テクニカルコミュニケーションのテキスト、画像、またはビデオ？
公開: 2017-06-06あなたが働いている会社は、その聴衆に世界で最高の製品体験を提供しようとしています。 テクニカルライターとして、あなたはその製品のための素晴らしいユーザー支援を作成することによってそれに貢献したいと思っています。
これを達成するのに役立つ多くの優れたツールがあります。 これらのツールには、テキストエディタ、グラフィックおよびビデオツールが含まれます。 しかし、製品支援のためにテキスト、画像、またはビデオをいつ使用するかをどのように決定しますか？
この投稿では、適切なメディアを選択するためのガイドとなる15の質問をします。
適切なメディアを選択するために自分自身に尋ねる15の質問
1.画像や動画の使用は法律で禁止されていますか？
ほとんどの規制では、ビデオや画像の使用が合法であるかどうかについては規定されていませんが、適用法により問題が発生する可能性があるため、これらのメディアの使用が難しい場合があります。
作業している製品の種類と販売されている国によっては、その製品の説明書を印刷して提出することが義務付けられている場合があります。 これにより、ビデオを主要なメディアとして使用することは非常に困難になりますが、画像を使用することが常に最善の解決策であるとは限りません。
アメリカの製品安全法によると、製品の使用に関連する可能性のあるリスクに対して警告する義務があります。 警告の欠陥（不適切、不明確、または不完全な警告によって引き起こされる）は、欠陥のある製品によって引き起こされた損傷に対する厳格な製造物責任請求の下で製造者に責任を負わせる可能性があります。
また、欧州連合内では、製品安全指令規制は明確な指示を要求しています。 一例として、低電圧指令2014/35 / EUは、「そのような指示と安全情報、およびラベルは、明確で、理解しやすく、理解しやすいものでなければなりません」と述べています。
製造者として、購入者に警告しなかった場合、あなたは責任を問われます。
すべての指示や警告を画像の形で明確に説明できるわけではないため、指示を印刷する必要がある場合があります。
白黒で印刷している場合でも、写真は正常に劣化する可能性がありますが、ビデオ情報は完全に失われます。 これは、劣化しない形式の絶対確実な命令が必要であることを意味します。 法的な結果が生じる可能性がある場合は、テキストを使用する必要があります。 テキストをサポートするためにのみ画像またはビデオを使用してください。
2.ユーザーはインターネットにアクセスできますか？
ビデオを再生するには、通常、高速インターネットが必要です。 ユーザーが特定の製品情報を探しているときに、インターネットに常にアクセスできるとは限りません。
ユーザーは、時間があるときとインターネットが利用できるときに、YouTubeで「ハウツー」ビデオをチェックします。 この場合の情報の必要性は、たとえば電車がトンネルに詰まったときよりも緊急性が低くなります。 その場合、あなたは間違いなくオフラインで情報を利用できるようにしたいと思うでしょう！ 情報をオフラインで利用できるようにする場合は、テキスト（画像でサポート）を使用することをお勧めします。
3.コンテンツは定期的に更新されていますか？
改訂、更新、または開発中の製品は、ビデオドキュメントにはあまり適していない可能性があります。 新しいリビジョンのビデオを更新することは、画像やテキストを更新するよりも不便で費用がかかります。 ユーザーインターフェイスや物理的な製品デザインが頻繁に変更されることが予想される場合は、必要に応じて画像と組み合わせてテキストを使用してください。
4.画像はテキストをサポート、置換、または拡張できますか？
ユーザーアシスタンスの画像には、写真、イラスト、表、スクリーンショット、図、および回路図を含めることができます。 イラストや図は、視聴者にデバイス、部品、コンポーネントの概要を説明するのに適した方法です。
製品の取り付けは、イラストで簡単に説明できます。 イラストはテキストをサポートすることも、テキストを完全に置き換えることもできます。
表で使用すると、技術仕様またはデータが読みやすくなります。 場合によっては、表がテキストを置き換えることができます。
ソフトウェアツールの使用方法の説明は、スクリーンショットを追加することでよりよく説明できます。
含める画像が多いほど、使用する必要のある単語は少なくなります。 ただし、画像が常にテキストを置き換えるとは限りません。 たとえば、警告は視覚的に説明するのが難しい場合があり、危険な状況につながる可能性があります。
画像は、テキストのみを使用する場合よりも優れた方法でテキストをサポート、置換、または拡張する場合にのみ使用してください。
