会議疲労と戦う方法 [+ 会議デトックス ハンドブック]

リモートワークの世界を歩み続けるにつれ、企業と従業員が直面する最大の課題の 1 つが「会議疲れ」であることが明らかになりました。 毎日多数の仮想会議に出席することが求められているため、従業員は圧倒され、燃え尽き症候群になっていると感じています。

これはある意味、パンデミック後の働き方の劇的な変化の結果であり、その変化は事実上一夜にして起こりました。 近年、リモートワークが大幅に増加しており、それに伴いバーチャル会議の数も増加しています。

新型コロナウイルス感染症以前は人々が会議に多くの時間を費やさなかったというわけではありませんが、会議の多くが行われる媒体は変化しました。 人々は、ある会議室から次の会議室へ逃げ回るのではなく、適切な Zoom リンクを奪い合っています。

複数の人々が集まって協力し、プロジェクトの進捗について話し合い、障害を克服する必要があることは変わりありません。 実際、パンデミックのピーク時に職場が完全にリモートになったため、人々が毎日出席する会議の数は増加しました。この傾向は、リモートワークの増加に伴い継続する可能性があります。

Upwork の「Future Workforce Pulse Report」によると、2025 年までに 3,620 万人のアメリカ人がリモートで働くことになると予想されており、これはパンデミック前のレベルから 90% 増加し、アメリカの労働力全体の 22% に相当します。

これにより、会議が多すぎると従業員の燃え尽き症候群、生産性の低下、健康状態の低下につながる可能性があるため、組織は対処する必要がある新たな問題が生じます。 だからこそ、会議疲れとは何か、それが有害である理由、そして最も重要なことに、会議疲れと戦う方法を理解することが重要です。

この記事では、仕事の生産性と集中力を高めるために、会議を置き換え、会議の疲労と戦うためのステップバイステップのガイドを紹介します。

会議疲労とは何ですか？

では、バーチャル会議の疲労とは何でしょうか?...

リモートワークがより一般的になると、多くの人がリモートワークをより柔軟に仕事をこなし、私生活と仕事のより良いバランスを見つける素晴らしい機会であると考えました。 しかし、リモートワークの人気が高まるにつれ、バーチャル会議の疲労など、新たな課題が生じてきました。

バーチャル会議が主要なコミュニケーション手段となり、多くの人が毎日出席する必要がある会議の数が増加することを経験し始めました。 その後、新型コロナウイルス感染症が襲来し、リモートワークが新たな常態になりました。

この突然の変化により、人々は孤独の増加、自宅での気晴らし、仕事とプライベートの時間の境界があいまいになるなど、まったく新しい一連の課題に対処することになり、会議疲れの問題が深刻化しました。 その結果、多くの人が絶えず続く仮想会議に圧倒され、燃え尽きてしまったと感じ始めました。

会議疲労の正体

会議疲労 (「Zoom 疲労」または「バーチャル疲労」と同様) は、対面会議や仮想会議に長時間出席することで生じる疲労感や燃え尽き症候群のことです。 これは、何時間も「オン」にし続けることによる継続的な精神的および感情的な緊張の結果であり、画面を見つめ続けることによる身体的負担によってさらに悪化する可能性があります。

考えてみてください。仮想会議に参加しているときは、集中力を維持し、話の内容に注意を払い、会話に積極的に参加することが求められます。 他の出席者と同じ部屋にいない場合、ボディーランゲージを読んだり、社会的な合図を判断したりすることが難しいため、これは特に困難になる可能性があります。

さらに、バーチャル会議中は身体を動かすことが少ないため、停滞感や落ち着きのなさを感じやすくなり、疲労感をさらに助長する可能性があります。 これらすべての要因は、精神的、感情的、身体的な健康に重大な影響を与える可能性があり、それが職場の生産性と有効性に当然のことながら影響を及ぼします。それがキッチンテーブルであってもです。

これらすべてを念頭に置いて、バーチャル会議の疲労に対処する方法を知るためには、その兆候を認識することが重要です。

会議の疲れをどのように認識しますか?

