversos activos en un mensaje coherente.

5. Comparte tu vídeo

Una vez que termine de editar su video, estará listo para compartir. Camtasia le permite guardar el archivo localmente o en una unidad de red, o puede compartirlo en cualquiera de varios destinos populares como YouTube, Vimeo, Dropbox, Google Drive, Screencast y más.

Simplemente haga clic en Exportar y elija su destino.

Cuatro formas de hacer que los videos de capacitación de sus empleados sean aún mejores

Incluso un video básico puede ser increíblemente útil y efectivo para capacitar a sus empleados. Pero cuando esté listo para ir más allá de lo básico, Camtasia ofrece varias formas de agregar algo de sabor.

• Añade una introducción y un final.
• Agregar transiciones.
• Usa animaciones.
• Crea el ambiente con música.

Echa un vistazo a este gran tutorial sobre cómo mejorar tu video.

Ponga en marcha la formación de sus empleados con vídeo

Si bien es posible que no tenga "entrenador" en su título, saber cómo crear y compartir videos de capacitación para empleados lo ayudará a capacitar de manera más eficiente y efectiva a uno, 10 o incluso 10,000 empleados.

Y, con las herramientas adecuadas y algunos consejos, puede crear videos de capacitación atractivos para los empleados, incluso si nunca antes ha hecho un video.

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