プロセス改善: 成功のための戦略と例

プロの現場で「プロセス」という言葉を聞くと、「ああ、退屈な時間の無駄だ」と思われませんか?あなたにとってプロセスにネガティブな意味合いがある場合は、あなたのチームや組織が結果を重視するビジネスプロセスから離れ、プロセスのためにプロセスの停滞に陥っている可能性が高くなります。気分を悪くしないでください。そこに到達するのは簡単ですが、献身的な努力、組織的な内省、そして少しのツールがあれば、有意義な仕事にすぐに戻ることができます。

プロセスの改善に時間を費やすことは、行われる作業量だけでなく、従業員の仕事生活の質においても効率と生産性を向上させるため、努力する価値があります。

自分の貴重な時間が賢明に使われていると感じ、改善に取り組んでいる従業員は、より良い仕事を提供し、定着する可能性が高くなります。また、継続的な改善を適用することで、チーム メンバーは小さな変化が積み重なって大きな違いを生むことがわかります。影響力を感じることが職場で人々が求めるものの核心であるため、これは重要です。

プロセス改善とは何ですか?

プロセス改善は、改善すべき領域を特定するための体系的なアプローチです。それは、ワークフロー内の非効率、無駄、またはエラーを特定し、結果を改善するために段階的に変更を加えることです。継続的改善とは、私たちが働く環境は変化し続けるものであり、それに伴って私たちも変化し続ける必要があるという考えに当てはまります。

現在の優れた解決策は、問題自体が変化するため、優れた解決策であり続けるとは限りません。チームは、直面している問題と求めている成果を改善し続ける必要があります。たとえ小さな段階的な変更であっても、継続的かつ反復的な改善を採用することで、チームや組織は変化のペースに遅れないようにすることができます。

Snagit は、数回クリックするだけで既存のプロセス、ワークフロー、ボトルネックを簡単に文書化できるため、プロセス改善に役立つツールです。問題を視覚的に図解することで、チームが解決策を考えるときに対応できるようになります。たとえば、Snagit を使用してプロセスのすべてのステップのスクリーンショットに注釈を付けた後、Snagit の吹き出しツールを使用して問題を強調表示し、さらに議論することができます。

継続的な改善プロセスとは何ですか?

継続的な改善プロセスにより、組織のあらゆるレベルの従業員が、継続的な改善のための小さな変更を提案して実行することが奨励されます。継続的な改善を成功裏に導入し奨励する組織は、発生した問題を解決する権限を与えられたチームを作成します。

継続的改善を実行するための唯一の正しい方法はありませんが、目標を達成するのに役立つ方法論は数多くあります。これらの方法論には重複するものもあれば、他の方法論から生まれたものもありますが、すべて時間の経過による改善に基づいています。

• カイゼン: トヨタは自動車製造における継続的改善 (カイゼン) の概念を普及させました。同社は、多くの小さな改善を通じて無駄を最小限に抑え、効率を向上させました。
• アジャイル: アジャイル手法のルーツはソフトウェア業界にあります。アジャイル実践は顧客第一であり、漸進的です。アジャイルマニフェストは、厳密なルールのリストを提供するのではなく、あるセットのものを別のセットのものより優先します。アジャイル システム内の個人には、意味のあることを実行する余地があります。
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): PDCA は、継続的な改善におけるデータの重要性を強調する 4 部構成の循環プロセスです。チームは、どのように改善されているかを知るために、自分たちの仕事を測定する必要があります。サイクルの「チェック」の部分は成功のために重要です。
• カンバン: カンバンは、多くの場合、カンバン ボードと呼ばれる視覚化を通じて作業の流れに焦点を当てています。カンバンを使用すると、チームは 1 つの作業を最初から最後までできるだけ早く進めようとします。チームには WIP (進行中の作業) 制限があり、新しい作業を開始する前に問題を解決する必要があります。これにより、作業を合理的に実行可能で価値のある最小の部分に分割することも促進されます。
• リーン: リーン手法では、製品をユーザーに提供する前に、製品にできる限り最小限の作業を行うことの価値が強調されます。リーン製品開発では、製品の次のイテレーションは常に、最後のラウンドのユーザー テストからの学習に基づいて行われます。

継続的な改善プロセスを実装する方法

1. ちょっとメタ的な気分になる
   プロセスを実装するプロセスは、それ自体がプロセスです。継続的かつ漸進的な改善の原則を念頭に置いてください。プロセスを突然、自分で、または大々的に変更しようとしないでください。
2. 小さく始めてください
   プロセスの改善に協力する小さなチームを 1 つ特定します。組織全体がこの変化から恩恵を受ける可能性があると考えた場合でも、少人数のグループでプロセスを進め、改良を加えれば、それを他の人に拡張する準備が整います。
3. 賛同を得る
   グループの他のメンバーは、あなたがプロセスの変更を提案する理由を理解する必要があります。期待する目標と改善された結果を強調します。フィードバックに耳を傾け、最初の実装アイデアを調整して、プロセスに他の人を含めます。
4. 試してみてください
   あなたが選んだ方法論や計画を実行に移してください。
5. レトロを忘れずに
   プロセスの改善を試した後、小グループを集めて、何がうまくいっているのか、何がうまくいっていないのか、次の反復で行う必要のある微調整について話し合います。
6. 成功を祝う
   少し時間を取って、これまでに学んだことを認識してください。改善や効率の向上が見られた場合は、それを祝いましょう。調査結果を、一緒に作業する他のチームと共有し、改善に関するデータと詳細を含めます。
7. 繰り返す
   繰り返し、繰り返し、繰り返し。すべての反復から学習し、結果を共有することを意識してください。他者とのコンテキストを構築することは、職場に継続的改善の文化を発展させるための第一歩です。改善されたプロセスが小グループで機能しているのを組織が確認すると、他の人も自分のチームでそれを試してみようと思うようになり、部門または組織レベルでプロセスの改善がどのようなものになるかを検討し始めることができます。