5.画像またはビデオを使用すると、ローカリゼーションのコストを節約できますか？
ビジュアルを使用する主な理由は、ユーザーの理解を深めることですが、場合によっては、画像を使用するかどうかの決定はコストに基づく可能性があります。 たとえば、IKEAのインストールマニュアルはほとんどテキストを使用していません。 これにより、IKEAは28か国（17の異なる言語）で製品を販売しているため、翻訳コストを大幅に節約できます。
世界中の視聴者向けにいくつかの画像を作成するには数時間かかる場合がありますが、同じテキストを17の異なる言語に翻訳するとはるかにコストがかかります。 世界中の視聴者向けにユーザーアシスタンスを作成している場合は、ローカリゼーションのコストを節約できるときに、テキストなしのイラストやビデオの使用を検討してください。
6.ユーザーアシスタンスのローカリゼーションプロセスはどのようになっていますか？
これもコストベースの決定になる可能性がありますが、現実的である必要があります。 それは急速に変化していますが、ほとんどの場合、テクニカルコミュニケーションはまだお金が使われている場所ではありません。
したがって、ユーザーアシスタンスの作成を開始する前に、画像とビデオへのローカリゼーションプロセスを維持してください。
イラストにテキストが必要ですか？ 28カ国に配達しますか？
画像の翻訳は費用のかかるプロセスになる可能性があるというのが一般的な知識です。
画像内のテキストをローカライズするための高度な機能/ツールがありますが（たとえば、Snagitの翻訳機能によって）、すべてのIllustratorファイルを28の異なる言語に編集することは望ましくありません。
経験則として、テキストを単独で使用する方が、テキストと画像を組み合わせて翻訳するよりも簡単に翻訳できます。
ローカリゼーションのコストが予算を超えている場合、または追加費用の価値がない場合は、視覚的なドキュメントを使用しないでください。
ローカリゼーションプロセスであなたをサポートできるツールを探すときは、画像からのテキスト、変数、メタデータ、目次、翻訳用の画像（レイヤー）内のテキストなどのデータも送信するようにしてください。
7.画像やビデオを作成するためのリソースはありますか？
ビデオや画像を作成するには、テクニカルライティングに必要なスキルよりもはるかに多くのスキルが必要です。
多くのテクニカルライターは素晴らしいテキストの指示を作成できますが、それは必ずしも彼らが経験豊富な画像またはビデオメーカーであることを意味するわけではありません。
そして、不十分に作成された画像やビデオは、おそらくその目標を達成できません。
写真はイラストの安価な代替品になり得ます。 しかし、多くの場合、情報が多すぎるため、それほど有益ではありません。 自分で矢印を追加しても、写真が理解しやすくなるとは限りません。
高品質のビジュアルドキュメントを使用する場合は、明確で役立つビジュアルを作成するために必要なスキルを習得する必要があります。 専門家以外の人の視覚的なコミュニケーションに役立つ優れたツールがあります。
このようにして、テクニカルコミュニケーターは、急な学習曲線を経ることなく、魅力的な視覚要素を作品に含めることができます。
8.何かをデモンストレーションする必要がありますか？
タスクを学習するための手順情報には、タスクを実行するために必要な一般的な手順が含まれている必要があります。
調査によると、手続き型情報にデモンストレーションを追加し、タスクの実行方法を示すことで、学習の効果が向上することがわかっています。
ビデオを使用して、主要な機能とワークフローのデモンストレーションで手順情報を補完することができます。
デモンストレーションが必要かどうかを判断するための経験則は、手順の説明から始めることです（必要に応じて写真で拡張します）。 テキストや写真だけで明確に説明するのが難しすぎる特定の手順を見つけた場合は、ビデオが付加価値になる可能性があります。
9.動きを示す必要がありますか？
ユーザー支援には、多くの場合、移動が含まれます。
これは、Photoshopポリゴンなげなわツールを使用するときのマウスの動き、邪魔にならないバルブの回転、ミシンの通し、またはロックの選択などです。
テキストや写真だけで動きを説明するのは難しい。
動きをデモンストレーションしたい場合は、ビデオを使用してください。
10.状態を示す必要がありますか？
何かの状態を画像、写真、テキストだけで翻訳するのは困難です。
LEDライトの視覚的な信号、エンジンが発している音の識別、混合コンクリートが十分に液体であるかどうかの判断、または作成しているカスタードが「ジグザグ」であるかどうかのテストでさえ、「状態」の意味の良い例です。 " 何かの。
ビデオを追加すると、何かの状態がどのように見える必要があるかを説明するのに役立ちます。
