現代の職場で成功するためにハイパフォーマンス チームが行うこと
公開: 2022-06-27ハイブリッド ワークの世界では、従業員がいつ、どこで働くべきかについて激しい議論が繰り広げられています。 ただし、その方法についてはあまり注目されていません。 そこに問題があります。 どのように正しく理解するかは最も難しい部分ですが、最も重要です。
組織は、従来の考え方にいまだに混乱しています。 オフィスをオンラインに移行することを余儀なくされたときでさえ、彼らは自分たちの職場に蔓延していた悪い習慣を身につけました。会議の多さ、技術インフラの悪さ、リーダーシップへの素朴なアプローチなど、リストは続きます。 仕事の世界が急速に変化する中、組織はしぶしぶながら、人々が働く場所を変え、場合によっては働く場所さえも変えました。 変化が遅かったのは、仕事のやり方が急速に変化する職場の現実を反映する必要があるという認識でした。
リーダーは、従業員の働き方を改善する必要があります。 非同期優先のコミュニケーション アプローチは、職場が完全にリモート、ハイブリッド、対面のいずれであっても、新しい困難な仕事の世界で成功したいと考えている組織やリーダーにとって必須です。
おなじみの同期優先の作業アプローチの安全毛布の後ろに隠れて、チーム メンバーが同時に同じ (仮想) ルームにいることがチームの適切な機能を維持していると自分に言い聞かせるのをやめる時が来ました。 そうじゃないから！ 念のために言っておきますが、私は対面での社会的交流で繁栄するタイプAの外向性ですが、長時間の無意味な会議（対面であるかどうかにかかわらず）が私を生産的にするものではないことを最初に認めます.
ほら、同期通信が重要ではないと言っているわけではありません。 しかし、それがデフォルトになると、一定の過敏性に対する環境と期待が生まれます。 すべてのやり取りがファイアドリルになります。 対照的に、リーダーが思慮深く計画を立てて実行すると、非同期通信が成功するための扉が開きます。
過去 10 年間、私は最も成功したリーダーの何人かが、同期と非同期のコミュニケーションのバランスを大幅に見直し、チームのためにダイナミックで健全な環境を作り出すのを見てきました。 私もそれに続き、その過程で多くのことを学びました。
しかし、それに飛び込む前に、非同期通信の定義と重要性について同意しておきましょう。
非同期通信とは
同期コミュニケーションはリアルタイムで発生するコミュニケーションであり、すべての関係者が同時に関与します (Zoom 通話など)。非同期コミュニケーションは、従業員が自分のタイムテーブルに従って作業を整理および実行できるようにするコミュニケーションのスタイルであり、戦略を立てて微調整するためのスペースを提供します。 -成果物を調整します。
なぜ非同期ファーストなのか?
簡単に言えば、非同期作業は、従業員の幸福度、健康度、生産性を向上させます。 同時多忙な作業は、チームの生産性を低下させ、不必要な不安を生み出す可能性があります。 パンデミックの間、通勤時間がなくなったにもかかわらず、在宅勤務によって労働時間が増加し、ワークライフバランスが歪んでしまいました。 同時に、アメリカの労働者の 94% が、職場でストレスを感じていると報告しています。
会議など、特定の種類の同時作業が常に従業員の予定表を占めていても、何の役にも立ちません。 バートルビーの法則によると、会議は出席者の 80% の時間の 80% を無駄にします。 平均的な人は、会議に 35% から 50% の時間を費やしており、エグゼクティブは会議の 67% が非生産的であると考えています。 これらの統計を考えると、リーダーは非同期コミュニケーションを支持して、従業員の時間を有効に活用し、従業員のメンタルヘルスを優先するために解放する必要があると確信しています。
会議時間を短縮し、非同期コミュニケーションを重視することで、リーダーは過剰反応の悪循環を断ち切り、集中して作業する時間と思慮深い関与のためのスペースを作ることができます。その結果、効果とコラボレーションが向上し、ストレスと不安が大幅に軽減されます。 さらに、これにより包括性が深まります。同期環境では、誰もがその場で最善を尽くすことができるわけではないからです。
非同期優先の作業をリードする方法
パフォーマンスの高いチームは、非同期ファーストのアプローチを採用しています。 彼らは創造性とテクノロジーを駆使して、非同期コミュニケーションを通じてコラボレーションとインクルージョンの環境を作り出します。 主要な組織は、従業員のニーズに適応するために文化的規範を改訂することさえあります。
まずはおすすめの5つをご紹介します。
「ノーミーティング」デーを設定する
私は、「金曜日はミーティングなし」を導入した 2 つの会社で働いたことがあります。 経営陣が模範を示し、トップが主導したため、文化的に完全に実装することに成功したのは 1 社だけでした。 チームメイトと私にとって、1 週間で最も生産的な日でした。 さらに、同じ会社は、夏の間、従業員に隔週金曜日の休暇を与えました。 どちらも、同僚間の生産性と友情のレベルの向上に貢献しました。 これにより、非同期コラボレーションを優先するようになりました。
タイムゾーンと個性を考慮し、尊重する
私はほぼ 30 年間、世界中の人々と仕事をしてきました。 私が最も効果的だと思ったものを知っていますか？ 非同期優先の作業アプローチ!
