効果的な 1 対 1 ミーティングの開催方法
公開: 2024-09-281 対 1 のミーティングは、特に直属の上司や部下とのつながりの場合、強力な仕事上の関係を構築し、フィードバックを提供し、キャリア開発について話し合うために不可欠です。特に直属の上司との 1 対 1 のセッションに大きな価値があると感じていない場合は、アプローチを見直す時期が来ています。
これらのヒントを採用すると、より構造化されたアプローチがサポートされ、会話がスムーズになるためのスペースを残しつつ、次の接続までに自分の役割をうまく続けるために必要な実践的な基礎をすべてカバーできるようになります。
1 対 1 の時間と体験を最適化するには、1 対 1 の構成を検討し、議題を設定し、1 対 1 の割り当て時間と設定について慎重に検討してください。
これは、1 対 1 の個人的な性格を完全に捨てなければならないという意味でもありません。これは、マネージャー、従業員、同僚のことをさらによく知り、平等な関係を築くのに最適な場所になる可能性があります。より健全な職場関係を築き、お互いのキャリアの成長をサポートします。
これらのヒントは、1 対 1 を雑用からつながり、コラボレーションし、さらには少し楽しむ機会に変えるのに役立ちます。
実行中のアジェンダを作成して維持する
効果的な議題テンプレートは、これらの会議を生産的かつ集中的に行うのに役立ちます。最も効果的な 1 対 1 会議の議題テンプレートには、構造化され、柔軟性があり、オープンなコミュニケーションを促進し、双方の準備に役立つという共通の特徴があります。
ここでは、1 対 1 会議の最も優れた議題テンプレートのいくつかと、それらが優れている理由を示します。
1. 3 P: 進捗状況、優先順位、問題点
なぜ効果があるのか
- 構造的でありながら柔軟: このテンプレートは、あらゆる役割において重要な主要領域に焦点を当てており、さまざまな業界に適応できます。
- バランス: 成果と課題の両方についてのディスカッションを奨励し、パフォーマンスと今後の作業の包括的な概要を示します。
- 実用的: 各セクションは明確な次のステップにつながり、説明責任を確保できます。
テンプレートの例
- 進捗状況: 前回の会議以降、何を達成しましたか?
- 優先順位: 今後の週/月の主な目標は何ですか?
- 問題: 直面している課題はありますか?
2. フィードバック中心の議題
なぜ効果があるのか
- 成長に重点を置く: このテンプレートはフィードバックを優先し、継続的な改善と開発を促進します。
- オープンな対話: 従業員とマネージャーの両方がフィードバックを共有することを奨励し、双方向のコミュニケーション チャネルを作成します。
- 従業員のエンパワーメント: 従業員がフィードバックが必要なトピックを提起できるようになり、エンゲージメントが促進されます。
テンプレートの例
- 勝利とうまくいったこと: 最近のどのような成果を祝う必要がありますか?
- 課題: どのような障害に直面しましたか?どのようにサポートできますか?
- フィードバック: 私に対してどのようなフィードバックがありますか?ここに私があなたのために用意したフィードバックがいくつかあります。
- 成長: さらに伸ばしたいスキルや分野は何ですか?
3. チェックインと健康に関するアジェンダ
なぜ効果があるのか
- 総合的なアプローチ: 仕事の進捗だけでなく、従業員の幸福、精神的健康、仕事の満足度にも取り組みます。
- エンゲージメントと定着率: 従業員の健康に気を配ることで、エンゲージメントが高まり、離職率が減少します。
- 信頼の構築: 健康状態を定期的にチェックすることで、信頼とサポートの文化が構築されます。
テンプレートの例
- 健康状態: 仕事中と仕事外の両方で、全体的に気分はどうですか?
- ワークロード: 現在のワークロードはどの程度管理可能ですか?
- サポート: 仕事量やストレスレベルのバランスをとるために、私またはチームから何か必要なことはありますか?
- 個人的/専門的な能力開発: 焦点を当てたい個人的な能力開発の目標はありますか?
