Levanta la mano si te acuerdas de Writely. Una empresa de cuatro personas llamada Upstartle lanzó el procesador de texto solo en línea en agosto de 2005, aprovechando una nueva tecnología de navegador llamada AJAX. Permitió a los usuarios guardar y recuperar instantáneamente el contenido generado en el navegador pero almacenado en el servidor. Y funcionó tan bien que Google compró Upstartle menos de un año después. En ese momento, un producto como Writely era único (el software no venía en un CD) y se consideraba una apuesta.
Avance rápido hasta hoy. El paquete de herramientas de oficina en línea de Google no ha hecho más que crecer y mejorar. Ahora, bajo el paraguas de Google Drive, encontrará un servicio de administración y almacenamiento de archivos, así como varias aplicaciones móviles y basadas en la web. Estos incluyen: un procesador de textos (Docs, o Writely, todo adulto), una hoja de cálculo (Hojas de cálculo), presentaciones (Diapositivas), dibujos y formularios.
Es un conjunto completo de herramientas que ahora adquiere el Office mucho más maduro de Microsoft; de hecho, Google Drive discutible llevó a Microsoft a crear versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint para trabajar con su servicio de almacenamiento/sincronización OneDrive.
Las empresas pueden usar G Suite, una versión de Google Drive con todo el almacenamiento y las herramientas, además de la integración de Gmail, Calendar, Sites y más bajo su propio nombre de dominio. El precio comienza en $6 por usuario por mes por 30 GB de almacenamiento en línea por usuario; las organizaciones sin fines de lucro y las escuelas pueden obtenerlo gratis.
Drive, nuestra Elección de los editores para la productividad de la oficina, es un conjunto de herramientas serio para el trabajo serio (o divertido), todo completamente gratis. Los consumidores solo pagan por el almacenamiento adicional. Pero vale la pena saber más que solo lo básico. Aquí le mostramos cómo aprovechar al máximo Google Drive.
El almacenamiento de archivos es gratuito, más o menos
Cada cuenta personal de Google Drive, que obtiene si tiene algún servicio de Google, como Gmail o Google Photos, viene con 15 gigabytes de almacenamiento gratuito. Siempre puede actualizar eso a través de Google One, pero tenga en cuenta: solo los archivos no nativos, como archivos de Microsoft, PDF o imágenes, consumen esos 15 GB. Los archivos de Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones de Google que cree no cuentan para su asignación de almacenamiento de Google Drive.
Sincroniza todos tus archivos
Google Drive se sincroniza entre dispositivos, por lo que puede iniciar un proyecto en la PC y retomarlo en el teléfono, la tableta o la computadora portátil de su casa. Y funciona con cualquier tipo de documento, no solo con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones nativos. Instale el programa Copia de seguridad y sincronización de Google en el escritorio para hacer una copia de seguridad automática de los archivos de su computadora, cámara o tarjetas SD en Google Drive.
Sin embargo, este es el aspecto de Google Drive que probablemente consuma sus 15 GB de almacenamiento gratuito, ya que se adapta a otros tipos de archivos. Si se le acaba, es posible que deba pagar por almacenamiento adicional a través de Google One. Pero las opciones comienzan en $1.99 al mes (o $19.99 al año) por 100 GB. Incluso 2 TB cuestan solo $ 10 por mes o $ 99.99 por año.
Colabore bien con los demás
El nombre del juego con Google Docs es "colaboración". No importa si todos usan computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, más de una persona a la vez puede trabajar en un documento, hasta 50 simultáneamente.
Para estar al tanto de lo que han hecho sus amigos, familiares y/o colegas, vea un historial de revisión a través de Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. (O haga clic en Todos los cambios guardados en Drive en la parte superior, si se muestra). Una lista en el lado derecho le mostrará quién actualizó el documento y cuándo; haga clic en un nombre para ver lo que hicieron. Asigne diferentes nombres a diferentes versiones para que sea más fácil rastrearlas: haga clic en el botón en la parte superior derecha para ver solo las versiones con nombre.