自分自身と他人の両方における Zoom 疲労の主な症状を認識することは、自分や同僚の健康や生産性に影響を与える前に、行動を起こすための第一歩です。

人々が経験する可能性のある、会議疲れの一般的な症状をいくつか紹介します。

1. 疲労感: バーチャル会議に参加した後に疲労感や消耗感を感じる場合は、たとえ会議がそれほど長くなくても、激しくなくても、会議の疲労の兆候である可能性があります。 これには、肉体的な疲労だけでなく、精神的、感情的に消耗したと感じることも含まれる場合があります。
   
2. 物忘れと集中力の低下: 仮想会議中に集中するのが難しいと感じる場合は、会議の疲労を感じている可能性があります。 これは、議論されているトピックへの関心の欠如、または会議全体に参加し続けるのが難しいという形で現れることがあります。
   
3. 人間関係を維持し、出席することが難しい: 一日中電話や会議に参加している場合は、自分だけの時間が欲しいと思うのも無理はありません。 ただし、頻繁に友人や家族との距離を感じている場合は、会うことに疲れているサインである可能性があります。
   
4. イライラや落ち着きのなさ: 会議の疲れによって、落ち着きがなくなりイライラすることもあります。 バーチャル会議中は、そわそわしたり、じっとしていられなくて苦労したり、会議以外では同僚にイライラしやすくなったりするかもしれません。
   
5. 生産性の低下: 仮想会議に参加した後に生産性や仕事の質の低下に気づいた場合、それは Zoom 疲労の兆候である可能性があります。 これは、会議に出席しすぎて圧倒されたり燃え尽きたりしている場合、または会議自体が魅力的または生産的ではない場合に発生する可能性があります。
   
6. 身体的症状: より深刻な症状の 1 つである疲労により、筋肉痛、緊張、不眠症などの実際の身体の痛みに悩まされることもあります。

これらの症状のいずれかが発生している場合は、休憩を取って、仮想会議へのアプローチを再評価する時期が来たかもしれません。 会議疲れの兆候を早い段階で認識することで、仕事や全体的な健康、そして従業員の健康への影響を防ぐための措置を講じることができます。

なぜこれほど多くの会議をスケジュールするのでしょうか?

会議は生産性を損なうというコンセンサスが広まりつつあるにもかかわらず、会議は同僚とコミュニケーションを取り、共同作業するための最良の方法であるという根底的な信念が依然として存在します。

事実は次のとおりです。会議は、複雑な問題について話し合い、アイデアを共有し、リアルタイムでフィードバックを受け取る機会を提供しますが、これは電子メールでは実現が難しい場合があります。このようなやり取りは、チーム間のコラボレーションと創造性をサポートするために非常に重要です。

したがって、会議が必要であることに疑いの余地はありませんが、最高の会議は実際には非常に素晴らしいものであるため、問題は、会議がそれほど多く必要なのかということです。 そしてさらに重要なのは、実際に会議を開催する理由は何でしょうか?

一部の企業では、会議をいつ開催すべきか、いつ開催する必要がないのかについての認識を変える必要があると私たちは考えています。

たとえば、ブレインストーミング セッションなど、ディスカッションに複数の人の意見が必要な場合、結果を得るには会議が最適な方法であることは間違いありません。 ただし、会議が (共同作業ではなく) 情報を一方的に伝達するだけの場合は、よく作られたビデオを使用すれば、より短い時間で同じ結果を達成できることがよくあります。

会議がいつ必要なのか、いつ不要なのかを再評価することで、企業は文字通り毎年数十億ドルを節約できる可能性があります。 そう、何十億も！

アトラシアンによる会議の過多に関する調査によると、従業員の 45% がスケジュール内の会議の多さに圧倒されていると感じており、47% が職場で最も時間の無駄となっているのは不必要な会議であると回答しています。 また、10 人による 1 時間の会議には 1 時間の費用がかかるのではなく、10 時間の会社の時間がかかることを覚えておくことが重要です。

アトラシアンのレポートによると、平均的な従業員は非生産的な会議で毎月 31 時間を無駄にしていることがわかりました。 次に、これにあなたのビジネスのスタッフの数を掛けます（叫ばないように注意してください）。

アトラシアンの推計によると、米国企業は不必要な会議で毎年 370 億ドルを無駄にしているため、この時間を合計するのにそれほど時間はかかりません。 企業は今こそ、従業員が会社の時間を有効に活用できる、より良い、より生産的な方法を見つける時期に来ています。

では、なぜ私たちは依然としてこれほど多くの会議をスケジュールしているのでしょうか? 実を言うと、それはわかりません。 最近では、より効率的なコミュニケーション方法が登場しているので、後でいくつかの例を見てみましょう。

なぜそれが個人や組織にとって有害なのでしょうか?