11.力を発揮する必要がありますか？
また、力を加える方法を写真やテキストで説明するのは難しいです。
ボルトを締めるときにレンチに適切な力を加える方法、アセンブリを「手で締める」状況に「注意深く」回す方法、または実際に外れる前にiMacカバーを引っ張る必要がある強さについては、次のとおりです。すべての良い例。
使用する力を示す必要がある場合は、ビデオがソリューションです。
12.何人に連絡したいですか？
人々が写真よりも好きなのは動画だけです。
そして、人々は教育ビデオに惹かれます。
YouTubeで「ハウツー」を検索すると、4億3900万ヒットになります。 Tシャツの折り方に関するYouTubeチュートリアルは、約900万回視聴されています。
誰かがビデオを見る可能性は、テキストを読むよりも75％高くなります（ソース）。 ビデオチュートリアルが視聴されます。 テキストはスキップされます。
ユーザーアシスタンスが可能な限り多くの視聴者に確実に届くようにしたい場合は、ビデオを選択する必要があります。
13.ユーザーは非常に具体的な情報を必要としていますか？
視聴者が非常に具体的な情報を探している場合、ビデオは非常にイライラする可能性があります。
特定のネジを見つけることだけに関心がある場合は、20分のビデオを見たくありません。 ユーザーマニュアルのページをめくるか、電子版でctrl + fを使用する方がうまくいきます。
そのような特定の情報についてビデオをスキャンすることは、テキストや画像をスキャンすることよりも困難です。
動画を短くし、キャプションや字幕を追加し、テキストを検索可能にすることで、動画をよりスキャンしやすくすることができます。
それ以外の場合、ユーザーが特定の情報を頻繁に参照する必要がある場合は、ビデオを使用しないでください。 代わりにテキストを使用してください。
14.私の予算はいくらですか？
お金！ プロが作成したビデオや画像は高額になる可能性があります。 彼らが専門的に作られていないとき、彼らはひどく見えることがあります。
ターゲットグループ（たとえば、内部使用と外部使用）と、優れたビデオを作成するために行った努力によっては、アマチュアビデオが受け入れられる場合があります。
ほとんどのソフトウェアは、安価なスクリーンキャストビデオで説明できます。
15.ユーザーが覚えておく必要があることは重要ですか
後の段階で情報？
ユーザーは、1回限りの参照情報が必要な場合もあれば、頻繁にまたはずっと後で思い出すために情報を学習する必要がある場合もあります。
注意深く作成すると、ビデオは学習やトレーニングの目的で使用するためのより効率的で効果的なメディアになります（ソース）。つまり、後の段階で学習したことを覚えやすくなります。
ユーザーが後の段階で情報を覚えて再現する必要がある場合は、ビデオが適切な媒体になります。
結論
画像やビデオは、より良いドキュメントを作成するのに役立つ場合があります。 ただし、覚えておくべきことがいくつかあります。
- 法的な条件の結果としてのみ、イラストやビデオの使用にいくつかの制限がある場合があります
- ビデオの使用は主にインターネットアクセスを必要とします
- ビデオの更新は費用のかかるプロセスになる可能性があります
- ローカリゼーションプロセスによっては、イラストやビデオの翻訳に費用がかかる場合があります
ほとんどの場合、より明確なドキュメントを作成するには、画像で強化されたテキストで十分です。 次の状況でビデオを使用することを検討してください。
- 何かをデモンストレーションする必要があるとき
- 学習の有効性が重要な役割を果たす場合
- モバイルデバイスのユーザーのみをターゲットにし、オーディエンスが常にインターネットにアクセスできる場合
- 高品質のビデオを作成するためのリソースがある場合
- 大勢の聴衆にリーチしたいとき
明確で明確な指示を書くのと同じように、プロの画像やビデオを作成するには特定のスキルが必要です。 ツールとチュートリアルは、これであなたをサポートすることができます。
最も重要なのは、ユーザーがカスタマージャーニーのすべての段階で優れたユーザーエクスペリエンスを望んでいることです。
これを提供するのはあなたの責任です！
優れた製品にその時間を費やした後は、ユーザーアシスタンスに相談するときにユーザーに優れたエクスペリエンスを提供することもできます。
ユーザーがカスタマーサポートの助けを借りずに製品をインストールまたは使用できると想像してみてください。
さらに優れたユーザーエクスペリエンスに貢献するユーザーアシスタンスを想像してみてください。
あなたはこれを達成することができます！
そうするために、この投稿からの質問を自問してください。そうすれば、ユーザーは製品のインストール、使用、または問題の解決に興奮します。