グローバルなチームとのコラボレーションは、リアルタイムでないときに最適に機能します。 午前 6 時に会議に参加する人もいれば、午後 10 時に会議に参加する人もいる会議を開く代わりに、誰もが最も生産的な自分でありながら貢献できる環境を作ります。
時差だけではありません。 人々の仕事の好みを考慮する必要があります。 たとえば、私のチームには夜更かし型の優秀な人物がいました。 彼は米国に住んでいましたが、午後 5 時から午後 11 時の間に最高の仕事をしました。 さらに、彼はリアルタイムで (電話で) アイデアを提供することを快適に感じるタイプの人物ではありませんでした。 彼は、処理し、調査し、意見をまとめるのに時間が必要でした。 そのすべてを知っていたので、私は彼との 90% の時間で非同期作業アプローチを利用しました。 結果？ 並外れた作品。
私のお気に入りのベンダーや代理店のいくつかは、アジアとアフリカにあります。 このように大きな時差があるため、さまざまなコミュニケーション ツール (WhatsApp を含む) を使用して共同作業を行っています。 この通信の約 98% は非同期で行われ、シームレスに機能します。
会議をビデオ更新に置き換える
ビデオを作成して同僚、利害関係者、またはパートナーに送信するだけで、多くの会議を置き換えることができます。 無駄な時間を削減するだけでなく、エンゲージメントも向上させます。 TechSmith の調査によると、従業員の 48% がビデオを最も魅力的なコミュニケーション手段と考えています。
このアプローチに最適な会議の種類は次のとおりです。
- 「通知」ミーティング: ステータスの更新、指標の報告、プロジェクトのデモ、新入社員の紹介、「舞台裏」のプロジェクト情報、毎月のリーダーシップの更新など。
- 「ショルダー タップ」トレーニング: 「ハウツー」質問への回答、新しいツールの紹介、新しいプロセスの概要など。
- フィードバック ミーティング: 利害関係者のレビュー、欠陥の報告、よくできた仕事についてチーム メンバーを祝福するなど。
10 年以上にわたり TechSmith 製品のファンとして、私は Snagit のオールインワン キャプチャ ツールを使用して、画面を簡単に記録し、必要に応じて簡単なリアルタイム編集を行っています。 Snagit は、自分の声と画面 (または Web カメラ) を同時に記録する簡単な方法を提供してくれるので、見栄えの良い情報ビデオを簡単に作成できます。 多くの場合、スライド デッキやスプレッドシートを開いて、記録しながら話し合うだけで簡単に実行できます。 次に、気に入らない部分を簡単に切り取って、洗練された完成品を作成し、チームと共有できます。
共有ドキュメントとビジュアル コラボレーション プラットフォームを介したブレインストーミングとコラボレーション
デザイン コラボレーション用の SnagIt や InVision、Web サイト開発コラボレーション用の Pastel、ビジュアル ブレーンストーミング用の Miro や Mural などのツールを使用すると、効果的にコラボレーションできます。 Google Docs、OneDrive、DropBox と並んで、これらはツールボックスの非常に貴重なツールであり、高い生産性と優れた柔軟性を同時に実現します。
境界を設定し、ツールを使用して気を散らすものを減らす
The Economist の調査によると、従業員の 34% が、同僚から顔を合わせて話を遮られるために仕事に集中できなくなっていることがわかりました。 この集中力の喪失は、Slack、Microsoft Teams、テキスト メッセージング プラットフォームなどのツールから気が散る仮想環境では、さらに深刻になると思われます。 パフォーマンスの高いチームは、互いの好みの作業パターンを調整し、尊重します。 彼らは「オフィスアワー」を作成し、プラグインを使用して中断を減らし、集中時間を最大化します。 彼らは慎重な計画と非同期コミュニケーションに依存して、個々のチームメンバーが最も生産的で関与できるように同僚に仕事のスペースを与えながら、最高の自分を仕事にもたらします.
結論として、「人材戦争」と「大辞職」運動の中で、人々の働き方が組織の未来を形作ることになります。 従業員のメンタルヘルスを犠牲にすることなく生産性を最大化することは、今やビジネス上の必須事項です。 非同期優先の作業アプローチは、例外ではなく、ルールになる必要があります。