4つのコミュニケーションを上手に使いこなす

コミュニケーションは、個人的な関係や仕事上の関係を築くこともあれば、壊すこともあります。

専門的な環境で効果的にコミュニケーションをとることは、友人、同僚、同僚、知人と有意義な関係を築くのに役立ちます。仕事や社交の相手との絆を強化することで、信頼が育まれます。

信頼によって素晴らしいチームワークとコラボレーションの感覚が生まれ、それは職場環境や生活に役立ちます。逆に、コミュニケーションが効果的でないと誤解が生じ、作業が遅れたり、停止したりする可能性があります。

コミュニケーションには、話し言葉や書き言葉、そしてボディランゲージや声のトーンなどの非言語的な手がかりが含まれます。これらの合図は、感情、思考、さらには隠されたメッセージを伝えます。

視覚的なコミュニケーションは、口調、メッセージ、音量、文法の誤解を解くのに役立ちます。これらのタイプのコミュニケーションはすべて重要であり、ビジネスや生活に役立ちます。

さまざまな種類のコミュニケーションを理解することで、人間関係におけるコラボレーションと信頼を向上させることができます。口頭、非言語、書面、視覚的なコミュニケーションを使用すると、メッセージを簡単かつ明確に伝えることができます。

Snagit を使用すると、ビジュアル コンテンツをキャプチャしてメッセージ受信者と共有し、メッセージの有効性と明確さを向上させることができます。さらに詳しく知りたい方は続きをお読みください。

4大コミュニケーション

1. 口頭コミュニケーション

国立衛生研究所によると、現代の言語は約140万年前に誕生しました。これは、人類が 100 万年以上にわたって話し言葉を使ってコミュニケーションを行ってきたことを意味します。

初期の人類が今日私たちが会議や電話をしている状況を想像できたとは想像できませんが、残念ながら、私たちはここにいます。

このような音声によるやり取りは、職場でも個人的な場面でもよく見られます。電話をかける、立ち止まって対面でチャットする、会議で発表するなどは、メッセージを説明するために口頭コミュニケーションを使用する良い例です。

しかし、言葉を正しく理解することは必ずしも簡単ではありません。

声の調子、使用する言葉、音量はすべて、伝えようとしているメッセージに影響します。説明、慎重に選んだフレーズ、適切な音量を備えた口頭コミュニケーションは、グループやチーム内のコラボレーションを高めるための優れた戦略となり得ます。

ビデオメッセージ > ミーティング

Snagit を使用して画面とカメラを録画すると、更新やフィードバックが迅速に得られます。

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2. 非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションとは、目には見えてもスピーカーからは聞こえないものすべてです。

これらの非言語的合図には、アイコンタクト、手のジェスチャー、顔の表情、ボディランゲージが含まれます。

誰かが顔に顔をしかめ、腕を組んで部屋に入ってきた場合、話す前にその人の態度をすぐに知ることができます。話者からの非言語的な合図を読み取ることは、話者のメッセージと伝えようとしている感情を明確にするのに役立ちます。

非言語的な合図は、会話の流れを管理するのに役立ちます。うなずくことは同意を示したり、話者の継続を促すことができますが、目をそらすことは会話を終了したいという願望を示すこともあります。

Snagit を使用すると、同僚をトレーニングするための非言語的なヒントの例をデモンストレーションしている自分を記録できます。 Snagit を使用して、職場のコミュニケーションで非言語的な合図を示している人々の静止画像をスクリーンショットして、フィードバックやトレーニング用に共有することもできます。

3. 書面によるコミュニケーション

メッセージを明確かつ専門的に伝えるには、効果的な書面によるコミュニケーションが不可欠です。しっかりと構造化された文章、適切な文法、適切な口調が含まれます。

この種の書面によるコミュニケーションには、電子メール、PowerPoint プレゼンテーション、テキスト メッセージ、レポート、Slack メッセージ、その他のドキュメントが含まれます。

長年にわたり、書面によるコミュニケーションがデフォルトのビジネスコミュニケーションでした。今日だけで何通の電子メールを受信したか考えてみてください。

書面によるコミュニケーションにおけるテキストの壁の単調さを解消するには、Snagit を使用して画像、GIF、ビデオを作成し、ドキュメントに挿入します。

これらのグラフィックは、読者に視覚的な興味を引き起こし、コンテンツへの関心を維持するのに役立ちます。説明ガイドでは、メニュー項目の視覚的な例、ステップバイステップの説明、チュートリアルから大きなメリットが得られます。

