Las 10 mejores características de los equipos de Microsoft

Microsoft Teams es utilizado por más de 15 millones de usuarios y alrededor de 1300 usuarios se conectan a las llamadas de Teams cada segundo. El efecto pandémico de 2021 y 2022 ha llevado a su repentino crecimiento para conectar a las personas virtualmente en reuniones y trabajos remotos. El compromiso de la aplicación y la cantidad de usuarios activos en Teams es simplemente increíble y alcanza el límite del cielo. Es el mejor reemplazo para Skype para empresas y puede disfrutar de funciones increíbles en él. Algunas características y beneficios notables de Microsoft Teams incluyen chat grupal, video/llamada de voz, opciones para compartir pantalla, mega reuniones, aulas en línea y mucho más. Al ser parte del entorno de Microsoft 365, las funciones de reunión de Microsoft Teams combinan el rol de Outlook, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft. En palabras simples, puede disfrutar de un montón de características y beneficios de Microsoft Teams, de los cuales se enumeran las mejores colecciones a continuación. ¡Espero que este artículo te ayude mucho!

Las 10 mejores características de los equipos de Microsoft

En esta sección, hemos compilado una lista de las funciones de reunión de Microsoft Teams que están ocultas en sus mentes todos estos días. Léelos y compártelos con tus amigos a quienes les resulten útiles.

1. Compartir correo electrónico en Teams

A veces, puede ser necesario copiar el contenido de su correo de Outlook y pegarlo en el chat de Teams. Copiar y pegar sería una excelente opción preferida por muchos de ustedes. Sin embargo, esto no es necesario ya que la característica de Microsoft Teams de compartir correo con Teams será increíblemente útil. Una función integrada entre Outlook y Teams le permite hacer esto.

• Esta característica de Microsoft Teams será útil para aquellas organizaciones que tratan con clientes externos, proveedores, pares y mucho más .
• Puede enviar todos esos correos electrónicos a un solo canal de Teams y esto evita respuestas erróneas falsas y mantiene limpios los correos.
• Para compartir correos de Outlook con Teams, debe tener un complemento de Outlook. Este complemento se instala automáticamente en su PC para los usuarios de Teams. Tenga en cuenta que esta característica no es compatible con los usuarios de equipos móviles.

Siga estos pasos para compartir correos electrónicos con Teams.

1. Si está utilizando una aplicación de escritorio, simplemente puede hacer clic en el botón Compartir con Teams en la cinta de la barra de herramientas y si está utilizando una aplicación web, haga clic en el icono Más acciones... en la esquina superior derecha del correo.

2. Aquí, escriba el nombre de una persona, grupo o canal con el que desea compartir el correo.

Si tiene archivos adjuntos en el correo, se incluyen automáticamente cuando los envía a Teams. Si desea eliminarlos, puede desmarcar la opción Incluir archivos adjuntos . Disfrute enviando correos electrónicos a Teams directamente sin usar el método convencional normal.

2. Use salas de descanso

Tenga en cuenta que esta función de Microsoft Teams está disponible solo para organizadores de reuniones de usuarios de aplicaciones de escritorio (Microsoft y Mac). No puede usar esta característica cuando tiene más de 300 personas en la reunión y cuando crea Teams Breakout Rooms antes de las reuniones, no puede agregar más de 300 personas.

• Cuando está en una sala de grupo, no puede agregar personas a la reunión desde el panel de participantes, no puede agregar personas adicionales al chat, no puede usar la función Llamarme y no puede copiar el contenido de Unirse a la reunión . De lo contrario, puede disfrutar de todas las demás funciones de chat e intercambio de información.
• Puede crear Teams Breakout Rooms cuando inicia una reunión o en medio de su reunión para permitir que un grupo más pequeño de participantes discuta y colabore.
• Puede crear alrededor de 50 salas de grupos de Teams para una sola reunión . Por lo tanto, puede dividir a los usuarios de la reunión en varios grupos para discutir cualquier contenido específico o general de la reunión.

Si es el organizador/presentador de la reunión, puede crear salas de reuniones en Teams siguiendo los pasos que se mencionan a continuación.

1. Como de costumbre, cree una invitación a la reunión e inicie la reunión.

2. Ahora, haga clic en la opción Salas de descanso como se destaca a continuación.

3. En la siguiente ventana, puede elegir la cantidad de habitaciones que desea crear en el menú desplegable y, finalmente, haga clic en Crear habitaciones como se muestra.

Después de crear salas de reuniones, puede cambiarles el nombre y asignarles participantes de forma manual o automática. Eso es todo. Como administrador de salas de reuniones, puede agregar y eliminar salas, administrar participantes en la sala, unirse a cualquier sala, salir y abrir salas, asignar límites de tiempo para salas, enviar anuncios y recrear salas si es necesario. Si no puede administrar las salas de reuniones, también puede asignar un participante o presentador para que las administre.

Lea también: Cómo usar los emoticonos secretos de Microsoft Teams

3. Pizarra virtual

Microsoft Teams tiene una asociación con Microsoft Whiteboard a través de la cual puede compartir su opinión dibujando, escribiendo y esbozando juntos en una reunión. Esta colaboración de Whiteboard está disponible para todos los participantes en la reunión. Para usar Whiteboard en Teams Meet, asegúrese de tener Microsoft Whiteboard en su dispositivo.

