Cómo comunicarse mejor en la fuerza laboral remota con Jesse Lahey

¿Con qué eficacia se está comunicando con su fuerza de trabajo remota?

La comunicación remota está más extendida que nunca. Muchas personas ahora tienen que comunicarse casi completamente en línea, utilizando herramientas virtuales como el correo electrónico y comunicación de audio y visual como las videollamadas.

Pero la comunicación remota puede traer nuevos desafíos. Las ideas pueden perderse en la traducción virtual, o las personas pueden ser indiferentes a la hora de actuar. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su comunicación sea clara, motive a su audiencia a actuar y lo ayude a alcanzar el resultado deseado?

Jesse Lahey es orador consultor y autor con más de 25 años de experiencia en liderazgo y comunicación laboral. En 2004, cofundó Workforce Communication, un equipo de consultores que ayudan a las organizaciones a mejorar el desempeño y el bienestar de su gente. También presenta el podcast Engaging Leader, que líderes de todo el mundo han descargado millones de veces.

Jesse se enfoca en ayudar a las empresas a mejorar sus resultados comerciales y el crecimiento y la felicidad de su gente. Es un firme defensor del uso de la comunicación para hacer el bien en el mundo.

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¿Cómo pueden las personas ser mejores comunicadores en la fuerza laboral remota?

La buena comunicación comienza con la intención. Según Jesse, toda comunicación debe ser parte de una estrategia para lograr un resultado específico. En pocas palabras, debe planificar su comunicación en un orden particular para alcanzar el resultado deseado.

Jesse compartió una cita de Fred García, profesor de comunicación en la Universidad de Nueva York, que simplifica este proceso estratégico:

“Necesita tener claridad sobre la situación tal como se presenta, el objetivo que está tratando de lograr y los medios por los cuales va a lograr ese objetivo”.

Uno de los principales desafíos de la comunicación es que a menudo pensamos que somos mejores de lo que somos. Jesse dice que tendemos a saltarnos el proceso de planificación y saltar directamente a las tácticas. Esto a menudo conduce a la confusión.

“Somos una especie de pistolero del viejo oeste. Sólo queremos disparar desde la cadera. Necesitas tomarte el tiempo para apuntar, saber cuál es tu objetivo, planificar con un poco de anticipación”.

Pasar por alto una estrategia de comunicación más amplia significa que es menos probable que atraiga a su audiencia de manera adecuada y puede generar problemas más adelante. Considere cuántas veces ha recibido un correo electrónico y no está seguro de lo que le está pidiendo que haga. Esta táctica de “disparar desde la cadera” puede crear malentendidos, desconfianza y resistencia activa.

El Marco 5M para una mejor comunicación

Jesse utiliza el marco 5M, que ayuda a las personas a lograr sus objetivos de comunicación siguiendo un proceso sistemático. Cada etapa requiere que pienses en los qué y por qué detrás de tu comunicación antes de tomar acción, ya sea que estés planeando un proyecto complejo o una tarea simple.

Las 5M son misión, miembros, mensajes, medios y gerentes. Jesse desglosó cada etapa del marco y compartió lo que debe tener en cuenta.

1. Misión

¿Qué estás tratando de lograr? Cuando se comunica con una fuerza laboral, su misión debe estar directamente alineada con los resultados de su negocio.

En primer lugar, debe asegurarse de que su personal conozca el propósito general y los objetivos comerciales de su organización. A continuación, considere cuál es su objetivo y los resultados comerciales específicos que necesita lograr. Esta es la misión de su comunicación.

2. Miembros

¿Quiénes son sus audiencias o partes interesadas específicas? Cuanto más sepa sobre ellos, más fácil será comunicarse con ellos. Debe considerar lo que sabe sobre ellos como individuos y como organización, su cultura, historia, dinámica actual y cualquier otra cosa que pueda relacionarse con el tema en cuestión.

3. Mensajes

Luego comience a planificar las cosas clave que desea que su público sepa, crea o haga. Es posible que desee influir en las personas para que actúen o crean en algo diferente a lo que hacían antes. ¿Qué mensajes necesitará incluir para cambiar su comportamiento? Y, lo que es más importante, ¿puedes cambiar su comportamiento? Tal vez haya más de un mensaje que ayude o una narrativa poderosa que pueda usar para instigar el cambio.

4. Medios

Una vez que conozca sus mensajes, considere cómo transmitirlos. ¿Quién debe presentar su mensaje a su audiencia? Podrías crear un personaje, usar ejemplos de clientes o reclutar personas de la vida real de tu empresa para que te ayuden. Luego, piense en qué medios o medios específicos usará.

