GmailとGoogleスプレッドシートを使用してメールマージを作成する方法

Mail Merge for Gmailを使用すると、パーソナライズされたメールメッセージを一度に複数の連絡先に送信できます。 個々のメッセージの内容はほぼ同じですが、メッセージの一部をカスタマイズできます。 たとえば、各受信者に名前で挨拶したり、メッセージ本文に住所を含めたり、件名をパーソナライズしたり、メール本文の他の部分を同じままに別のファイルを添付したりできます。

Gmailのメールマージはすべての人を対象としています。 自宅でパーティーを開催している場合は、メールマージを利用して、パーソナライズされた招待メールをすべての友達に送信できます。 ビジネスオーナーは、メールマージを使用して、今後の取引やオファーについて顧客に通知できます。 営業およびマーケティングチームは、ドリップキャンペーンにMailMergeを使用します。 教師は、メールマージを介して個々の課題とレポートを生徒に送信できます。

Gmailでのメールマージ

Gmailでメールをマージする方法は次のとおりです。

1. Mail Merge forGmailアドオンをインストールします。 手順については、メールマージチュートリアルをご覧ください。
2. これにより、新しいGoogleスプレッドシートが作成されます。 シートの[アドオン]メニューに移動し、[添付ファイル付きのメールマージ]を選択してから、[マージテンプレートの作成]メニューを選択します。
3. Googleの連絡先を開き、パーソナライズされたメールを送信するすべての連絡先を含む新しいグループを作成します。 または、メールマージGoogleスプレッドシートに受信者の名前とメールアドレスを直接入力することもできます。
4. [メールのマージ]メニューで、[Google連絡先のインポート]を選択し、手順3で作成したGoogle連絡先グループを選択します。これにより、関連付けられているすべてのGmail連絡先がスプレッドシートに自動的にインポートされます。
5. Gmailに移動し、メールマージのテンプレートとなる新しいドラフトメールメッセージを作成します。 または、HTMLメールツールを使用してリッチテキストでメールテンプレートを作成し、生成されたHTMLコードをコピーしてGoogleスプレッドシートのメッセージ本文フィールドに貼り付けることもできます。
6. メールメッセージに添付ファイル（PDFファイルやWord文書など）を追加する場合は、ファイルをGoogleドライブにアップロードし、 [添付ファイルの挿入]を選択して、ファイルのそのリンクをメールマージシートに挿入します。 Mail Mergeは、実際のファイルを電子メールに自動的に挿入します。
7. もう一度[メールマージ]メニューに移動し、[メールマージの構成]を選択します。正常に配信されたすべての電子メールメッセージのステータス列が[メール送信済み]に変わります。

複数の人に爆風を送る前に、電子メールキャンペーンをテストすることは常に良い考えです。 [メールマージの構成]画面で、[テストメールを送信]ボタンをクリックすると、{{変数フィールド}}がダミー値に置き換えられたサンプルメールが開発者に送信されます。 テストメールのすべてのフィールドが置き換えられたら、メールのマージを行う準備ができています。

GmailメールマージFAQ

GmailとGoogleアプリのメールマージに関するよくある質問への回答を次に示します。

1. 1日に何通のEメールメッセージを送信できますか？ メールマージの無料版では、1日あたり25通のメールを送信できますが、プレミアムマージの送信制限は異なります。 Gmailユーザーは1日あたり400人の受信者にメールを送信できますが、GSuite（Google Workspace）アカウントの1日あたりの制限は1日あたり1500人の受信者です。

2.私はGoogleAppsユーザーですが、プレミアムエディションの1日あたりの制限は1日あたりわずか400ですか？ GSuiteビジネスアカウントが数か月以上経過している場合、または最初の請求サイクル後にGoogle Appsドメインに5人を超えるユーザーがいる場合、Googleは制限を1500に増やします。

3.プレミアムにアップグレードするにはどうすればよいですか？ ライセンスの費用はいくらですか？ Mail Mergeのプレミアムライセンスを購入するには、ここをクリックしてください。 シングルユーザーライセンスは、ユーザーあたり月額$ 3.25で、毎年請求されます。

4.送信したメールは10通だけですが、1日のメール割り当てが20減少しました。なぜですか？ CCまたはBCCフィールドにメールアドレスを追加した可能性があります。 1日の電子メール制限は受信者の数に基づいているため、誰かにCCで送信された電子メールを送信すると、割り当てが2減少することに注意してください。

5.あなたのプライバシーポリシーは何ですか？ Mail MergeがGmailやGoogleコンタクトなどにアクセスする必要があるのはなぜですか。MailMergeはGmailアカウントからメールを送信するため、Gmailにアクセスする必要があります。 添付ファイルを取得するにはGoogleドライブにアクセスする必要がありますが、GoogleスプレッドシートにインポートするにはGoogleコンタクトにアクセスする必要があります。 権限要件の詳細をお読みください。

6. Mail Mergeを使用してメールの開封を追跡するにはどうすればよいですか？ 電子メールの追跡はプレミアム機能です。 メールマージの構成中に、[メールの開封を追跡する]オプションで[はい]を選択すると、送信メールに1x1の追跡GIFが含まれます。 電子メール読み取りレポートを表示するには、[メールマージ]メニューに移動し、[電子メールオープンレポートの表示]を選択します。 メールが開かれた日時、IPアドレス、クライアントのユーザーエージェントを確認できます。 ほとんどの場合、これはGoogleのIPアドレスと同じになります。これは、Googleが独自のサーバーに画像をキャッシュするようになったためです。

