Conozca el Cambio de Contexto, el Asesino de Productividad No. 1 en el Lugar de Trabajo

Para la mayoría de nosotros, nuestros días de trabajo comienzan con el encendido de nuestros teléfonos y computadoras para poder revisar nuestros correos electrónicos, ponernos al día con los mensajes de Slack y revisar nuestras listas de tareas. Hay un montón de abrir diferentes aplicaciones y cambiar entre múltiples herramientas.

Todo este rebote entre diferentes herramientas, tareas y recursos se denomina cambio de contexto y ocupa gran parte de nuestro tiempo de trabajo, la mayor parte del tiempo sin que nos demos cuenta. Nos hemos acostumbrado tanto al cambio de contexto que puede parecer normal, pero tiene un alto costo.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a:

• Qué es el cambio de contexto y por qué lo hacemos
• El costo del cambio de contexto
• Cómo evitar el cambio de contexto

¿Qué es el cambio de contexto?

Hasta hace poco, el término cambio de contexto se refería exclusivamente al proceso de una computadora que almacena el estado de un proceso para poder volver a él más tarde. Esto es lo que nos permite cambiar sin problemas de una aplicación o programa a otro.

El cambio de contexto ahora se ha abierto camino en nuestro lenguaje que describe el comportamiento humano, refiriéndose a nuestra tendencia a cambiar de una tarea a otra tarea no relacionada.

Cuando saltamos entre revisar nuestra bandeja de entrada de correo electrónico, consultar nuestro calendario y responder a la llamada de un cliente, estamos cambiando de contexto. Multitarea es otra palabra que tendemos a usar para describir el cambio de contexto, aunque los dos términos tienen diferencias notables.

Lo que finalmente aprendimos sobre las computadoras es que tenían problemas al cambiar de tarea. Cada vez es más claro que el cambio de contexto tiene un costo real, ya que también se aplica al comportamiento humano.

¿Por qué “cambiamos de contexto” todo el tiempo?

Aunque sabemos que el cambio de contexto no es el enfoque más eficiente para trabajar, lo hacemos todo el tiempo.

Esto se debe a que el cambio de contexto se ha convertido en una expectativa no escrita en la fuerza laboral moderna. La percepción constante de urgencia y el aluvión de notificaciones que nos interrumpen constantemente, así como la prevalencia de reuniones esporádicas, nos mantienen en el hábito de cambiar de contexto.

Tenemos un falso sentido de urgencia

Ya sea intencional o no, la capacidad de respuesta rápida suele recompensarse en el lugar de trabajo. Esto crea la sensación de que, para tener éxito, debe adoptar un sentido de urgencia.

Gran parte de esta urgencia percibida se centra en las comunicaciones enviadas por aplicaciones de mensajería como Slack o Teams. Cuando llega una notificación que indica un nuevo mensaje, es difícil quitarse la sensación de que se requiere una respuesta inmediata.

Ya sea que establezcamos las expectativas nosotros mismos o que otros las establezcan para nosotros, es fácil ver las formas en que el valor de las respuestas rápidas se presta a una sensación de urgencia que conduce al cambio de contexto habitual.

Recibimos notificaciones constantemente

Con investigaciones que muestran que el 70% de los estadounidenses revisan sus teléfonos dentro de los 5 minutos posteriores a la recepción de una notificación y que la persona promedio recibe entre 65 y 80 notificaciones cada día, está claro que esto es un importante contribuyente a la persistencia del cambio de contexto en nuestra vida diaria.

Las notificaciones en sí mismas no son inherentemente malas, pero el desafío es que tienen una cualidad adictiva. La oleada de dopamina que recibe nuestra mente cuando recibimos una notificación es algo que estamos condicionados a perseguir.

Aunque es posible que no salte para responder a todas las notificaciones que recibe, incluso los actos de reconocimiento, procesamiento y decisión sobre la acción adecuada para cada uno es un tipo de cambio de contexto.

Asistimos a demasiadas reuniones innecesarias

En el Informe sobre el futuro de las reuniones 2021, descubrimos que los empleados dedican 31 horas cada mes a reuniones improductivas y asisten, en promedio, a entre 11 y 15 reuniones por semana.

Saltar entre reuniones a este ritmo significa que es difícil encontrar los largos períodos de tiempo ininterrumpido necesarios para un trabajo profundo y enfocado.

Uno podría combatir este obstáculo para el tiempo enfocado iniciando "días sin reuniones" cada semana, que se dedican exclusivamente al trabajo enfocado.

