適切なプロジェクト管理ソフトウェアで電子メールを殺す方法

電子メールはストレスを増大させ、不必要な作業を生み出し、人々に圧倒されていると感じさせます。 これらの条件下で仕事をしている自分自身の最高のバージョンになることはできません。 ここ数年、組織は電子メールから離れて、Slackやその他の職場のコミュニケーションツールなどのチームメッセージングアプリを採用するようになりました。 適切なツールまたはツールのセットを見つけることは、チームが従来の受信トレイを放棄できるかどうかに影響します。 多くのチームにとって、プロジェクト管理ソフトウェアはソリューションの一部である必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアとは何ですか？

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト管理アプリとも呼ばれ、チームが作業を追跡するために使用するオンラインツールです。 最も広い意味では、プロジェクト管理アプリは、Microsoft Projectのような作業を管理するための複雑なソフトウェアから、基本的なToDoアプリまで何でもかまいません。 最も優れたアプリには、リソースの管理、タスクに費やされた時間の追跡、さらには請求のためのその他のビジネスツールが含まれています。

さまざまな種類のコラボレーションツールをプロジェクト管理アプリと区別して、適切な目的に適したアプリを簡単に推奨できるようにすることがよくあります。 とはいえ、これら2つのカテゴリと他のいくつかのカテゴリ（かんばんボードアプリや作業管理アプリなど）は大幅に重複しています。 そのため、Asana、Trello、Airtable、Basecampなどのアプリは厳密にはプロジェクト管理アプリではないということもありますが、ここに含めることができます。

プロジェクト管理ソフトウェアで何をしますか？

すべてのプロジェクト管理アプリは少し異なりますが、それらのほとんどは、同僚にそれらについて尋ねることなく、チームの作業のさまざまな側面を見ることができます。

ログインすると、チームが完了する必要のあるすべてのタスクと期限が表示されます。 誰がどのタスクに割り当てられたか、タスクを完了したかどうか、いつ完了したか、およびタスクについてコメントがあったかどうかを確認できます。 同僚の1人が予期せず外出した場合は、プロジェクト管理アプリにログインして、別のチームメンバーがピックアップする必要のある緊急の割り当てが今日割り当てられているかどうかを確認できます。 現在、電子メールを使用してタスクが完了したことを誰かに伝えたり、タスクについて質問したり、承認のために何かを送信したりする場合は、プロジェクト管理アプリの恩恵を受ける可能性があります。

それだけではありません。 あなたとあなたの同僚がプロジェクト管理アプリを使用しているとき、アプリは行われた作業のカウントを保持します。 時間通りに完了したタスクの数は？ プロジェクト全体はまだ期限までに完了する予定ですか？ 堅牢なプロジェクト管理アプリには、この種のことを監視するのに役立つあらゆる種類のチャートとグラフが付属しています。 そうすることで、プロジェクトがスリップし始めた場合に、プロジェクトを早期に検出して防止することができます。 しかし、脇道に追い込まれないようにしましょう。 プロジェクト管理アプリが人々のコミュニケーションにどのように役立つかに固執しましょう。

プロジェクトマネージャーは何をしますか？

プロジェクトは一連のタスクです。 プロジェクトマネージャーは、これらすべてのタスクが何であるかを知っている、または少なくともそれらを監督する人です。 プロジェクトマネージャーは、タスクを実行したり、人々が主張できるようにそれらをプールに入れたりすることがあります。 その後、プロジェクトマネージャーは、すべてが完了するまで、タスクとそれらを実行する人々を監視します。

すべてのチームにプロジェクトマネージャー自体がいるわけではありませんが、ほとんどのチームには担当者がいます。 それは、事業主、マネージャー、またはチームリーダーである可能性があります。 あなたのポイントパーソンまたは毎日の意思決定者が誰であれ、それはあなたのプロジェクトマネージャーです。

メールがプロジェクトに悪い理由

電子メールは電子メールであり、当たり前のように聞こえますが、ここにいてください。 メールは仕事を割り当てるための恐ろしい道です。 あなたの課題がカタツムリの郵便であなたに届いたと想像してみてください。 それはほとんどばかげています。 それでも、電子メールは、より高速であることを除けば、通常のメールとそれほど違いはありません。

どの電子メールが提供するのが得意かを考えてください。

• 紙の証跡との非同期通信
• ドキュメントの配信

次に、プロジェクトマネージャーが一連のタスクを管理するときに知っておくべきことを考えてみましょう。

• 誰が利用可能か
• 各労働者が現在彼らに割り当てている仕事の量とその期限
• すでに割り当てられている作業の進捗状況（たとえば、「ジョンには2つのタスクが割り当てられており、両方とも90％完了しています」）
• 締め切りのカレンダー
• プロジェクトのニーズに基づいてタスクに優先順位を付け、優先順位を付け直す機能

