7 sencillos consejos para dejar de usar papel por fin

(Foto: seb_ra vía Getty Images)

¿Cuántos pedazos de papel hay en el mostrador de la cocina, en la mesa del comedor o en algún otro lugar al que no pertenecen? ¿Guarda los recibos en caso de que los necesite de nuevo? ¿Hay una pila de papeles del veterinario que guardas en caso de que necesites recordar exactamente qué medicamentos tomó tu mascota hace tres años? Todo ese papel está ahí esperando el momento en que usted podrá manejarlo, sea lo que sea que eso signifique. (Significa echar un vistazo a cada página y luego tirarlas todas a la papelera de reciclaje). Es hora de deshacerse del papel y toda la culpa que se acumula junto con él. Es hora de ir sin papel.

He estado libre de papel durante casi una década. Por libre de papel no quiero decir que haya cero hojas de papel en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y uso un pequeño cuaderno de papel para una clase de idioma que tomo. En su mayor parte, sin embargo, no me aferro al papel. En su lugar, escaneo documentos importantes a un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación para tomar notas. También escribo mi lista de cosas por hacer y mi lista de compras en mi teléfono, y fijo recomendaciones de restaurantes en un mapa en línea. Hay muchas formas sencillas de eliminar el papel de tu vida.

Digitalizarse es fácil. La parte difícil es no permitir que el papel vuelva a aparecer. Si está listo para deshacerse de la mayor parte del papel en su vida, esto es lo que necesita saber para comenzar y seguir así.

1) Olvídese de la acumulación

Puede parecer contradictorio, pero el primer paso para dejar de usar papel es olvidarse de cualquier acumulación de papel que ya haya acumulado y, en su lugar, centrarse en los nuevos hábitos que necesita adoptar para dejar de usar papel a partir de ahora. No mires hacia atrás: adopta un enfoque de avance.

Llegará a sus montones de papel existentes algún día, o no. Por ahora, no dejes que esos papeles te detengan. Tener que lidiar con un trabajo pendiente puede resultar abrumador y, cuando las personas se sienten abrumadas, posponen las cosas. Así que olvídalo por ahora. En su lugar, esfuérzate en asegurarte de que el trabajo pendiente no aumente.

2) Obtenga estas cinco aplicaciones

Hay cinco aplicaciones o servicios que necesita para dejar de usar papel. Ellos son:

• una aplicación de lista de tareas,
• una aplicación de escaneo,
• un servicio de almacenamiento en línea, que es donde colocará sus archivos digitales (más sobre esto en un momento),
• herramientas de firma electrónica (Adobe Acrobat es un buen ejemplo) para firmar documentos digitales sin imprimirlos, y
• un servicio de entrega de documentos para enviar documentos oficiales sin imprimirlos.

Vea mis recomendaciones para cada tipo de aplicación aquí.

3) Elija un servicio de almacenamiento

Profundicemos un poco más en la tercera aplicación, un servicio de almacenamiento, porque es más complicado que los demás. El servicio de almacenamiento es donde guardará las versiones digitales de sus documentos en papel.

Idealmente, desea un servicio de almacenamiento que haga que sus archivos sean accesibles sin importar dónde se encuentre y que los respalde. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos en línea, como Dropbox o Microsoft OneDrive.

Otra opción es usar un servicio diseñado especialmente para personas que quieren dejar de usar papel. Neat y FileThis son dos ejemplos. Tienen herramientas especiales para las personas que no usan papel, como la capacidad de etiquetar y etiquetar automáticamente los tipos de documentos que reconoce, como los impuestos. FileThis también tiene un servicio de "búsqueda" que copia automáticamente los documentos importantes que encuentra en su cuenta de correo electrónico.

Independientemente del servicio que elija, elija uno y manténgalo para que pueda poner todos sus documentos digitales en un solo lugar.

