Increíbles consejos y trucos de la lista de SharePoint que necesita saber

Ya sea que sea una organización grande o pequeña, SharePoint es un servicio que cualquiera puede usar para hacer que su negocio sea eficiente. Con este sitio, puede administrar y compartir información fácilmente con otros empleados sin esfuerzo. Si no tiene los conocimientos adecuados sobre cómo usar las diversas funciones de SharePoint, entonces puede ser un trabajo difícil usar todo el potencial de esta plataforma. Por lo tanto, hemos decidido escribir un artículo para compartir algunos consejos sobre la lista de SharePoint con usted. ¿Te animas a conocerlos? Como estamos emocionados de compartir nuestro conocimiento, comencemos. Además, aprenderá ejemplos de listas de SharePoint.

Increíbles consejos y trucos de la lista de SharePoint que necesita saber

Hemos mostrado ejemplos de listas de SharePoint y consejos y trucos de listas de SharePoint en detalle.

Acerca de SharePoint

Presentado por primera vez por Microsoft en 2001, es una plataforma de administración e intercambio de información . Ayuda a las organizaciones a crear sitios para almacenar y compartir datos con sus empleados. Puede crear muchos tipos de sitios con SharePoint, como sitios de equipo, sitios de comunicación, sitios clásicos, etc. Lo mejor es que viene con algunas versiones de Office 365. Además, puede comprarlo como un servicio independiente.

Sin embargo, hay posibilidades de que trabajes en una empresa de TI y nunca hayas oído hablar de esta plataforma de gestión de contenido. Esto se debe a que muchas organizaciones pequeñas no utilizan esta herramienta y la sustituyen por otras aplicaciones de Microsoft Office. Pero eso no cambia el hecho de cuán poderoso es SharePoint. Y tiene el potencial para cumplir con la mayoría de sus requisitos. Utiliza el flujo de trabajo para proporcionar herramientas de colaboración como listas, bibliotecas, bases de datos, etc.

A diferencia de otras aplicaciones de Microsoft, no recibe actualizaciones frecuentes. A pesar de este hecho, SharePoint todavía tiene un aspecto moderno y también es bastante seguro.

Datos sobre SharePoint

• Más de 100 millones de personas en todo el mundo utilizan esta herramienta de colaboración.
• Casi el 50 por ciento de las principales empresas del mundo, incluidas las empresas Fortune 500, utilizan SharePoint para sus necesidades diarias.
• Microsoft es una organización bastante grande que gana miles de millones de dólares en ingresos al año. Pero, ¿sabe que SharePoint gana casi 2 mil millones de dólares al año de sus ingresos totales?
• Otro hecho divertido es que Microsoft recibe 10 000 nuevos usuarios de SharePoint al día.
• En esta era moderna, una habilidad que está en demanda es la codificación. Sin embargo, no a todo el mundo le gusta programar, y es posible que muchos de sus empleados no sepan programar. Por lo tanto, mediante el uso de la función fácil de arrastrar y soltar de SharePoint, cualquiera puede crear un sitio sin codificar una sola palabra.
• Hay 3 modos diferentes en los que puede usar esta herramienta: On-Premise, Cloud e Hybrid. Por lo tanto, no solo es potente sino también flexible.

Ahora, lea más para obtener información sobre las sugerencias de listas de SharePoint.

Después de obtener respuestas a la mayoría de sus preguntas importantes, es hora de conocer los trucos y sugerencias de listas en línea de SharePoint.

1. Exportar datos a Excel

Una de las características de la lista de SharePoint es la función de representación gráfica avanzada de datos. Entonces, si está administrando sus datos en la lista de SharePoint y necesita usar la función de representación gráfica, debe exportar los datos a Excel. Esto se debe a que la representación gráfica no está disponible en la lista de SharePoint. Exportar a Excel es una función bastante útil y debería usarla para ahorrar un tiempo valioso. Este fue el primer consejo que ayudó a resolver su consulta, consejos de lista de SharePoint. Conozcamos el segundo consejo.

2. Utilice la capacidad de filtro

Uno de los principales atractivos de la lista de SharePoint es la opción de filtro. Con el filtrado, puede encontrar fácilmente la información que ha estado buscando en segundos. Pero esa acción puede tardar horas en encontrar sin esta opción de filtro.

3. Integrar con otras aplicaciones de Microsoft 365

Puede integrar la lista de SharePoint con otras aplicaciones de oficina, lo cual es una característica poderosa y conveniente. Para mayor eficiencia, puede integrar la lista con Power Apps, Power Automate y Power BI. Este fue el tercer consejo para los trucos de listas de SharePoint. Ahora pasemos al siguiente consejo.

4. Establecer permisos

El permiso es una función que hace que SharePoint sea más lucrativo y una mejor solución para muchos otros programas de creación de listas. Lo mejor es que puedes personalizar los permisos. Si algunos empleados no necesitan usar la opción de edición, puede proporcionarles solo los permisos necesarios. No solo es conveniente, sino que reduce el riesgo de que un empleado novato elimine información importante.

5. La simplicidad es la clave

El siguiente truco de la lista de SharePoint es su simplicidad. Pero no te hagas una idea equivocada. Sigue siendo una herramienta poderosa. Sin embargo, muchos pueden usarlo de manera compleja si no saben cómo usar cada herramienta correctamente y complican las cosas. Así que te sugerimos que no hagas eso y hagas listas respetando el minimalismo. ¿Cómo se pueden hacer listas minimalistas? La respuesta es simple. Lea acerca de las funciones y cómo mantener adecuadamente la información en el formato correcto.