文章の壁？次！

Snagit を使用すると、ビジュアルを使用してより効果的にコミュニケーションすることが簡単になります。

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4. ビジュアルコミュニケーション

ビジュアルはおそらく最も楽しいコミュニケーションの形です。

このタイプのコミュニケーションには、言葉だけではなくグラフィックを使用してコンセプトを示すあらゆるものが含まれます。これらのグラフィックには、スクリーンショット、チャート、グラフ、写真、さらにはビデオや gif も含まれます。

ビジュアル コミュニケーションは、情報を正確、効率的かつ視覚的に魅力的な方法で提示するため、マーケティング、広告、ユーザー インターフェイス デザイン、教育資料、プレゼンテーションなどの分野で広く使用されています。

ビジュアルを使用すると、読者をメッセージに引き付け続けることができ、良好なコミュニケーションを生み出すのに役立ちます。

Snagit を使用すると、書面または口頭でのコミュニケーションを補完するビジュアルを作成および編集でき、複雑なアイデアを迅速かつ効果的に説明できます。

Snagit を使用すると、画面をキャプチャし (スクリーンショット、画面録画ビデオ、Web カメラ)、コンテキストを追加し (重要なアイデアを強調表示し、スタンプや吹き出しを追加し、特定の点を強調する矢印を含めます)、どこでも共有できます (コンテンツへのカスタム リンクを作成します)。またはお気に入りのアプリに送信します)。

さまざまな種類のコミュニケーションの例

以下に、4 種類の通信のそれぞれを使用した同じメッセージが表示されます。

どれも長所と短所がありますが、どれが一番好きですか?

口頭コミュニケーション

非言語コミュニケーション

書面によるコミュニケーション

ビジュアルコミュニケーション

コミュニケーションを改善するために Snagit を使用する理由は何ですか?

メリット 1: ビジュアルコミュニケーションの強化

Snagit を使用すると、ユーザーはスクリーンショット、ビデオ、注釈付きビジュアルをキャプチャできるため、コミュニケーションがより効果的になります。

具体的には、TechSmith は、ビジュアル コンテンツを統合するだけで、業務の一環としてコンテンツを利用する従業員 1 人あたり、企業が年間最大 1,200 ドルの生産性を節約できることを証明しました。 ( 「ビジュアルの価値」レポートの PDF をダウンロードしてください。)

今日の現代の職場環境では、あらゆる立場の同僚が効果的にコミュニケーションを図り、世代や文化を超えて働く必要があります。

ビジュアルをコミュニケーション戦略に統合すると、口頭、非言語、書面によるコミュニケーションの間に残されたギャップを埋めるのに役立ちます。

Snagit のような視覚的なコミュニケーションを容易にするツールは、リモート チームにとって不可欠です。調査によると、視覚的なコミュニケーションの欠如は生産性や組織への関与を損なう可能性があります。 ( 「ビジュアルの価値」レポートの PDF をダウンロードしてください。)

TechSmith の調査によると、ビジュアル コミュニケーションの一種であるビデオを職場で使用している回答者の 98% が、ビデオによってメッセージの効果が向上すると回答しています。

同僚に電子メールの設定を変更する方法を示す簡単なハウツービデオでも、書面による指示が記載された退屈な電子メールよりもメッセージがより明確に伝わります。

プロセス説明ドキュメントは、クリックする場所と順序を示すステップ ツールによって強化されます。 Snagit のこれら 2 つの機能を使用すると、ドキュメント、電子メール、またはチームメイトへの簡単なメッセージがより明確に理解されるようになります。

メリット 2: 書面によるコミュニケーションの向上

Snagit は、明確で簡潔で視覚的に魅力的なコンテンツを簡単に作成できるツールを提供することで、書面によるコミュニケーションを大幅に強化できます。 Snagit が役立つ主な方法をいくつか紹介します。

• スクリーン キャプチャと注釈: Snagit を使用すると、スクリーンショットをキャプチャし、テキスト、矢印、図形などで注釈を付けることができます。これは、複雑な情報を視覚的にわかりやすく説明するチュートリアル、ガイド、ドキュメントを作成する場合に特に役立ちます。
• ビデオ録画:画面を録画して、ビデオ チュートリアルやデモンストレーションを作成できます。これは、テキストや画像だけで説明するのが難しいプロセスを説明するのに最適な方法です。
• スクロール キャプチャ: Snagit は、画面の表示領域を超える長い Web ページまたはドキュメントをキャプチャできます。この機能により、必要な情報をすべて 1 つの画像に含めることができます。
• テキストの取得: Snagit は、OCR (光学式文字認識) を使用して画像からテキストを抽出できるため、再入力することなくコンテンツを簡単に再利用できます。これは、スクリーンショットからテキストをキャプチャして編集する場合に便利です。
• クイック スタイル プリセット:注釈のカスタム スタイルを作成して保存し、ドキュメント全体での一貫性を確保できます。これにより、組織のブランド スタイルと書式設定が維持され、プロフェッショナルな外観と操作性を維持できます。
• 簡単な共有: Snagit はさまざまなプラットフォームと統合されているため、キャプチャや録音を同僚やクライアントとすばやく共有できます。

これらの機能を活用することで、Snagit は視覚的に豊かで理解しやすい文書コンテンツの作成を合理化し、コミュニケーション効率を向上させます。

メリット 3: フィードバックの合理化

仕事関連のコンテンツについて同僚にフィードバックをする必要があったことがありますか?