Revisar como en Microsoft Word
¿Qué sucede si desea que las revisiones se vean como cuando realiza un seguimiento de los cambios en un documento de Microsoft Word? Docs admite una función llamada Sugerir ediciones . Haga clic en el botón Editar (con el icono del lápiz) junto a los botones Comentarios y Compartir. Obtendrá un menú que le permitirá editar, hacer sugerencias (con seguimiento de cambios visibles que usted u otras personas pueden aceptar más adelante) o ver el documento final.
Busque un colaborador
Si no puede recordar el nombre del documento que desea, pero puede recordar quién lo compartió con usted, haga clic en Compartido conmigo en el menú de la izquierda de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos que la gente ha compartido con usted. Si la lista es demasiado larga para analizarla, escriba el nombre del colaborador en el campo de búsqueda en la parte superior.
Hacer público un documento
Para ser parte de la colaboración, el documento tiene que ser compartido. El límite es de 200 personas, pero si más de 50 colaboradores intentan editar un documento, los que lleguen tarde solo podrán ver los cambios.
Los propietarios del documento pueden establecer quién tiene privilegios de edición. Pero para evitar molestias, haga público un documento. Haga clic en el botón "Compartir" en la parte superior derecha, vaya a Avanzado , luego haga clic en "Cambiar" en "Quién tiene acceso". Elija público en la web o cualquier persona con el enlace; Es posible que algunos clientes de G Suite solo puedan hacer que sus documentos estén disponibles para todos en su organización.
Los documentos públicos están disponibles para los motores de búsqueda... y resulta que Google también posee uno de esos.
Establecer un nivel de acceso
Cuando hace todo este intercambio de documentos, puede pensar que todos son iguales. No tan. Hay cuatro niveles de acceso a documentos. Los propietarios pueden hacer cualquier cosa con el archivo, incluso eliminarlo, e invitar a más colaboradores. Los editores , por supuesto, pueden editar, pero solo pueden invitar a más colaboradores si el Propietario lo permite. Los espectadores pueden ver lo que está pasando. Los comentaristas pueden verlo, además de dejar comentarios al respecto. Los espectadores y comentaristas pueden hacer copias de los documentos, así que no piense en los documentos como "seguros".
Comunicarse mientras se colabora
Google Drive muestra a sus compañeros colaboradores de documentos en la esquina superior derecha. Puede dejar comentarios o preguntas en línea para personas específicas mientras trabaja, pero también puede enviarles un mensaje instantáneo. Haga clic en la burbuja de chat junto a las cabezas de chat del colaborador y escriba su mensaje. Sin embargo, este no es un mensaje privado. Todos los demás en el documento también pueden ver su discusión.
Adoptar complementos
Hay una gran cantidad de complementos que pueden ampliar la funcionalidad que ya obtiene de forma gratuita en Documentos y Hojas de cálculo. Encuéntrelos o actívelos haciendo clic en Complementos > Obtener complementos al editar un documento.
Abrazarlo con aplicaciones
No debe confundirse con los complementos, también hay una serie de aplicaciones de Google Drive, aplicaciones completamente basadas en la web que puede vincular a su Google Drive. Hay cierta superposición con los complementos: probablemente no necesite la aplicación HelloFax y el complemento. Pero las aplicaciones, que se encuentran en Chrome Web Store, facilitan la edición adicional en otros lugares.
Carga mediante arrastrar y soltar
Google Drive tiene un gran botón "Nuevo" en la interfaz, para crear nuevos archivos. También es cómo subes un archivo o una carpeta. Omita esa parte: arrastre los archivos desde el Explorador de Windows o el Finder de macOS directamente a la lista de archivos de Google Drive. En la parte inferior de la pantalla del navegador, verá una nube con una flecha hacia arriba para indicar que puede soltar el archivo que está arrastrando para colocarlo directamente en Drive.
