コミュニケーションの未来は視覚的です。 これがあなたのチームが革新できる6つの方法です。
公開: 2021-04-19ほとんどの人は、情報が視覚的に提示されると、情報をより速く、よりよく理解します。
絵文字、GIF、スクリーンショット、ビデオが私たちの日常のコミュニケーションに溢れているのはそのためです。 そしてそれは仕事でも真実です。
私たちのほとんどが従来のオフィス環境で働いていたときは真実でしたが、今では非常に多くの人がリモートで働いており、同僚との本当のつながりを失っている可能性があります。
つまり、企業が画像やビデオを採用することはさらに重要です。
では、なぜこれほど多くの企業がリモート通信に長い電子メールと無限のズームコールに依存しているのでしょうか。
ほとんどの組織、CEO、およびマネージャーにとって、答えは「それは私たちが常に行ってきた方法であり、それはうまく機能します！」と同じくらい簡単です。
しかし、ここに問題があります。昨日うまくいったことが、今日の成功を必ずしも保証するわけではありません。特に、より効果的なオプションがある場合はそうです。
手順の革新や更新に時間がかかる企業は、ほこりの中に残されます。
[ウェビナー]ビジュアルの価値と今すぐ使い始めることができる6つの方法
リモートワークでは、オンラインで同僚とつながるための新しくてより良い方法を見つける必要があります。ビジュアルとビデオは、効果的な職場のコミュニケーションの鍵です（リモートまたは対面）。
わかりました。 変化は難しい。 あなたは忙しいです。 あなたのチームは忙しいです。 そして、画像やビデオを作ることを学ぶという考えは気が遠くなるようなものです（特にこれまでにやったことがない場合）。
しかし、コミュニケーションのためにプロ品質のビジュアルとビデオを作成することが、多くの場合、長くて退屈な電子メールを入力するよりも実際に簡単だったとしたらどうでしょうか。
です！
そして何よりも、リモート通信は従業員にとってだけでなく、ビジネスにとっても優れています。 生産性が向上し、ミスが減り、フィードバックループがなくなります。
さらに、従業員はこれまで以上に関与するようになります。
心配しないでください、私たちはあなたに完全に電子メールをあきらめるように求めているのではありません。 より良い方法を提案しているだけです。
そして、始めるのは信じられないほど簡単です。
その方法をお見せします。
学習する内容は次のとおりです。
- プレーンテキスト通信（電子メールなど）のみを使用すると、実際に時間とお金がかかるのはなぜですか。
- ビジュアルとビデオが生産性と従業員の関与をどのように向上させるか。
- あなたとあなたのチームが職場のコミュニケーションにビジュアルとビデオを簡単に使い始めることができる6つの方法—プロのスキルは必要ありません。
- ビジュアルコミュニケーションの3つの神話とそれらが真実ではない理由。
リモートコミュニケーション（およびあなたのビジネス）にとってビジュアルがどのように優れているか
私たちは皆そこにいました。 メールの受信トレイから小さな「音」が聞こえます。 クリックして確認すると、そこにあなたを見つめている巨大なテキストの壁があります。 5つの段落、それぞれ6つの文。 性格はありません。 休憩なし。 画像はありません。
結構です。
ネタバレ注意：あなたのメールは私をうまく見つけられませんでした。
しかし、何かについて明確にしましょう。 メールが廃止されたと言っているのではありません。 電子メールは、ビジネスコミュニケーションのバックボーンの1つであり、今後もそうなります。
適切に使用すると素晴らしいです。 残念ながら、私たちは職場でのコミュニケーションのすべてとして電子メールに依存するようになりました。
電子メールは、迅速な更新や数文の長さのメモに最適です。 リクエストをフォローアップしたり、プロジェクトのステータスを確認したりする必要がありますか？ メールはあなたの頼みの綱です。
一度に指示を出したり、多くの情報を提供したりする必要がありますか？ それは実際には電子メールの強いスーツではありません。
SlackやMicrosoftTeamsのようなチャットアプリケーションは、少なくとも部分的には電子メールを悪用してきたため、非常に人気があります。
テキストベースのコミュニケーションに関しては、人々はそれらを短くて甘いものにしたいと思っています。
しかし、私たちの言葉を信じないでください。 調査しました！
ビジュアルの真の価値は何ですか？
数年前、私たちはThe Value ofVisualsと呼ばれるかなり大きな研究プロジェクトを行いました。 ビジュアルやビデオとのコミュニケーションが実際にプレーンテキストよりも優れているかどうかを知りたかったのですが、ビジュアルコミュニケーションに経済的なメリットがあるかどうかも知りたいと思いました。