継続的改善事例

チームコミュニケーションの改善

TechSmith のコミュニティ エンゲージメントおよび人事チームの Michelle と Amy は、会議の代わりに Snagit を頻繁に使用し、非同期で作業しています。特にチーム全体で、忙しい同僚のカレンダーを管理するのは非常に困難な場合があります。ミシェルとエイミーは、Snagit と Screencast または Slack を使用して、同じ (仮想) 部屋に集まるよりも迅速に仕事を完了します。

カスタマーサポートプロセスの強化

「顧客へのサービスに費やされない時間は高くつきます」と TechSmith のセールス オペレーション チームの Mike 氏は言います。彼は、すべてのチームメイトやパートナーに最新の情報を提供し、新しいソフトウェアやプロセスについての知識を与え続けることが課題だと考えていました。一口サイズのデモとチュートリアルのビデオを作成することで、よくある質問に対する回答を再利用し、統一された方法でトレーニングを提供することができました。彼は個人顧客に対しても同様の戦略を採用しています。顧客が機能について質問がある場合、オンラインでチュートリアルへのリンクを投げるのは簡単ですが、顧客に役立つチュートリアルの正確な部分を示し、Mike の Web カメラ ビデオを含むビデオを作成することで、顧客は次のことを行うことができます。よりパーソナライズされた、より人間的なインタラクションを生み出すことができます。

プロジェクト管理ワークフローの合理化

TechSmith のプロジェクト管理オフィスの Steve は、Snagit を開発しているソフトウェア チームとのカンバン ワークフローのサポートを支援しています。彼は、議題項目の達成に関する期待とコンテキストを設定するために、視聴前のビデオを作成します。また、チーム カンバン ボードのスクリーンショットを使用して、その時点でのチームのステータスを説明します。これは、障害やボトルネックを指摘するのに役立ちます。これらの画像は、参加できなかったチーム メンバー向けに、バックログ改善会議の優れた視覚的な概要も提供します。

継続的な改善のメリット

効率の向上

これは、継続的な改善の最も直接的な利点です。こうした小さな変化はすべて、時間の経過とともに積み重なり、効率が向上し、無駄が削減され、組織の成果が向上します。

従業員エンゲージメントの強化

職場文化におけるデータ主導の思想的リーダーであるギャラップは、従業員のエンゲージメントを次のように説明しています。
「人々は自分の仕事に目的と意味を求めます。彼らは自分の得意なことを知られることを望んでいます。」

継続的な改善プロセスにより、従業員が働いている環境に意見を提供する体系的な機会が得られ、権限付与と自律性の両方の感覚が高まります。これは、改善そのものへの焦点と組み合わせることで、ダニエル ピンクの真のモチベーションの 3 つの要素、つまり自主性、熟達、目的すべてに当てはまります。つまり、継続的な改善プロセスにより、従業員に発言権が与えられます。

顧客満足度の向上

効率が高ければ高いほど、一定の時間枠内でより多くの価値を顧客に提供できるようになります。そして、反復が早くなればなるほど、顧客の問題点をより早く特定し、それに対処して顧客に改善を提供できるようになります。小さな変更を加え、そのたびに顧客からのフィードバックを得ることで、大きな変更を一度にリリースするよりも、顧客に満足して問題をうまく解決できる製品を提供できる可能性が高くなります。

継続的なプロセス改善に Snagit を使用する理由は何ですか?

ワークフローのビジュアルドキュメント

Snagit を使用すると、数回クリックするだけで画面上の作業を簡単に文書化できます。画面を画像でキャプチャし (長いコンテンツの場合はスクロール キャプチャ)、注釈ツールを使用して手順を文書化したり、吹き出しを作成したりできます。または、ナレーションで手順を説明しているときに画面をビデオにキャプチャし、Snagit の画面描画ツールを使用して画面の特定の部分に注意を促すこともできます。

簡単なコラボレーションと共有

Snagit の共有機能により、チームは視覚的な更新を迅速に取得して配布できるため、プロセス改善の過程で全員が確実に足並みを揃えることができます。 OneDrive、Google Drive、Slack、Teams など、職場ですでに使用しているツールに接続します。または、Snagit の「リンクの共有」機能を使用して、コンテンツをすばやくアップロードし、スクリーンキャスト上でそのコンテンツへのリンクを取得することもできます。スクリーンキャストを使用すると、他の人がメディアを閲覧してコメントできるようになり、コミュニケーションに便利な場所が提供されます。

合理化された実装

Snagit のテンプレート機能は、繰り返し可能で使いやすい成果物の作成に役立ちます。同じ 2 つのデータセットを毎週比較することになることをご存知ですか? Snagit テンプレートを使用してプレゼンテーションを標準化し、振り返るための特定時点の記録を提供します。

Snagit を使用してプロセスを改善する準備はできていますか?

Snagit の無料トライアルをダウンロードして、プロセスの改善を視覚的に文書化して共有します。 Web カメラ ビデオを使用した Snagit 画面共有で、認識されている障害や潜在的な結果を他の人に説明することで、継続的な改善のアイデアに参加してもらいましょう。

プロセスと継続的改善に関するよくある質問