Una forma de proteger su tiempo es iniciar "días sin reuniones" cada semana. Otra es repensar si esa reunión recurrente realmente necesita suceder.

¿Cuál es el costo del cambio de contexto?

El alto costo del cambio de contexto es algo muy real, pero continuamos haciéndolo de manera regular. Se ha convertido en algo a lo que estamos tan acostumbrados que a menudo ni siquiera nos damos cuenta de que lo estamos haciendo.

En la superficie, parece tan inocente: ¿qué tiene de malo responder ese correo electrónico rápidamente antes de presionar publicar en la publicación del blog que está escribiendo? Posiblemente no sea gran cosa responder a la pregunta de Sally sobre Slack mientras estás en esa reunión; ¡Es una obviedad que podrías responder mientras duermes!

En realidad, sin embargo, el costo del cambio de contexto es significativo. Todos estos pequeños cambios que parecen no ser gran cosa realmente suman. El cambio de contexto tiene un impacto negativo en su productividad, por supuesto, pero el efecto del cambio de contexto en el cerebro humano en realidad es mucho más profundo que eso.

La forma en que nos sentimos en el trabajo se ve afectada negativamente por este comportamiento, como lo demostró un estudio realizado en la Universidad de California, Irvine. El estudio investigó cómo nos sentimos en el trabajo y encontró informes de estrés, frustración, carga de trabajo, esfuerzo y presión significativamente mayores después de solo 20 minutos de interrupciones repetidas.

Esto es problemático porque estamos constantemente interrumpidos en nuestra vida diaria. Según The Anatomy of Work Index, más de un tercio de los trabajadores se sienten abrumados por el persistente ping de las notificaciones.

También nos brinda algunas estadísticas asombrosas que explican cuán común es el cambio de contexto en nuestras vidas. Cuando se trata de correo electrónico y videollamadas, el 42 % y el 40 % de las personas dedican más tiempo a ellas, respectivamente, que hace un año. El 52% de los encuestados dice que realiza múltiples tareas durante las reuniones virtuales hace más de un año y el 50% siente la necesidad de responder de inmediato a las notificaciones.

Estas estadísticas de cambio de contexto se vuelven aún más pronunciadas cuando observa las diferencias generacionales. Los Millennials y Gen Z informan que se sienten significativamente más abrumados que los trabajadores en general.

El costo del cambio de contexto puede incluir una menor productividad, períodos de atención cortos, pérdida de tiempo y agotamiento.

Disminución de la productividad

No debería sorprendernos que alternar entre tareas nos haga menos productivos; probablemente haya experimentado días en los que toca muchas, muchas tareas y al final del día no ha completado una sola.

Los cerebros humanos simplemente no están conectados para hacer frente a la cantidad de cambios de contexto que les imponemos: según The Workgeist Report '21, el 45 % de los trabajadores dice que el cambio de contexto los hace menos productivos y el 43 % dice que cambiar entre aplicaciones y herramientas con frecuencia es muy agotador

Lapsos de atención cortos

Tu atención completa no te sigue mientras te involucras en el cambio de contexto. A medida que cambia de una tarea a la siguiente, parte de su atención permanece en la tarea original y el resto sigue a la siguiente.

Como puede imaginar, a medida que se realizan más y más cambios, la cantidad de atención que le queda disminuye significativamente.

Esta es la razón por la que te encontrarás con recordatorios interpuestos de las tareas que vinieron antes, que aún no has terminado, mientras estás trabajando en la última actividad.

Tu atención ahora está dividida entre todas las tareas que has tocado en lugar de estar enfocada en la tarea en cuestión. El cambio de contexto no es para lo que se diseñó el cerebro humano, y no es ideal para la productividad.

Pérdida de tiempo

En un estudio realizado en 2005 por investigadores de la Universidad de California, Irvine, se demostró que se tarda, en promedio, 25 minutos y 26 segundos en volver completamente a su trabajo después de una interrupción.

Cuando aplicamos ese número al número de interrupciones experimentadas en un día laboral típico, lo que nos deja son horas literales cada día de tiempo perdido. Tiempo dedicado a no hacer nada productivo, sino más bien intentar continuar donde lo habíamos dejado.

También hay costos de tiempo para el cambio de contexto que se relacionan con el estrés y la fatiga que resultan del comportamiento y causan ineficiencias y repeticiones.

El cambio de contexto crea un círculo vicioso de demasiadas tareas e interrupciones junto con el estrés y el bajo rendimiento debido al volumen de trabajo. Cuando nos quedamos atrapados en este bucle, seguimos perdiendo el tiempo.