4) Regístrese para recibir estados de cuenta por correo electrónico y pagos digitales

Si aún recibe facturas y estados de cuenta en papel, regístrese para recibirlos por correo electrónico en cualquier lugar donde pueda. Si todavía envía cheques regularmente, vea si puede cambiar a hacer pagos en línea.

Si bien las empresas de servicios públicos y los bancos han respetado los pagos digitales durante años, los últimos reticentes que no siempre los aceptan son los propietarios y las empresas administradoras. Si está atrapado en esta situación, intente explicar que obtendrán su dinero más rápido y de manera más confiable cuando acepten pagos digitales. Incluso las empresas más pequeñas pueden aceptar transferencias bancarias directas con tarifas mínimas o nulas. Cuando puede pagar todas sus facturas digitalmente en lugar de con cheques y sobres, está un paso más cerca de dejar de usar papel.

5) Escanear y Triturar

Ahora es el momento de empezar a desarrollar nuevos hábitos. Escanear y triturar o reciclar es lo que probablemente hará más. Prefiero escanear usando una aplicación móvil, pero también podría usar un escáner de escritorio o la función de escaneo en una impresora multifunción.

Hágase una regla que diga algo así: cuando reciba una nueva hoja de papel que necesite digitalizar, usaré mi teléfono para escanearla de inmediato y luego colocaré el papel en la pila de reciclaje o trituración. Mejor aún, deséchalo directamente en la trituradora. ¿Por qué esperar?

Obligarte a seguir ese hábito puede ser difícil. "No tengo tiempo para escanear esto en este momento", podrías decir. Practique su nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de su trabajo pendiente, solo para probarlo. ¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Qué aplicación usaste? También es posible que descubra que escanear documentos con luz natural es más fluido que hacerlo con iluminación interior. Una vez que tenga una idea de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, es posible que le resulte más fácil seguir adelante.

6) Desarrollar otros flujos de trabajo

Escanear y triturar es un flujo de trabajo. A medida que se sienta cómodo con su estilo de vida sin papel, descubrirá que necesita más flujos de trabajo para otras situaciones.

Aquí hay un ejemplo: cuando compra un producto nuevo, puede tomar fotografías del manual del propietario, el recibo, la garantía y el número de serie, o cualquier otra información relevante. Cargue esas imágenes en su servicio de almacenamiento y luego deshágase de los papeles superfluos.

Otro flujo de trabajo que puede crear es guardar una pila de papeles que cree que debería triturar pero no está seguro en este momento, y luego revisarlos en un día específico. Elija una hora y una fecha, ya sea todos los sábados o el primer domingo del mes, y use ese tiempo para vaciar su pila.

En ocasiones, es posible que desee escanear documentos y conservar los originales, en el caso de certificados de seguro, documentos de propiedad, etc. Al digitalizarlos, crea una copia de respaldo y se asegura de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puede obtener el original.

7) No lo pienses demasiado

Hay algunos documentos que te cuestionarás si conservar los originales o digitalizarlos y triturarlos. Cuando se enfrente a una decisión difícil, no lo piense demasiado. Ser sin papel debería hacer su vida más simple y fácil, no más estresante. Guarde el original en una carpeta, carpeta de acordeón o archivador. Nadie va a venir a quitarte tu tarjeta del Paperless Club si te quedas con unos cuantos papeles.

Los registros médicos son complicados, ya que se supone que solo debe digitalizarlos y almacenarlos electrónicamente si tiene un sistema compatible con HIPAA. Puede decidir simplemente deslizarlos en una carpeta o en una carpeta de acordeón y revisarlos una vez al año en busca de cualquier cosa que esté lista para tirar.

Dicho esto, no se aferre ni se moleste en digitalizar papeles que no tienen ningún propósito. Si usted es el tipo de persona que se aferra diligentemente al papel creyendo que está haciendo lo que es responsable, puede resultar aterrador triturar y reciclar cualquier cosa . Pero, ¿alguna vez necesitará ese recibo de un sándwich o una explicación de las declaraciones de beneficios de hace dos años? Triturarlos y dejarlo ir.