4. オープンディスカッションの議題
なぜ効果があるのか
- 柔軟性: 従業員が考えていることを自由に発言できるようになり、自由な議論が促進されます。
- 適応性: その時々の優先順位に基づいて調整できるため、動的な作業環境に適しています。
- エンゲージメント主導: 従業員が会話に主導権を持つよう奨励します。
テンプレートの例
- 社員からのトピックス：今日は何を話したいですか？
- マネージャーからのトピック: 取り上げる価値があると考えられる項目
- 次のステップ: 次の 1 対 1 の前にどのようなアクションをとるべきですか?
これらのテンプレートが目立つ理由
- 明確な構造: 各テンプレートは、会議の集中力と効率性を維持できるように設計されており、重要なトピックが脱線することなく確実にカバーされます。
- 仕事と自己啓発のバランス: 最適なテンプレートは、当面の仕事関連の事項と長期的なキャリアの成長をカバーしています。
- カスタマイズ: これらのアジェンダは、フィードバック、健康、パフォーマンスのいずれに重点を置くかにかかわらず、さまざまなニーズに合わせて調整できます。
- エンゲージメント: 従業員は、自分の意見が積極的に求められ、優先順位が付けられると、より関与し、評価されていると感じ、マネージャーと従業員の関係が強化されます。
1 対 1 の会議に着いたら、まず議題にある項目を重要なものから順にランク付けします。こうすることで、時間が足りなくなった場合に、最も重要なトピックを優先することができます。各項目について話し合うときは、その項目をリストから消して、決定事項や実行項目を文書化します。これにより、全員が同じ認識を保つことができ、後で会議のメモを確実に参照できるようになります。
時間を賢く使う: 会議を反転させます
直接会っていても、ビデオ通話で離れていても、同期の時間は貴重です。これは、1 対 1 の同期時間を必要としないステータス更新のために予約された場所であってはなりません。
ここは、安全な環境で自由形式の質問をしたり、ディスカッションしたり、ブレインストーミングしたり、最善の道を議論したりするのに最も安心できる場所です。ここは、マネージャーや同僚の視点を本当に理解して、前進して最高の仕事ができるようにするためのスペースです。
できるだけ早く核心に到達できるようにするために、提供すべき最新の状況や、チーム メンバーとの活発なディスカッションの基礎となる背景情報がある場合は、パーソナライズされたメッセージを送信して会議を切り替える必要があります。事前に動画更新しておきます。
事前にビデオやプレゼンテーションを送信すると、会議の相手は積極的に傾聴することができ、接続前に提供された情報を実際に理解することができます。貴重な時間を一緒に過ごしながら、ただ話し合うだけでなく、話し合いができるように準備しましょう。
さらに、さまざまな学習スタイルにとって大きな変革をもたらします。自分の頭で考えるのが好きな人もいれば、論点を整理してまとめるのに時間がかかる人もいます。会議を反転させることで、全員が輝けるチャンスを得ることができます。会議を反転する方法については、この 2 分間の短いビデオをご覧ください。
ビデオメッセージ > ミーティング
Snagit を使用して画面とカメラを録画すると、更新やフィードバックが迅速に得られます。
もっと詳しく知る
最大限の効果を得るには、1 対 1 の会議を短く (30 分) にとどめてください。
業績管理や業績レビューの会話など、一部の会議は、年間の特定の時期にさらに深くなるように設計されていますが、定期的な会議は継続的にフィードバックを受け取る場所でありながら、短くすることができます。
1 対 1 のミーティングは、あらゆる組織において従業員の能力開発とコミュニケーションに不可欠な部分です。ただし、これらの会議を短く (できれば 30 分程度) にしておくと、長いセッションよりも効果的になります。 30 分間の 1 対 1 の方が、1 時間丸ごとよりも効果的な場合が多い理由は次のとおりです。
1. 集中力と効率性の向上