Webページの更新、経費報告書への記入、新しいソフトウェアのダウンロードとインストールなど、実際のオフィスタスクを実行する125人をテストしました。 各人に対して、各タスクの指示は、プレーンテキスト、マークアップされたスクリーンショット/画像を含むテキスト、またはビデオとしてランダムに与えられました。
次に、タスクを完了したときのパフォーマンスを測定しました。
結果は驚くべきものでした。
全体として、テストされたタスクの67％は、指示が画像またはビデオとして提供された場合に、より適切にタスクを完了しました。 平均して、彼らは情報を7％速く吸収し、後でタスクについて尋ねられたとき、彼らは情報をよりよく、より長期間覚えていました。
実際、私たちの調査によると、企業が職場のコミュニケーションでより多くの画像やビデオを使用すると、各従業員は1日あたり約7分の生産性を得ることができます。
これは、1週間の5日間の労働時間あたり約34分、1か月あたり2.25時間です。
つまり、会社に100人の従業員がいる場合、毎月225時間の生産性を取り戻すことができます。 会社に500人の従業員がいる場合、1,100時間の生産性が得られます。
金銭的には、職場のコミュニケーションでより多くのビジュアルを使用するだけで、従業員1人あたり年間約1,200ドルの生産性が得られます。
従業員はより多くのビジュアルを望んでいます
純粋に経済的なメリットだけでは不十分な場合、従業員は職場でより多くのビジュアルコミュニケーションを望んでいます。
私たちの調査によると、従業員の48％が、ビデオが最も魅力的なコミュニケーション形態であると考えています。 37％が、画像付きのテキストが最も魅力的であると考えています。
わずか15％が、電子メールが最も魅力的であると述べました。
それでも、企業の50％近くが実際に電子メールの使用を増やしています。
エンゲージメントが低い従業員は、自分の仕事、会社、同僚とのつながりが少ないと感じます。 そして、それは、リモートワークですでに発生する可能性のある切断感によって悪化します。
しかし、真に熱心な従業員は、自分たちよりも大きな何かの一部であると感じています。 彼らはより良い仕事をする動機を持っています。
彼らが彼らの会社が彼らを気にかけているように感じるとき、彼らは彼らの会社をもっと気にかけます。
今すぐ職場でビジュアルを使い始めることができる6つの簡単な方法—プロのスキルは必要ありません
1.会議をビデオに置き換えます
純粋な情報会議では、たとえその場所が仮想であっても、全員が同時に同じ場所にいる必要はありません。
すぐにフィードバックやブレーンストーミングを必要としないチームと共有する情報がある場合は、その会議をビデオに置き換えてみてください。
言いたいことを正確に書き留めて、中断することなく、または会話が途切れたり、コースから大きく外れたりすることなく、情報を共有することができます。
表示するスライドがある場合は、ナレーション中にSnagitを使用して画面を記録します。 スライドはありませんか？ 問題ない。 Snagitは、Webカメラを録画して、ビデオにさらにパーソナルなタッチを与えることができます。
このタイプの配信は、チームの時間をより尊重します。 すぐに情報を知っていることが急務でない場合は、自分の時間にビデオを見ることができます。 また、復習が必要な場合は、いつでも戻ってもう一度見ることができます。
さらに、フィードバックが必要な場合、または質問がある場合は、個別に連絡することができます。
私たちの経験では、通常1時間の予定だった会議を、20分（またはそれ以下）のビデオに短縮できます。 それは節約された時間のトンです！
2.視覚的なフィードバックを提供する
これは、職場やリモートコミュニケーションでビジュアルを使い始めるための最良の方法のひとつです。おそらく、すでに同じようなことをしているからです。
私たちのほぼ全員が、他の誰かが作成したドキュメントを校正して編集する必要がありました。 私たちはそれを印刷し、赤いペンをつかみ、印刷されたページに要求された変更を加える場所を書き留めます。
残念ながら、ページをスキャンして電子メールで送信したい場合を除いて、リモート環境では実際には機能しません。
Snagitが役立ちます！
この例では、Snagitを使用して、電子書籍の特定のページのスクリーンショットを取得し、変更が必要な場所をメモしました。 従来のドキュメント編集と同じように、受信者は私が欲しいものと欲しい場所を正確に見ることができます。
これにはほとんど時間がかかりませんでした。