En casos extremos: agotamiento

Nuestra memoria de trabajo es un componente necesario para hacer nuestro trabajo, pero tiene un límite. Solo podemos tener cierta información frente a nuestras mentes a la vez, y constantemente estamos probando ese límite cuando pasamos nuestros días cambiando de contexto.

Si alguna vez te has encontrado releyendo el mismo correo electrónico varias veces para comprender la información que contiene, es probable que hayas experimentado el fenómeno de la niebla mental. Esta es una forma de referirse a la fatiga mental que experimenta el cerebro humano cuando el cambio de contexto se lleva a un nivel poco saludable.

Los dolores de cabeza, la pérdida de motivación y sentirse agotado y cansado son signos de agotamiento. Estos síntomas pueden comenzar a aparecer fácilmente cuando el cambio de contexto se vuelve demasiado frecuente en nuestra vida cotidiana.

¿Cómo prevenir el cambio de contexto en el lugar de trabajo?

El cambio de contexto no es inherentemente malo. De hecho, es bueno tener algún nivel de cambio de contexto, lo cual es un alivio porque es casi imposible erradicarlo de nuestras vidas.

La buena noticia es que puede implementar estrategias para asegurarse de que el cambio de contexto que realiza sea necesario y no se base en una falsa urgencia u otros culpables comunes. ¡Aquí hay algunos para probar!

Crea “límites de enfoque” para el día

Practica el bloqueo de tiempo

El tiempo de concentración es de dos horas como mínimo de tiempo de trabajo ininterrumpido. Puede ser difícil obtener esta hora entre las notificaciones e interrupciones que aparecen regularmente.

Una buena estrategia es bloquear tu tiempo. Revisa tu calendario e identifica un tiempo dedicado para todo. Mantenga las tareas superficiales, como revisar el correo electrónico y asistir a reuniones, en bloques juntos y las tareas que requieren un trabajo conjunto más profundo y enfocado. Es la versión de calendario de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

Algunos clientes de correo electrónico y calendarios de trabajo pueden incluso programar automáticamente bloques de tiempo de concentración en su calendario.

Establecer “días temáticos”

Si es gerente o su función requiere que trabaje en varios equipos, puede parecer intimidante bloquear su tiempo de una manera tan específica. Si es así, los días temáticos pueden ser una buena opción para ayudarlo a administrar el cambio de contexto.

Con el enfoque de días temáticos, asigna una función, propósito o enfoque a cada día de la semana. Es importante asegurarse de configurarlos de una manera que funcione bien para sus necesidades específicas; no hay necesariamente una respuesta única para todos aquí.

¿Su semana funcionaría bien para usted si dedicara dos días al trabajo en equipo, uno a proyectos creativos en solitario y un día a la administración?

Tal vez temas como el modelo Free Days, Focus Days y Buffer Days de Dan Sullivan funcionen para usted. Pruebe algunos métodos y vea cuál funciona mejor para su situación particular.

Practica la monotarea a lo largo del día

Configurar su horario para reducir el costo del cambio de contexto solo funciona si puede entrenarse para ceñirse a una tarea durante una cantidad de tiempo suficiente para entrar en un período de trabajo enfocado. Ciertamente es posible, pero se necesita un poco de creación de hábitos intencional.

Algunos de los hábitos que pueden apoyarlo en la monotarea son:

• Eliminando distracciones
• Configurar un temporizador (y comenzar poco a poco)
• Deshacerse primero de las fugas de energía y las tareas "casi terminadas"

No puede esperar revertir por completo un mal hábito como el cambio de contexto innecesario de la noche a la mañana, pero puede tomar medidas para mejorarlo creando nuevos hábitos de apoyo.

Deshágase de los "residuos de atención"

Para dedicar completamente su atención a una nueva tarea, debe haber completado la última. Si no lo has hecho, parte de tu atención se quedará en esa tarea inconclusa.

Esa pieza adhesiva sobrante es lo que se conoce como "residuo de atención" y se ha demostrado que es perjudicial para comenzar nuevas tareas.

Entonces, ¿cómo puedes deshacerte del “residuo de atención”? Puede intentar agrupar tareas similares en lotes: el cerebro humano tiene menos dificultades para cambiar de contexto entre tareas similares.

También puede ser útil incorporar rutinas y rituales para usar cuando cambia de tareas; estos pueden actuar como amortiguadores para su cerebro y darle una señal clara de que es hora de cambiar de marcha, lo que puede reducir el "residuo de atención".