Snagit を使用すると、フィードバックを与えるのがとても簡単になります。わかりにくい指示を段落ごとに書くのではなく、 「段落 3 では、『与える』という単語を『与える』にする必要がありますが、その場合は、指定されたスペースに収まるように余白を変更する必要があります。」

同僚が変更する必要があるものと、その単語が文書内のどこにあるかを正確に示すスクリーンショットを送信できれば、はるかに簡単ではないでしょうか?

これにより、フィードバックをより迅速に提供できるだけでなく、メッセージ内の誤解も軽減されます。

TechSmith による別の調査研究では、テクニカル サポート エージェントのチケットを調査しました。

平均すると、ビジュアルなしでチケットを送信した顧客とビジュアルなしでチケットに応答したエージェントでは、送受信される電子メールの量が 2 倍になりました。

これは、エージェントが顧客チケットへの応答として画像やビデオを使用すると、電子メールのやり取りが半分に減ることを示しています。

同僚へのフィードバックが明確かつ具体的であれば、同僚は理解し、反復し、応答することができます。これにより、プロセス全体が迅速に進み、書面によるコミュニケーションよりもやり取りが少なくなります。

職場でチームメンバーとコミュニケーションをとることは、生産性、信頼性、効率性につながります。

明確なコミュニケーションがあれば、チームは誤解なく協力することができます。

Snagit を使用すると、明確で実用的なフィードバックを提供し、変更または改善する必要があるものを正確に強調表示できるため、余分なやりとりを避けることができます。

Snagit を使用してコミュニケーションを改善する準備はできていますか?

Snagit を試してみましょう!

口頭、非言語、書面、視覚など、さまざまなコミュニケーション タイプのすべてでコミュニケーションを向上させることができます。

文書を強化し、技術的な詳細を明確に示す素晴らしい視覚要素を作成できます。

• 視覚的な明瞭さ: Snagit を使用すると、スクリーンショットをキャプチャしたり、ビデオを録画したりできるため、複雑なアイデアを視覚的に説明することが容易になります。これは、チュートリアルの作成、プロセスの文書化、フィードバックの提供に特に役立ちます。
• 効率:長いテキスト説明の代わりにビジュアルを使用することで、時間を節約し、コミュニケーションをより効率的にすることができます。多くの場合、ビジュアルのほうが作成が早く、理解しやすいです。
• エンゲージメント:ビジュアル コンテンツはプレーン テキストよりも魅力的になる傾向があります。 Snagit を使用すると、視聴者の注目を集めて保持できる、目を引く画像、GIF、ビデオを作成できます。
• 精度: Snagit は、スクリーンショットを正確にキャプチャするための十字線や、画像の正確な寸法を設定する機能などの機能を提供します。これにより、ビジュアルが明確になり、意図したメッセージが正確に伝わるようになります。
• コラボレーション: Snagit を使用すると、ビジュアルを他のユーザーと簡単に共有できるため、コラボレーションが促進されます。スクリーンショットやビデオをチームメンバーとすぐに共有して、明確な指示やフィードバックを提供できます。
• カスタマイズ: Snagit を使用すると、テキスト、矢印、図形、その他の注釈要素を使用してスクリーンショットやビデオに注釈を付けて、関連情報を強調表示できます。このカスタマイズは、特定のコミュニケーション ニーズや視聴者に合わせてビジュアルを調整するのに役立ちます。
• もっと昔のことを思い出しましょう:私たちはコミュニケーションの向上が他の人にどのように役立つかをよく考えます。ソフトウェア アプリケーションを使用する同僚が少しでも楽になるよう、簡単なチュートリアル ビデオを作成しています。
  
  人を助けることは素晴らしいことですが、これを行うと、自分自身の効率も向上します。問題を解決するためのライブ電話やデスク訪問を避けることで、カレンダーに時間を空けることができるかもしれません。
  
  来週、他の誰かが同じ質問をするかもしれません?共有できるビデオがすでに作成されています。

Snagit を使用してスクリーンショットに注釈を付けて編集する

プロフェッショナルなマークアップ ツールと強力な機能により、役に立つ画像を簡単に作成できます。

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