そんな仕事をメールでやるのは笑える。

さらに重要なことに、ほとんどのオフィスワーカーが電子メールを使用する方法は中断を引き起こします。 新しい電子メールメッセージがメッセージまたはポップアップ通知とともに到着すると、ワーカーは通常、着信メッセージが緊急でないことを確認するためにチェックします。 その後、彼らは次の中断まで私たちが行っていたことに戻ります。 人々はこれを一日中行い、電子メールをチェックしてスキャンします。 いくつかの研究によると、電子メールの使用は知識労働者の1日の約30％を占め、その時間は個別のチャンクではなく、1日を通して均等に分散されます。 言い換えれば、電子メールは常に私たちを邪魔します。

中断は通常、正味の悪影響を及ぼしますが、想定した方法ではない場合があります。 中断すると、人々はよりストレスを感じ、実際よりも大きなワークロードを抱えているように感じます。 人々はまた、より大きな欲求不満と時間のプレッシャーを感じます。

人々が電子メールを操作する方法も、時間の浪費につながります。 その日の前半にスキャンしたのと同じメールを読み直さなければならないとき、その内容を忘れてしまったために時間が失われます。 主要な成果物の日付を忘れた場合、電子メールからそれを掘り下げるには時間がかかります。 また、掘り下げた電子メールが古いもので、日付が1週間進んだ場合はどうなりますか？

これは、電子メールがタスクを管理するために設計されたものではないということです。 それはその仕事には間違ったツールです。

プロジェクト管理サービスとの通信

プロジェクト管理には、人とリソースの調整、時間の監視、状況の変化に応じたタスクの再配分または優先順位の再設定が含まれます。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの過程で一般的に発生するこれらの種類の問題やその他の問題を処理するように設計されています。

プロジェクト管理アプリとメールでのコミュニケーションはどのようなものですか？ それは、自分の目で何かを見ることと、その説明を読むことの違いのようなものです。 最初のシナリオでは、何をいつ表示するかを制御できます。 2つ目は、他の人が最も重要だと思うこと、さらに悪いことに、聞きたいと思うことを伝えるメッセージを入力することです。

プロジェクト管理アプリが異なれば、コミュニケーションのためのツールも異なります。 たとえば、ほぼすべてが@メンションをサポートしています。 Slackやその他のチームメッセージングアプリの人気が高まっているため、多くの場合、それらをプロジェクト管理アプリに接続して、会話を1か所に合理化できます。 チームチャットアプリをまだお持ちでない場合は、スキップして、代わりにアプリ内チャットボックスを含むプロジェクト管理アプリを探すことができます。 ZohoProjectsとProofHubの両方がそれを提供します。

問題のプロジェクトに多くの視覚的要素があり、それに取り組んでいるチームがそれらについて話し合う必要があるとしましょう。 プロジェクト管理アプリに画像マークアップツールがあれば、あなたの生活はずっと楽になります。 そうすることで、画像に電子的に落書きしたりコメントを添付したりできるため、チームの全員がフィードバックを提供したり理解したりするのが簡単になります。 Volerroは、マークアップツールを備えたプロジェクト管理アプリの一例です。

前述のように、プロジェクト管理アプリは、タスク、期限、進捗状況、担当者など、調整および追跡するために必要なすべての基本事項を処理します。 そのすべての情報は、それを必要とする人に表示されます。 そういう意味では、こういうことを伝える必要は少ないです。 システムにログインして75％完了とマークされていることを確認できるときに、誰かとCCに5ダースの人に電子メールを送信して、タスクがほぼ完了したかどうかを確認する必要はありません。 タスク管理に電子メールを使用するときに行間を読む必要がある多くのことは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると突然明確になります。

メールの時間が少ないということは、作業時間が長くなることを意味します

チームを電子メールから切り離し、プロジェクト管理アプリに入れてコミュニケーションをとることのメリットは計り知れません。 電子メールだけを減らすことで、誰もが幸せになることは間違いありませんが、誰が何をしているのか、他に何をしているのか、すべてのタスクのステータスをより明確に把握できるという付加価値と比較すると、それは見劣りします。 作業中に正確な情報を手元に置くことがはるかに簡単になるため、意思決定者は適切な決定を下すことができます。

プロジェクト管理アプリの操作に関するより具体的なヒントについては、「チームワークプロジェクトでプロジェクト管理を簡素化する7つの方法」および「ビジネスを整理するための5つのZohoプロジェクト機能」を参照してください。