さらに、ほぼすべての種類の同様のフィードバックに対して機能します。 Webサイトに変更を加える必要がありますか？ スクリーンショットを取得し、必要な変更をメモして、Webチームに送信するだけです。
画像と動画を組み合わせてこれを行うこともできます。 Snagitの顧客であるReferralRock（チームは初日からリモートになっています）は、必要なスクリーンショットを定期的に取得してマークアップを追加すると語っています。 次に、必要に応じてコンテキストを追加できるように、チームに変更を説明する簡単なスクリーンキャストビデオを作成します。
今、彼らは何を変更する必要があるのか、そしてその理由を理解しています。
書くことや電子メールを送るよりも速く、そしてはるかに魅力的で人懐っこいです。
3.常緑のオンボーディングと集中的なトレーニングコンテンツを作成する
優れたオンボーディングにより、新入社員は新しい役割で成功するために必要なツールと情報を得ることができます。 リモート環境では、トレーニングのために対面の時間を確保することはあまり選択肢ではありませんが、ビデオとビジュアルのトレーニングコンテンツを作成することは、成功への道を開くのに大いに役立ちます。
初日のトレーニングであろうと、継続的な従業員改善トレーニングであろうと、ビジュアルおよびビデオコンテンツは非常に理にかなっています。
人事システムの使用方法やネットワークへのログイン方法などに最適です。 新入社員からの最もよくある質問4つ（または6つまたは10つ）に答える簡単なビデオを作成することもできます。
そして、それは簡単にスケーラブルです。 ハウツーガイド、ジョブエイド、または短いトレーニングビデオは、1人、100人、または1,000人以上で機能します。
小規模な組織の場合でも、これはより理にかなっています。 あなたが他のことをしているときでさえ、あなたのトレーニングコンテンツはあなたのために働くことができます。 あなたはあなたの仕事から離れて過ごす時間が少なくなり、他の仕事をするためにより多くの時間を費やすでしょう。
ジョブエイド、ソフトウェアトレーニングマイクロビデオ、ステップバイステップガイドなどを作成する必要があるかどうかにかかわらず、Snagitは内部トレーニングコンテンツを作成するための完璧なツールです。
4.より効率的なソフトウェアの展開
ほぼすべての組織が、いつか新しいソフトウェアを展開する必要があります。 特に十分なコミュニケーションが取れていない場合、それは従業員にとって非常に苛立たしく、混乱を招く可能性があります。
スクリーンショットとスクリーンキャストを使用して、内部ロールアウト中にソフトウェア機能を紹介する方法を示します。 チームメンバーまたは会社全体と簡単に共有できる簡単なスクリーンキャストを録画します。
短いトレーニングセッションは、ユーザーが新機能を学びながらスキルセットを維持するのに役立ちます。 従業員にソフトウェアの展開のためのトレーニングを提供することで、生産性の低下を防ぐことができます。
最近、TechSmithで主要なソフトウェアの展開を行いました。 私たちのITチームは、スクリーンショット、短いビデオ、さらには電子メールを組み合わせて、今後の準備、展開プロセスのガイド、ソフトウェアのインストール後のフォローアップに役立てました。
テキストの段落（ほとんどの人はスキム以上のことはしません）を通り抜けるのではなく、何が来るのか、何をする必要があるのかを確認し、要求に応じてフィードバックを提供することができました。
5.ピアツーピアトレーニング/ヘルプ（別名ソーシャルラーニングまたはインフォーマルトレーニング）を提供します
私たちのほとんどはおそらく自分自身をトレーナーとは考えていませんが、他の人と一緒に仕事をしている場合は、誰かに一度に何かをする方法を示さなければならない可能性があります。
同僚に不在メッセージを電子メールに追加する方法を示す方法から、仮想会議アプリケーションでマイク設定を調整する方法まで、何でもかまいません。
誰かが助けを必要とするたびに会議に参加する代わりに、プロセスを示す簡単なスクリーンキャストビデオを作成します。 または、いくつかのスクリーンショットを取得し、Snagitのステップツールを使用してステップバイステップガイドを作成します。
1日の時間を節約し、同僚がリフレッシュが必要なときの参考になります。
6.技術的な質問にすばやく答える
ITスタッフは、最もよくある質問に対するハウツーとジョブエイドを作成することで、かなりの時間と労力を節約できます。 そして、リクエストが来ると、彼らは準備ができて答えを持っています。