Su comunicación puede tomar muchas formas. Puede ser un póster, un correo electrónico, un video o puede reutilizar su mensaje en diferentes formas para transmitirlo en múltiples plataformas. De esta manera, su mensaje se destaca para llegar a la mayor cantidad de personas posible.

Jesse señala que su audiencia podría estar en muchos lugares diferentes en línea, por lo que debe maximizar su alcance. Esto también puede ayudar a su credibilidad si su audiencia escucha el mismo mensaje varias veces.

Jesse dice que esta es la etapa con la que comienza la mayoría de la gente. La comunicación a menudo falla porque las personas saltan a la etapa de cómo, en lugar de planificar sus porqués, quiénes y qué es lo primero.

5. Gerentes

Sus gerentes u otras personas influyentes clave dentro de su organización pueden ser cómplices poderosos para comunicar con éxito su mensaje. Involucrar lo que Jesse llama "apoyo de campeón" en el proceso de comunicación les ayuda a ayudarlo.

Jesse cree que el proceso de 5M no tiene que llevar mucho tiempo. Tomarse un minuto para pensar en lo que quiere lograr puede tener un impacto positivo en los resultados de su comunicación. Su consejo es anotar sus ideas para alinear a su equipo en cada etapa.

“Si puede escribir sus 5M, agrega mucha claridad y simplificación, y evita la confusión. Luego puede compartirlos con alguien más en su equipo y decir: 'Oye, ¿tenemos el mismo objetivo aquí?' Porque es realmente sorprendente la frecuencia con la que las personas no están en la misma página”.

Cómo ejecutar una mejor comunicación

El marco 5M es una herramienta de planificación integral para la comunicación, pero ¿cómo se ejecuta?

Jesse aboga por un modelo de historias visuales simples (SVS) para una comunicación remota más efectiva. Utiliza esto tanto interna como externamente debido a lo bien que los materiales de SVS se conectan con las personas e impulsan la acción. SVS puede adoptar cualquier forma que utilice imágenes y un elemento de narración de historias, por lo que, por ejemplo, puede crear videos, gráficos o materiales escritos de SVS.

Cada etapa del modelo SVS tiene tres elementos. Para la etapa "Simple", estos son: breve, útil y elaborado. Jesse cree que la buena comunicación es concisa pero aun así logra su objetivo.

“Cuanto más corto, mejor. En igualdad de condiciones, un video de 90 segundos se verá y recordará mejor que un video de tres minutos. Y lo mismo para un correo electrónico con tres párrafos frente a 20 párrafos. Creo que fue Einstein quien dijo: 'quieres hacer las cosas lo más simples posible, y no más'”.

Jesse también señala que el propósito debe impulsar la comunicación. Mantenga los resultados deseados al frente de su mente cuando diseñe sus materiales. Liderar con propósito también da forma a su perspectiva sobre la elaboración de su comunicación. Jesse cree que cada elemento de su comunicación debe elegirse con cuidado, porque la forma en que presenta su mensaje es importante.

Los tres aspectos de la etapa “Visual” del modelo SVS son: metáforas, imágenes y personajes.

Las metáforas son importantes para las imágenes porque ayudan a la audiencia a conectarse con algo con lo que ya están familiarizados. Cierra la brecha entre algo que ya sabes y la nueva información para un proceso de aprendizaje más rápido.

Puede usar imágenes y personajes para atraer a su audiencia. Tal vez cree personajes identificables para invocar una respuesta emotiva o use ciertas imágenes como símbolos para reforzar una idea.

La última etapa, “Historia”, comprende conexión, entretenimiento y acción. Esta etapa es donde introduces una narrativa convincente a tu mensaje. Tu comunicación necesita conectarse con la cabeza y el corazón de tu audiencia.

La narración de historias es una herramienta poderosa, ya que es a la vez entretenida y atractiva. Pero también muestra que su mensaje tiene implicaciones en la vida real. La narración obligará a su audiencia a tomar medidas.

“Ni siquiera tiene que ser una gran historia. Pero una historia en realidad crea un vínculo emocional, por lo que es más probable que las personas estén dispuestas, abiertas y motivadas para cambiar”.

Pensamientos finales de Jesse

Jesse señala que para cambiar e influir en el mundo, sus habilidades de comunicación deben involucrar y guiar a otros. Finalmente, Jesse cree que todos debemos honrar el poder de la comunicación.

“Siempre nos estamos comunicando. La pregunta es, ¿lo estamos haciendo intencionalmente o no? […] Tienes que volver a, '¿cuál es la misión? ¿Estoy aprovechando al máximo esa oportunidad? Y sea intencional con esos momentos de influencia en la comunicación”.

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