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Limitaciones de la lista de SharePoint

Después de aprender los consejos de la lista de SharePoint, infórmenos sobre sus limitaciones. Hay ciertas limitaciones de la lista de SharePoint que debe tener en cuenta. Se mencionan a continuación:

• 30 000 000 es el número máximo de elementos que puede agregar a una lista de SharePoint. Sin embargo, se podría decir que es más que suficiente. Sí, si la organización es pequeña, solo esta afirmación es cierta. Pero en caso de que sea una de las compañías Fortune 500, ni siquiera estamos seguros de que pueda ser suficiente.
• 250 MB es el límite de tamaño máximo de una lista. Esto puede ser limitante si desea agregar archivos adjuntos y no solo llenar la lista con palabras.
• Es posible que desee ocultar algunas columnas a algunos usuarios. Pero desafortunadamente, no es posible hacer esto en la lista de SharePoint, lo que puede ser un gran inconveniente para algunos usuarios.
• Si desea ocultar algunas vistas de lista para ciertos usuarios , también es imposible hacerlo.
• Si hay miles de documentos o elementos en una lista, algunos usuarios pueden recibir un error de umbral al buscar en la lista un elemento específico.
• En las listas, están disponibles los nombres de opciones genéricas como elemento nuevo, elemento de edición, entrada y salida. Pero no puede personalizar el menú según los requisitos.

Lea la siguiente sección para conocer ejemplos de listas de SharePoint.

Ejemplos de listas de SharePoint

Ahora vamos a darle algunos ejemplos de listas de SharePoint para ampliar su comprensión de este asunto.

1. Lista de ejemplos de cursos

En la lista de ejemplos de cursos, podemos almacenar varios datos sobre los cursos. Ingrese detalles como el nombre del curso, el nombre del instructor, la descripción, la tarifa del curso y el tipo de curso.

2. Lista de vacaciones

En este tipo de lista, puede realizar un seguimiento de los detalles sobre las vacaciones de los empleados. Ingrese detalles como el nombre del empleado, el motivo de la baja, la fecha de la baja, el período total, aprobado o no, etc.

3. Gestión de proyectos

Si diriges una empresa, entonces tendrás un proyecto. Además, para administrar ese proyecto de manera eficiente, puede usar una lista en SharePoint. Los detalles que se pueden incluir en una lista de gestión de proyectos son el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la asignación, el presupuesto y la duración.

4. Lista de reclutamiento/Rastreador

Si eres un RRHH, entonces esta lista te ayudará mucho. Con un rastreador de reclutamiento, puede realizar un seguimiento de los perfiles de los candidatos, las fechas de las entrevistas, los estados de las solicitudes, etc. Algunos detalles que puede agregar son el nombre del candidato, el puesto, la fecha de la solicitud, la fecha de la entrevista, el nombre del reclutador, la dirección de correo electrónico del candidato, la experiencia y las habilidades.

5. Lista de encuestas de empleados

Para dirigir una empresa exitosa, necesita buenos empleados. Sabemos que es difícil conseguir buenos empleados. Sin embargo, ¿sabes qué es más difícil? ¡Para retenerlos! Si desea administrar una empresa exitosa y desea conservar ese éxito, entonces es necesario escuchar las sugerencias y quejas de los empleados. Para hacer eso, puede mantener una lista de encuestas. Puede incluir los detalles en esa lista: nombre, fecha, salario, beneficios de salud, cultura laboral, comentarios sobre el desempeño, oportunidad laboral, etc.

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Listas de SharePoint frente a bibliotecas de SharePoint

Después de obtener la información necesaria sobre SharePoint, conozcamos algunas diferencias entre las listas y bibliotecas de SharePoint.

¿Es la lista de SharePoint mejor que Microsoft Excel?

La respuesta depende del uso. Si desea una experiencia de software simple con flexibilidad, puede usar una lista, que es una mejor opción. Excel es la mejor opción si desea funciones potentes como gráficos. Como estamos hablando de SharePoint aquí, conozcamos algunas cosas que lo hacen mejor que Excel.

• Es fácil de usar y no tiene que pasar meses aprendiendo las características de la lista de SharePoint.
• Puede integrarse fácilmente con otras aplicaciones de Microsoft 365, lo que lo hace más flexible que una hoja de cálculo.
• Al igual que comprar en Amazon, puede encontrar fácilmente la información correcta utilizando las capacidades de filtro avanzadas en la lista.
• En Excel, los usuarios pueden descargar un archivo en particular, ingresar datos en él y luego enviarlo por correo electrónico a su jefe. Este método no solo es laborioso, sino que también puede causar errores. Sin embargo, en la lista, los usuarios pueden realizar cambios en los datos y solo habrá una versión de los mismos. No hay copias ni el dolor de cabeza de administrar varios archivos.
• En Excel, no puede optimizar los permisos para cada usuario. Tiene que dar todos los permisos o nada, lo que puede generar problemas como eliminar celdas importantes, problemas de formato, etc. Sin embargo, puede seleccionar los permisos que desea otorgar a un empleado en las listas.

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Esperamos que este artículo sobre sugerencias de listas de SharePoint le haya resultado útil. También compartimos otra información que lo ayudó a obtener más conocimiento sobre los ejemplos de listas de SharePoint. Si aún tiene preguntas, no olvide utilizar la sección de comentarios y nuestro equipo atenderá su consulta. También puede sugerir nuevos temas en los comentarios, y escribiremos un artículo dedicado a eso. Guarde nuestro sitio en sus marcadores para referencia futura. Gracias por leer.