Puede escribir arrastrando una letra, agregando texto, agregando una nota, puede agregar una imagen de la biblioteca, una imagen de Bing o una imagen de la cámara, pegando un documento, agregando un documento PDF/Word/PowerPoint y muchas más funciones que lo divertirán mucho. Puede hacer que su pizarra sea visible para todos los participantes siguiendo los pasos que se mencionan a continuación.

1. Después de iniciar o unirse a una reunión, haga clic en el ícono Abrir bandeja para compartir como se muestra a continuación.

2. Ahora, en el lado derecho, haga clic en Microsoft Whiteboard como se muestra.

Ahora, Microsoft Whiteboard se carga en la pantalla y, una vez hecho esto, la pantalla aparece como se muestra a continuación.

Ahora, los participantes de la reunión pueden disfrutar escribiendo sus pensamientos con esta increíble función de Microsoft Teams. Los asistentes que pertenecen al mismo inquilino pueden disfrutar colaborando en Whiteboard mientras que los usuarios desconocidos, federados o anónimos no pueden hacerlo. Tenga en cuenta que, cuando use Whiteboard para compartir el contenido en una reunión de Teams que se está grabando, esto no será parte de la grabación. Esta función se encuentra en etapa de desarrollo y Microsoft lo anunciará tan pronto como los cambios sean exitosos.

La característica interesante es que la función Microsoft Whiteboard está disponible para todos los participantes en el chat de la reunión, incluso después de que la reunión haya terminado.

4. Transcripción en vivo en reuniones

Cuando está en una reunión de Teams, puede ver transcripciones en vivo del contenido en forma de texto que aparece junto a la misma pantalla de la reunión. Esta es una de las mejores características y beneficios de los equipos de Microsoft para los usuarios sordos o con dificultades auditivas o con barreras idiomáticas. Además, si asiste a una reunión que tiene demasiado ruido, esta característica será muy útil. La transcripción en vivo en reuniones solo está disponible para la versión de escritorio de Teams.

Para habilitar la transcripción en vivo en las reuniones de Teams, siga los pasos mencionados a continuación.

1. Únase a la reunión y haga clic en el ícono Más acciones como se muestra a continuación.

2. Ahora, seleccione la opción Iniciar transcripción de la lista desplegable como se muestra arriba.

Luego, todos los participantes en la reunión recibirán una notificación de que se está transcritiendo el contenido de la reunión. También puede cambiar el idioma de transcripción y anotar que, cuando cambia el idioma, afecta a todos los usuarios.

Puede cambiar el idioma de transcripción como se indica a continuación.

Inglés (EE. UU.), inglés (Canadá), inglés (India), inglés (Reino Unido), inglés (Australia), inglés (Nueva Zelanda), árabe (Emiratos Árabes) (versión preliminar), árabe (Arabia Saudita) (versión preliminar), chino (cantonés), chino (mandarín), danés, holandés (Bélgica) (versión preliminar), holandés (Países Bajos), francés (Canadá), francés (Francia), finlandés (versión preliminar), alemán, hindi, italiano, japonés, coreano (versión preliminar ), noruego, polaco (versión preliminar), portugués (Brasil), ruso (versión preliminar), español (México), español (España), sueco.

Lea también: Cómo habilitar o deshabilitar Microsoft Teams Push to Talk

5. Comandos de barra

¿Cuánto tiempo has estado usando Teams? ¿Sabía que los comandos de barra inclinada (/) podrían simplificar su productividad y compromiso con la aplicación?

Sí. Puede cambiar a su canal favorito, cambiar su estado, buscar el mensaje reciente o navegar a los mensajes guardados usando los comandos Slash.

Navegue a la barra de búsqueda y escriba / en ella. A continuación se mostrará una lista de comandos recomendados.

Estos son algunos de los comandos más utilizados en Teams.

Utilice estos comandos interesantes y modifique la configuración de Teams en un segundo.

6. Poner de relieve a las personas

En Teams, puede destacar cualquier video en particular para resaltarlo entre toda la amplia escala de participantes. Si es el anfitrión o el presentador de la reunión, puede destacar alrededor de 7 usuarios en la reunión. No puede destacar a las personas si ha habilitado la vista Galería grande o el modo Juntos . Aquí hay algunas instrucciones para destacar a las personas en las reuniones de Microsoft Teams.

1. Únase a la reunión y diríjase a la lista de participantes .

2. Ahora, haga clic con el botón derecho en el nombre del usuario que desea destacar y seleccione la opción Destacar para todos como se muestra a continuación.

3. Luego, confirme el aviso haciendo clic en Spotlight para todos nuevamente.

Ahora, el video del participante seleccionado se destacará en la reunión. Si desea dejar de destacar, siga los pasos mencionados a continuación.

4. Como lo hizo anteriormente, haga clic con el botón derecho en el nombre del participante y ahora seleccione la opción Salir de Spotlight como se muestra a continuación.