Enlaces de creación rápida
Si desea crear rápidamente un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo, agregue los siguientes enlaces a la barra de marcadores de su navegador:
http://doc.new: nuevo documento de Google
http://sheets.new: nueva hoja de cálculo de Google
http://deck.new: nueva diapositiva de Google
http://site.new: nuevo sitio de Google
http://form.new: nuevo formulario de Google
Use Companion para iniciar Windows de escritorio
La extensión Drive Companion para Google Chrome satisface una necesidad específica: convertir los documentos, diapositivas y hojas de Google Drive en ventanas emergentes del navegador que brindan la apariencia de un programa dedicado en el escritorio. En Windows, las ventanas emergentes incluso tienen un ícono de Google Drive en la barra de tareas, por lo que puede regresar fácilmente. La nueva ventana se puede iniciar con un documento en blanco o abrir uno existente.
Acceder a archivos de Drive sin conexión: escritorio
Por lo general, accede a los archivos almacenados en Google Drive cuando su navegador está conectado a Internet. Pero para esos momentos en los que Wi-Fi no está disponible, Google Drive admite el acceso sin conexión.
Primero, instale la extensión Google Docs Offline Chrome (esto solo funciona en el navegador de Google), luego vaya a la configuración de Google Drive. Marca la casilla junto a "Crea, abre y edita tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión". Eso activa el servicio, pero tendrás que seleccionar qué archivos quieres desconectar. Vaya a drive.google.com, haga clic con el botón derecho en los documentos que desee (presione Mayús/Ctrl o Comando para varios archivos) y active "Disponible sin conexión".
Acceda a los archivos de Drive sin conexión: móvil
Si desea trabajar con un archivo de Google Drive en su teléfono inteligente pero no tiene acceso a Internet, configure el archivo para que esté disponible sin conexión con anticipación. Abra un archivo de Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo, toque el menú de tres puntos ( ) en la esquina superior derecha y cambie el interruptor junto a " Disponible sin conexión ". La próxima vez que se conecte, cualquier cambio que haya realizado se sincronizará nuevamente con Google Drive.
Guardar para más tarde con Google Drive
Evernote es un repositorio en línea para todas tus cosas digitales. Puede usar Google Drive de manera similar. Una extensión de Google Chrome llamada Guardar en Google Drive hace que sea muy fácil guardar casi todo lo que ve en línea en una carpeta en Google Drive. Sin embargo, hay algunas advertencias. En realidad, no puede guardar solo las partes de texto buenas de una página: solo puede guardar una vista como un archivo PNG, el código fuente HTML completo o guardarlo como un documento de Google (lo que eliminará el formato). Haga clic con el botón derecho en una imagen y puede guardar solo eso. Para ahorrar información en serio, quédese con Evernote, OneNote o Pocket.
Compartir documentos directamente a través de Gmail
Si usas Gmail y Google Drive, estás de suerte: nunca más tendrás que adjuntar un documento. Eso significa que nunca se encontrará con ese límite de archivos adjuntos de 25 MB; en su lugar, envíe hasta 10 Gigabytes de archivos.
Los archivos deben cargarse primero en el almacenamiento de Google Drive. Inserte los archivos en un mensaje de Gmail con un clic en el ícono de Google Drive ( ) en la parte inferior de la pantalla de redacción de correo electrónico. Si los archivos están en su disco duro, arrástrelos y suéltelos desde la pestaña Cargar.
Use aplicaciones móviles separadas para editar
Google ha ofrecido una aplicación Drive para iOS y Android durante mucho tiempo, pero la edición de archivos era un paquete mixto, por lo que Google trasladó esa funcionalidad a aplicaciones separadas para Documentos (iOS, Android), Hojas de cálculo (iOS, Android) y Presentaciones (iOS). , androide). La aplicación Drive continúa para brindar acceso y visualización de archivos almacenados; cuando necesite editar, lo derivará a una de las otras aplicaciones, siempre que estén instaladas.
Convertir al formato de Documentos de Google
Puede agregar casi cualquier archivo a Google Drive para almacenamiento, pero ¿cómo trabaja con ellos una vez que se cargan? Convertir un archivo al formato de Google Docs, Sheets o Slides es bastante fácil. Cargue el archivo y haga clic derecho para seleccionar "Abrir con". Aparecerá un submenú de opciones con opciones que le permitirán cambiar, por ejemplo, un documento de Word a un documento de Google. Creará una copia, dejando intacto el archivo original.