会議の時間が 30 分に制限されている場合、マネージャーと従業員の両方が自分の時間をより意図的に使うことが奨励されます。会議を短くする場合、参加者は重要性の低いトピックに脱線するのではなく、重要な問題に優先順位を付ける必要があります。
なぜこれが機能するのか
- 焦点を絞った議題:タイトなスケジュールでは、進捗状況の更新、課題、次のステップなどの中心的な主題に固執する必要があります。不必要な話の逸脱を防ぎ、結果を重視した会話を保ちます。
- 準備が重要:限られた時間を確実に有効に活用して、会議の生産性を高めるために、双方がより良い準備をする可能性があります。
- 時間制限のある意思決定:限られた時間内に意思決定をしたり問題を解決したりする必要があるため、明確さと迅速な行動が促進され、プロジェクトを前進させるのに役立ちます。
2.会議疲れを防ぐ
会議が長くなると、参加者が精神的に疲労してしまうため、利益が減少することがよくあります。約 30 分後、注意レベルが低下する傾向があり、エンゲージメントと効果が低下します。会議を短くすると、会話全体を通して高いエネルギーと集中力を維持することができます。
なぜこれが機能するのか
- より高いエネルギー レベル: 30 分間の会議では、参加者が新鮮で熱心な状態を維持できるため、よりダイナミックな会話が可能になります。
- 生産性の低い会話に「漂流」することを回避します。時間が短縮されると、1 時間の会議でよく発生する、議論が無関係または優先順位の低いトピックに流れ込む機会が少なくなります。
3. より頻繁なチェックインをサポート
1 対 1 のミーティングを短くすれば、毎週でも隔週でも、より頻繁にミーティングをスケジュールするのが簡単になります。これにより、時間の経過とともに大きな問題が積み重なるのを待つのではなく、継続的なコミュニケーションと迅速な軌道修正が可能になります。
なぜこれが機能するのか
- タイムリーなフィードバック:より頻繁で短い会議により、リアルタイムのフィードバックの機会が提供され、問題がエスカレートする前に対処できます。
- 継続的な調整:頻繁にタッチポイントを設定することで、頻繁に行われる会議を延長することなく、マネージャーと従業員の両方が目標、進捗状況、優先事項について調整を続けることができます。
4. チーム全体の生産性を向上させる
1 対 1 の時間を 30 分に抑えることで、マネージャーは他の優先度の高いタスクに集中できる時間が増えます。同様に、従業員も自分の時間が尊重され、勢いを失うことなく仕事に戻れることに感謝しています。
なぜこれが機能するのか
- 時間管理の改善:短い会議は忙しいスケジュールに合わせやすく、双方が会議と日々の責務のバランスをとりやすくなります。
- より多くの人とより多くの会議を行う:大規模なチームを持つマネージャーの場合、会議を短くすることで、他のタスクに時間を犠牲にすることなく、個々のチームメンバーとより頻繁に会議を行うことができます。
5. 簡潔なコミュニケーションを促進する
1 対 1 のミーティングを短くすると、より明確で簡潔なコミュニケーションが促進されます。双方とも要点を理解する可能性が高く、過剰な説明や不必要な詳細に耽溺することを避けます。
なぜこれが機能するのか
- より明確な実行項目:会話は重要な問題に焦点を当てているため、参加者は明確で実行可能な要点を残して会議を終了する可能性が高くなります。
- 説明責任の向上:会議が簡潔であるということは、フォローアップや次のステップが記憶に残り、実行される可能性が高く、説明責任の文化が強化されることを意味します。
6. 忙しいスケジュールにも柔軟に対応
今日のペースの速い労働環境では、マネージャーも従業員も数多くの責任を両立させています。 30 分間の 1 対 1 は、忙しい日に合わせやすく、時間の都合でキャンセルされたり、スケジュールが変更されたりする可能性が低くなります。
なぜこれが機能するのか
- チーム全体の会議の疲労を軽減:会議が短くなると、マネージャーと従業員の両方が他の会議、深い仕事、個人的なタスクに十分な時間を確保できるようになります。
- スケジュールの柔軟性の向上:短い会議のスケジュールが立てやすくなり、会議が一貫して開催される可能性が高くなり、全体的なコミュニケーションとつながりが向上します。