会議はすでに企業に多大なコストをもたらしていますが、仮想会議という状況により、個人と組織の両方にとってさらに複雑さが増す可能性があります。

その性質上、バーチャル会議は不自然です。 これは必ずしも悪いことではありません。全員が会議のために世界中を飛び回るよりも、世界中の人々と仮想会議を行う方がはるかに優れていると私たちは主張します。 しかし、このテクノロジーは比較的新しいものであり、私たち人間はまだそれに適応している途中です。

コンピュータ画面を長時間見つめることが体に良くないことはすでにわかっていますが、オンラインで会議を行う場合にも、会議の燃え尽き症候群につながる可能性のある同様の要因があります。

これは技術的な側面やブルーライトなどの影響に留まらず、オンラインでの人々との関わり方や、それによる精神的負担にも大きな違いがあります。

それでは、会議の疲労を引き起こす可能性がある、バーチャル会議に特有の要因をいくつか見てみましょう。

過度のクローズアップアイコンタクトは非常に激しいものです

通常の会議では、話している人、聞いている人、メモ、そして周囲の間で注意を切り替えることになるでしょう。 ただし、Zoom 通話では、どこにいても全員を同時に見ることになるため、非常に緊張します。

この強烈さは、画面上で人々の顔と目が異常に大きいため、実際よりも物理的に近くに見えることによってさらに高まります。 私たちが人の顔にこれほど近づくことはめったにありませんが、その場合は通常、親密な瞬間や対立の結果であり、どちらも感情的に激しい状況です。

私たちの脳はこれを本能的に認識するように組み込まれているため、仮想会議中の至近距離でのアイコンタクトは、私たちが通常認識しているよりもはるかに激しいものになります。

ビデオチャット中に常にリアルタイムで自分の姿を確認するのは疲れる

バーチャル会議で他の全員を見ているのではなく、おそらく自分自身を見ていることを認めなければなりません。 大丈夫、誰もがそうしますが、デジタル反射を 1 日に何度も見るのは精神的に負担です。

研究によると、自分自身が見えると、自分自身に対してより批判的になることがわかっています。 それは当然ですが、リアルタイムの自撮り写真を常に眺めていると、仮想会議の疲労が増すだけです。

ビデオチャットにより、通常の移動性が大幅に低下します

対面での会議では、ある会議室から別の会議室に移動することがよくありますが、それでも体は動き続けます。 仮想会議では、リンクをクリックするだけであれば、立ち上がって歩き回る可能性が大幅に低くなります。

長時間座ることが健康に悪影響を与えることを示唆する研究はすでにたくさんありますが、動き回っていると認知能力が向上することを示唆する研究が増えています。 一方で、バーチャル会議では長時間同じ姿勢で座り続ける可能性があり、落ち着かなくなる可能性があります。

ビデオチャットでは認知負荷がはるかに高くなります

誰かと直接話しているときは、多くのボディランゲージが含まれており、会話中に誰かが行うあらゆる小さなジェスチャーや表情は、人間として自然にコミュニケーションをとる上で非常に重要です。

ボディランゲージは、私たちが理解されていることを確認しながら、お互いを理解するのに役立ちます。 ただし、これらの小さな非言語的な合図やニュアンスは、ビデオ通話では検出するのがはるかに難しく、そのため、会話中に慣れている以上に注意を払うことになります。

自分自身についてこのことを知っているだけでも、仮想的に話している相手に自分のボディランゲージをより明確に伝えようと無意識のうちにより多くの努力を払うため、疲労感はさらに増します。

私たちが頼りにしている非言語シグナルの送受信にさらに努力しなければならないのは、仮想会議を行う際の認知的負荷が増すだけであり、これは対面での会話には当てはまらない独特のプレッシャーです。

会議を置き換えるためのステップバイステップガイド [会議デトックス ハンドブック]