7.受信者ごとに異なるCCまたはBCCアドレスを含めるにはどうすればよいですか？ メールマージテンプレートに2つの列を追加し、列名をそれぞれCCとBCCに設定します。 次に、行ごとにこれらの列に電子メールアドレスを入力すると、マージされたメッセージがそれぞれのアドレスにCCおよびBCCされます。 複数のメールをカンマで区切ることができます。

8.マージを送信しましたが、送信メールで変数{{FirstName}}が正しく置換されませんでした。 なんで？ Gmailの下書き内の変数に複数の書式設定スタイルを適用した可能性があります。 簡単な解決策は、Gmailの下書きを開き、変数を削除してもう一度入力することです（ヘルプを参照）。 これにより、一貫性のないフォーマットがクリアされます。 次に、メールマージテンプレートに切り替えて、最近変更されたGmailドラフトテンプレートを使用して設定します。

9.メールマージでGmailの下書きを作成するオプションが無効になっているのはなぜですか？ 下書きオプションは、プレーンテキストまたはHTMLでメールマージを実行している場合にのみ使用できます。 既製のGmailドラフトをマージテンプレートとして使用している場合は利用できません。

10.すべての送信メールメッセージに一意の画像を挿入するにはどうすればよいですか？ メールマージシートに「画像」という新しい列を作成できます。 次に、画像を画像ホスティングサイトにアップロードし、画像のURLを取得して、以下に示すようにシートに追加します。

 <img src="image_url"/>

Gmailの下書きで、任意の場所に{{Images}}を追加すると、実際の画像に置き換えられます。

11.電子メールメッセージに一意のハイパーリンクを挿入するにはどうすればよいですか？ リンクと呼ばれるメールマージテンプレートに新しい列を作成します（任意の名前を付けることができます）。 次に、以下に示すように、Googleスプレッドシートにリンクを追加します。

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

Gmailの下書きで、{{Links}}を追加すると、実際のハイパーリンクに置き換えられます。 メールアドレスへのリンクにmailtoを使用することもできます。

12.メールをスケジュールしていますが、すぐに送信されます。 なんで？ スケジュールされた電子メールは、スケジュールされた時間の+/- 30分で送信されます。 したがって、午後2時15分に送信するように電子メールをスケジュールした場合、午後2時30分から午後2時30分までいつでも送信できます。 メールは、Googleスプレッドシートのタイムゾーンでスケジュールされます。

13.スケジュールされた電子メールが特定の時間に送信されるように、コンピューターを開いたままにしておく必要がありますか？ いいえ、GoogleアドオンはGoogleサーバーのバックグラウンドで実行され、設定後にGoogleスプレッドシートを閉じることができます。

14. 1日のメール割り当てが不足しましたか？ Googleによって割り当てがリセットされたときに、メールを自動的に送信するにはどうすればよいですか？ 今から3〜4日後のスケジュールを追加して、メールマージを実行できます。 メッセージはスケジュールされ、割り当てがリセットされると自動的に配信されます。

15. Mail Mergeを実行していますが、単に電子メールを送信していません。 なんで？ メールの割り当てが不足しているか、スプレッドシートの[メールのマージステータス]列が[メール送信済み]に設定されているためです。 このチェックは、マージを複数回実行した場合に、誤って同じアドレスに複数の電子メールを送信することを防ぐために実施されています。

16.10,000件の電子メール連絡先に電子メールを送信する必要があります。 Mail Mergeはこれを処理できますか？ 一括メール送信には、MailChimpなどの専用メール送信サービスを利用することをお勧めします。 Gmail Address Extractorを使用して、Gmailメールボックスからすべてのメールをプルできます。

17.CRMとしてSalesforceを使用しています。 すべてのメールをSalesforce.comにログインする方法はありますかSalesforceは一意のメールアドレスを提供します。 メールマージを構成するときは、その電子メールアドレスを[構成]画面の[BCC]フィールドに入力し、[メールマージを実行]を選択します。 すべてのメールは、追跡のためにSalesforceにマークされます。

18. Mail Mergeの実行をキャンセルできますか？ メールを思い出すにはどうすればよいですか？ Mail MergeはGmailを使用するため、Microsoft Outlookとは異なり、送信された電子メールを取り消すオプションはありません。 ただし、STOPボタンを押すと、メールマージプロセスをキャンセルできます。 スケジュールされた電子メールをキューから削除する場合は、[メールのマージ]メニューに移動し、[スケジュールされた電子メールのキャンセル]を選択します。 または、メールマージシートから対応する行を削除することもできます。

メールマージのサポート

19. Mail Mergeの問題を報告するにはどうすればよいですか？ Mail Merge Google Sheetを開き、[アドオン]> [添付ファイル付きのMailMerge]> [手順とサポート]> [デバッグログの送信]に移動します。 シートのコピーとメールマージ設定がGoogleScript開発者に送信されます。

GoogleScriptsは強力です。 生産性を向上させる他の人気のあるGoogleScriptには、Eメールスケジューラ、Eメールエクストラクタ、GmailをGoogleドライブに保存、Gmailオートレスポンダーなどがあります。