5. Finalmente, confirme el mensaje haciendo clic en Salir de Spotlight como se muestra a continuación.

Nota: Para destacar su video, puede hacer clic con el botón derecho en su video y hacer clic en la opción Destacarme o ir a la lista de participantes, hacer clic con el botón derecho en su nombre y seleccionar la opción Destacarme .

Lea también: Cómo acceder al Centro de administración de Microsoft Teams

7. Modo presentador

El modo de presentador mantendrá a la audiencia más comprometida con la reunión, ya que el presentador también es visible en la presentación. En lugar de compartir solo la ventana o la pantalla, esta increíble característica se convertirá en una parte integral de la reunión con su destacado (elimina su fondo y muestra el contenido de su presentación) , lado a lado (tanto su fuente como su contenido aparecerán al lado ) y Reportero (la presentación se ejecutará a la derecha de su hombro como si la viera en los reportajes de televisión). Aquí hay algunas instrucciones para usar el modo de presentador en Teams.

Nota: Si usa la aplicación web o la versión móvil de Teams, el presentador y la presentación aparecerán por separado. Se recomienda utilizar la versión de escritorio de la aplicación para hacer uso de esta función de modos de presentador.

1. Una vez que haya comenzado la reunión, haga clic en la opción Compartir contenido como se muestra.

2. Asegúrese de haber encendido su cámara y seleccionado el modo de presentador que le gustaría usar. Puede personalizar su fondo, incluir o excluir sonidos de la computadora y dar control a otros cuando usa este modo.

3. Para dejar de compartir, puede hacer clic en la opción Dejar de presentar en la barra de herramientas de presentación.

8. Atajos de teclado

Los métodos abreviados de teclado que se enumeran a continuación lo ayudarán a trabajar de manera eficiente en Teams. Estas funciones de reunión de Microsoft Teams son muy útiles para los usuarios con problemas de visión. Aquí hay una lista de métodos abreviados de teclado que lo ayudarán a acceder a Teams sin usar un mouse.

Nota : Para atajos que usan entrada numérica, use las teclas numéricas arriba de las teclas alfabéticas.

• Métodos abreviados de teclado generales

• Atajo de teclado de navegación

• Métodos abreviados de teclado de mensajería

• Métodos abreviados de teclado relacionados con reuniones y llamadas

¿Entonces, Qué esperas? ¡Presume con tus amigos con estos complicados atajos!

Lea también: Cómo cambiar el avatar del perfil de los equipos de Microsoft

9. Ocultar o mostrar mensajes en Teams

No puede eliminar el historial completo de un canal o chat, pero puede ocultar o mostrar cualquier canal o chat en Teams siguiendo los siguientes pasos. El historial de chat reanudará su actividad cuando se publique un mensaje en él y puede reanudarlo cuando sea necesario. Esta es una de las características y beneficios más simples de Microsoft Teams que lo mantiene enfocado solo en chats o canales que son de alta prioridad.

1. Pase el cursor sobre el canal o el chat que desea ocultar y haga clic en el icono de tres puntos como se muestra.

2. Ahora, haga clic en la opción Ocultar como se muestra arriba. El chat seleccionado desaparecerá de la lista de equipos.

Más tarde, si cambia de opinión y desea mostrar los chats, siga los pasos que se mencionan a continuación.

3. Busque el chat oculto usando la barra de búsqueda y presione la tecla Intro para abrirlo.

4. Ahora, haga clic en Mostrar historial de chat oculto si desea verlo. En ese momento, verá el chat/canal en la lista de equipos en el panel izquierdo.

5. Ahora, haga clic en el icono de tres puntos de su chat/canal y seleccione la opción Mostrar como se muestra.

Del mismo modo, puede anclar su chat favorito o silenciarlo cuando sea necesario.

10. Marcar mensajes

Las funciones de reunión de Microsoft Teams, como los mensajes de marcadores, lo ayudan a ahorrar tiempo para encontrar cualquier texto en lugar de desplazarse hacia arriba por todo el chat. Aunque el mensaje está enterrado en el largo historial de conversaciones, puede encontrarlo fácilmente si lo guarda para referencia futura. Aquí se explica cómo marcar un mensaje.

1. Cuando encuentre un mensaje que necesite como referencia en un futuro próximo, desplace el cursor sobre el mensaje y haga clic en el icono de tres puntos .

2. Luego, seleccione la opción Guardar este mensaje de la lista como se muestra.

3. Para ver los mensajes guardados, haga clic en su foto de perfil y seleccione la opción Guardado como se muestra.

4. Ahora, todas las conversaciones guardadas se mostrarán en la pantalla izquierda. Puede hacer clic y acceder a ellos fácilmente.

Comience a guardar sus mensajes y encuéntrelos fácilmente usando esta función.

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Espero que esta guía haya sido útil y que haya aprendido algunas funciones de Microsoft Teams de las que nunca había oído hablar. No dude en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios a continuación con sus sugerencias y comentarios sobre este artículo. Siga visitando nuestra página para obtener más consejos y trucos interesantes y háganos saber qué tema desea que exploremos a continuación.