さて、会議が多すぎることの悪影響と会議の疲労によるコストを示すほぼ圧倒的な量の証拠があるので、会議を減らして会議の燃え尽き症候群の症状を軽減できる方法をいくつか見てみましょう。

このセクションでは、Snagit のようなツールが、スケジュールを妨げる会議と同じ目標を達成するのにどのように役立つかについて、段階的なガイダンスを提供します。いわば、会議デトックス ハンドブックのようなものです。

ステップ 1: 会議の目標/目的を特定し、それを置き換えたり強化したりできるかどうかを確認する

出席が期待される会議の数を減らすために誰もが取り組むことができる重要な分野の 1 つは、会議が実際に必要なときを理解することです。いいえ。

チームを会議室に呼ぶ前、または仮想カレンダーへの招待状を送信する前に、最初に自問すべき最も重要な質問は、「会議は何のためにあるのか、人々の意見は必要か?」ということです。 そうでない場合は、先に進み、電子メールで進捗状況を共有することもできます。

一方、次の段階に進む前にプロジェクトについて話し合う必要がある場合は、自分と同僚が意思決定を行えるだけの十分な情報があるかどうかを検討することが重要です。 また、その問題に関して多くの質問や議論があるかどうかを予測する必要があります。そうでない場合は、電子メールで会話が行われる可能性があります。

会議をスケジュールするかどうかを判断する際には、他にも考慮すべき点がいくつかあります。 プロセスを簡素化するために、役立つ簡単なフローチャートを作成しました。

会議が必要ない場合、Snagit は迅速、簡単、効果的な社内コミュニケーションを促進するのに最適です。 たとえば、1 対 1 のプロジェクト フィードバックは、Snagit で作成されたスクリーンキャストを使用して簡素化できます。 同様に、非公式のトレーニング セッションをすぐにトレーニング ビデオに変えることができます。

さらに良いことに、会議をスケジュールするのではなくビデオを提供することで、人々に最適な時間とペースで何かに取り組んだり、学習したりする機会を与えることができ、遠隔学習を強化するのに非常に役立ちます。

Snagit を使用すると、視覚的支援やビデオ支援を利用して、提案、プレゼンテーション、ブレインストーミングを充実させることもできます。 ビジュアルコミュニケーションは、追加のコンテキストを提供し、概念を理解しやすくするため、人々の間でアイデアや情報を伝達する際に絶対に重要です。

実際、TechSmith は、社内コミュニケーションの一部としてビジュアルを取り入れている企業はコストも節約できることを発見しました。

ステップ 2: ビデオを録画します。 （もちろんSnagitで！）

Snagit を使用すると、ビデオを作成するためにマーティン スコセッシである必要はありません。 教育用ビデオであっても、単なるデスクトップ録画であっても、Snagit はシンプルで直感的なツールであり、誰でも簡単に優れたビデオ コンテンツを録画して共有できます。

実際、Snagit が最適な種類のビデオは通常、非常にカジュアルなもので、1 回のテイクで完了します。 そうは言っても、次回 Snagit でビデオを作成するときに覚えておく価値のあるヒントがいくつかあります。

• 動画は短く、魅力的なものにしてください。 録音する前に、忘れ物がないように、取り上げたい内容をいくつか箇条書きに書き留めてください。
  
• ウェブカメラを含めてください。 Snagit のピクチャ イン ピクチャ機能を使用すると、画面と Web カメラを同時に録画できます。これにより、視聴者は、前に説明した非常に重要な非言語的手がかり (表情など) を認識することができます。
  
• 明確にしてください。 Snagit の画面描画機能を使用すると、画面上の重要な情報を強調表示して、視聴者の視線を誘導し、集中させることができます。

これら 3 つの簡単なヒントを使えば、多くの人に自分の主張をすばやく簡単に伝えることができるだけでなく、それらの人々がリマインダーが必要になったときにあなたのビデオを参照できるようになります。

ステップ 3: 会話が行われている場所であればどこでもビデオを共有します。

ビデオを簡単に録画できるだけでなく、チームと同じように簡単に共有できるツールがあることも重要です。 幸いなことに、Snagit には、Slack や Outlook などの複数のプラットフォームを介してコンテンツを簡単に送信できるさまざまな共有オプションが用意されています。