結論
30 分間の短い 1 対 1 ミーティングは、単に時間を節約する戦略ではなく、集中力を高め、疲労を防ぎ、より頻繁で効果的なチェックインのための環境を作り出します。簡潔なコミュニケーションを促進し、時間を浪費する傾向を減らすことで、会議が生産的で実行可能なものになり、従業員とマネージャーの両方に利益をもたらします。
1 対 1 の会議を最適化したいと考えている人にとっては、会話を鋭く、集中させ、生産性を保つには短い方が良いことがよくあります。
時折対面でのミーティングを主催する
今日のリモートファーストの世界では、ビデオ通話とメッセージング プラットフォームがデフォルトのコミュニケーション モードになっています。これらの仮想会議は効率的ですが、特にリモートまたはハイブリッド作業環境では、対面で 1 対 1 の会議を開催することが依然として重要である理由がいくつかあります。
1. より強い関係を築く
対面でのミーティングは、より深く本物のつながりを築くまたとない機会を提供します。人間同士の交流は対面で行われる方が豊かになり、より自然なコミュニケーションと信頼関係の構築が可能になります。
なぜこれが重要なのか
- 非言語的手がかり:直接会話すると、ビデオ通話では失われがちなボディランゲージ、顔の表情、声のトーンをより微妙に理解することができます。
- 感情的なつながり:直接会うことで、バーチャルでは再現するのが難しい信頼感と共感が生まれます。これは、マネージャーやチームから切り離されていると感じているリモート従業員にとって特に重要です。
2. オープンな対話を奨励する
対面の設定では、多くの場合、従業員が懸念を表明したり、フィードバックを与えたり、個人的な問題について話し合ったりすることがより快適になる環境が生まれます。物理的な近接性と共有スペースにより、よりオープンで正直な対話が促進されます。
なぜこれが重要なのか
- 堅苦しくない:ビデオ通話は、構造化された議題があるため堅苦しいと感じることがありますが、対面での会議は、特にコーヒーを飲みながら、またはリラックスした環境で行うと、より自然でカジュアルな会話が促進されます。
- 信頼の構築:対面でのやり取りにより、従業員とマネージャーの間の距離感が縮まり、従業員は安心して自分の考えや感情を共有できるようになります。
3. 集中力とエンゲージメントの強化
リモート会議では、電子メール通知、技術的な問題、家事の中断など、気が散る可能性があります。対面での 1 対 1 では、こうした仮想的な障壁が排除され、双方がその瞬間に完全に存在できるようになります。
なぜこれが重要なのか
- より深い関心:同じ部屋にいると、より集中した関わりが促進され、より質の高い会話が生まれます。スクリーンが邪魔にならずに、アイコンタクトを維持し、お互いの話を真剣に聞くことができます。
- より良い問題解決:双方が完全に関与すると、問題解決はより協力的かつ効果的になり、より迅速な解決につながります。
4. 企業文化の醸成
対面でのミーティングは、従業員と会社の間の文化的なつながりを強化します。リモートワーカー、特にオフィスにほとんど行かないワーカーは、より広範な組織文化から孤立していると感じる可能性があります。直接会うことで絆を取り戻すことができます。
なぜこれが重要なのか
- 文化的な連携:対面での会議は、従業員が会社の価値観、使命、チームのダイナミクスとのつながりをより感じるのに役立ちますが、仮想的な交流ではこれを達成するのは困難です。
- 帰属意識:リモートの従業員は、オフィスでのカジュアルな交流を逃すことがよくあります。直接会うことで、友情や帰属意識を再構築することができます。
5. 機密性の高い会話の処理
パフォーマンスの評価、個人的な課題、難しいフィードバックなどのデリケートなトピックは、対面で処理するのが最適です。対面でのミーティングにより、マネージャーは難しい議論の際に、より効果的に共感と理解を伝えることができます。
なぜこれが重要なのか
- 共感と微妙なニュアンス:難しいニュースやフィードバックを直接伝えると、双方がお互いのボディランゲージや感情をより正確に読み取って反応できるため、より感情的な感受性が高まります。