Tome descansos regulares para recargar

Todos tenemos momentos de energía alta y baja a lo largo del día, y lo que puede notar es que su mente divaga cuando se encuentra en un período de energía baja. Esto lo pone en riesgo de un cambio de contexto involuntario, ¡pero puede evitarlo!

Tomar breves descansos a lo largo del día te ayudará a mantener tu energía y tu mente enfocada en la tarea.

Además de los descansos estándar para el almuerzo y el café, tomar microdescansos a lo largo del día es una excelente manera de mantener la energía y la mente concentrada.

Los microdescansos pueden parecer unos momentos de estiramiento, una caminata alrededor de la cuadra o mirar un video divertido o conmovedor.

Sin embargo, incorporar descansos es una excelente manera de mantener tu energía y tu mente alejada de la tentación de cambiar de contexto innecesariamente.

Desconectar del trabajo al final del día

El cambio de contexto y sus efectos en el cerebro humano no existen exclusivamente dentro de los límites de su día de trabajo.

Si no te desconectas bien del trabajo al final del día, tu cerebro se verá tentado a detenerse en las actividades que transcurrieron, las cosas que quedaron sin hacer y las tareas que te esperan mañana. Esto puede hacer que te sientas agotado e incapaz de lograr el enfoque que necesitarás para el día siguiente.

Para asegurarse de tener un descanso limpio del trabajo al final del día y poder descansar y recuperarse para las tareas de mañana, hay algunas rutinas y consejos para probar.

Algunas personas encuentran que organizar el trabajo que está incompleto al final del día agregando los siguientes pasos relevantes a su calendario o lista de tareas pendientes es una forma útil de evitar que la lista de tareas pendientes constante se instale en su mente en el momento. horas.

Otros encuentran que echar un vistazo a los próximos días y su trabajo asignado los ayuda a sentirse preparados y capaces de cerrar el trabajo de manera efectiva al final del día. Aún así, otros han decidido simplemente reconocer que la jornada laboral ha terminado y consideran que eso es bastante efectivo.

Encuentre un método que funcione bien para usted y practique hasta que se convierta en un hábito.

Toma el control de las notificaciones

Deshazte de las notificaciones innecesarias

¿Realmente necesita todas las notificaciones que le envían su teléfono y su computadora? Probablemente no, y probablemente haya algunos que simplemente desconecte en este momento.

Es una gran idea revisar cada aplicación que tiene y evaluar si dejar las notificaciones activadas, desactivarlas por completo o ajustar el estilo de notificación para que sea menos una distracción.

Usemos Slack como ejemplo de esto. Desactivar todas las notificaciones de la aplicación probablemente no sea una buena idea, pero ciertamente hay algunos canales para los que no necesita tener notificaciones automáticas.

Silenciar las notificaciones en más canales sociales y mantenerlas activadas para mensajes directos y canales específicos del proyecto puede contribuir en gran medida a reducir las interrupciones y, al mismo tiempo, permitirle estar al tanto de los detalles que necesita recibir en tiempo real.

Completar este ejercicio con todas sus aplicaciones puede crear mucho silencio hermoso en su día y reducir significativamente el cambio de contexto innecesario.

Aprovecha el modo “No molestar”

Si cerrar las notificaciones por completo lo pone un poco nervioso, pero aún desea evitar el alto costo del cambio de contexto, el modo "No molestar" puede serle útil.

Con esta función (disponible tanto en Android como en iPhone), en lugar de silenciar las notificaciones de aplicaciones específicas en general, silencia todas las notificaciones durante un período de tiempo.

Si está intentando la estrategia de bloqueo de tiempo que discutimos anteriormente, puede optar por usar el modo "no molestar" durante un bloqueo que requiere un trabajo profundo y concentrado, y puede estar seguro de que cualquier notificación que crea necesaria seguirá llegando a su destino. usted durante el resto del día.

Planifique el tiempo para revisar las notificaciones

Al igual que puede programar una hora para revisar su correo electrónico, puede ser útil programar una hora para revisar sus notificaciones. Este enfoque reduce la distracción inmediata causada por una notificación porque sabe que tiene un bloque de tiempo dedicado para revisarlas. Es importante poner realmente este tiempo en su calendario.

También es mejor anotar todo lo que necesite hacer un seguimiento o tomar medidas inmediatas que provengan de la verificación de notificaciones.

Confiar en su memoria puede ser defectuoso, por supuesto, pero también requiere que se agote la atención preocupándose por la memoria, dado que nuestro objetivo es minimizar la atención dividida que acompaña al cambio de contexto, no escribir estas nuevas tareas sería contraproducente.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de contexto