これに加えて、Snagit の [リンクの共有] ボタンによりコンテンツがスクリーンキャストに送信され、視聴者がコメントしたり反応したりできるようになります。 共有オプションのこの柔軟性により、あなたと視聴者の両方にとって、より効率的で合理化されたエクスペリエンスが提供されます。

共有を容易にするツールがあるだけでなく、視聴者の視聴体験と学習体験を最適化できるベスト プラクティスがいくつかあります。 たとえば、視聴者が時間をより適切に管理し、コンテンツに効果的に参加するために必要な時間を割り当てることができるように、共有するときにビデオの長さを提供することは常に価値があります。

さらに、ビデオに対する反応がいつどのように期待されるかを明確に設定することで、コミュニケーションが生産的で集中力を維持できるようにすることができます。

効率的な会議を運営するためのヒント

スケジュール内の会議をどれだけ削減できたとしても、会議は仕事に必要な部分であることに変わりはありません。なぜなら、前にも述べたように、会議は適切に行われれば素晴らしいものになるからです。 しかし、重要なのは会議を適切に行うことです。

したがって、プロジェクトやタスクを進めるために会議をスケジュールすることが最善の方法であると 100% 確信している場合は、次の会議のヒントを必ず念頭に置いてください。

マルチタスクを避ける

仮想会議中に電子メールを送信したり返信したりするのは魅力的かもしれませんが、実際にすべきことは、目の前のタスクに集中することです。 最小限の時間でできるだけ多くのことを行いたいという気持ちはわかりますが、マルチタスクやタスク間の切り替えにより、実際には生産的な時間の 40% ものコストがかかる可能性があることが研究で示されています。

次回仮想会議に参加するときは、気を散らす可能性のあるタブをすべて閉じて、電子メールとチャットの通知をオフにしてみてください。 また、メールが届いた場合は、おそらく 10 ～ 15 分かかる可能性があることに注意してください。

会議は短くする

会議の時間をできるだけ短くし、議題の設定と遵守を明確に (そして厳密に) 行うようにしてください。 会議が長引けば長引くほど、人々は退屈し、議論への関心が薄れ、最終的には会議の疲労につながります。

新しい質問が出たり、会話が主題から逸れたりすると、会議は通常超過してしまいます。 ここで「駐車場テクニック」が役立ちます。基本的に、会議で提起された新しいトピックや質問（議題にはなかったもの）は、別の機会に議論するために「駐車場」に置くように指示します。 非常にシンプルですが、会議を順調に進めるのに非常に役立ちます。

画面上の刺激を減らす

バーチャル会議ではさまざまなことが起こっていることについてはすでにお話ししました。 複数の顔 (自分の顔も含む) や背景を見なければならないため、脳が過剰に刺激されやすく、仮想会議の疲労が増大します。

幸いなことに、これを防ぐことも非常に簡単で、あなた (および同僚) は画面に表示される内容を減らすだけで済みます。 これを行う最も簡単な方法の 1 つは、自分のカメラを画面から非表示にしてみることです。これは、仮想会議の疲労の影響を軽減するのに非常に役立ちます。

出席者全員の集中力を保つために、発言していないときはウェブカメラをオフにすることを全員に提案することもできます。

出席者にシンプルな背景を使用するよう奨励します

刺激の軽減をさらに進めるには、会議の参加者全員に背景をぼかしてもらいます。 それは疲労との戦いに大きな影響を与える可能性のある小さくて簡単なステップです。

また、他の人の本棚にあるタイトルを調べようとする誘惑に駆られる人もいないでしょう。 会議室で脳があらゆる視覚的な詳細を処理しようとすると、これらの小さな詳細がすべて加算され、気が散ると同時に集中力が高まります。

電話またはメールに切り替える

もしあなたが少し疎外感を感じているなら、あなたが会おうとしている人たちも同様に感じている可能性が高いです。特にそれが週末の午後遅くの場合はそうです。

これを念頭に置くと、特に相手が 1 人だけの場合は、電話を提案することにまったく問題はありません。 会議の前に礼儀正しくフレンドリーなメールを送信して、代わりに電話をしてほしいと依頼することで、双方の会議の疲労を軽減できる可能性があります。

おそらく彼らは、あなたが「はい、もちろんです！」と返信したときと同じように、あなたのメールを受け取って安心するでしょう。

会議疲れに関するよくある質問