- サポートと安心感:従業員がフィードバックを受け取ったり、個人的な問題について話し合ったりするとき、上司が直接そこにいると、バーチャル会議では得られない安心感やサポート感を得ることができます。
6. ブレーンストーミングと創造性のためのスペースを作成する
対面での 1 対 1 は、ブレーンストーミングや問題解決のためのユニークなスペースを提供し、オンラインよりも対面での方がよりスムーズに感じることができます。同じ部屋にいるエネルギーが、仮想会議では再現できない創造性を刺激することがあります。
なぜこれが重要なのか
- 共同作業環境:対面でのディスカッションは、多くの場合、より自発的で創造的な交流につながりますが、構造化された仮想会議ではこれを達成するのが難しい場合があります。
- ホワイトボードとリアルタイムのアイデア創出:物理的に一緒にいることで、ホワイトボードやリアルタイムでアイデアをスケッチするなどの活動が可能になり、創造的な問題解決をスピードアップできます。
7. リモートファーストの世界で人間関係を再確立する
リモートワーク環境では、従業員は同僚と直接やり取りせずに長時間作業を続ける可能性があります。時折行われる対面での 1 対 1 のミーティングは、人間レベルで再びつながりを築く重要な機会となります。
なぜこれが重要なのか
- 孤立感の軽減:リモートワークは孤立感を引き起こす可能性があります。対面でのミーティングは、従業員に自分たちがチームの一員であること、そしてマネージャーが近づきやすく親しみやすい存在であることを思い出させます。
- 士気の向上:直接会うことで従業員が活性化し、目的意識や仕事へのつながりを新たにすることができます。
結論
リモートワークには利点もありますが、対面での 1 対 1 の価値を過小評価することはできません。より強力な関係を構築する場合でも、オープンな対話を奨励する場合でも、機密性の高い会話に対処する場合でも、人間のつながりには、直接会う場合にのみ完全に実現できる側面があります。
対面での 1 対 1 は、より深く、より有意義な体験を生み出し、信頼を強化し、コミュニケーションを強化し、最終的には従業員のエンゲージメントと満足度の向上につながります。主にリモートワーク環境に彼らを組み込むことは、人間的なつながりを維持し、より大きな信頼を育むための強力な方法です。
人は、自分が知っていて、好きで、信頼し、尊敬している人に対して最もよく働きます。時間をかけて上司や直属の部下と個人的なつながりを築きましょう。対面でも遠隔でも、仕事に関係のないトピックについて 1 対 1 で数分間話し合います。緊張を解くのに役立つ、BetterUp が提供する職場向けの会話のきっかけをいくつか紹介します。
- 仕事の中で一番好きな部分は何ですか?
- 最初の仕事は何でしたか？
- 副業やプロジェクトはありますか?
- リモートで仕事をするとき、カフェで仕事をしますか、それとも自宅で仕事をしますか?
- あなたが自分のキャリアの中で情熱を注いでいる事は何ですか?
- あなたの理想のワークライフバランスを説明できるとしたら、それはどのようなものですか?
- 仕事においてあなたにモチベーションを与えるものは何ですか?
- キャリアの中で学んだ価値のあることは何ですか?
- 今後楽しみにしているプロジェクトはありますか?
- このキャリアに就く前に、別のキャリアに挑戦してみようと考えたことはありますか?
- [会社]で働きたいと思った理由は何ですか?
- [役職]になるために学校に通いましたか?
- 時間管理のヒントはありますか？
これらのヒントに従うことで、1 対 1 のミーティングをより効果的で、関係者全員が楽しめるようにすることができます。目標は、強力な関係を構築し、一緒に目標を達成することであることを忘れないでください。
あなたは 1 対 1 のロックスターになったので、会議をもっと改善したいと思いませんか?以下から無料ガイドをダウンロードしてください。
無意味な会議で時間を無駄にするのはやめましょう
情報の共有方法を少し変えるだけで、仕事の時間を取り戻すことができます。
ガイドを入手する