También puede usar la extensión de Chrome Edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones para editar cualquier documento de Office que arrastre al navegador. Luego puede volver a guardarlos en su formato original o mantenerlos en el formato de Google Drive para ahorrar espacio.
Convierte todas las imágenes/PDF en texto
Si desea que todos los elementos que cargue en el escritorio, incluso los archivos PDF, se conviertan en texto que pueda editar como un Documento de Google, vaya a Google Drive (no a Documentos) en el escritorio, haga clic en el ícono de la rueda dentada ( ) en la parte superior y seleccione Configuración. En el cuadro emergente, marque la casilla junto a Convertir cargas . La carga de archivos puede demorar un poco más, pero vale la pena. Terminará con un Documento de Google que tiene la imagen insertada, con texto editable debajo.
Escanear con la aplicación móvil
Una característica única de la aplicación móvil Google Drive (no en las aplicaciones separadas Docs y Sheets) es la capacidad de cargar una imagen. ¿Por qué harías eso? Las palabras en la imagen son escaneadas por Google y se convierten en texto de búsqueda. Es excelente para tomar una foto de una receta, menú, horario de atención, cualquier cosa que necesite encontrar más tarde, pero que no desea volver a escribir. (Sin embargo, la aplicación iOS no hace que el texto sea editable con OCR; eso solo funciona desde el escritorio o desde Android).
Recopilar datos de otros
Una aplicación en el colectivo de Google Drive que no recibe mucha atención es Formularios, pero es útil. Piense en ello como su propio SurveyMonkey personal. Configure una encuesta, una encuesta, lo que tenga y compártala. Los datos recopilados se insertan en un archivo de hoja de cálculo de Sheets. Los formularios son tan colaborativos para construir como cualquier documento. Los formularios admiten barras de progreso (para mostrar a los encuestados cuánto tiempo les falta para terminar), imágenes y videos de YouTube.
Dibujar en Documentos
La aplicación Dibujos en Google Drive no es realmente para editar fotos. Pero se puede usar para crear algunos gráficos. Si necesita algo de esa creatividad de imagen en un documento, la tiene. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, vaya a Insertar > Dibujo > +Nuevo. Obtendrá una versión reducida de la aplicación Dibujo que facilita la inclusión de su arte. Si ya guardó el arte que creó en Drive, seleccione Dibujo > Desde Drive en el menú Insertar.
Ir a pantalla completa (dos veces)
¿Necesitas tiempo para escribir sin distracciones? Selecciona Ver > Pantalla completa para deshacerte de los menús de aplicaciones y las barras de herramientas en la parte superior (presiona la tecla Esc para que regresen). Presiona F11 en modo de pantalla completa para ocultar los menús del navegador también y nuevamente para que regresen.
El panel de investigación encuentra más
Cuando tiene la cabeza puesta en un proyecto y un espacio de pantalla limitado, lo último que desea hacer es abandonar la página para realizar una búsqueda. El panel de investigación (accesible solo en Docs) evita eso. Haga clic en Herramientas > Explorar (o Ctrl+Alt+Shift+I) para acceder a él. Facilita la inserción de una cita de pie de página en su documento que vincula a los resultados. Use Ctrl+Shift+Y cuando su cursor esté en una palabra determinada y el panel muestre la definición. Incluso puede usar el panel Explorar para insertar imágenes que encuentre.
Insertar enlaces con búsqueda
Es fácil insertar un enlace en un documento de Google. Seleccione el texto, haga clic en el icono de la cadena o presione Ctrl-K y aparecerá un menú donde puede pegar la URL. Pero si aún no tiene una URL para el enlace, Google encontrará una para usted, ya que la búsqueda de Google está integrada. Buscará primero en el término que ha resaltado. Si eso no funciona, escriba una consulta diferente; no cambiará el texto del documento. Una vez que encuentre un enlace que le guste, haga clic en él para insertarlo al instante.
Ver todos los atajos
Adopte los métodos abreviados de teclado y será un dios de Google Drive. Excepto ¿qué son y cómo los encuentras? Independientemente de la aplicación de Drive en la que se encuentre, incluso en la página principal de Google Drive, simplemente escriba Ctrl+/ y el menú contextual mostrará todas las opciones de teclado disponibles.