さらに複雑またはあまり一般的でない質問も、ビジュアルとビデオの恩恵を受けます。 ユーザーの1人に問題や要求がある場合、ITチームは、問題を解決するためにどこに行き、何をすべきかを正確に示すスクリーンショットを取得できます。 または、さまざまなオプションや潜在的な修正について説明するスクリーンキャストビデオを作成します。
これはユーザーにも有効です。 誰かが突然奇妙な新しいエラーメッセージを受け取りましたか？ スクリーンショットを取得して、ITチームに送信します。 彼らは問題を診断し、あなたを仕事に戻すことができます。
または、ソフトウェアアプリケーションが繰り返しクラッシュする場合は、クラッシュする前に実行した手順を画面に記録して、ITスタッフが問題を特定して修正できるようにします。
ビジュアルコンテンツの作成に関する3つの神話（およびそれらが正しくない理由）
ですから、職場のコミュニケーションではより多くのビジュアルコンテンツを使用する必要があることを知っていますが、それはそれほど難しいことではありませんか？ メールを書くのはとても簡単ですよね？
それを見てみましょう。
神話1.ビジュアルとビデオの作成に時間がかかりすぎる
ビデオとビジュアルには長い時間がかかる場合があります。 しかし、そうする必要はありません。
完璧は善の敵であることを忘れないでください。 私たちの多くは、校正やすべての文法と句読点が完璧であることを確認せずに簡単な電子メールを送信することに何の不安もありませんが、何らかの理由で、共有する前にビジュアルとビデオが完璧でなければならないと考えています。
そうではありません。
スロップを受け入れる。 ワンテイクスクリーンキャストのチャンピオン。 マークアップ付きのクイックスクリーンショットを祝って使用します。
完璧なサイクルに陥ったら、一歩下がって目標と聴衆について考えてください。 これらの2つの要素は、ビデオをどの程度洗練する必要があるかを判断するのに役立ちます。
マネージャーまたはCEOとして、どのコンテンツがより優先度が高く、より洗練されている必要があるかを明確に説明することで、チームの自信を高めます。 ほとんどの内部コミュニケーションは、効果を上げるために完璧である必要はおそらくありません。
神話＃2：特別なスキルセットが必要
新しいものに切り替えると、不安を感じる人もいます。 初めてのクリエーターであることに神経質になっている場合でも、実行に不安がある場合でも、多くの人はビジュアルを作成するのがどれほど簡単かわかりません。
テクノロジーは、専門的なスキルを必要とせずに、本当に素晴らしいビジュアルやビデオを簡単に作成するための多くの方法をもたらしました。
TechSmith Snagitのようなビジュアルコミュニケーションソフトウェアを使用すると、テキストだけの場合よりも迅速にメッセージを配信する高品質の画像やビデオを簡単に作成して共有できます。
多くの場合、長くて複雑な電子メールを書くよりもはるかに簡単で高速です。
神話＃3：どこから始めればいいのかわからない
ビジュアルコンテンツを組織に組み込むための新しい方法を見つけることは、過度に複雑または複雑である必要はありません。それは単純化することを目的としています。 ビジュアルを使用してコミュニケーションを容易にし、要点を伝えるのに役立つ方法はたくさんあります。
まず、達成しようとしていることと、ビジュアルがそれをどのように支援できるかを判断します。 次に、従業員に権限を与え、実際に実行されるように指導します。
メールの習慣から抜け出すには時間がかかるかもしれませんが、そうすることであなたとあなたの従業員は幸せになります。
メールを書いたり、会議の議題をまとめたりするのと同じように、ビデオや画像の目的を考えてから、それを使って何を達成したいかを考えてください。 次に、それを行うものを作成します。
それでも支援が必要な場合、Snagitには、ゼロから始めるのが多すぎるように思われる場合に備えて、専門的に設計された使いやすいテンプレートが付属しています。 また、TechSmith Assets for Snagitをサブスクリプションすると、さらに多くのアクセスが可能になります。
ビジュアルとビデオでリモートコミュニケーションを次のレベルに引き上げる
内部コミュニケーションにより多くのビジュアルおよびビデオコンテンツを使用する企業は、生産性を高め、ミスを減らし、フィードバックループを排除し、より幸せでより熱心な従業員を得ることができます。
また、TechSmith Snagitなどのソフトウェアツールを使用すると、人生で画像やビデオを作成したことがない場合でも、数回クリックするだけでプロ品質の非常に効果的なコンテンツを簡単に作成できます。
不要な電子メールモンスターを殺し、魅力的で効果的なコミュニケーションへの道を歩みましょう。