Traducir sobre la marcha
¿Tienes un documento en un idioma extranjero? Cárguelo en Google Drive, ábralo (como un documento de Google), haga clic en Herramientas > Traducir documento . Obtendrá un documento duplicado en su idioma preferido.
Tipo de voz en Documentos
Abra un nuevo archivo en blanco de Google Doc para el procesamiento de texto en el escritorio y, si su computadora tiene un micrófono, tiene la opción de escribir con voz . Encuéntrelo en el menú Herramientas o presione Ctrl+Shift+S. Pone un ícono de micrófono junto al documento: haga clic en él para hablar y lo que dice aparece en el documento. El ícono del micrófono se vuelve rojo y obtendrá un contorno de destino cuando lo escuche.
Google ha hecho mucho para perfeccionar el reconocimiento de voz y el dictado en los últimos años y funciona bastante bien. No solo para escribir lo que dice (incluida la puntuación básica, por ejemplo, diga "punto" cuando finaliza una oración), sino también para hacer correcciones y cambios de formato a través de la voz, y navegar por el documento sin tocar el mouse. La lista de idiomas admitidos va mucho más allá del inglés estadounidense. Sin embargo, censurará tus maldiciones con asteriscos; tendrás que volver a escribir esa basura más tarde.
Perfeccione su búsqueda de archivos
¿Busca un archivo o documento específico en Google Drive? Google tiene las funciones de búsqueda abajo, por lo que generalmente es fácil. Si necesita realizar una búsqueda avanzada, abra las opciones para hacerlo con la flecha hacia abajo en el cuadro de búsqueda. Desde allí, busque el tipo de archivo, el propietario, si está destacado o descartado, cuándo se modificó por última vez, con quién se compartió y más.
Mejor aún, use el procesamiento de lenguaje natural cuando busque en Drive. Eso significa que puede omitir los operadores de búsqueda esotéricos e intentar algo como "buscar las actas de mi reunión de ventas de julio pasado".
Colorea tus carpetas
Ayuda a mantener las carpetas en orden, pero a veces solo desea que su atención se desplace hacia las carpetas más utilizadas, por ejemplo, por una elección de color. Google Drive ofrece un arcoíris de opciones. Haga clic derecho en cualquier carpeta y seleccione Cambiar color para obtener el menú.
Obtener una nueva perspectiva
Si usa Outlook.com o la aplicación de Outlook para iOS o Android, no está limitado a usar Microsoft OneDrive para acceder a los archivos en la nube. También puede obtenerlos de Dropbox, Box, Facebook y sí, también de Google Drive.
Proteger celdas específicas
Puede configurar la protección de una hoja de trabajo completa en una hoja de Google usando Herramientas > Proteger hoja , incluso si está compartiendo la hoja. Sin embargo, aún más granular y útil es la capacidad de proteger solo secciones de datos. En Datos > Proteger hojas y rangos , puede establecer el rango de celdas que nadie más que usted o sus pocos elegidos pueden tocar.
Buscar más fuentes
Si cree que las opciones de fuentes en los documentos de Google Drive limitan su creatividad, agregue algunas más. En el menú Fuente (en la barra de herramientas), la primera opción es Más fuentes . El cuadro de diálogo que aparece le permite mostrar las fuentes por tipo, como manuscrita, monoespaciada, serif o sans-serif; luego puede ordenar por popularidad, fecha de adición o tendencia. Busque un nombre de tipo de letra específico. Luego marque cualquier fuente a la que desee acceder rápidamente desde el propio Doc. Las fuentes no son específicas del documento; si elige una nueva, estará disponible en todos sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Todas las fuentes de Google se pueden ver en fonts.google.com, pero no todas están disponibles para usar en Google Drive.
Organiza esa unidad
Si eres un usuario serio de Google Drive, probablemente hayas estado en ello el tiempo suficiente para convertir el contenido de tu unidad en un lío intrincado. Si es así, consulte 7 pasos simples para limpiar su Google Drive.
